PROCEDIMIENTO DE PRODUCCIÓN INDUSTRIAL

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1 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : 1 Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: PROCEDIMIENTO DE PRODUCCIÓN INDUSTRIAL - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

2 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: 1 OBJETIVO Coordinar la producción industrial de las obras, registradas en el programa editorial, para contar con los títulos y ejemplares solicitados, para dar respuesta a la demanda de los clientes internos y externos. ALCANCE El presente procedimiento es aplicable a todas las áreas del FCE que requieran imprimir una obra contenida en el programa editorial del Fondo de Cultura Económica ya sea en la modalidad de reimpresiones, novedades o primeras ediciones, así como otros materiales diferentes a libros. El procedimiento se aplica y debe ser observado por las áreas responsables de proyectos editoriales, colaboradores y talleres, en el ámbito de su propia responsabilidad y competencia. El procedimiento abarca desde la recepción de la solicitud de impresión, acompañada del material correspondiente, hasta que se encuentra disponible la obra en el Sistema de Inventarios, es decir desde la orden de negativos, impresión y encuadernación hasta la captura de la entrada por producción del almacén. 3 POLITICAS 1. Es responsabilidad de las áreas editoriales, que las obras que entreguen para producción industrial, cuenten con la validación o liberación de los contratos correspondientes (indicada en la orden de producción). En caso de que no se presenten estos datos el área solicitante deberá especificar en las observaciones que cuenta con el aval de las instancias superiores.. Las obras que se envíen al taller para su producción, deberán estar sustentadas con la orden de negativos, impresión y encuadernación (FCE-GPR-RE.05); el Departamento de puede solicitar, antes del envío a impresión, cotizaciones sobre las propuestas de libros a publicar. 3. Es responsabilidad de la Gerencia de : Garantizar la producción industrial de las obras autorizadas que le presentan las áreas editoriales. Aprobar o rechazar, total o parcialmente, la producción que no cumpla con las especificaciones del Fondo de Cultura Económica - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

3 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : 3 Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: 4. Es responsabilidad del : Tramitar las solicitudes de impresión diferentes a libros recibida de cualquiera de las áreas internas del Fondo. Seleccionar el taller que cumpla con los requisitos técnicos establecidos en la orden de producción (FCE-GPR-RE.01) para la producción industrial de las obras del FCE, conforme las políticas vigentes. Dar seguimiento a la producción industrial de las obras, estimar y ajustar, en su caso, la fecha programada de publicación de las obras conforme a los tiempos de entrega de las diferentes áreas editoriales, para su oportuna promoción y difusión. Determinar las necesidades de materia prima para la impresión y encuadernación de las obras del programa de producción. Administrar el almacén de negativos garantizando su adecuado resguardo. Dar seguimiento al manejo de los archivos originales digitales entregados al proveedor para la impresión de las obras del FCE. Administrar los ISBN. Elaborar la página legal de las reimpresiones conforme las especificaciones de la Unidad de Tramitación de Reimpresiones del FCE. Realizar el trámite correspondiente para la elaboración de negativos o archivos digitales, cuando no existan. Elaborar la Orden de negativos, impresión y encuadernación (FCE-GPR-RE.05) considerando las especificaciones para impresión señaladas en la Orden de producción (FCE-GPR-RE.01) o en las solicitudes de impresión; para el caso de que el solicitante no proporcione estos datos, el departamento de determinará dichas especificaciones y tomará como referencia las características de la colección indicadas en órdenes precedentes. Validar el ejemplar de la muestra 1 con el responsable de la obra por parte del área editorial, o en su caso el Subgerente o Gerente del área, excepto en el caso de reimpresiones donde sólo es validada por el Jefe del. - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

