UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR

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1 UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO 2006 EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO BAJO RESPONSABILIDAD POR TODOS LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACION.

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3 Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 3

4 MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO INDICE I.- ALCANCES...5 II.- OBJETIVO...5 III.- TERMINOLOGIA...5 IV.- POLITICAS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO...7 V.- NORMAS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO Normas de la Dirección de Finanzas Normas de la Dirección de Contabilidad Normas de la Administración de cada Sede Normas del Personal de Caja Normas sobre el Cuadre de Caja Normas sobre Control Dual Normas sobre Devolución de Dinero...15 VI.- PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO Proceso de Elaboración de Cuadre de Caja Proceso de Revisión e Ingreso al Sistema del Cuadre de Caja Proceso de Control Dual para guardar dinero en la Caja Fuerte Proceso de Control Dual para retirar dinero de la Caja Fuerte Proceso de Devolución de Dinero Proceso en caso de Pérdida o Robo de dinero de Caja...23 VII.- FORMATOS Y REPORTES Modelo de Cuaderno de Control de Caja Formato de Tipos de Denominaciones y Billetes Resumen de Movimientos en Caja Reporte de Ingreso por Tipo de Venta Modelo de Cuadro de Niveles de Autorización para Devolución de Dinero...28 Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 4

5 MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO I.- ALCANCES El presente Manual debe ser de conocimiento y aplicación obligatoria para todos los colaboradores que intervienen en el Proceso de de la UCSUR. II.- OBJETIVO Establecer las Políticas, Normas y Procedimientos sobre el. III.- TERMINOLOGIA Comprobante de Pago: Documento que se genera cuando el alumno paga por los servicios prestados. Notas de Crédito (Abono): Comprobante de Pago que se emite para Descargar o Rebajar montos de Armadas o Moras producto de nuestros servicios prestados, deberá hacer referencia a un Comprobante de Pago Principal (Boleta de Venta o Factura) emitido con anterioridad. Notas de Débito (Cargo): Comprobante de Pago que se emite por la Cobranza de intereses generados por el pago no oportuno de nuestros servicios prestados deberá hacer referencia a un Comprobante de Pago Principal (Boleta de Venta o Factura) emitido con anterioridad. Boleta de Venta: Comprobante de Pago que se emite a las personas naturales por los servicios educativos brindados. Factura: Comprobante de Pago que se emite a toda persona jurídica por los servicios educativos brindados; los solicitantes de éste documento deberán acercarse a la CAJA indicando su Razón Social, RUC y Dirección. Cheque: Es un título valor mediante el cual una persona (librador) ordena al banco en el que tiene depositados sus recursos (librados), que pague una cierta cantidad de dinero a aquella persona específica cuyo nombre aparece como beneficiario en el mismo o dependiendo de la clase de cheque, a quien presente el documento. Cheque Certificado: Documento emitido por el banco certificando la existencia de los fondos. Esto significa que el banco retira el importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona que lo solicita, sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el documento contará con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 5

6 documento aún cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la misma no podrá disponer de ese dinero. Cheques No Negociables: Son todos aquellos que sólo pueden ser cobrados en la ventanilla del banco por el beneficiario o bien depositados en la cuenta bancaria de la persona o empresa que es el beneficiario del cheque. No pueden endosarse. Tarjeta de Crédito: Es una tarjeta plástica con una banda magnética codificada que da derecho al titular a tener acceso a una línea de crédito. El monto del crédito y la tasa de interés están determinadas por el ingreso del prestatario y su historia crediticia según figure en el informe de crédito. Tarjeta de Débito: Se parece a una tarjeta de crédito pero es emitida por su banco. Los cargos se obtienen directamente de la cuenta del titular de la tarjeta, típicamente una cuenta corriente o cuenta de ahorros. El retiro de fondos es inmediato cuando se trata de tarjetas de débito en línea. Cuadre de Caja: Documento en el cual se detalla todos los movimiento del día (cobranzas) y el resumen del día tanto en moneda nacional como extranjera. Papeleta de Depósito: Documento sustentatorio otorgado por el banco como constancia de la recepción del efectivo y/o cheque producto de nuestra cobranza diaria. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 6

