REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN

Transcripción

1 Ciudad de México, a 14 de abril de 2016 CIRCULAR No. DEA/0353/2016 C.C. COORDINADORES, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE UNIDAD DEPARTAMENTAL Y ENLACES ADMINISTRATIVOS DE LA SECRETARÍA DE CULTURA PRESENTE En cumplimiento a los artículos 44, 51 y 125 de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal y al artículo 76 de su Reglamento, con la finalidad de optimizar los pagos a través del Fondo Revolvente asignado a las diferentes áreas de la ; hago de su conocimiento el LINEAMIENTO a seguir para tramitar el pago de la reposición del FONDO REVOLVENTE a partir de esta fecha: REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN De conformidad con los artículos 29 y 29-A, Título Segundo del Código Fiscal de la Federación, así como medidas de control interno derivadas de diversas auditorías de los Órganos de Fiscalización, la documentación que se tramite para pago deberá cumplir y contener impresos los requisitos fiscales obligatorios siguientes: 1) Que sea un "COMPROBANTE FISCAL DIGITAL A TRAVÉS DE INTERNET"(CFDI)(FactUra electrónica) 2) Nombre, denominación o razón social 3) Domicilio fiscal 4) Lugar y fecha de expedición 5) Clave de Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de quien expide el comprobante 6) Clave Única de Registro de Población (CURP en caso de prestadores de servicios profesionales) 7) Número de folio del comprobante fiscal digital del SAT. Los prestadores deberán remitir al SAT el CFDI antes de su expedición, para que el SAT proceda a validar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, asigne el folio al comprobante fiscal e incorpore el sello digital, de conformidad con la fracción IV del artículo 29 del Código de referencia. 8) Régimen Fiscal en que tribute conforme a la Ley del Impuesto Sobre la Renta 9) Si se cuenta con más de un local o establecimiento, señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expide el comprobante fiscal 10) Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías, o descripción del servicio que ampara el comprobante. 11) Valor unitario del mismo, en número 12) Señalamiento expreso cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades (Forma de pago) 13) Impuesto al valor agregado trasladado, en forma impresa y por separado. 14) Importe total señalado con número o letra 15) Sello digital del emisor del CFDI 16) Sello digital del SAT 17) Método de pago; deberá ser por transferencia electrónica 18) Número de serie del Certificado del SAT eta

2 .4 19) La leyenda de "Este documento es una representación impresa de un CFDI" (RMF para 2016). 20) La cadena original del complemento de certificación digital del SAT. 21) Número de serie del "Certificado de Sello Digital"(CSD) del emisor que establece el Anexo 20 de la RMF para ) Fecha y hora de certificación de la Factura Electrónica (CFDI) (RMF para 2016) 23) El Código de Barras Bidimensional de conformidad con el Anexo 20 de la RMF para ) Firma autógrafa del emisor (en caso de prestadores de servicios profesionales) 25) Los proveedores o prestadores de servicio, deberán facturar conforme a los datos de identificación fiscal del Gobierno del Distrito Federal, en apego al Oficio Circular número OM/0522/2012 signado por el Oficial Mayor, por lo que Todos los comprobantes deberán contener... Nombre: RFC: Dirección: GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL GDF NA Plaza de la Constitución s/n Centro de la Ciudad de México Área 1 Distrito Federal C.P ) Es responsabilidad del área generadora del pago, comprobar la autenticidad del comprobante fiscal, consultando en la página de Internet del SAT si el número de folio que ampara el CFDI fue autorizado al emisor y si el certificado que ampare el sello digital se encuentra vigente y registrado en dicho órgano; y anexará un ejemplar de dicha verificación a la Factura o Recibo. 27) Las facturas por adquisición de bienes, deberán contar con los sellos de "no existencia" y de "recibido" del almacén. 28) Todos los documentos para trámite de pago deberán contar con el sello de codificación del área generadora, en estricto apego a las partidas presupuestales específicas, conforme al Clasificador por Objeto del Gasto del Distrito Federal vigente; y con la firma del responsable del área para la autorización del ejercicio del gasto. 29) Toda la documentación para trámite de pago deberá estar debidamente requisitada, SIN TACHADURAS NI ENMENDADURAS. 30) Se deberá presentar la "SOLICITUD DE CHEQUE" debidamente requisitada. Para concluir con el proceso de revisión de documentación, el área solicitante deberá pasar a la Unidad Departamental de Contabilidad y Pagos, con toda la documentación debidamente requisitada, misma que deberá estar SIN TACHADURAS NI ENMENDADURAS; una vez revisada, la debe recoger con el revisor y turnarla a la Unidad de Programación y Presupuesto, para que ésta a su vez la verifique. Para el ejercicio del Fondo Revolvente 2016 asignado, se deberá considerar la POLÍTICA DE OPERACIÓN siguiente: I. El fondo revolvente se utiliza exclusivamente para atender de manera ágil, los gastos emergentes para la adquisición de bienes o servicios de poca cuantía, cuya utilización o consumo sea inmediato y no recurrente, para cubrir con oportunidad las necesidades requeridas de la Secretaría. CtA C.P , México D.F.