4 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : 4 Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: 4 DEFINICIONES FTP: Siglas de File transfer protocol, medio de transferencia electrónica de archivos. ISBN: International Standard Book Number (número internacional normalizado del libro). PDF.- Portable Document Format (documento de formato portátil). Se trata de un documento electrónico multiplataforma que mantiene fielmente el formato original. En sus diferentes versiones puede utilizarse para imprenta como archivo original o para leerse en pantalla de archivo electrónico. SIGUE-ERP. Sistema Integral de Gestión Editorial Sistema. Uso de aplicaciones que se utilizan tanto con los sistemas basados en el AS-400 como con el nuevo sistema SIGUE-ERP para efectos de costeo y registro de tareas. - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

5 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : 5 Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: 5 DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO Inicio 1 Recibir los requerimientos del servicio de impresión. Verifica los datos del material recibido DPI 1 FCE-GPR-RE.01 Recibir semanalmente la programación de las ordenes de producción DPI 7 Es para impresión de libros? Es archivo electrónico? Si No Verificar los datos de la obra y el material recibido DPI FCE-GPR-RE.05 Recibir y revisar la solicitud de negativos, obtener negativos y entregarlos AN 8 FCE-GPR-RE.05 Si Es reimpresión? No Si Reimpresión Recibir del taller de impresión y encuadernación impresión de prueba plotter solicitada DPI 9 Localizar expedientes, ficha catalográfica, disponer de ejemplares, formación de página legal DPI 3 FCE-BIB-RE.04 FCE-GPR-RE.01 No Si Validar, impresión de prueba, en caso de encontrar fallas en la prueba se remite al taller solicitando correcciones DPI 10 Capturar en el Módulo de Proyectos del ERP especificaciones de la obra DPI 4 FCE-GPR-RE.05 FCE-GPR-RE.11 Existen cambios? Liberar orden de impresión para la imprenta y actualiza tareas en el módulo de proyectos del ERP DPI 5 FCE.GPR-RE.05 No Asignar y registrar clave cuando se trate de nueva edición DCP 6 Recibir muestra y validar producto, si cumple características DPI 11 FCE-GPR-RE.15 FCE-GPR-PR.03 1 Responsable de la Actividad DPI: DCP: Costos de AN: Archivo de Negativos 1 - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

6 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : 6 Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

7 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : 7 Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Recibe de la Subgerencia de Cuidado e Integración así como de otras áreas la Orden de o solicitud de Servicios de. Verifica el servicio requerido. Si se requiere impresión de libros continúa el procedimiento, de lo contrario ir a paso 4. Orden de, FCE-GPR-RE.01. Verifica datos de la obra y material recibido. Si es reimpresión de obra, prepara página legal conforme la actividad 3. Si es primera o nueva edición, pasa a la actividad 4. Orden de impresión, FCE-GPR-RE.05 Reimpresiones Localiza expediente de la obra. Solicita ficha catalográfica Dispone de ejemplares anteriores para marcar las adecuaciones a la página legal. Ficha catalográfica FCE-BIB-RE.04 Elaboración de ficha catalográfica FCE-BIB-PR En caso de requerirlo, solicita a la Biblioteca o a la Subgerencia de Almacén y Tráfico, un ejemplar de la obra a reimprimir. Solicita al Integración Digital, la formación de la página legal con datos actualizados. En caso necesario, solicita a la Subgerencia de Cuidado e Integración la actualización o ajustes al forro del libro. Orden de producción FCE-GPR-RE.01 - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

8 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : 8 Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 4. Captura en el módulo de proyectos del SIGUE-ERP, las especificaciones para la imprenta, el material entregado, así como el tipo y cantidad de papel a utilizar para cada una de las secciones del libro u otros impresos. Orden de impresión FCE- GPR-RE.05 Presupuesto de obra, FCE-GPR-RE.11 Libera la Orden de impresión Entrega al taller de impresión la orden. Solicita al Integración digital envíe el archivo por vía electrónica (FTP). 5. Para el caso de que los materiales sean archivos electrónicos (PDF) sigue con la actividad 9. Si es el caso de reimpresiones en que se requiera trabajar con negativos entrega la orden para que el taller de impresión y encuadernación los solicite al almacén de negativos. Orden de impresión FCE-GPR-RE.05 Actualiza las tareas del proyecto editorial que le corresponden dentro del módulo de proyectos del SIGUE-ERP 6. Costos de Si es nueva o primera edición, asigna clave comercial del FCE y la registra en el sistema. 7. Semanalmente recibe del personal del taller de impresión y encuadernación la programación de las órdenes así como la asignación de prioridades para ser revisada. En su caso modifica las fechas programadas ajustándolo a las prioridades del FCE. Programación de órdenes de trabajo emitida por el taller de impresión - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

