EMISIÓN DE FACTURA EXTERNA CENTRALIZADA

Transcripción

1 Sede Electrónica EMISIÓN DE FACTURA EXTERNA CENTRALIZADA GUÍA RÁPIDA DEL PROCEDIMIENTO TELEMÁTICO. 1

2 INDICE EMISIÓN DE FACTURA EXTERNA CENTRALIZADA...1 GUÍA RÁPIDA DEL PROCEDIMIENTO TELEMÁTICO ACCESO AL PROCEDIMIENTO CUMPLIMENTAR DATOS A EFECTOS DE NOTIFICACIÓN CUMPLIMENTAR FORMULARIO FIRMAR Y ENVIAR OBTENER COPIA FIRMADA DE LA SOLICITUD ANULACIÓN DE LA PETICIÓN REALIZADA ACCESO AL AREA PERSONAL DE ESTELA CONCLUIR SOLICITUDES NO FINALIZADAS CONSULTAR EL ESTADO DE TRAMITACIÓN DE LA SOLICITUD DESCARGAR COPIA FIRMADA RESOLUCIÓN DE LA SOLICITUD

3 Tabla de Imágenes Imagen 1.- Portal de la Universidad de Sevilla....6 Imagen 2.- Acceso al catálogo de procedimientos y servicios de la USE... 6 Imagen 3.- Buscador de procedimientos y servicios... 7 Imagen 4.- Selección del procedimiento...7 Imagen 5.- Ficha informativa del procedimiento Imagen 6.- Selección del certificado digital....8 Imagen 7: Pantalla Alta de Solicitud... 9 Imagen 8.- Seleccionar tipo de creación de solicitud... 9 Imagen 9.- Cumplimentación del formulario (1) Imagen 10.- Cumplimentación del formulario (2) Imagen 11.- Adjuntar documentación adicional. Tarea no obligatoria (1) Imagen 12.- Adjuntar documentación adicional. Tarea no obligatoria (2) Imagen 13.- Firmar y enviar (1) Imagen 14.- Firmar y enviar (2) Imagen 15.- Obtener copia firmada de la solicitud (1) Imagen 16.- Obtener copia firmada de la solicitud (2) Imagen 17.- Obtener copia firmada de la solicitud (3) Imagen 18.- Obtener copia registrada de la solicitud (4) Imagen 19.- Solicitar la anulación de una petición de factura (1) Imagen 20.- Solicitar la anulación de una petición de factura (2) Imagen 21.- Solicitar la anulación de una petición de factura (3) Imagen 22.- Solicitar la anulación de una petición de factura (4) Imagen 23.- Solicitar la anulación de una petición de factura (5) Imagen 24.- Solicitar la anulación de una petición de factura (6) Imagen 25.- Solicitar la anulación de una petición de factura (7) Imagen 26.- Solicitar la anulación de una petición de factura (8) Imagen 27.- Acceso al Area Personal de Estela (1) Imagen 28.- Solicitar la anulación de una petición de factura (2) Imagen 29.- Acceder a un expediente pendiente de concluir Imagen 30.- Acceder para consultar el estado de expedientes Imagen 31.-Pantalla de expediente finalizado o en fase de tramitación por el Servicio Imagen 32.- Opciones del menú de pantalla Imagen 33.- Descargar la factura (1)...24 Imagen 34.-Descargar la factura (2)...24 Imagen 35.-Descargar la factura (3)...25 Imagen 36.-Descargar la factura (4)

4 Imagen 37.-Descargar la factura (5)

5 INTRODUCCIÓN El procedimiento EMISIÓN DE FACTURA EXTERNA CENTRALIZADA tiene por objeto facilitar a los gestores de las diferentes unidades de Gasto de la USE, la presentación telemática de solicitudes cuya finalidad es solicitar al Servicio de Contabilidad la emisión de una factura, dentro del marco de su competencia, y de carácter centralizado. Con el uso de este procedimiento, los solicitantes se garantizan la presentación de la solicitud, así como la recepción de la factura emitida de forma telemática. 5

