MANUAL DE OPERACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE.

Transcripción

1 MANUAL DE OPERACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE. DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS MARZO 2002

2 I N D I C E I. OBJETIVOS. II. MARCO NORMATIVO. III. LINEAMIENTOS. IV. PROCEDIMIENTO. V. POLÍTICAS DE AUDITORÍA. VI. ANEXOS.

3 I.- OBJETIVOS 1. Atender oportunamente los gastos estrictamente necesarios urgentes de las Unidades Administrativas. 2. Garantizar la administración y manejo eficiente del fondo revolvente, asignado a las Unidades Administrativas, dentro del marco normativo que lo regula. II.- MARCO NORMATIVO 1. Acuerdo de la Junta General Ejecutiva del Instituto Federal Electoral, conforme a lo señalado en el capítulo cuarto, artículo 86, numeral 1, inciso b) del COFIPE. 2. Manual de Normas para el ejercicio del gasto de la administración Pública Federal, Capítulo IV, Pago y registro de obligaciones presupuestarias Sección VI Fondos Rotatorios o Revolventes (Diario oficial de la Federación 4/mayo/2000), y sus Modificaciones publicadas el 31/dic/ Clasificador por objeto del gasto para la administración de recursos presupuestales para el ejercicio 2002, (Publicado en el Diario Oficial de la Federación 1/feb/2002). III.- LINEAMIENTOS 1. Las Unidades Administrativas del I.F.E. solicitarán a la Dirección Ejecutiva de Administración (D.E.A.), para atender sus gastos urgentes, la creación de un fondo revolvente, indicando el monto. 2. El responsable del fondo revolvente ante la D.E.A. será el titular de la Unidad Administrativa y éste designará a la persona que se encargará de su operación y/o manejo, siendo así corresponsable por lo que deberá cuidar el uso y destino de los recursos. 3. La D.E.A. analizará las solicitudes y señalará el monto autorizado y por conducto de la Dirección de Recursos Financieros entregará los recursos a las Unidades Administrativas. 4. Las Unidades Administrativas a las que se les asigne un fondo, deberán de aperturar una cuenta de cheques para el manejo del mismo, enviando a la D.E.A. la información necesaria para registrar dicha cuenta ante las instancias correspondientes. En los casos en que el fondo revolvente no sea superior a 20 mil pesos, no será obligatorio abrir la cuenta de cheques antes señalada. 5. El monto del fondo que se asigne a cada Unidad Administrativa no podrá ser modificado, salvo solicitud por escrito debidamente justificada, por el titular de la Unidad Administrativa, misma que será presentada ante la D.E.A. para su análisis y dictamen correspondiente.

4 6. Los responsables del manejo del fondo deberán vigilar que los gastos a realizar correspondan exclusivamente a las partidas comprendidas en los capítulos 2000 Materiales y Suministros y 3000 Servicios Generales del Clasificador por Objeto del Gasto exclusivamente en las partidas que se relacionan en el (ANEXO 1) y conforme a sus presupuestos y calendarios autorizados, además de verificar que la comprobación ante la Dirección de Recursos Financieros para su reembolso, no presente una antigüedad mayor de 30 días naturales posteriores a la fecha en que se efectúo el gasto. 7. El responsable del manejo del fondo, no podrá otorgar préstamos de ninguna especie o cambiar cheques personales y su incumplimiento será motivo de fincamiento de responsabilidades por las autoridades correspondientes. 8. Es responsabilidad del Coordinador Administrativo o persona designada para el manejo del fondo, verificar que las erogaciones se realicen con apego a los criterios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestal; asimismo, se deberá verificar que estos recursos invariablemente cumplan con los requisitos fiscales, normativos y administrativos y se ajusten a su presupuesto autorizado, así como a la disponibilidad de recursos en los conceptos presupuestarios, a efecto de que en ningún momento la aplicación de los recursos implique ampliaciones al presupuesto aprobado, sobre todo en aquellas partidas que por normatividad no pueden ser ampliadas. 9. Las adquisiciones de bienes y servicios de naturaleza mayor o distinta, que no puedan ser pagadas con cargo al fondo asignado, de conformidad a la normatividad señalada en el presente documento, deberán ser oportunamente solicitadas a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para su trámite de adquisición y pago por el procedimiento de operación establecido. En ningún caso se fraccionará el importe total de la operación para evitar su solicitud a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. IV.- PROCEDIMIENTO 1. La D.E.A. hará del conocimiento de las Unidades Administrativas la autorización para la creación de los fondos revolventes, a fin de que las Unidades Administrativas soliciten su fondo, indicando el monto de recursos que requieren, así como, las justificación correspondiente. 2. La Unidad Administrativa, hará su solicitud mediante oficio que remitirá a la D.E.A. para su análisis y aprobación. 3. En función de lo anterior, la D.E.A. emitirá el dictamen correspondiente, considerando las necesidades de gasto y de operación de cada Unidad Administrativa instruyendo a la Dirección de Recursos Financieros (D.R.F.) para entregar el cheque correspondiente.

