UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS Y TIQUETES

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1 Página: 1/8 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS Y TIQUETES DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL

2 Página: 2/8 1. OBJETO Proporcionar a los miembros de la comunidad Universitaria los recursos económicos y logísticos para la participación en actividades de índole académica, social, artística o deportiva en representación de la del Caribe. 2. ALCANCE Aplica para todas las actividades desarrolladas por las diferentes dependencias de la Universidad tendientes a proporcionar a los miembros de la comunidad Universitaria de los recursos económicos para la participación en actividades en representación de la Universidad. Inicia con verificación de la disponibilidad presupuestal de la dependencia y termina con la recepción de gastos de representación, pernoctación y tiquetes. 3. RESPONSABLES Son responsables por el desarrollo de este procedimiento en cada una de sus fases: - Director o Jefe de Dependencia solicitante, por verificar su disponibilidad presupuestal. - Rectoría, por evaluar la conveniencia de la representación de la Universidad en el evento, autorizar o denegar la solicitud y asignar los recursos económicos necesarios, en los casos de solicitudes de personal administrativo diferente al de las áreas académicas. - Directos Académico, por evaluar la conveniencia de la representación de la Universidad en el evento, autorizar o denegar la solicitud y asignar los recursos económicos necesarios, en los casos de solicitudes provenientes de áreas académicas. - Director Financiero, por tramitar los recursos económicos aprobados por el Director Ejecutivo de Rectoría. - Dirección Administrativa, por realizar el trámite de los tiquetes aéreos y otros recursos aprobados. 4. DEFINICIONES 4.1. Pernoctar: pasar la noche fuera del lugar de domicilio 4.2. Viáticos: gastos de alojamiento, transporte y alimentación otorgados a los empleados, previa autorización de la alta gerencia.

3 5. DESARROLLO 5.1 Descripción por fases PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y Página: 3/ Requerimientos de servicios de autorización de viáticos y tiquetes 1. Solicitud: el Jefe o Director de dependencia diligencia el formato de solicitud de autorización de viáticos y tiquetes, donde detalla los motivos de la solicitud y los requerimientos que contiene. Este formato de solicitud es entregado al Despacho de la Rectoría cuando se trata de solicitudes provenientes de áreas diferentes a las académicas. Para los casos de solicitudes provenientes de las decanaturas, direcciones de programa y demás áreas académicas, son recepcionadas en la Dirección Académica de la institución. 2. Evaluación: Según sea el caso, la Rectoría o Dirección Académica se encarga de evaluar la conveniencia de la representación de la Universidad en el evento que describe el solicitante, revisando además la relación costo beneficio que esta represente. En caso de encontrarla desfavorable rechaza la solicitud y se informa telefónicamente al solicitante que su petición ha sido negada, y se guarda el registro de la misma en el archivo de este despacho. En caso de encontrarla favorable, la solicitud es enviada a la Dirección Administrativa, para su trámite. 3. Gestión de Tiquetes: En el caso que la autorización incluya tiquetes aéreos, la Dirección Administrativa, se comunica con la agencia de viajes con la cual la Universidad tiene convenio, para programar de acuerdo con el itinerario del evento la expedición de los tiquetes. Esta actividad se realiza vía electrónica; para los casos donde el tiquete es de índole internacional, la agencia de viajes remite físicamente el tiquete. 4. Remisión de Tiquete Electrónico: la Dirección Administrativa remite al correo electrónico del solicitante el tiquete aéreo que le envía la agencia de viajes; asimismo, imprime dos originales y una copia para la firma del Director Administrativo, las cuales son recogidas por el mensajero de la agencia de viajes, firmando la copia como constancia de recibido. 5. Gestión de pago de viáticos y Pernoctación: el Director Administrativo envía la solicitud autorizada a la Dirección Financiera. Este último se encarga de calcular el monto de los requerimientos que especifica la solicitud con base en las tablas de liquidación de gastos de representación, pernoctación y tiquetes establecidas por la Dirección Financiera, y registra en la parte inferior de la solicitud los valores y autorizaciones correspondientes.

