nom Manual de Cierre de Ejercicio 2015 GUÍA PRÁCTICA: PAGAS EXTRAS

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1 nom Manual de Cierre de Ejercicio 2015 GUÍA PRÁCTICA: PAGAS EXTRAS

2 Sumario (para acceder, pulse sobre el documento que desee visualizar) Prólogo... 3 PARTE I: Proceso de Cierre del Ejercicio Esquema del proceso a seguir Entrada de Incidencias para el mes de diciembre Regularización del I.R.P.F. del mes de diciembre Cómo comparar los datos de la regularización de IRPF de a3asesor nom con los datos del programa de Hacienda? Qué sucede si antes de realizar la regularización del mes de diciembre ya tenía calculada la Paga Extra o bien, una paga de Atrasos? Cálculo de la Paga Extra del mes de diciembre Cálculo de la Paga Mensual del mes de diciembre Listado Cuadre de Cuotas de IRPF Para qué sirve el Listado Cuadre de Cuotas de IRPF? PARTE II: Previsión IRPF año Previsión IRPF año Puede calcular la nómina de enero de 2016 en cualquier momento? Manual de Cierre de Ejercicio 2

3 Prólogo En este breve y práctico manual encontrará una recopilación de información útil para realizar los procesos de regularización del porcentaje de retención de IRPF, cierre de ejercicio y apertura del nuevo. La estructura de la guía está basada en la secuencia de procesos a seguir, con la explicación detallada de la operativa a realizar en la aplicación. Le recomendamos que lo tenga siempre a mano ya que, además de servirle como herramienta de formación, le puede ser de gran ayuda para resolver dudas puntuales o casos concretos. Esperamos le sea de gran utilidad, El Equipo de Posventa. Wolters Kluwer A3 Software Manual de Cierre de Ejercicio 3

4 PARTE I: Proceso de Cierre del Ejercicio Esquema del proceso a seguir Nuestra recomendación Es importante que planifique con la suficiente antelación la ejecución de este proceso, dado que la paga del mes de diciembre es la última oportunidad para ajustar la retención anual de IRPF (a lo establecido en la legislación vigente). La secuencia del proceso, de manera general, se refleja en el esquema siguiente: 1. Entrada de Incidencias de conceptos variables para el mes de diciembre 2. Regularización de I.R.P.F. del mes de diciembre 3. Cálculo de la Paga Extra del mes de diciembre (1) 4. Cálculo de la Paga Mensual de diciembre 5. Listado de Cuadre de Cuotas de IRPF Cuotas Cuadran Cuotas no Cuadran SI Fin del proceso NO Se recalcula la paga de diciembre forzando el % propuesto? (1) El cálculo de la Paga Extra, también puede realizarlo antes del punto 2. Regularización del mes de diciembre, así como el cálculo de otras pagas que tenga en el mes (Atrasos y Otras Complementarias) Manual de Cierre de Ejercicio 4

5 1.- Entrada de Incidencias de conceptos variables para el mes de diciembre Desde el punto Cálculo/ Gestión de incidencias/ Mantenimiento de incidencias se introducen todos aquellos importes variables que afectan a las pagas mensuales, a través de la incidencia 1. Sus funciones son básicamente 3: 1) Modificar el importe de conceptos fijos que tenga el trabajador en su ficha (prevalecerán los importes forzados a través de esta incidencia). 2) Añadir un concepto variable que afecte al mes de diciembre (comisiones, mejoras voluntarias, etc ). La incidencia se puede introducir en cualquier día del mes en el que queramos que sea efectiva: 3) Anular un concepto que tenga el trabajador fijo en la ficha. En este caso, debemos introducir el concepto y, en el campo Unidades, informar un 0,01: Incidencias específicas para Pagas Extras (Incidencias 21 y 22) Si debemos realizar alguna modificación de los datos de una Paga Extra que afecte a todos los trabajadores, modificaremos el/los dato/s en el centro de trabajo y volveremos a calcular las Pagas Extras para los trabajadores afectados. Manual de Cierre de Ejercicio 5

6 En el caso de que las modificaciones afecten únicamente a determinados trabajadores, utilizaremos las incidencias de Pagas Extras que se detallan a continuación: Incidencia 21-Cptos. variables para P.Extra: Si desea modificar el cobro. Incidencia 22-Datos Devengo Pagas Extras: Si desea modificar los días de descuento por absentismos o el % medio de cobro en los casos de contratos a tiempo parcial. No obstante, estas incidencias no se tendrán en cuenta para la Previsión del IRPF si la paga extra no está calculada. Si la paga extra ya está calculada, al hacer la Previsión del IRPF se tendrá en cuenta lo realmente cobrado en esta paga. Recuerde que Para información más detallada sobre el funcionamiento de las incidencias 21 y 22, consulte el Manual Práctico de Pagas Extras. 2.- Regularización del mes de diciembre Calcule la previsión del IRPF de los trabajadores de la empresa, seleccionando como fecha de cálculo: diciembre. De esta manera, la aplicación tendrá en cuenta todas las cantidades que los trabajadores han percibido hasta el momento y realizará una previsión de la paga mensual de diciembre (que son retribuciones pendientes de cobro) y de la paga extra, si ésta no se ha calculado Cómo comparar los datos del IRPF de a3asesor nom con los datos del programa de Hacienda? Para comparar los datos de la regularización del IRPF de a3asesor nom con los datos del programa de Hacienda, debe seguir estos pasos: 1) Acceda a la ficha del trabajador, pulse el botón Datos IRPF y, a continuación, acceda a Detalle del Cálculo. Manual de Cierre de Ejercicio 6