9 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : 9 Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Reimpresiones 8. Archivo de Negativos Recibe y revisa Título y Autor en la solicitud de negativos elaborada por el taller de impresión (acompañada de las copias de la Orden de impresión). Orden de impresión, FCE-GPR-RE.05 Entrega negativos con vale de salida. 9. Recibe del Taller de Impresión y Encuadernación la impresión de prueba plotter. Prueba plotter 10. Valida junto con el área de Diseño Editorial la impresión de la prueba plotter, rubricando las pruebas correctas; en caso de encontrar alguna falla anota en el material las correcciones y las regresa al Taller. (Regresa a la actividad 9). Prueba plotter validada 11. Recibe muestra 1: Si es Primera o Nueva edición, el Jefe del Departamento valida el producto con el responsable de la obra por parte del área editorial. Si es reimpresión el Jefe del Departamento valida el producto. Si la obra cumple con las características solicitadas ir a paso 1. Si la obra no cumple con las características solicitadas ir a paso 13. Revisión interna muestra 1, FCE-GPR-RE.15 Procedimiento de Presupuesto y Costos de FCE- GPR-PR Turna el expediente al Costos de para que determine costo unitario y precio de venta (véase Procedimiento de Presupuesto y Costos de FCE-GPR-PR.03). Ir a paso La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

10 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : 10 Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 13. Registra como producto no conforme y se avisa al taller de impresión así como al Almacén Central, pasa a la actividad 17. Control de producto no conforme, FCE-RD-PR Archivo de Negativos Una vez que concluyeron los trabajos de impresión, recibe negativos o discos del taller de impresión y encuadernación, y verifica que correspondan con lo entregado. Archiva negativos o discos. Resguarda un mes la prueba plotter. Firma la remisión del proveedor. 15. Gerencia de Recibe muestras de la producción recibida y las remite a las áreas correspondientes Revisa que el ejemplar cumpla con las características solicitadas. Utiliza el formato Revisión interna muestra 1 para registrar el visto bueno. 16. Subgerencia de Cuidado e Integración Si las muestras cumplen con las características pasa a la actividad 19. Si la obra no cumple con las características solicitadas aplica el reproceso. Ir a paso 17. El reproceso puede aplicarse también para el caso de cambios solicitados por la Gerencia Editorial o la Gerencia de Comercialización; según sea el tipo de modificación también puede aplicar la solicitud de trabajos para ser realizados por el almacén central o por el taller de impresión. Revisión interna muestra 1, FCE-GPR-RE.15 - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

11 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : 11 Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 17. Gerente de Evalúan causas y costos (estimados por el Costos de ) del reproceso y determina a quien se le hace el cargo, si es el FCE o los proveedores. Seguimiento al Reproceso. 18. Elabora según se requiera, orden de reproceso para el taller de impresión o solicitud de trabajo para el almacén central. Una vez que el taller de impresión concluye el trabajo solicitado recibe muestra y revisa el material (regresa a la actividad 11). Vale de salida y reproceso, FCE-GPR-RE.08 Verifica en el sistema la liberación del costo y precio de venta por parte del Departamento de y Costos. 19. Subgerencia de Almacén y Tráfico Captura entrada por producción, dándose de alta la obra para su publicación y disposición de la Gerencia Comercial. (Véase Procedimiento de Presupuesto y Costos de ) Procedimiento de Presupuesto y Costos de, FCE-GPR-PR.03 Termina el procedimiento. - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