5 4. La D.R.F. con base en la autorización del fondo revolvente, expedirá cheque a favor de la Unidad Administrativa, entregándolo al titular de la misma conforme a su solicitud. Mediante recibo que firmará, mismo que será contabilizado en la cuenta de deudores diversos, cancelándose dicho registro, con el reintegro correspondiente, el cual deberá efectuarse a más tardar el 30 noviembre de 2002 mediante cheque certificado o de caja a nombre del Instituto Federal Electoral o bien presentando la ficha de depósito a la cuenta No de Banamex. 5. Los recursos del fondo deberán depositarse en una cuenta bancaria aperturada a nombre de la Unidad Administrativa responsable de su manejo y la leyenda Fondo Revolvente Dicha cuenta tendrá que ser productiva y con firmas mancomunadas. 6. Una vez aperturada la Cuenta Bancaria, de manera oficial informará a la D.E.A. en el formato Registro de cuenta aperturada y validada por la institución bancaria debidamente requisitado. (ANEXO 2) 7. La D.E.A. remitirá documentación a la D.R.F. para el registro de la cuenta. 8. El responsable de la operación y/o manejo del fondo deberá conforme a la normatividad en la materia, enviar a la D.R.F. dentro de los seis días calendario posteriores al cierre de cada mes, la ficha de depósito, correspondiente a los rendimientos que se hayan generado en la cuenta, para su entero a la Tesorería de la Federación por el importe de dichos rendimientos. 9. El responsable del fondo deberá elaborar mensualmente, las conciliaciones bancarias, enviando a la D.R.F. copia de la conciliación y del estado de cuenta. Para su conocimiento. 10. La Unidad Administrativa, con base al monto asignado y de acuerdo a sus necesidades urgentes, podrá cubrir los gastos que se deriven durante sus actividades, cumpliendo las disposiciones expuestas en el numeral III. 11. Los pagos que se efectúen mediante el fondo revolvente deberán realizarse a través de cheque el cual se extenderá a nombre del beneficiario, proveedor del bien o servicio adquirido o contratado. El incumplimiento de esta norma será motivo para promover, en su caso, las responsabilidades administrativas que correspondan. 12. La Unidad Administrativa podrá disponer de recursos en efectivo con cargo al fondo revolvente hasta por $ 20, (Veinte mil pesos 00/100 M.N), para cubrir gastos que por su poca cuantía no sea posible liquidarlos con la expedición de cheques bancarios (papelería, refacciones para reparaciones menores del mobiliario y equipo, pasajes para la entrega de correspondencia, etc.) 13. Los cheques que se expidan por concepto de gastos a comprobar a través del fondo revolvente, deberán ser comprobados con documentación y depósito de efectivo sí hubiese un remanente.

