INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICAS Y CENSOS

Transcripción

1 1. INTRODUCCIÓN El presente documento especifica el procedimiento para el cambio de los siguientes equipos informáticos: equipos de cómputo, impresoras o copiadoras para mejora de especificaciones técnicas del equipamiento asignado, por obsolescencia o requerimiento de cambio de equipo de los funcionarios del INEC. 2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Normas vigentes de control interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, norma : Políticas y procedimientos por la Contraloría General del Estado Ecuatoriano , numeral 7: Inventario (Mantenimiento y control de la infraestructura tecnológica) Disposición resultado de la auditoría por parte de la contraloría General del Estado, en la que determina que se debe cumplir con las normativas y se alcance una distribución idónea de equipos de cómputo es decir una relación 1:1. 3. PROPÓSITO El presente documento tiene el propósito de determinar los responsables y el procedimiento a seguir para solicitar el cambio de equipo para mejora de especificaciones técnicas del equipamiento asignado, por obsolescencia o requerimiento de cambio de equipo de los funcionarios del INEC, así como también servir de guía para el personal involucrado en el cambio de equipos de cómputo o impresión. Página 1 de 13

2 4. ALCANCE El procedimiento es ubicado en el proceso de gestión de requerimientos. Es aplicable para TIC zonales y el área de Help Desk de Administración Central; como partes integrantes de DITIC, Guardalmacén de Administración Central o de las Direcciones Zonales y para los usuarios de los siguientes equipos informáticos: equipos de cómputo, impresoras o copiadoras. Las especificaciones de este procedimiento se limitan al cambio de los equipos informáticos mencionados, sea este cambio por mejora de especificaciones técnicas del equipamiento asignado, por obsolescencia o requerimiento de cambio de equipo de los funcionarios del INEC. 5. GLOSARIO DE TÉRMINOS TIC zonales.- Tecnologías de la información de cada Zonal de INEC. Help Desk.- Unidad de la Dirección de Tecnologías de la Información, encargada de brindar soporte a los usuarios y del mantenimiento de equipos de cómputo e impresión. Equipo informático.- Dispositivo tecnológico que sirve para procesar información, incluye los componentes internos y externos (periféricos de entrada y salida) que forman parte de éstos. Equipo de cómputo.- Computadores de escritorio o portátiles, tablets. Equipo de impresión.- Equipo que permite la impresión enviada desde equipos de cómputo. Copiadora.- Equipo que permite la duplicación de documentos. Página 2 de 13

3 6. ABREVIATURAS DITIC= Dirección de Tecnologías de la Información. TIC zonales= 7. POLÍTICAS Tecnologías de la información de cada Zonal de INEC. Todo requerimiento debe ser: o Solicitado por el Director Director(a), Jefe de área requirente o su delegado. o Respondido por el Jefe de TIC zonales o de Help Desk de Administración Central o a su vez por el técnico encargado en un máximo de 2 horas laborables. o El máximo tiempo de preparación de un equipo de cómputo debe ser máximo de 5 horas laborables, una vez que los requirentes hayan cumplido con todo el procedimiento. La realización de los respaldos de información de trabajo, debe ser efectuado por los funcionarios, en coordinación con el Jefe Inmediato de la Unidad o Dirección en la cual el funcionario preste sus servicios; considerando que ellos conocen la información relacionada con el trabajo que debe ser respaldada; acorde a la política de uso de servicios tecnológicos del INEC. Solamente en el caso de Directores se autoriza que sea su secretaria o asistente quien genere el ticket a su nombre. Deben acatarse los pasos de este procedimiento en el orden en que han sido establecidos. Página 3 de 13

4 8. RESPONSABILIDADES Cargo Director de Unidad de Administración Central, el Jefe de área de las Direcciones Zonales o su delegado del área requirente Director de DITIC en Administración central o Jefe de TIC Zonales. Jefe TIC Zonales, o Help Desk de Administración Central Responsabilidad En el caso de que un funcionario de su área de trabajo se le hayan asignado nuevas funciones u otras causas, las mismas que requieran un equipo con mejores prestaciones, debe justificar la necesidad de cambio de equipo adjuntando el correo de informe técnico, mediante correo electrónico a la Dirección de Tecnologías de la Información, de acuerdo al formato de correo correspondiente (FOR-GRE-05). En el caso de que la institución adquiera equipos informáticos con mejores especificaciones técnicas, debe disponer o determinar la distribución de los mismos. En caso de requerimiento de cambio de equipo solicitado por Director de Unidad de Administración Central o su delegado, o el Jefe de área de las Direcciones Zonales, autoriza y delega al técnico la determinación de disponibilidad de equipo que se ajuste a lo solicitado; en caso de negar la autorización, debe responder con la justificación respectiva. En el caso de cambio de equipo por obsolescencia, debe disponer y notificar el requerimiento de cambio, coordinando con el Jefe Guardalmacén de Administración Central o Página 4 de 13