12 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : 1 Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: 6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 6. FCE-GPR-RE.01 Orden de 6.3 FCE-GPR-PR N. A. Procedimiento de presupuesto y costos de producción Programación de órdenes de trabajo emitida por el taller de impresión 7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-GPR-RE.05 Orden de impresión 7. FCE-GPR-RE.08 Vale de salida y reproceso 7.3 FCE-GPR-RE.15 Revisión Interna muestra FCE-GPR-FV.0 Ficha de verificación de las características de 8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de VE Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

13 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de. Procedimiento de Páginas : 13 Número de documento: FCE-GPR-PR.0 Tipo de documento: Procedimiento 07 Nivel: 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS y anexos ORIGINADOR DEL CAMBIO Todas Todas NATURALEZA DEL CAMBIO Se actualizó política 4; se eliminaron los registros FCE-GPR-RE.06 y 07 y se actualizó FCE-GPR-RE.15 Mejoras y ajustes originadas por la operación Mejoras y ajustes originadas por el SIGUE-ERP - La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

14 ANEXO 7.1 FCE-GPR-RE.05 ORDEN DE IMPRESIÓN

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16 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: Orden de Impresión. OBJETIVO DEL REGISTRO: Determinar las especificaciones requeridas para la impresión y encuadernación de una obra. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Gerencia de 4. FORMA DE LLENADO: Automática Manual, la mayoría de los campos se alimenta con la información cargada en el sistema. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Número de Proyecto Número de orden de impresión 3 Datos generales de la obra Indica el número de proyecto correspondiente a la obra de que se trate. Indica el número de orden de impresión correspondiente a la obra de que se trate. En forma manual se anota la orden de compra generada. Información de la obra, tal como: autor, título, colección, datos de la edición, etc. 4 ISBN y código de barras por acabado Claves de la obra. 5 Tiraje y especificaciones Información sobre el tipo de encuadernación, el tiraje y otras características para el envío a imprenta. 6 Especificaciones sobre papel Tipo de papel solicitado a la imprenta. 7 Material anexo a la orden Tipo de material anexo a la orden. 8 Observaciones Otras especificaciones importantes. 9 Firmas de entrega - recepción Firma de los responsables de entrega y recepción

17 Id. Elemento Descripción de la orden de impresión. 10 Control interno de materiales Datos de material en tránsito

18 ANEXO 7. FCE-GPR-RE.08 VALE DE SALIDA Y REPROCESO

19 Fecha de revisión Código de documento: VALE DE SALIDA Y REPROCESO FCE-GPR-RE.08 ALMACÉN CENTRAL Referencia: EMITE: DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN INDUSTRIAL FCE-GPR-PR.0 3 ACTIVIDAD QUE SOLICITA: NUMERO FECHA ORDEN DE TRABAJO PARA ALMACÉN ENTREGA O DEVOLUCIÓN DE EJEMPLARES AL TALLER DE IMPRESIÓN CAUSA DEL REPROCESO MODIFICACIÓN SOLICITADA POR CLIENTE INTERNO PRODUCTO NO CONFORME CARGUESE A : ENVIADO A : DOMICILIO: CONCEPTO FACTURAR [ ] Clave/N REMISIONAR [ ] AUTOR NO FACTURAR NI REMISIONAR [ ] TITULO CANTIDAD Proyecto INIC NOMBRE AUTORIZADO RECIBIDO OBSERVACIONES

20 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: VALE DE SALIDA Y REPROCESO. OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar el responsable del bien objeto de la salida 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Gerencia de 4. FORMA DE LLENADO: Manual 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Número Número consecutivo del vale. Fecha Día, mes y año de elaboración. 3 4 Actividad que se solicita Causa del reproceso Marcar una X, según sea el caso: Orden de trabajo para el almacén central; entrega ejemplares al taller de impresión. Marcar una X, según sea el caso: Modificación solicitada por el cliente interno; producto no conforme. 5 Cárguese a Indicar si el cargo por el trabajo correrá a cargo del taller de impresión o del FCE. 6 Enviado a Nombre del área o taller que realizará el trabajo. 7 Domicilio Especificaciones sobre el domicilio del proveedor. 8 Concepto Tipo de trabajo a realizar. 9 Facturar Remisionar Tipo de cargo que corresponde al trabajo.