6 14. La documentación que se recabe por la utilización de este fondo, deberá de reunir los siguientes requisitos:. Ser originales.. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida*.. Contener impreso el número de folio *.. Lugar y fecha de expedición *.. Cantidad y descripción del bien o servicio; precio unitario; valor total y desglose del IVA*.. Ser impresos por personas y/o talleres autorizados, por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público *. * Excepto recibos de pasajes urbanos. Requisitar otros documentos o formatos que se requieran según la partida de gasto que corresponda.. Justificación descriptiva del gasto, a fin de evitar confusiones en la aplicación presupuestal, por lo cual los comprobantes deberán indicar claramente el concepto del gasto o bien describir los artículos adquiridos, eliminando el uso de los términos varios, diversos y otros.. Estar expedidos a nombre de el I.F.E. con R.F.C. No presentar tachaduras ni enmendaduras.. Domicilio Fiscal: Viaducto Tlalpan No. 100 Col. Arenal de Tepepan. Del. Tlalpan.. Clave presupuestal completa a la que se va a cargar el gasto, de conformidad a sus presupuestos autorizados. 15. La D.R.F. para proceder a la recuperación correspondiente, verificará el cumplimiento de estos requisitos en los comprobantes de gastos realizados con dicho fondo. 16. En el caso de que la documentación presente inconsistencias, les será devuelta a las Unidades Administrativas a través del documento denominado volante de devolución presentada para su recuperación a través del fondo revolvente, (ANEXO 3) otro motivo de devolución es que al momento de la solicitud no se cuente con suficiencia presupuestal en el mes en la clave presupuestal solicitada. 17. Los comprobantes se deberán foliar progresivamente y adherir en hojas tamaño carta, agrupándose por partida presupuestal.

7 18. Se reitera que para aquellas adquisiciones que se realicen en tiendas de autoservicio, deberá solicitarse la factura que contenga la cédula de identificación fiscal, adjuntándose el comprobante de caja correspondiente. 19. No se dará trámite para recuperación al fondo cuando el gasto no corresponda a las partidas autorizadas en el presente manual. Ni tampoco se dará trámite a vales o recibos que se expidan los responsables del fondo revolvente por concepto de gastos a comprobar. 20. Con el fin de atender oportunamente los requerimientos de la Unidad Administrativa, los responsables del fondo, deberán solicitar las recuperaciones de los gastos generados cada 30 días naturales de realizados los pagos, de tal forma, que se mantenga la liquidez necesaria, utilizando para tal efecto, el formato denominado SOMIRE así como el de reposición del fondo revolvente, este último formato al calce consignará las firmas previstas en los espacios, así como la siguiente leyenda la presente documentación comprueba el ejercicio de las partidas que se mencionan, su reposición se tramitará bajo la responsabilidad de quien autorizó el gasto. (ANEXO 4) 21. La D.R.F. en función de las disponibilidades de los recursos y la programación de pagos, reembolsará el importe de los gastos erogados con recursos del fondo revolvente de conformidad al procedimiento de pago establecido, en virtud que se elaborará cheque para depósito en la cuenta de dicho fondo y, siempre y cuando, la documentación cumpla con lo establecido en el presente manual. 22. Por lo que se refiere a la erogación de pasajes urbanos, se indica la utilización del formato denominado relación de pasajes urbanos, (ANEXO 5) mismo que deberá ser autorizado por el servidor público del que dependa el empleado que efectuó dicho gasto y validado por el coordinador administrativo. Su monto no deberá ser superior a $60.00 (Sesenta pesos 00/100 M.N) por viaje, debiendo de ajustarse al presupuesto autorizado en la partida 3811 Pasajes nacionales para servidores públicos en el desempeño de comisiones y funciones oficiales. NOTA: Para la asignación del fondo revolvente en las Juntas Locales Ejecutivas, en las Juntas Distritales y en los Centros Regionales de Cómputo del Instituto, el titular de que se trate será el responsable, en su caso, de fijar un fondo revolvente para actividades contingentes especificando el monto y el responsable de su operación. Para fijar los montos de los fondos revolventes, así como para el ejercicio y comprobación del gasto deberán apegarse a esta normatividad en lo general, en el entendido de que en lo particular será según sus procedimientos. Aquéllas Juntas Locales, Distritales, o C.R.C. que decidan aperturar un fondo revolvente, deberán informar a la D.E.A. mediante oficio indicando el monto, responsable del manejo y si fuera el caso número de la cuenta bancaria aperturada, para este fin utilizará el anexo 2.