3 II. III. IV. El monto máximo autorizado para ejercer por factura o recibo es de $ 3, (Tres mil quinientos pesos 00/100 M. N.) con IVA incluido. El Titular de la Secretaria de Cultura asignará el monto correspondiente a cada área, conforme al presupuesto de recursos fiscales autorizado para el ejercicio La recuperación autorizada para el fondo de cada área será de un máximo de dos veces por mes. V. La administración del fondo será responsabilidad del servidor público con nivel de Coordinador o puesto homólogo a quien se delegue la función. VI. El fondo revolvente será utilizado exclusivamente para realizar gastos urgentes para la adquisición de bienes o prestación de servicios de poca cuantía, que sean para consumo o utilización inmediatos, y que dichos gastos afecten conceptos presupuestales de los capítulos 2000 "Materiales y Suministros" y 3000 "Servicios Generales", de acuerdo al clasificador por objeto del gasto vigente, siempre y cuando cuenten con suficiencia presupuestal y se ajusten al calendario presupuestal mensual autorizado, en apego al Manual de Normas y Procedimientos Presupuestarios para la Administración Pública del Distrito Federal en su apartado IV.5. El uso del fondo será únicamente para los conceptos siguientes: 2100 Materiales de Administración, emisión de documentos y artículos oficiales 2200 Alimentos y utensilios 2400 Materiales y artículos de construcción y de reparación 2500 Productos químicos, farmacéuticos y de laboratorio (solamente fibras sintéticas, hules, plásticos y derivados; partida 2561) 2600 Combustibles, lubricantes y aditivos 2900 Herramientas, refacciones y Accesorios menores 3100 Servicios básicos (solamente gas, servicio postal y servicio telegráfico) 3400 Servicios financieros, bancarios y comerciales (solamente para la Dirección de Recursos Financieros "DRF") 3500 Servicios de instalación, reparación, mantenimiento y conservación (solamente conservación y mantenimiento menor de inmuebles y mobiliario, y equipo de administración) 3700 Servicios de traslado y viáticos Nacionales VII. VIII. IX. Con los recursos del fondo revolvente no se efectuarán préstamos personales, pagos o anticipos al personal, anticipos a proveedores o prestadores de servicios, ni se regularizarán compromisos de ejercicios fiscales anteriores. Los cheques que se expidan con cargo al fondo, en todos los casos serán nominativos a nombre del proveedor o prestador de servicio sin perjuicio de lo anterior, se podrán elaborar a nombre del servidor público en quien expresamente se delegue la función del manejo del fondo. Los documentos comprobatorios del fondo revolvente, deberán tener una vigencia de hasta tres meses anteriores a la fecha de la reposición del fondo, por lo que no se aceptarán ni se reembolsarán facturas o recibos de fechas fuera de este plazo. Salvo algunas excepciones, exclusivamente las autorizadas por la ; para tal efecto la factura o recibo deber incluir la firma expresa como visto bueno. T. (55) , Ext. 1213

4 cpmx CIUDAD DE 1.1EXICO 4 Los documentos comprobatorios del fondo, deberán de considerar lo siguiente: Quien expida la factura deberá tener su domicilio en el Distrito Federal, solamente en el caso del Faro de Oriente se aceptarán facturas con domicilio en el Estado de México debido a su ubicación geográfica. La fecha de las facturas o comprobantes del gasto deberá corresponder al ejercicio fiscal Al pie del comprobante del gasto indicar en forma clara y precisa la justificación del gasto. Verificar al momento de recibir la factura o comprobante, que las operaciones aritméticas sean correctas. No se tramitarán para pago facturas o recibos con FOLIOS CONSECUTIVOS. Salvo algunas excepciones, exclusivamente las autorizadas por el titular de la Secretaría, en cuyo caso se deberá especificar amplia y detalladamente la justificación y motivo de la eventualidad. No se realizarán pagos por consumo en "bares o cantinas", así como de "bebidas alcohólicas" y "propinas". No se realizarán pagos de gastos realizados con cargo a la partida específica 2211 "Productos Alimenticios y bebidas para personas" salvo algunas excepciones, exclusivamente las autorizadas por el titular de la Secretaría, en cuyo caso se deberá especificar detalladamente al píe de la factura, la justificación del gasto, el número de personas y el evento o motivo del gasto. Los gastos realizados en centros comerciales, invariablemente deberán acompañarse del ticket de compra correspondiente. Los comprobantes de gastos no deberán presentar enmendaduras, tachaduras o alteraciones. No se tramitarán para pago los gastos realizados en día sábado, domingo o festivo. En el caso de requerir el gasto en los días citados, deberá ser por cuestiones de trabajo plenamente justificado y autorizado por el Coordinador del área responsable del fondo. No se pagarán notas por compra de gasolina. No se podrán adquirir artículos o bienes "inventariables" tales como mobiliario, equipo y enseres (capítulo 5000). En la adquisición de materiales (capítulo 2000), invariablemente se deberá incluir el sello de "no existencia" del almacén. Los gastos por cerrajería y reparación de chapas, serán aplicados al fondo revolvente de cada área y se deberá anexar a la factura la "orden de servicio" establecida para este precepto por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, debidamente autorizada por el Jefe del área solicitante y por el Jefe de la Unidad Departamental de Servicios Generales, en esta orden se deberá incluir la justificación clara de la necesidad del servicio por parte del área solicitante. En caso de adquirir material informático, aparte del sello de "no existencia" en el almacén, deberá contar con la autorización (sello y firma) del Subdirector de Desarrollo Informático, evitando la adquisición recurrente de este tipo de materiales por fondo revolvente. El mantenimiento de relojes checadores, máquinas de escribir y sumadoras, se podrá pagar con el fondo revolvente, solamente cuando este servicio no se encuentre consolidado en una licitación de mantenimiento correctivo, solo en caso de urgencia y cuando el servicio no pueda ser atendido directamente por personal de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Secretaría. En cualquier tipo de servicio recibido, la factura debe estar acompañada de la orden de servicio correspondiente y ambos documentos deberán contar con la autorización de la titular de la Dirección antes citada. Col. Chimalistac Del. Álvaro Obregón T. (55) , Ext. 1213