4 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y Página: 4/8 Conforme a lo anterior se efectúa la expedición del respectivo cheque, cuya emisión se realiza dentro de las veinticuatro horas (24) siguientes al recibo de esta autorización. De la misma manera, se comunica con el solicitante para informarle el estado del trámite solicitado. 6. Recepción de pago de viáticos y Pernoctación: el solicitante una vez informado por la dirección administrativa reclama el cheque en la tesorería de la Dirección Financiera Requerimientos de servicios de transporte 1. Diligenciamiento del formato: El solicitante (directores o jefes de las dependencias académicas y administrativas) diligencia el formato solicitud de transporte, indicando el número de personas que han de utilizar el servicio y la información adicional que requiera el formato, este formato de solicitud es entregado a la Rectoría para su autorización. 2. Revisión: La secretaria de ejecutiva de la Rectoría revisa que la solicitud se haya diligenciado correctamente y que haya sido firmada por un solicitante autorizado. En caso de que una de estas características no se cumpla lo regresa al solicitante, en caso contrario pasa a la actividad Atención a la solicitud: La Rectoría autoriza adelantar las gestiones pertinentes según las características del caso para que la atención a la solicitud sea satisfactoria, considerando las actividades de: a. Asignación de vehículo para transporte. b. Organización de horarios. c. Diligencia de autorizaciones e indicaciones para quien va a prestar el servicio. Finalmente, el asistente de la Rectoría informa al solicitante la gestión adelantada y confirma fechas, horarios, puntos de encuentro, etc, conforme haya sido la solicitud.

5 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD Y Página: 5/8 5.2 Diagrama de flujo Autorización de viáticos y tiquetes DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Requisición de personal Disponibilidad presupuestal 2. Evaluación Formato Autorización de viáticos y tiquetes 1. Verifica la disponibilidad presupuestal, imprime una copia y diligencia el Formato Autorización de viáticos y tiquetes. 2. Evalúa la conveniencia de la representación de la UAC en el evento. 1. Director o Jefe de la Unidad Académica o Administrativa. 2. Rectoría/Dirección Académica Favorece a la UAC la representación? No Si Fin 3. Gestión de Tiquetes 3. Gestiona telefónicamente los tiquetes aéreos con la agencia de viajes. 3. Dirección Administrativa 4. Remisión de tiquete electrónico 4. Remite el tiquete aéreo electrónico al correo del solicitante. 4. Dirección Administrativa A

6 Página: 6/8 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE A A 5. Gestión de Gastos de Representación 5. Liquidación de viáticos y gastos, y emisión de cheque. 5. Dirección Financiera Cheque 6. Recepción de Gastos de Representación 6. Realiza el seguimiento a la gestión de los fondos y reclama el cheque en Tesorería. 6. Solicitante Fin

7 Página: 7/ Requerimientos de servicios de transporte DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION RESPONSABLES Inicio 1. Diligenciamiento del formato 1. Diligencia el formato de solicitud de transporte y lo envía la Rectoría. 1. Solicitante. Formato solicitud de transporte 2. Revisión 2. Revisa que el formato cumpla con los requisitos para su recepción. 2. Secretaria ejecutiva Rectoría. Está bien diligenciado? No Si 3. Atención a la solicitud 4 Información al solicitante 3. Autoriza los recursos según el caso. 4. Informa al solicitante detalles gestionados de la solicitud. 3.Rectoría 4..Asistente de la Rectoría Fin

8 Página: 8/8 6. REFERENTES NORMATIVOS Acta de Consejo Directivo Nro. 743 del 14 de julio de 2003 Norma ISO 9001, numerales 4.2.4, 7.1, 7.2, 7.3, 7.5, 8.2, 8.3, 8.4, REGISTROS Código Nombre Tipo DI-04-PR- 01-F01 DI-04-PR- 01-F02 Formato solicitud de viáticos y tiquetes Formato solicitud de transporte Físico Físico Nivel de Acceso Restringido General Tiempo de retención Almacenamiento Clasificación Responsable Frecuencia Archivo Archivo gestión central Carpeta solicitudes Carpeta de requerimientos Cronológicos Cronológica Secretaria ejecutivo Secretaria ejectuiva Por cada solicitud Por cada requerimiento 2 años 2 años