8 V.- POLÍTICAS DE AUDITORÍA Y SUPERVISIÓN 1. A fin de mantener un adecuado control de las operaciones y manejo del fondo revolvente, así como facilitar la labor de la Contraloría Interna, las Unidades Administrativas centrales y foraneas deberán practicar arqueos mensuales. 2. Trimestralmente la Unidad Administrativa a quien se haya asignado el fondo revolvente, deberá reportar a la D.E.A. el manejo del mismo, dentro de los 6 días naturales posteriores al cierre del trimestre, indicando los movimientos del mismo, intereses generados y el saldo correspondiente. Aplica también para las Juntas Locales, Distritales y C.R.C 3. El incumplimiento a la norma estipulada, será motivo de cancelación del fondo revolvente asignado. DADO EN EL DISTRITO FEDERAL DEL MES DE FEBRERO DE DOS MIL DOS. LIC. FERNANDO ZERTUCHE MUÑOZ SECRETARIO EJECUTIVO LIC. ALFONSO FERNÁNDEZ CRUCES DIRECTOR EJECUTIVO DE ADMINISTRACIÓN

9 ANEXO UNO

10 PARTIDAS AUTORIZADAS EN LA OPERACIÓN DEL FONDO REVOLVENTE. ANEXO Materiales y útiles de oficina Material de limpieza Material didáctico Material estadístico y geográfico Materiales y útiles de impresión y reproducción Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informáticos Material para información Productos alimenticios para el personal que realiza labores en campo o de supervisión Productos alimenticios para el personal en las instalaciones de las dependencias y entidades Productos alimenticios para el personal derivado de actividades extraordinarias Refacciones, accesorios y herramientas menores Utensilios para el servicio de alimentación Materiales de construcción Estructuras y manufacturas Materiales complementarios Material eléctrico. * 2602 Combustibles, lubricantes y aditivos para vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales destinados a servicios públicos y a la operación de programas públicos Servicio postal Servicio telegráfico Fletes y maniobras.

11 ANEXO Mantenimiento y Conservación de vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales. (sólo podrán efectuarse gastos en esta partida por reparaciones de ponchaduras de llantas) 3811 Pasajes nacionales para servidores públicos de mando en el desempeño de comisiones y funciones oficiales, solo pasajes urbanos. ** 3814 Viáticos nacionales para labores en campo y de supervisión. ** 3817 Viáticos nacionales para servidores públicos en el desempeño de funciones oficiales. *** 3822 Gastos para operativos y trabajos de campo en áreas rurales. Nota: Estas partidas podrán utilizarse, siempre y cuando se tengan recursos asignados para el ejercicio directo por las Unidades Administrativas. * Sólo aplica a la Dirección Ejecutiva de Capacitación y Educación Cívica. Oficinas Centrales ** Aplican sólo para el Registro Federal Electoral por motivo de la dinámica de su operación Oficinas Centrales *** Sólo aplica a Juntas Locales y Distritales

12 ANEXO 2

13 OPERACIÓN DE FONDO REVOLVENTE DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS VIGENCIA DIA : MES: AÑO: A PARTIR DEL : INSTRUCTIVO DE : UNIDAD RESPONSABLE REGISTRO DE CUENTA APERTURADA Y VALIDADA POR LA INSTITUCIÓN BANCARIA. No. ACTIVIDAD DESCRIPCION ANEXO 2 Banco Clave Sucursal. Clave. Plaza. Clave. Número de cuenta bancaria. Nombre de la cuenta bancaria. Tipo de cuenta. Clave Nombre de la institución bancaria donde tiene el beneficiario aperturada la cuenta. Clave asignada a la institución bancaria por el Banco de México. Nombre de la sucursal bancaria donde tiene el beneficiario aperturada la cuenta. Clave de la sucursal bancaria. Plaza de la sucursal donde se encuentra ubicada la institución bancaria en la que se tiene aperturada la cuenta. Clave asignada a la plaza. Número de cuenta bancaria. Nombre de la cuenta bancaria. Tipo de cuenta aperturada por el beneficiario (tradicional, productiva, etc.). Clave asignada al tipo de cuenta. Moneda ó Divisa. 11 Moneda ó Divisa. Fecha. 12 Fecha de apertura. Nombre. Puesto. Firma Nombre del funcionario autorizado para le manejo de la cuenta. Puesto que ocupa dentro de la institución. Firma del funcionario autorizado.