7 IV.- POLITICAS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO Todo personal que trabaja en deberá estar capacitado. Se deberá contar con adecuadas Pólizas de Seguros que cubran los riesgos de Pérdidas de Efectivo. Los depósitos deben efectuarse en diferentes horas y en diferentes Agencias. El integro del efectivo recaudado diariamente debe ser depositado al banco. El depósito al banco debe realizarse en la misma moneda según lo recaudado. Se debe contar con un Sistema de Soporte Integral, que permita el Control de los Ingresos. Todo Requerimiento de Ayuda de los cajeros debe ser prioritariamente atendido. Todo documento de Valor Contable y otros documentos sustentatorios de las transacciones deberán ser celosamente archivadas. Se debe realizar el Control Interno permanente sobre los Ingresos de Efectivo. Todo Fondo Recaudado debe estar sustentado por documentos. Toda entrega de fondos recaudados debe evidenciarse en un registro físico. Cumplir con los Arqueos periódicos pre establecidos. Debe cumplirse lo establecido en el Control Dual. Cada Usuario es responsable del mantenimiento y uso de todos los equipos e implementos que le conceden durante su estancia laboral. Toda cobranza en Caja, origina un comprobante emitido por el Sistema. Para montos mayores a los pre establecidos deben depositarse en la Caja Fuerte. Toda Devolución de Dinero a los clientes debe efectuarse con cheque; salvo situaciones extremas debidamente sustentadas y autorizadas podrán realizarse usando el Fondo Fijo. Se hace Cuadre de Caja por Turno de Trabajo. Las llaves y claves de las Cajas Fuertes deberán estar adecuadamente custodiadas. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 7

8 Se hace cambio de clave de la Caja Fuerte cuando hay cambio de personal. No está permitido el ingreso a personas ajenas al área de Caja. Está prohibido realizar retiro de efectivo de Caja. Todo dinero falso debe ser considerado como un faltante de Caja. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 8

9 V.- NORMAS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO 5.1. Normas de la Dirección de Finanzas Garantizar un adecuado Registro y Control de los Ingresos en todas las Cajas. Garantizar la capacitación del nuevo personal que asume labores de Manejo de Efectivo o en los casos que se emitan nuevas directivas sobre aspectos de Control Interno en Caja. Coordinar con la Dirección de Procesos y Tecnología la capacitación del personal asignado al Area de Caja. Capacitar al personal asignado a Caja en lo relacionado a la identificación de billetes y monedas falsas; tanto en moneda nacional como extranjera. Coordinar con la Dirección de Administración, la contratación oportuna de las Pólizas de Seguro, que cubra riesgos de pérdidas de efectivo. Disponer que los depósitos sean efectuados en diferentes horas y en diferentes Agencias para minimizar los riesgos de posibles asaltos. Garantizar que el integro del efectivo recaudado diariamente sea depositado al banco. Cualquier excepción a esta norma, debe ser autorizado por la Dirección General. El depósito al banco debe realizarse en la misma moneda según lo recaudado; salvo que por instrucción superior a Tesorería justifique lo contrario. Custodiar apropiadamente el duplicado de llaves de la Caja Fuerte y claves de las mismas en los casos que se requiera Normas de la Dirección de Contabilidad Coordinar con la Dirección de Procesos y Tecnología el mantenimiento permanente de un apropiado Sistema de Soporte Integral, que permita el Control de los Ingresos, desde que el cliente toma contacto con la Organización, pasando por la Matrícula, el Control de los Pagos y la Deuda Pendiente de Pago. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 9

