UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

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1 UNIVERSIDAD CÓRDOBA de 6 ÍNDICE. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. FINICIONES 2 4. CONTENIDO 3 4. GENERALIDAS POLÍTICAS OPERACIÓN SARROLLO L PROCEDIMIENTO 3 5. DOCUMENTOS REFERENCIA 4 6. REGISTROS 4 7. CONTROL CAMBIOS 5 8. ANEXOS 6 Elaborado por Elkin Rojas Mestra Firma: Cargo Jefe Oficina de Talento Humano Revisado por Diana Martelo Barrios Firma: Cargo Jefe Oficina de Aseguramiento de la Calidad (E) Aprobado por Carlos Frasser Arrieta Firma: Cargo Vicerrector Administrativo

2 UNIVERSIDAD CÓRDOBA 2 de 6. OBJETIVO Realizar las afiliaciones y pagos al sistema de en salud, pensión, riesgos profesionales y parafiscales de los funcionarios de la Institución, de manera oportuna, de acuerdo a las normas establecidas, con el fin de contribuir a la normal prestación de los servicios por parte de las administradoras. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las actividades necesarias para realizar las afiliaciones y pagos al Sistema de Salud, pensión, riesgos profesionales y parafiscales de todos los empleados de la Universidad de Córdoba y va desde la recepción de contratos y nombramientos, hasta el envío de las afiliaciones y pagos a cada una de las administradoras de los servicios. 3. FINICIONES AFILIACIÓN: Acto jurídico que debe cumplir con los requisitos legales (diligenciamiento y suscripción de formulario oficial) de todo empleador y Servidor Público. AFP: Administradora de Fondos de Pensión. APORTE: Porcentaje que se descuenta a los trabajadores y empleadores para cubrir el gasto de la pensión y gastos de salud. ARP: Administradora de riesgos profesionales. EPS: Entidades Promotoras de Salud o núcleos organizativos básicos del sistema de. Su función es la de administrar los servicios de salud y los recursos del Sistema General de Seguridad Social SISTEMA GENERAL SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD: Conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos destinados a garantizar a toda la población el servicio de salud en todos los niveles. Garantizar las prestaciones económicas y de salud a quienes tienen una relación laboral o capacidad económica suficiente para afiliarse al sistema. PILA: Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

3 UNIVERSIDAD CÓRDOBA 3 de 6 4. CONTENIDO 4. GENERALIDAS El procedimiento de afiliación y pago al Sistema de Seguridad Social en salud, pensión, riesgos profesionales y parafiscales, pretende mantener al día los aportes a de cada servidor público, que debe hacer la Universidad de Córdoba, propendiendo a asegurar su bienestar y buen desarrollo en la Institución. Además, se busca que cada uno de ellos cuente con una oportuna, que contribuya al mejoramiento de sus niveles de vida tanto social como personal. 4.2 POLÍTICAS OPERACIÓN La Universidad afiliará oportunamente a sus funcionarios al Sistema General de Seguridad Social y la afiliación se hará conforme a lo establecido en la Ley 00 de 993 y sus decretos reglamentarios. 4.3 SARROLLO L PROCEDIMIENTO Pasos Responsable Descripción 2 3 Funcionario 4 5 Administradoras 6 Recibe de los profesionales de nómina, copia de las Actas de posesión del personal de planta que ingresa a la Institución, de las informaciones básicas de docentes catedráticos y ocasionales, de los contratos a término fijo, contratos de aprendizaje y resolución de vinculación de monitores, becarios y supernumerarios. Informa a los funcionarios, monitores o becarios a vincular, para que se dirijan a la Oficina de Talento Humano - Sección de Seguridad Social a legalizar la afiliación. Si es un funcionario nuevo, entrega carta de autorización de afiliación a, certificaciones de las EPS y AFP a los que se encuentra afiliado y copia del documento de identidad. Si es funcionario que ingresa periódicamente (catedráticos, ocasionales, Monitores, Becarios y funcionarios vinculados a través de contrato a término fijo), entrega documento de identidad. Diligencia los formularios de afiliación y los envía a las diferentes administradoras, relacionándolos en el formato Envío de Afiliaciones (FGRH-082). Realizan la afiliación respectiva y envían copia del formulario de afiliación radicado al. Recibe las copias de los formularios de afiliación. Entrega copia al funcionario afiliado y al archivo de gestión de la Oficina, para anexar en la historia laboral. Cuando una afiliación no es admitida, se le comunica al funcionario y se procede a hacer las correcciones a que haya