14 OPERACIÓN DE FONDO REVOLVENTE DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION INSTRUCTIVO DE : DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS VIGENCIA DIA : MES: AÑO: APARTIRDEL: REGISTRO DE CUENTA APERTURADA Y VALIDADA POR LA INSTITUCIÓN BANCARIA. ANEXO 2 Tipo de firma. Número de Oficio de Habilitación. Nombre. Cargo. Firma. Sello. Nombre. Cargo. UNIDAD RESPONSABLE No ACTIVIDAD DESCRIPCION Titular, mancomunada, etc. Anotar el número de oficio mediante el cual se habilitó a los funcionarios. Este campo deberá contener el nombre del funcionario bancario autorizado por el banco, para validar los datos de la cuenta bancaria del beneficiario. Cargo que ocupa el funcionario bancario. Firma autógrafa del funcionario bancario por conocimiento de firma. Sello de la institución bancaria. Este campo deberá contener nombre del titular de la Dependencia, Organo Desconcentrado o Entidad apoyada presupuestalmente. Nombre del cargo que ocupa dentro la Dependencia, Organo Desconcentrado o Entidad apoyada presupuestalmente Firma. Fecha. Hoja Firma autógrafa del titular. En este campo se deberá anotar la fecha de expedición del formato. Número de hojas.

15 ANEXO TRES

16 OPERACIÓN DE FONDO REVOLVENTE DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION VIGENCIA DIA : MES: AÑO: A PARTIR DEL : INSTRUCTIVO DE : VOLANTE DE DEVOLUCIÓN. ANEXO 3 Unidad Administrativa Número de volante Fecha. Oficio. Número de documento. Razón Social. Importe. Causa de la devolución Total. UNIDAD RESPONSABLE Nombre y firma de la subdirección. Nombre y firma de quien recibe. No ACTIVIDAD DESCRIPCION Nombre de la Unidad Administrativa a la que se le devuelve la documentación. Número consecutivo de control asignado por la Subdirección de presupuesto. Fecha en la que se devuelve la documentación presentada. Número y fecha del oficio de la Unidad Administrativa. Número de documento que se devuelve. Nombre o razón social del beneficiario. Importe del documento que se devuelve. Breve descripción del motivo de la devolución. Importe total de la documentación que se devuelve. Nombre y firma del subdirector de presupuesto. Nombre y firma de la persona que recibe la documentación. NOTA: La documentación se agrupara por partida del gasto.

17 ANEXO CUATRO

18 OPERACIÓN DE FONDO REVOLVENTE DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION VIGENCIA DIA : MES: AÑO: A PARTIR DEL : DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCTIVO DE : REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE ANEXO 4 Unidad Administrativa Fecha. Hoja. Número de folio. Número. Descripción. Tipo. Número. Fecha. Importe. UNIDAD RESPONSABLE Nombre y firma. Nombre y firma. No ACTIVIDAD DESCRIPCION Nombre de la Unidad Administrativa que envía documentación. Fecha en la que se envía la documentación. Número de hojas. Número consecutivo de documentos. Clave de partida. Descripción de la partida. Tipo de documento. Número del documento. Fecha del documento. Importe del documento. Nombre y firma de quien elabora el formato. Nombre y firma de quien autoriza el formato.

19 ANEXO CINCO

20 OPERACIÓN DE FONDO REVOLVENTE DIRECCION EJECUTIVA DE ADMINISTRACION DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS VIGENCIA DIA : MES: AÑO: A PARTIR DEL : INSTRUCTIVO DE : RELACIÓN DE PASAJES URBANOS ANEXO 5 Unidad Administrativa Fecha. Nombre del comisionado. Registro Federal de Contribuyentes. Destino. Importe. Firma. UNIDAD RESPONSABLE Firma del titular. Firma del Coordinador Administrativo. No Nombre de la Unidad Administrativa que envía la documentación. Fecha la comisión. DESCRIPCION ACTIVIDAD Nombre de la persona comisionada. Registro Federal de Contribuyentes. Destino de la comisión. Importe de la comisión. Firma del comisionado. Firma del titular de la Unidad Administrativa. Firma del Coordinador administrativo.