10 Atender prioritariamente, los requerimientos de ayuda de los cajeros cuando tengan dificultad en el Cuadre de Caja de las operaciones del día, coordinando acciones con la Dirección de Procesos y Tecnología así como con la Dirección de Finanzas. Contar con toda la documentación que sustente al Cuadre de Caja diario de todas las Cajas, así como los comprobantes que amparan los depósitos al Banco del día anterior, (máximo dentro de las cuarenta y ocho: 48 horas) a efectos de validar la información; salvo de los días viernes y sábados, donde se entregará a las cuarenta y ocho (48) horas del primer día hábil de la semana siguiente. Establecer y cumplir con el Cronograma de Arqueos Periódicos a las diferentes Cajas de la Organización, así como la capacitación del personal asignado a Caja Normas de la Administración de cada Sede Garantizar la realización de los depósitos en los bancos correspondientes. Verificar periódicamente el funcionamiento del Sistema de Control Interno establecido; coadyuvando a su optimización en coordinación con la Dirección de Contabilidad. Controlar, analizar, verificar y/o registrar las operaciones de Ingreso de Efectivo. Garantizar el adecuado archivo de toda la documentación procesada que ampara las operaciones de ingreso de efectivo. Coordinar con la Dirección de Finanzas, la contratación oportuna de las Pólizas de Seguro que cubra riesgos de pérdidas de efectivo. Dar prioridad a las coordinaciones solicitadas por Finanzas, para atender los requerimientos de los cajeros cuando hay dificultad en el cuadre de las operaciones diarias. El traslado del efectivo para hacer el depósito en los bancos debe efectuarse siempre por diferentes rutas. La cantidad de personas que debe transportar dicho efectivo dependerá de lo establecido en la Póliza de Seguro vigente. Debe tener pleno conocimiento y cumplir con cada uno de los puntos contemplados en la Póliza de Seguro vigente. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 10

11 5.4. Normas del Personal de Caja Antes de iniciar las labores del día, el personal de Caja debe poner operativo el sello fechador, cuidando siempre de mantenerlo en perfecto estado de funcionamiento. Los ingresos de efectivos parciales a Caja Fuerte, efectuados durante el día, deben ceñirse necesariamente a lo establecido en el Control Dual. Deberá respetar el Tipo de Cambio asignado al día de trabajo. Deberá conocer y cumplir lo establecido en el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Créditos y Cobranzas El Cajero al inicio del día debe revisar el stock de boletas, facturas en blanco, tomando nota del número pre impreso con el cual inicia las operaciones del día. Este control de recibos se debe efectuarse en un Cuaderno de Control. El Cajero debe implementar un Cuaderno de Control, que le permita ejercer un control sobre los Comprobantes de Pago anulados, sobre el stock de boletas de venta, facturas y los recibos utilizados por el sistema. El Cajero debe contar con un sello de ANULADO a efectos de utilizarlos en todos los recibos y boletas de venta, así como las notas de cargo y notas de abono que estén en esa condición. Toda cobranza deben efectuarse a través de Caja, originando ello un comprobante emitido por el Sistema, el cual debe contener el visto bueno del Cajero y el sello fechador de Caja, donde debe indicar el Número del Cajero y el turno de Caja. Los sellos utilizados en Caja deben ser guardados bajo llave, cuando no se atiende cobranzas. Cuando se presenten casos de Devolución de Dinero a los alumnos, éste debe efectuarse con cheque. Además, la referida devolución debe efectuarse a la persona que realizó el pago a la Organización. EL Cajero en ningún caso debe dejar dinero en el cajón de su escritorio. Antes de retirarse siempre debe ser depositado en la Caja Fuerte. En todos los casos de Emisión de Notas de Crédito, debe entregarse al alumno, la Nota de Crédito (Adquiriente o Usuario y la copia de Sunat). Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 11