5 Cada uno de los documentos: facturas o recibos, tendrán que estar codificados en apego al Clasificador por Objeto del Gasto vigente, y se deberá incluir nombre y firma del servidor público responsable del manejo del fondo revolvente, de acuerdo al sello de codificación establecido. La documentación comprobatoria del fondo revolvente deberá presentarse en el formato establecido para tal efecto. Las facturas o recibos que no reúnan los requisitos antes citados, o que contravengan la normatividad establecida, serán rechazados y devueltos al área correspondiente. TRÁMITE DE PAGO Todo trámite para pago que se realice para recuperación de Fondo Revolvente, invariablemente y sin excepción deberá ser mediante el formato "SOLICITUD DE CHEQUE". Con la finalidad de agilizar y evitar que los pagos se vean afectados por no cumplir con los requisitos referidos, los mecanismos de control para el trámite de pagos se realizarán bajo el siguiente procedimiento: A. Previo a la entrega de la solicitud de cheque a la DRF, es necesario que la documentación que sustenta dicho pago, sea revisada por las Unidades de Contabilidad y Pagos así como la de Programación y Presupuesto, ya que de no cumplir con este requisito, NO se recibirá ningún documento para trámite. B. Toda solicitud de cheque deberá ser autorizada por el servidor público en quien recaiga la responsabilidad del ejercicio del gasto. C. Cada área responsable del ejercicio del gasto, deberá vigilar que éste sea en estricto apego a las partidas presupuestales conforme al CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO DEL DISTRITO FEDERAL, VIGENTE. D. Cuando la documentación esté debidamente revisada y rubricada por las Unidades de Contabilidad y Pagos, así como Programación y Presupuestal, el área requirente deberá entregar la solicitud de cheque con su documentación soporte (Factura y Verificación del SAT) en original, en la Dirección de Recursos Financieros, en donde le acusarán de recibido para iniciar el trámite de pago correspondiente; el horario de revisión y recepción será únicamente y sin excepción de 9:00 a 14:00 horas. E. Las fechas límite para la recepción de la documentación serán a partir del primer día hábil de cada mes y hasta los días: 19 DE AGOSTO DE DE ABRIL DE DE SEPTIEMBRE DE DE MAYO DE DE OCTUBRE DE DE JUNIO DE DE NOVIEMBRE DE DE JULIO DE DE DICIEMBRE DE 2016 C C.P México D.F.

6 La documentación que no se ingrese antes de la fechas límite, se recibirá con fecha del mes siguiente ya que el trámite de pago para ésta se realizará en el mes inmediato posterior, quedando sujeta a la disponibilidad presupuestal que haya en ese momento. La comprobación total del fondo revolvente será a más tardar el 09 de diciembre de 2016, aquellos recursos que no sean comprobados con documentación debidamente requisitada, deberán reintegrarse mediante depósito bancario a la cuenta número de BBVA Bancomer a nombre de GDF. Quedan sin efecto a partir de esta fecha, las circulares, oficios o cualquier otra comunicación interna anterior, que se haya expedido sobre el particular. Para cualquier aclaración u orientación respecto a la aplicación de este Lineamiento acudir a la. ATENTAMENTE C.P. LUIS ENRIQUE MIRAMONTES HIGUERA DIRECTOR EJECUTIVO DE ADMINISTRACIÓN Col. Chirnalistac Del. Alvaro Obregón