6 1. ACCESO AL PROCEDIMIENTO Para utilizar el procedimiento telemático de Emisión de factura externa centralizada ha de acceder a la SEDE ELECTRÓNICA de la Universidad de Sevilla. Dicho acceso puede realizarlo: a.- Directamente a través del enlace b.- A través del portal de la Universidad de Sevilla ( Desde este portal, acceda a la Sede pulsando en el icono SEDE ELECTRÓNICA DE LA USE. Imagen 1.- Portal de la Universidad de Sevilla. Si desea iniciar la presentación de una solicitud, ha de acceder a través del CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SERVICIOS. Imagen 2.- Acceso al catálogo de procedimientos y servicios de la USE. A continuación, le aparecerá el buscador mediante el cual podrá localizar el procedimiento. Para ello existen varios criterios de búsqueda que puede utilizar aislada o conjuntamente: - Descripción: introduciendo el nombre exacto EMISIÓN DE FACTURA EXTERNA CENTRALIZADA. 6

7 - Perfil: seleccionando el colectivo OTROS. - Área: seleccionando el área ECONÓMICA. Imagen 3.- Buscador de procedimientos y servicios. Tras pulsar en Buscar, se le mostrará el procedimiento, o una lista con los procedimientos por área o perfil, según haya manejado los criterios de búsqueda. Para continuar, pulse sobre el nombre del procedimiento para que se le muestre la ficha informativa básica del mismo. Imagen 4.- Selección del procedimiento. 7

8 Una vez pulsado el procedimiento, el sistema le mostrará la FICHA INFORMATIVA donde tendrá información completa sobre el mismo. Para comenzarlo pulse Iniciar Trámite. Imagen 5.- Ficha informativa del procedimiento. En este punto el sistema le pedirá que se identifique seleccionando el certificado digital correspondiente o Dni-e, conforme se muestra a continuación : Imagen 6.- Selección del certificado digital. 1º) Marcamos nuestro certificado digital 2º) Pulsamos en aceptar A partir de esta identificación puede proceder conforme a los apartados siguientes. 2.1 CUMPLIMENTAR DATOS A EFECTOS DE NOTIFICACIÓN Se mostrará la pantalla de Alta de solicitud (Imagen 7). En ella podrá introducir los datos requeridos, en el caso de que aparezcan en blanco, confirmar los preexistentes o modificarlos. Dichos datos son los que se tendrán en cuenta a efectos de avisos, comunicaciones y notificaciones. 8

9 Imagen 7: Pantalla Alta de Solicitud Una vez completados estos datos, pulse Comenzar para proceder a la presentación de la solicitud. 2.2 CUMPLIMENTAR FORMULARIO. Este procedimiento le permite crear una solicitud de factura nueva, introduciendo todos los datos requeridos, o reutilizar los datos introducidos en una solicitud anterior. Para ello, lo primero que ha de seleccionar es una de estas opciones: Imagen 8.- Seleccionar tipo de creación de solicitud 9

10 Con objeto de señalar aquellos campos que requieren una especial atención en su cumplimentación, en este caso, seleccionaremos NUEVA SOLICITUD. Imagen 9.- Cumplimentación del formulario (1) Pulsaremos en Guardar para que se nos muestre el formulario. Imagen 10.- Cumplimentación del formulario (2) 1.- Datos del tramitador que solicita la factura. 2.- Datos del destinatario de la factura. IMPORTANTE: si no estuviera dado de alta como Tercero en UXXI- Económico, contacte con la Unidad Sorolla para que se incluya previamente. Si no está de alta no podrá guardar el formulario. 10

11 3.- Datos de la factura. Una vez cumplimentados los datos requeridos, pulse en Guardar. Le aparecerá una pantalla que le permitirá adjunta cualquier documento que considere necesario. Imagen 11.- Adjuntar documentación adicional. Tarea no obligatoria (1). Una vez adjuntado el documento, se le mostrará el mismo. 11

12 Imagen 12.- Adjuntar documentación adicional. Tarea no obligatoria (2). Pulse en. Se le mostrará de nuevo la pantalla para incorporar documentos por si considera necesario adjuntar algún otro. En caso contrario, pulse en. 2.3 FIRMAR Y ENVIAR. Al ejecutar lo descrito anteriormente, se le mostrará el documento pdf de solicitud, para que el mismo sea enviado al Servicio encargado de su tramitación, pulse Imagen 13.- Firmar y enviar (1)., procediendo conforme a la secuencia siguiente: 12