12 El Emisor y Control Administrativo de las Notas de Crédito deben quedar para los archivos de la organización; las mismas que deben contar con la firma del cliente en conformidad del dinero o cheque entregado al cliente. Para los casos de entrega de cheque al cliente; éste deberá además firmar el voucher del cheque. Todas las Notas de Abono y Notas de Cargo, deben contener la firma y sello del personal administrativo designado para tal fin, independientemente al visto bueno de la Cajero. Los Cajeros son responsables del uso de los documentos contables, como Recibos, Boletas de Venta, Facturas y otros, así como del resto de formatos, propios del área. Es responsabilidad del Cajero, constatar antes de retirarse, que la clave de la Caja Fuerte esté activada. Asimismo, es necesario que la clave debe permanerce activada durante las horas de atención de Caja. En todo momento el ambiente de Caja, debe mantenerse cerrado (con llave) de tal manera que toda la atención se realice por la ventanilla acondicionada para tal fin. No está permitido el ingreso a personas ajenas al área de Caja. Está prohibido el retiro de efectivo de Caja; salvo autorización por escrito del Presidente Ejecutivo; el mismo que deberá ser regularizado dentro de las veinticuatro (24) horas como máximo. Queda establecido que el recibo de billetes y/o monedas falsas es responsabilidad exclusiva del Cajero, en consecuencia la presencia de dinero falso debe ser considerado como un faltante de Caja, que debe ser restituido de inmediato. El personal asignado al Área de Caja, antes de iniciar sus labores debe recibir la capacitación suficiente en los aspectos de, incluyendo la explicación de los controles vigentes, manejo de clave de Caja Fuerte, custodia de los fondos, depósitos de la recaudación al banco, etc., así como la capacitación en el uso del Sistema Normas sobre el Cuadre de Caja Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 12

13 Al termino de cada turno el Cajero o quien haga sus veces deberá efectuar el Cuadre de Caja correspondiente garantizando que la documentación sustentatoria esté debidamente conciliada. El cajero debe cerrar su Cuadre de Caja al término de su turno de trabajo; debiendo realizar las operaciones de venta, Notas de Crédito u otros documentos correspondientes dentro de su horario de trabajo. En los casos de error de alguna transacción deberá cerrar su Cuadre de Caja y posteriormente regularizar las diferencias. Toda Nota de Crédito debe hacerse en el momento de ocurrido la operación de tal forma de garantizar la firma del alumno en la Nota de Crédito. Cualquier discrepancia en el Cuadre de Caja deberá ser comunicado el mismo día al Jefe de Administración así como a las Direcciones de Contabilidad, Finanzas y Auditoría Interna por el responsable del Cuadre de Caja ; así mismo deberá de solucionarse el mismo día (sobrante, faltante, fallas en el sistema etc.). Todo depósito y retiro de dinero efectuado en la Caja Fuerte deberá de ceñirse necesariamente al Control Dual; para lo cual se requiere la conformidad del Control Dual con un sello (CONTROL DUAL) en el físico Reporte de Cuadre de Caja Diario y en el Cuaderno de Control de Caja. El sello de conformidad de CONTROL DUAL; debe contener los apellidos completos, nombres, cargo del Administrador, fecha y hora de realizado el CONTROL DUAL. Las cajas de seguridad o cajas fuertes deberán de contar con clave de seguridad así como con la llave respectiva, la misma que en copia serán entregadas en un sobre lacrado y firmado a la Dirección de Finanzas por el Tesorero. Es responsabilidad de la Jefatura de Administración o del Director de Sede o del Jefe de Créditos y Cobranzas o quien haga sus veces; el traslado de los fondos recaudados en el primer turno del día, así como del segundo turno del día anterior. Es responsabilidad de la Jefatura de Administración la entrega del cuadre de caja con los depósitos correspondientes; así como con la documentación sustentatoria del mismo, en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas a la Dirección de Finanzas (Tesorería); el incumplimiento de esta norma afectará su evaluación personal. Es responsabilidad del Tesorero revisar y entregar la documentación del Cuadre de Caja a la Dirección de Contabilidad en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas de recibido. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 13