21 Id. Elemento Descripción No facturar ni remisionar 10 Clave / Proyecto Indicar la Clave o el N de Proyecto de la Obra 11 Inic Tres primeras iniciales del autor de la obra. 1 Nombre Nombre del autor de la obra. 13 Título Título de la obra. 14 Cantidad Total de ejemplares que serán reprocesados. 15 Autorizado Firma del responsable de autorización. 16 Recibido Datos a cargo del área de almacén. 17 Observaciones Indicaciones sobre el tipo de trabajo a realizar.

22 ANEXO 7.3 FCE-GPR-RE.15 REVISIÓN INTERNA MUESTRA 1

23 FCE-GPR-RE.15 Rev. Datos: Revisión interna. Muestra 1 Primera / Nueva edición Reimpresión Reprocesado Editor Cuidado editorial Forros Firma Firma Título y autor Logos Colección Interiores Página legal Créditos Índice Colofón industrial Forma de llenado Encuadernación Firma Cumple Refine No cumple X Encaje Lomo -ajuste- Se determinó reproceso? ISBN vs Cód de barras NO SI Observaciones para la próxima reimpresión NOTA: FAVOR DE NO RECARGAR LA PLUMA PARA NO DAÑAR LA PORTADA.

24 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TITULO: REVISIÓN INTERNA MUESTRA 1.. OBJETIVO DEL REGISTRO: Recabar en forma integral los vistos buenos para la muestra 1, requeridos por el área para la continuidad de su trámite. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Gerencia de 4. FORMA DE LLENADO: Manual: 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Datos Fecha de recepción, título de la obra, nombre del autor y clave del FCE 3 Primera edición Reimpresión Reprocesado Forro e interiores Tipo de muestra a validar Elementos a revisar: Forros: Título y autor, Logos, Colección Interiores: Página legal, Créditos, Índice, Colofón 4 Firma del editor Firma del editor responsable de la obra 5 Firma del responsable de cuidado editorial Firma del responsable de cuidado editorial 6 industrial Elementos a revisar por parte del Jefe del : Encuadernación: Refine, Encaje, Lomo -

25 Id. Elemento Descripción ajuste-, ISBN vs Cód de barras 7 Forma de llenado Indicaciones para el llenado del registro. 8 9 Se determinó reproceso? No / Sí Observaciones para la próxima reimpresión Resultado de la verificación para determinar si el producto es conforme o no conforme. Registro de aquellos elementos que podrán corregirse en la siguiente reimpresión. 10 Nota Puede contener algún texto que el área de producción industrial considere pertinente para salvaguardar el producto

26 ANEXO 7.4 FCE-GPR-FV.0 FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE PRODUCCIÓN INDUSTRIAL

27 Ficha de verificación de las características del procedimiento Procedimiento de, FCE-GPR-PR Referencia : FCE-GPR-PR.0 Código de documento: FCE-GPR-FV.0 Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de control Material recibido para impresión Visual Cada obra Siempre Datos de la obra y material recibido vs datos de la obra Registro Orden de producción FCE-GPR-RE.01 Plan de reacción/ acciones en caso de no conformidad Corrección Prueba plotter de forros Visual Cada obra Siempre Impresión de prueba plotter vs Orden de negativos, impresión y encuadernación Rúbrica de partes interesadas en prueba plotter Devolución a la imprenta para su corrección Muestra de la obra Visual Cada obra Siempre Muestra de la obra vs datos de la obra y características solicitadas Rúbricas en Formato de revisión interna muestra 1 FCE-GPR-RE.15 Reproceso de la obra