5 de las Direcciones Zonales Técnico delegado Funcionario de área requirente En caso de requerimiento de cambio de equipo solicitado por el Director de Unidad de Administración Central o su delegado, o el Jefe de área de las Direcciones Zonales, debe informar acerca de la disponibilidad del equipo y solicita mediante correo al Jefe Guarda Almacén de Administración Central o de las Direcciones Zonales la asignación de éste al funcionario correspondiente. Emitir y enviar por correo electrónico informe del estado del equipo a ser cambiado, de acuerdo al formato definido (FOR-GRE-04). Configurar la cuenta de correo institucional con los respectivos respaldos. Efectuar el respaldo de la información (documentación y correo electrónico institucional) que contiene el equipo a devolver, en caso de requerir asesoría para esta tarea, puede solicitarla a un técnico. Generar el ticket del requerimiento de cambio de equipo, adjuntando el correo de autorización, por medio de la herramienta GLPI. Entregar el equipo a Help Desk o TIC zonales para que se efectúe el informe de estado, previo la devolución del mismo. Gestionar el cambio del equipo con el Guarda Almacén de Administración Central o de las Direcciones Zonales. Página 5 de 13

6 Jefe Guardalmacén de Administración Central o de las Direcciones Zonales Ser custodio y velar por el buen funcionamiento del equipo entregado. En caso que el informe Técnico del Estado del Equipo, debe indicar que el mismo se encuentra en mal estado, y se determine que es por mal uso, por parte del usuario custodio responsable, notificará, a la dirección Administrativa Financiera, para que proceda según le corresponda, bajo las normativas internas y de Administración Pública. Firmar junto con el funcionario la respectiva Acta de Entrega-Recepción de los equipos informáticos, de igual forma para la devolución de equipos informáticos. 9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CASO DE REQUERIMIENTO DE CAMBIO DE EQUIPO INFORMÁTICO ORDEN RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1 Funcionario Registra el ticket, Ticket solicitando la revisión del equipo informático., adjuntando el documento que justifique la razón de la revisión (Ej.: disposición de cambio de funciones). 2 Técnico de Help Desk en Administración Central o de TIC Zonales Atiende el ticket registrado, emite y adjunta el Informe Técnico del Estado del Equipo. Cierra ticket. Correo electrónico para Informe Técnico del Estado del Equipo (FOR- GRE-04). Página 6 de 13

7 3 Funcionario 1. Si procede el cambio, de acuerdo al informe técnico de estado de equipo, el funcionario debe efectuar el Procedimiento de devolución de equipo. (PRO-GRE-03) 2. Efectúa el respaldo de la información, (documentación y correo electrónico institucional). En caso de ser requerido, registra un ticket, solicitando la asesoría para obtener respaldos de correo electrónico institucional. 4 Director(a), Jefe de área requirente o su delegado 5 Director(a) DITIC o Jefe de TIC Zonales Solicita mediante correo electrónico dirigido al Director de DITIC o Jefe de TIC zonales el cambio de equipo, adjuntando el informe técnico del estado. En el caso de impresora, debe indicar los funcionarios a quienes debe ser configurada. 1. Autoriza, responde el correo y asigna a Help Desk la realización del requerimiento. 2. En caso de no autorizar el requerimiento, responde al remitente del correo con la respectiva justificación. Correo Electrónico (FOR-GRE-05). Correo de respuesta al remitente sobre la aprobación o no del requerimiento. Correo de asignación a Help Desk o Técnico de TIC Zonal (si se autorizó el requerimiento). Página 7 de 13

8 6 Jefe TIC Zonales, o Help Desk de Administración Central Solicita la asignación del equipo informático, mediante correo electrónico al Guardalmacén de Administración Central o de las Direcciones Zonales. Correo solicitando asignación de equipo. A: Guarda Almacén. CC: Todos los responsables. 7 Jefe Guardalmacén de Administración Central o de las Direcciones Zonales Entrega el equipo informático asignado al funcionario. 8 Funcionario 1. Genera el ticket, solicitando la configuración del equipo. Acta de Entrega Recepción. Ticket 9 Técnico de TIC Zonales o de Help Desk de Administración Central Caso equipo de cómputo 2. Entrega el equipo en TIC Zonales o Help Desk de Administración Central para su configuración, presentando el Acta de Entrega-Recepción. Caso copiadora o impresora 2. Espera a que un técnico de Help Desk lo asista en sitio. Caso equipos de cómputo: 1. Configura el equipo y notifica al funcionario en cuanto se encuentre listo. 2. Transferir la información respaldada por el funcionario al equipo asignado. Página 8 de 13