14 Es responsabilidad de la Dirección de Contabilidad la recepción, revisión y custodia de la documentación de los Cuadres de Caja Normas sobre Control Dual En los casos en que el monto recaudado en el Proceso de Cobranzas dentro de un turno de trabajo supere a lo establecido deberá depositarse en Caja Fuerte como si fueran Ingresos Parciales correspondientes al Cuadre de Caja del Turno (ésto sucede generalmente en días de matrícula o cuando es fin de mes) y debe aplicarse necesariamente el Control Dual. El monto mínimo para hacer Ingresos Parciales en la Caja Fuerte deberá ser establecido por el Jefe de Administración o por el Director de Sede; el mismo que debe ser acorde a lo establecido en la Póliza de Seguro vigente. En los casos que sea aplicable el Control Dual de la Caja Fuerte, estará limitada por la distribución de la custodia de la clave y la llave entre el Cajero y la Administración de cada Unidad de Negocio. El Cajero que realice labores en doble turno, debe necesariamente efectuar un Cuadre de Caja por cada turno de trabajo que realiza. El efectivo recontado debe ser depositado en la Caja Fuerte. Es obligatorio el cambio de clave de la Caja Fuerte, principalmente cuando hay cambio de personal. Además la clave debe ser de conocimiento de una sola persona; copia de dicha clave debe guardarse en la Dirección de Finanzas en sobre lacrado, y sólo debe utilizarse en caso de emergencia. Cuando suceda ésto último, la clave debe cambiarse inmediatamente. El Control Dual implica necesariamente la revisión completa de los Reportes de Caja, correspondientes al turno de trabajo del Cajero en revisión así como el conteo del dinero que coincida; de forma tal que coincidan los montos que figuran en los Reportes con el dinero físico. Es responsabilidad de los que hacen Control Dual verificar (visualizar) el ingreso y/o retiro de todos los sobres conteniendo el dinero y documentos sustentatorios de la Caja Fuerte. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 14

15 5.7. Normas sobre Devolución de Dinero Las devoluciones de dinero correspondientes a boletas para los alumnos que no logran matricularse se hará efectivo sólo si el alumno lo solicita dentro de los treinta (30) días calendarios que realiza su último pago. La devolución de dinero correspondientes a las boletas de los alumnos que se hayan matriculado y han realizado su retiro formal del ciclo; se hará efectivo sólo si el alumno lo solicita dentro de los treinta (30) días calendarios después que se matriculó; procediendo al descuento del diez (10%) del Monto a devolver por concepto de "Gastos Administrativos"; pues el alumno matriculado está ocupando un "cupo" de otro alumno que pudo haber estudiado en nuestra Institución. Los alumnos que solicitan su retiro de curso después de los Exámenes Parciales no tendrán derecho a Devolución de Dinero. La solicitud de Devolución de Dinero deberá ser autorizado según el Cuadro de Niveles de Autorización. (Anexo 001). La Nota de Crédito para realizar la Devolución de Dinero deberá estar firmada por la Jefatura de Administración o Director de Sede o Jefe de Créditos y Cobranzas o quien haga sus veces; siempre y cuando esté autorizado según el Cuadro de Niveles de Autorización. (Anexo 001). Los cheques por Devolución de Dinero deberán estar girados a nombre del cliente. Para los casos de Devolución de Dinero se requiere adjuntar lo siguiente: 1. Memorandum de la persona que autoriza el cheque. 2. Informe del caso; sustentando la devolución de dinero. 3. Solicitud de Devolución de Dinero autorizado. 4. Copia de la Partida de Nacimiento del alumno si éste es menor de edad o copia de D.N.I. si el alumno es mayor de edad. 5. Comprobante de Pago (Usuario y Sunat de la Factura o Usuario de la Boleta de Venta). 6. Emisor y Control Administrativo de la Nota de Crédito; debidamente firmada por el cliente; avalando la conformidad de la devolución. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 15

16 Las situaciones extremas de Devolución de Dinero usando el Fondo Fijo deben también ser autorizadas por quien corresponda (de acuerdo al Nivel de Autorización: Ver anexo 001) y deben estar debidamente sustentadas. Se consideran situaciones excepcionales de devolución de dinero usando el Fondo Fijo cuando existen quejas o situaciones incontrolables por parte del cliente y/o cuando se trate de montos menores manejables por el monto Fondo Fijo. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 16

17 VI.- PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO 6.1. Proceso de Elaboración de Cuadre de Caja Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 17

18 6.2. Proceso de Revisión e Ingreso al Sistema del Cuadre de Caja Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 18

19 6.3. Proceso de Control Dual para guardar dinero en la Caja Fuerte Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 19

20 6.4. Proceso de Control Dual para retirar dinero de la Caja Fuerte Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 20

21 6.5. Proceso de Devolución de Dinero Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 21