4 UNIVERSIDAD CÓRDOBA 4 de 6 Pasos Responsable Descripción lugar para afiliar al funcionario Jefe Oficina de Talento Humano Recibe mensualmente de los profesionales de nómina las novedades en el formato Reporte de Novedades de Nomina (FGRH-042) y las ingresa al portal liquidador de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Realiza liquidación, elabora las cuentas para pagos según formato de solicitud de adquisición de bienes y servicios (FGCA-002) y las remite al Jefe de la Oficina de Talento Humano para su aprobación. Revisa, firma las cuentas para pago y remite a la Oficina financiera. 0 Oficina financiera Realiza el trámite respectivo para el pago a la. Tesorero 2 Recibe las cuentas de pago y realiza los giros electrónicos por el portal liquidador de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Guarda en medio magnético los reportes de pago de la PILA. Fin del Procedimiento 5. DOCUMENTOS REFERENCIA Referencia Fecha de Emisión Breve Descripción No aplica Ente que expide la Norma 6. REGISTROS CÓDIGO NOMBRE No aplica Formularios de Afiliación Formato FGRH- reporte 042 novedades de nómina FGRH- 082 Formato envío de RESPONSABLE DILIGENCIARLO LUGAR Archivo de Gestión Archivo de Gestión Archivo de Gestión MEDIO TIEMPO DISPOSICIÓN Físico 4 años Conservar Físico 2 años Eliminar Físico 2 años Eliminar

5 UNIVERSIDAD CÓRDOBA 5 de 6 CÓDIGO NOMBRE No aplica No aplica RESPONSABLE DILIGENCIARLO afiliaciones Carta y certificaciones Funcionario de afiliación Reportes de pago de la PILA LUGAR Archivo de Gestión Archivo de Gestión MEDIO TIEMPO Magnético 4 años Magnético 4 años Conservar DISPOSICIÓN Conservar 7. CONTROL CAMBIOS VERSIÓN No. SCRIPCIÓN L CAMBIO FECHA L DOCUMENTO ANTERIOR En el aparte 4.. Generalidades se incluyó lo siguiente: Además, se busca que cada uno de ellos cuente con una 3-sep-2006 oportuna, que contribuya al mejoramiento de sus niveles de vida tanto social como personal. Se suprimió el nombre del responsable en cada paso, reemplazándolo por el rol que desempeña cada participante 3-sep-2006 del procedimiento. Se cambió la redacción general del procedimiento en el 3-sep-2006 aparte de descripción de cada paso. Se incluyeron los registros FGRH-042, FGRH-082 y FGCA-00 cambiando así, el responsable de diligenciarlo, lugar de archivo, medio de archivo, tiempo de archivo y la 3-sep-2006 disposición. Se suprimió el formato FGRH-059 del procedimiento. Se eliminaron del procedimiento los documentos de 3-sep-2006 referencia. 2 Se modificó el nombre del procedimiento 0-Agos Se incluyó en el objetivo, alcance y generalidades del 0-Agos-2008 procedimiento la palabra Parafiscales. 2 Se incluyeron las definiciones de PILA y parafiscales. 0-Agos Se modificó el procedimiento. 0-Agos Se modificó el Flujograma. 0-Agos Se eliminó el registro planillas de pago. 0-Agos Se agregó el registro Reportes de pago de la PILA 0-Agos Se eliminaron las definiciones de Cotización, empleador, -Agos-200 parafiscales y FOSYGA. 3 Se modificaron las políticas de operación -Agos Se modificó el Desarrollo del Procedimiento. -Agos-200

6 UNIVERSIDAD CÓRDOBA 6 de 6 VERSIÓN No. SCRIPCIÓN L CAMBIO FECHA L DOCUMENTO ANTERIOR 3 Se eliminó el flujograma -Agos En el numeral 5 Registros, se elimina el Formato FGCA-00 Solicitud de Adquisición y/o bienes y servicios. -Agos Se agregó el registro: Carta y certificaciones de afiliación -Agos ANEXOS No aplica