13 A continuación, seleccione su certificado digital y pulse Aceptar, Imagen 14.- Firmar y enviar (2). Acepte, igualmente, el aviso de firma que le aparecerá en pantalla, 2.4 OBTENER COPIA FIRMADA DE LA SOLICITUD. Si desea obtener una copia firmada de su solicitud, antes de abandonar la sesión, pulse en Documentos de menú izquierdo de la pantalla. Imagen 15.- Obtener copia firmada de la solicitud (1). 13

14 Se le mostrará la siguiente pantalla, en la que podrá acceder a su copia pulsando en el icono de la lupa de la columna Ver documento. Imagen 16.- Obtener copia firmada de la solicitud (2). Imagen 17.- Obtener copia firmada de la solicitud (3). 14

15 Podrá imprimir o guardar una copia del documento pulsando en el icono correspondiente. Imagen 18.- Obtener copia registrada de la solicitud (4). 15

16 2. ANULACIÓN DE LA PETICIÓN REALIZADA Es posible que, una vez solicitada una factura, sea necesario anular dicha petición. En dicho caso, procederemos como se describe a continuación: a.- Accederemos a la Sede electrónica y pulsaremos en Area Personal de ESTELA. Imagen 19.- Solicitar la anulación de una petición de factura (1). Imagen 20.- Solicitar la anulación de una petición de factura (2). 16

17 b.- Seleccionaremos la pestaña Expedientes y pulsaremos en el acceso al expediente de la petición que queremos anular. Imagen 21.- Solicitar la anulación de una petición de factura (3). c.- Entramos en el expediente a través de la flecha mostrada. Imagen 22.- Solicitar la anulación de una petición de factura (4). 17

18 c.- Ejecutamos el evento, situado en el menú izquierdo de la pantalla. Imagen 23.- Solicitar la anulación de una petición de factura (5). El sistema le advertirá que, una vez iniciado el evento, no podrá deshacerlo. Pulse en Aceptar. Imagen 24.- Solicitar la anulación de una petición de factura (6). 18

19 En este punto, pueden ocurrir dos situaciones: que se pida la anulación de una factura emitida y no cobrada, o que sea necesario solicitar la anulación de una petición que aún no tenga la factura emitida. En este último caso, los datos de los campos aparecerán vacios. Proceda a introducir los motivos por los que solicita la anulación en el campo correspondiente. Imagen 25.- Solicitar la anulación de una petición de factura (7). A continuación pulse Guardar. Se le mostrará la pantalla siguiente. Imagen 26.- Solicitar la anulación de una petición de factura (8). 19

20 3. ACCESO AL AREA PERSONAL DE ESTELA A través de Área Personal de Estela podrá: Concluir aquellas solicitudes de facturas que hubiera comenzado y no hubiera concluido mediante la tarea de Firmar y Enviar Consultar el estado de tramitación de aquellas solicitudes que haya concluido (firmado y enviado) Descargar copia firmada de las solicitudes enviadas y que no haya guardado o impreso en su momento. Para ello, acceda desde el portal de la Sede electrónica, a través de Área Personal de ESTELA. Es importante, en caso de consulta, acceder directamente por esta vía, evitando los pasos descritos en el punto 2, ya que supondría la generación de un nuevo expediente innecesariamente. Imagen 27.- Acceso al Area Personal de Estela (1) Imagen 28.- Solicitar la anulación de una petición de factura (2). 20