22 6.5 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE TRAMITE PARA LA DEVOLUCION DE DINERO CLIENTE / ALUMNO ASISTENTE DE ADMINISTRACION JEFATURA DE ADMINISTRACION/ DIRECTOR DE SEDE CAJERO A AUTORIZAR O SOLICITAR LA AUTORIZACION DE DEVOLUCION DE DINERO Según el Anexo 001: Niveles de Autorización ENTREGAR LA SOLICITUD AL CAJERO PARA QUE REALICE LA NOTA DE CREDITO PROCESO DE ELABORACION DE NOTA DE CREDITO ENTREGAR LA NOTA DE CREDITO AL ADMINISTRADOR FIRMAR NOTA DE CREDITO ORDENAR TODOS LOS DOCUMENTOS PARA LA DEVOLUCION DE DINERO AL CLIENTE /ALUMNO Anexar los documentos sustentatorios: Solicitud de Devolución de Dinero, Comprobante de Pago (original), Nota de Crédito y copia de D.N.I. Para la Devolución de Dinero ES CASO EXCEPCIONAL? SI NO COORDINAR EL PAGO USANDO EL FONDO FIJO Se girará cheque ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA Para que proceda a revisar y verificar su conformidad ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD DEVOLVER EL DINERO AL CLIENTE ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD Para que proceda a elaborar el voucher para la Devolución de Dinero FIN UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR ELABORADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA REVISION : ANUAL MANEJO DE EFECTIVO FECHA ELABORACION : 2006 VERSION 1 PAGINA: 2 / 2 Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 22

23 6.6. Proceso en caso de Pérdida o Robo de dinero de Caja 6.6 FLUJOGRAMA DEL PROCESO EN CASO DE PERDIDA O ROBO DE DINERO DE CAJA CAJERO JEFATURA DE ADMINISTRACION/ DIRECTOR DE SEDE CONTADOR GENERAL Y/ O AUDITOR INTERNO INICIO COMUNICAR DE INMEDIATO AL CONTADOR GENERAL Y AL AUDITOR INTERNO Explicando brevemente lo acontecido COMUNICAR AL CAJERO INVOLUCRADO EN EL FALTANTE EL CIERRE DE INMEDIATO DE LA ATENCION En espera del Contador General o del Auditor Interno HACER LAS COORDINACIONES DEL CASO PARA EL CAMBIO DE CAJERO Para no detener la atención de los clientes /alumnos REALIZAR EL ARQUEO TOTAL DE LOS FONDOS DE CAJA DETERMINAR LOS FALTANTES O PERDIDA ENTREVISTAR A LAS PERSONAS QUE HAYAN TENIDO PARTICIPACION EN EL MANEJO DE EFECTIVO Realizar la conciliación del efectivo con la documentación y listados a través del Sistema ELABORAR LA MANIFESTACION ESCRITA DE TODAS LAS PERSONAS QUE ENTREVISTA ELABORAR LA MANIFESTACION ESCRITA DE TODAS LAS PERSONAS QUE ENTREVISTA Debe contener : la manifestacion, nombres y apellidos completos, D.N.I. Firma. En caso de hurto obtener la huella digital DISPONER QUE SE REALICE LA CONTABILIZACION DE FALTANTES PROCESO DE SEGUIMIENTO HASTA LA REGULARIZACION Las partidas contabilizadas como faltantes deben ser regularizadas dentro de las 72 horas posteriores a su origen Irregularidades: Faltante o sobrante NO CASO REQUIERE DESCUENTO DE PERSONAL? SI COORDINAR CON LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS Para que realice los descuentos correspondientes DEFINIR LA DENUNCIA POLICIAL Con Asesoría Legal y el Broker de Seguros FIN UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR MANEJO DE EFECTIVO ELABORADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA REVISION : ANUAL FECHA ELABORACION : 2006 VERSION 1 PAGINA: 1 / 1 Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 23

24 VII.- FORMATOS Y REPORTES 7.1. Modelo de Cuaderno de Control de Caja MODELO DE ENCABEZADO DEL CUADERNO DE CONTROL DE INGRESO DE EFECTIVO DE CAJA FECHA HORA NOMBRES Y APELLIDOS CARGO NUMERO DE SOBRE MONTO DEL SOBRE FIRMA CAJA FUERTE INGRESO SALIDA Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 24