7 2) Seleccione la regularización de Diciembre y pulse el botón Listar para visualizar el detalle por pantalla. Si lo desea, puede también obtener el listado a través de impresora. 3) Para comparar los datos que contiene este listado, acceda al programa de regularización de Hacienda e introduzca los datos que le solicita. A tener en cuenta En julio de 2015 se modificó el cálculo de la regularización de IRPF. Por tanto, deberá utilizar el programa de la AEAT: A partir del 12 de julio de Manual de Cierre de Ejercicio 7

8 Los datos económicos los puede encontrar en el punto 1 del Detalle del Cálculo (Obtención de la Base para Calcular el Tipo de Retención): En este apartado indique, además, si el trabajador tiene derecho a la Deducción por Adquisición/ Rehabilitación de Vivienda Habitual y el Régimen correspondiente en función del año de adquisición o rehabilitación de la vivienda: Manual de Cierre de Ejercicio 8

9 4) A continuación, acceda al apartado Datos Regularización y marque la causa de la regularización informando, además, los datos que encontrará en el punto 3 del Detalle del Cálculo (Tipo de Retención). Manual de Cierre de Ejercicio 9

10 5) Por último, pulse sobre la pestaña de Resultado para comparar con el % que propone el programa de Hacienda Qué sucede si antes de realizar la regularización del mes de diciembre ya ha calculado la Paga Extra o bien, una paga de Atrasos? Si la Paga Extra ya está calculada o bien existen pagas de Atrasos en el mes de diciembre (con fecha de cobro entre el día 1 y el 31 de diciembre) que ya han sido calculadas, al realizar la regularización durante este mes, la aplicación tendrá en cuenta los importes de estas pagas como retribución ya satisfecha, con lo cual la regularización del IRPF será correcta. 3.- Cálculo de la Paga Extra del mes de diciembre Calcule la paga extra de los trabajadores, siguiendo la operativa habitual. Recuerde que Si ya tiene calculada la paga extra y, posteriormente, introduce alguna incidencia que afecta al cálculo de esta paga (por ejemplo, una I.T.), para que la aplicación realice el descuento de esos días de I.T. en la extra, deberá volver a calcular la paga extra del trabajador. Manual de Cierre de Ejercicio 10

11 4.- Cálculo de la Paga Mensual del mes de diciembre Calcule la paga mensual de los trabajadores, siguiendo la operativa habitual. 5.- Listado Cuadre de Cuotas IRPF Acceso IRPF/ Listado Cuadre de Cuotas IRPF. Recuerde que Este listado sólo podrá efectuarse una vez calculadas todas las pagas del año, incluidas la paga mensual y la paga extra del mes de diciembre. De lo contrario, a3asesor nom no dispondrá de la información suficiente para efectuar el listado con garantías. Si el listado detecta diferencias de retención, propondrá un % a aplicar en la paga mensual de diciembre para compensar esa diferencia de retención. Si el porcentaje que propone el Listado de Cuadre es el mismo que el trabajador tiene en ese momento en la ficha, como % de retención aparecerá: Para qué sirve el Listado Cuadre de Cuotas de IRPF? Para aquellos casos en los que usted no haya realizado las regularizaciones legalmente establecidas. En estos supuestos el listado le propondrá, en función de la retribución anual final, un tipo de retención a aplicar en la nómina mensual de diciembre para alcanzar la cuota de retención anual. A tener en cuenta Para información más detallada sobre el Listado Cuadre de Cuotas IRPF, consulte la Guía Listado Cuadre de Cuotas Manual de Cierre de Ejercicio 11

12 1.- Previsión IRPF año 2016 PARTE II: Previsión IRPF año Puede calcular la nómina de enero de 2016 en cualquier momento? No es necesario esperar a tener realizados todos los procesos de Fin de Año, modelo 190, etc..., para realizar cálculos del año Con la versión actual de a3asesor nom, ya se han actualizado en la aplicación las siguientes tablas para el 2016, con los importes publicados en el Proyecto de Ley de Presupuestos Generales del Estado para el 2016: - Tabla de Bases y Tipos de Cotización - Tabla de Escala y Reducciones Asimismo, según lo publicado en la Resolución de 19 de octubre de 2015, de la Dirección General de Empleo, por la que se publica la relación de fiestas laborales para el año 2016, se ha adaptado el Calendario Laboral correspondiente al año 2016 en la aplicación. A tener en cuenta Si se produjese alguna modificación de estas tablas, debería volver a recalcular las nóminas del 2016 para que la aplicación tuviese en cuenta los cambios realizados. Para realizar el cálculo de Previsión de I.R.P.F. del ejercicio 2016, puede proceder de dos formas: A nivel masivo: Desde el punto IRPF/ Cálculo Ingr. Anuales y % IRPF realice el cálculo de la previsión informando como fecha 01/2016. A nivel individual: Desde la ficha del trabajador pulse el botón Datos IRPF. Manual de Cierre de Ejercicio 12