21 3.1 CONCLUIR SOLICITUDES NO FINALIZADAS En este caso, acceda a través de Área Personal de ESTELA conforme a lo descrito anteriormente. Seguidamente identifíquese conforme a lo descrito en el punto 2. A continuación, se le mostrará la siguiente pantalla abierta, inicialmente, en la pestaña Tareas pendientes y que corresponde a la de aquellos expedientes, de cualquier procedimiento, no concluidos. Sería el caso de expedientes que hubiera abandonado sin concluir la tarea de Firmar y enviar. Para continuar con el expediente cuya conclusión está pendiente, pulse Acceso expediente. Imagen 29.- Acceder a un expediente pendiente de concluir. En caso de mostrar la pantalla una larga lista de expedientes, puede localizar los de un procedimiento concreto mediante el siguiente buscador. Se le mostrará el expediente en el punto en el que abandonó la sesión. Proceda conforme a lo descrito en los puntos 2.2 y siguientes. 3.2 CONSULTAR EL ESTADO DE TRAMITACIÓN DE LA SOLICITUD. Si pulsa en la pestaña Mis expedientes, se mostrarán todos aquellos que haya iniciado y que pueden encontrarse en alguno de los siguientes estados: - finalizados - tramitándose (bandeja de tareas del tramitador del Servicio receptor). - con tareas pendientes de realizar por usted (corresponden a los mostrados en la pestaña Tareas pendientes ). 21

22 Imagen 30.- Acceder para consultar el estado de expedientes. Para acceder al expediente pulse en Acceso expediente. Según el estado del mismo, se le mostrará una de las siguientes pantallas: Expedientes con tareas pendientes por su parte: Le mostrará la pantalla donde abandonó la sesión para que pueda continuarla. Expedientes finalizados en su totalidad o en la bandeja del tramitador del Servicio correspondiente: en este caso se le mostrará la siguiente pantalla. En ambos casos, usted no tiene ninguna actividad pendiente respecto al mismo. Imagen 31.-Pantalla de expediente finalizado o en fase de tramitación por el Servicio. 22

23 A través de esta pantalla puede consultar los detalles de su expediente mediante el menú izquierdo de la misma : Imagen 32.- Opciones del menú de pantalla. Se le mostrará la pantalla de Alta de Expediente (ver punto 2.1-imagen 7). Podrá modificar sus datos para comunicaciones posteriores, e incluso exportar la modificación al resto de exptes que tenga activos en ESTELA. Se le mostrarán las distintas fases por las que su expediente ha pasado. No obstante, aquí no se muestra la de finalización. Se mostrarán los documentos generados y/o incorporados durante la tramitación del procedimiento. Podrá descargar y/o imprimirlos cuantas veces sea necesario. Se mostrarán todos los mensajes que el sistema ha remitido a la dirección de correo electrónica que figurara en Alta de Expedientes y/o en los formularios cumplimentados por usted. 3.3 DESCARGAR COPIA FIRMADA. Proceda conforme al punto 3 para acceder al Area Personal. A continuación, pulse la pestaña Mis expedientes. Cuando obtenga la lista de expedientes, acceda al expediente que desea seleccionar a través del icono Acceso expediente. de la columna Una vez dentro del expediente, localice Documentos en el menú que aparecerá a la izquierda de su pantalla (ver imagen 36). Se le mostrarán todos los documentos presentados, generados y/o incorporados al expediente. Podrá descargar o imprimir los mismos a través de Ver documento (proceda igual que en lo reflejado en el punto 2.4 para Obtener copia registrada de su solicitud ). 23

24 4. RESOLUCIÓN DE LA SOLICITUD Una vez que el Servicio de Contabilidad haya emitido la factura solicitada, recibirá en su correo electrónico el siguiente mensaje: Se ha emitido la factura solicitada, con nº 201X Deberá remitirla al tercero y registrar la fecha de envío en el expediente electrónico, para poder proseguir la tramitación. El texto de este mensaje está pendiente de revisión por lo que solo debe ser atendido, por ahora, para descargar la factura y remitirla al tercero por correo postal. Para ello procederemos conforme a la secuencia siguiente: a.- Accedemos al Area Personal de Estela y nos posicionamos en la pestaña Mis Expedientes. Imagen 33.- Descargar la factura (1) Imagen 34.-Descargar la factura (2) 24

25 Imagen 35.-Descargar la factura (3) Imagen 36.-Descargar la factura (4) 25

26 Imagen 37.-Descargar la factura (5) NOTA: Para ampliar información sobre el acceso y uso de ESTELA, se pueden consultar, en el apartado UTILIDADES Y AYUDA de la Sede electrónica de la Universidad de Sevilla ( ), el siguiente manual: Manual de consulta para el acceso y uso de ESTELA. 26