25 7.2. Formato de Tipos de Denominaciones y Billetes UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR Fecha del Cuadre de Caja: Sede: Caja Número: Nombres y Apellidos del Cajero: DENOMINACION S/. $ S/. $ TOTAL BILLETES TOTAL FEBLE TOTAL GENERAL Tipo de Cambio Visa TOTAL EFECTIVO TOTAL SISTEMA CAJERO (Firma y sello) JEFE DE ADMINISTRACION / DIRECTOR DE SEDE (Firma y sello) Boletas incluidas en el Cuadre: Boletas: Notas de Débito: Notas de Crédito: Facturas: Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 25

26 7.3. Resumen de Movimientos en Caja FECHA: CAJERO: RESUMEN DE MOVIMIENTOS EN CAJA DIA DE IMPRESIÓN: HORA DE IMPRESIÓN: Usuario: Número de Caja: Serie: BOLETA DE VENTA FACTURAS NOTAS DE CREDITO NOTAS DE DEBITO TICKETS Emisión de Comprobantes de Pago -Total en Importes Total Emisión en Total Documento Soles Dólares Dólares x T/C Emisión TOTALES Documento Soles Dólares Importe Total Cobrado x Documentos Total Cobrado en Dólares x T/C Monto Cobrado BOLETA DE VENTA FACTURAS NOTAS DE CREDITO NOTAS DE DEBITO TICKETS TOTALES TOTAL EFECTIVO Emisión Comprobantes de Pagos por Cobrar Documento Soles Dólares Total Emisión en Dólares x T/C Monto Emitido Nro. Compr. BOLETA DE VENTA FACTURAS NOTAS DE CREDITO NOTAS DE DEBITO TICKETS TOTALES Control de correlativos por Documentos Documento Nro. Compr. Comp Anu. Corr. Inicial Corr. Final BOLETA DE VENTA FACTURAS NOTAS DE CREDITO NOTAS DE DEBITO TICKETS TOTALES TIPO DE CAMBIO S/. CAJERO JEFE DE ADMINISTRACION / DIRECTOR DE SEDE Entregado a Depósito Firma y Sello Firma y sello Firma y sello Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 26

27 7.4. Reporte de Ingreso por Tipo de Venta REPORTE DE INGRESO POR TIPO DE VENTA FECHA: Cajero: DIA DE IMPRESIÓN: HORA DE IMPRESIÓN: Usuario: TIPO DE OPERACIÓN: VENTA ANTIGUA PROGRAMA MONTO (SOLES) PROGRAMA 1 PROGRAMA 2 PROGRAMA 3 PROGRAMA 4 PROGRAMA 5 PROGRAMA 6 TOTAL POR VENTA ANTIGUA TIPO DE OPERACIÓN: VENTA NUEVA PROGRAMA PROGRAMA 1 PROGRAMA 2 PROGRAMA 3 PROGRAMA 4 PROGRAMA 5 PROGRAMA 6 TOTAL POR VENTA NUEVA TIPO DE OPERACIÓN: VENTA VARIOS PROGRAMA VARIOS TOTAL POR VENTA VARIOS Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 27

28 7.5. Modelo de Cuadro de Niveles de Autorización para Devolución de Dinero ANEXO 001 MODELO DE CUADRO DE NIVELES DE AUTORIZACION PARA DEVOLUCION DE DINERO UNIDAD DE NEGOCIOS: UCSUR JEFE DE ADMINISTRACION CARGO MONTOS PERMITIDOS DE AUTORIZAR Hasta S/ DIRECTOR GENERAL Mayor a S/ pero menor o igual a S/ VICEPRESIDENTE EJECUTIVO Mayor a S/ UNIDAD DE NEGOCIOS: SISE CARGO MONTOS PERMITIDOS DE AUTORIZAR DIRECTOR DE SEDE Hasta S/ DIRECTOR GENERAL Mayor a S/ pero menor o igual a S/ VICEPRESIDENTE EJECUTIVO Mayor a S/ Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 28