9 3. Cierra ticket. Caso equipo de impresión o copiado al área: 1. Configura el equipo el equipo en la ubicación física del área requirente. 2. Cierra ticket 10 Funcionario Caso equipos de cómputo Retira el equipo asignado. Caso impresora o copiadora Recibe la inducción respectiva en el manejo del equipo en sitio. CASO DE CAMBIO DE EQUIPO INFORMÁTICO POR OBSOLESCENCIA ORDEN RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1 Jefe TIC Zonales o 1. Dependiendo de la Correo electrónico Help Desk de disponibilidad de de asignación de Administración Central equipos informáticos, técnico para elabora listado de verificación de aquellos que requieren equipos. Adjunta cambio debido al Listado de equipos cumplimiento de su vida informáticos a útil. cambiar. 2. Designa, mediante correo electrónico, al técnico la verificación de los equipos a cambiar. 2 Técnico de Help Desk en Administración Central o de TIC Zonales Por cada equipo del listado, elabora y remite al Jefe TIC Zonales o Help Desk de Administración Central el informe técnico de Correo electrónico de Informe Técnico del Estado del Equipo (FOR-GRE-04). Página 9 de 13

10 estado del equipo informático. 3 Funcionario Realiza las actividades descritas en este procedimiento para el caso de requerimiento de cambio de equipos informáticos, adjuntando el informe técnico de estado. CASO DE CAMBIO DE EQUIPO INFORMÁTICO POR ADQUISICIÓN Y DISPOSICIÓN ORDEN RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1 Director(a) DITIC o Jefe Si la Institución adquiere Correo electrónico de TIC Zonales nuevo equipamiento, de disposición. dispone al Jefe de Help Desk o Técnico delegado en TIC Zonales, el cambio de equipos informáticos a determinado grupo de 2 Jefe TIC Zonales o Help Desk de Administración Central funcionarios o autoridades para ejecución de proyectos institucionales. Designa al técnico para que se proceda con la configuración de los equipos. 3 Funcionario Realiza las actividades descritas en este procedimiento para el caso de requerimiento de cambio de equipos informáticos. Correo electrónico de asignación de técnico. Página 10 de 13

11 10. FORMATOS: NOMBRE DEL FORMATO Formato de correo electrónico para informe técnico de estado. Formato de correo electrónico para solicitud de cambio de equipo. CÓDIGO DE FORMATO FOR-GRE-04 FOR-GRE HISTORIAL DE VERSIONES Versión Descripción del Cambio Responsable Fecha de Cambio Fecha de Aprobación 01 Creación del documento Ing. Mercy Anchundia 09/07/ /10/ ANEXOS Formato de correo electrónico para informe técnico de estado de equipo (FOR-GRE-04). Partes del Informe Debe contener Destinatario Funcionario Con Copia Director, su delegado o Jefe de Área requirente, Guardalmacén, Jefe de Help desk o Jefe de TIC zonales. Asunto Informe de estado de (indicar el tipo de equipo informático) Ciudad/Fecha (Ej.: Quito, lunes 08 de julio del 2013) Cuerpo Mediante el presente documento informo que (indicar el tipo de equipo informático), que se encuentra bajo custodia de (indicar el funcionario custodio), funcionario(a) de (indicar la dirección a la que pertenece), se encuentra en estado (indicar si se encuentra en condiciones operativas o no y las observaciones técnicas que ameriten) Las características del (tipo de equipo) son las Página 11 de 13

12 siguientes: (Marca, modelo, serie). Anexos (Opcional) Documento de sustento para el informe técnico. Formato de correo electrónico para solicitud de cambio de equipo informático (FOR-GRE-05). Partes del Informe Debe contener Destinatario Director de DITIC o Jefe de TIC Zonales Asunto Solicitud de cambio de equipo Ciudad/Fecha (Ej.: Quito, lunes 08 de julio del 2013) Cuerpo Estimado Sr(a). Director(a) de TIC / Jefe de TIC. Anexo (Obligatorio) En caso de cambio de equipo de cómputo: Solicito a usted que autorice y delegue a quien corresponda, el cambio de equipo de cómputo para el funcionario (indicar número de cédula, nombres, apellidos, área y cargo) debido a (Ej.: cambio de sus funciones) y acorde al informe técnico adjunto.. En caso de cambio de impresora o copiadora: Solicito a usted que autorice y delegue a quien corresponda, el cambio de (copiadora o impresora), cuyo custodio es (indicar número de cédula, nombres, apellidos, área y cargo), acorde al informe técnico adjunto.. (Si se trata de impresora debe indicarse los funcionarios a quienes debe ser configurada). Correo de informe técnico de estado (FOR-GRE-04). Página 12 de 13

13 13. FIRMAS DE APROBACIÓN Elaboró Revisó Aprobó Nombre Ing. Mercy Anchundia Heinz Cerda Ing. Geoconda Ocampo Analista de Directora de Cargo Tecnologías de la Información y Jefe de Help Desk Tecnologías de la Información y Comunicación 2 Comunicación Firma Fecha Lunes, 7 de Octubre del 2013 Página 13 de 13