CONTROL DE CAMBIOS. Fecha de la Modificación. Sección y/o página. Versión. Descripción de la modificación

Transcripción

1

2 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/12 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación

3 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/12 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 NORMATIVA...4 GLOSARIO...5 CARACTERIZACIÓN...7 RESPONSABILIDADES...9 PROCEDIMIENTO...9 FLUJOGRAMA FORMULARIOS

4 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/12 OBJETO Describir el procedimiento para el registro contable de los egresos por pago a proveedores con administración de contrato, estableciendo la documentación soporte que se debe archivar, a efecto de dar cumplimiento a la normativa establecida. ALCANCE El procedimiento inicia desde la recepción de los contratos y documentación soporte hasta la liquidación o devengamiento total del contrato o acuerdo de obligaciones. NORMATIVA Legislación: Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento. Ley Orgánica de Servicio Público. Ley de Transformación Económica. Ley de Transparencia y Libre Acceso a la Información Pública. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su reglamento. Ley de Régimen Tributario Interno y su reglamento. Directrices emitidas por el Ministerio de Finanzas, para la clausura del presupuesto y cierre contable del año vigente y apertura del siguiente año. Normativa de Origen Externo: Normas Técnicas de Presupuesto. Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental. Normas Técnicas de Tesorería. Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos Catálogo General de Cuentas. 4

5 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/12 Procedimientos emitidos por el Ministerio de Finanzas para regular cuentas de activo y pasivo de los informes financieros. Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos. Herramienta informática esigef sus instructivos, directrices y consultas realizadas y absueltas en materia contable y presupuestaria por parte del Ministerio de Finanzas. Normativa de Origen Interno: Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto del Presupuesto de la Superintendencia de Compañías y su instructivo de aplicación. Manual de Administración de Bienes de la Superintendencia de Compañías. Y más normativa interna vigente; así como las instrucciones impartidas por la autoridad competente. GLOSARIO Contabilidad Gubernamental.- La característica principal de la Contabilidad aplicada en el ámbito gubernamental está dada por la integración de las operaciones patrimoniales con las presupuestarias, al momento en que suceden los hechos económicos; los instrumentos que hacen posible la interconexión entre el Presupuesto y la Contabilidad, son el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos y el Catálogo General de Cuentas. Presupuesto.- El presupuesto es el instrumento en el cual constan las estimaciones de ingresos a obtener, así como de los gastos que podrán realizarse en función del financiamiento previsto. Es decir, constan por una parte el origen de sus fuentes de financiamiento a través de la identificación de las diversas fuentes tributarias y no tributarias y por otra, el destino que se dará a los recursos financieros durante su vigencia. CUR.- Comprobante Único de Registro. 5

6 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/12 COM (Compromiso).- Acto administrativo mediante el cual se conviene a contratar formalmente con un tercero la realización de obras, provisión de bienes o prestación de servicios. DEV (Devengado).- Registro de los hechos económicos en el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero. 6

7 CARACTERIZACIÓN 7

8 TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 08/06/12 MACROPROCESO: Gestión Administrativa Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Administración Financiera ELABORADO POR: Mary Vozmediano SUBPROCESO: Contabilidad APROBADO POR: Ing. Daniel Morales PROCEDIMIENTO: Registrar egresos por pago a proveedores con administración de contrato o acuerdo de obligaciones CONTROLES INDICADORES: - Ingreso de Contratos - Ingreso de Garantías NORMATIVA: - Legislación Vigente - Normativa de Origen Externo - Normativa de Origen Interno ENTRADAS SALIDAS PROVEEDORES Área de Adquisiciones - Solicitud de Pago - Contrato - Garantías - Documentación Soporte REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE - CUR Contable - CUR de Devengado - Comprobante de Pago - Confirmación de Pago CLIENTES Proveedores de la Superintendencia de Compañías TECNOLOGICOS: HUMANOS: - Sistema esigef - Microsoft Excel - Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero - Director/Coordinador de Planificación y Presupuesto - Personal de Control Previo - Jefe de Caja - Contador General/Regional - Analista Financiero - Contabilidad RECURSOS

9 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/12 RESPONSABILIDAD DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO Revisar, autorizar y firmar la Solicitud de Pago. Revisar y aprobar en el sistema esigef los CUR s Contables por los anticipos concedidos. Revisar y firmar los CUR s de pago. Presentar información financiera a las autoridades de la Institución. CONTADOR GENERAL/CONTADOR REGIONAL Aplicar las normas, políticas y demás procedimientos contables. Definir procedimientos y clases de registro que permitan el registro y control de las operaciones contables y financieras. Revisar los documentos soporte relacionados con CUR s contables y/o de pago, asientos de diario para luego autorizarlos en el sistema esigef. Presentar información financiera a las autoridades de la Institución. CONTROL PREVIO Verificar la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad, confiabilidad de los documentos soportes que respaldan los egresos a realizar por la Institución. Verificar la existencia de la certificación presupuestaria para la realización de los pagos conforme a lo estipulado en los contratos o acuerdos de obligaciones. Suscribir los formularios de solicitud de pago. 9

10 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/12 ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Verificar la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad, confiabilidad de los documentos soportes que respaldan los egresos a realizar por la Institución previo al registro en el sistema esigef. Registrar, el contrato, las garantías, el anticipo y el devengado de contratos según corresponda en el sistema esigef. Mantener un control de los contratos y garantías suscritos por la Institución. JEFE DE CAJA Revisar y aprobar diariamente la documentación soporte y CUR s de pago previo a las transferencias de pagos a través del sistema esigef. Solicitar al Ministerio de Finanzas las autorizaciones de pago a favor de los beneficiarios. Recibir, custodiar y controlar la vigencia de las garantías de los contratos de la Institución. Informar al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero y a los Administradores de Contrato sobre los vencimientos de las garantías de los contratos de la Institución. Informar al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero sobre los anticipos concedidos a contratistas, para efecto de notificación a los proveedores y a los Administradores de Contratos y/o Delegados. Revisar y firmar los comprobantes de retención en la fuente por impuesto a la renta e IVA de proveedores de bienes y servicios. 10

11 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/12 PROCEDIMIENTO La certificación presupuestaria debe ser actualizada por la Dirección de Planificación y Presupuesto previo a la firma del contrato, con el objeto de actualizar la afectación presupuestaria a cada una de las partidas de conformidad a los valores especificados en la Tabla de Cantidades y Precios. ADQUISICIONES 1. Distribuye contrato y garantías originales al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero. VER PROCEDIMIENTO ADMINISTRAR CONTRATOS. DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO 2. Sumilla y remite el contrato original y copias de las garantías a la Unidad de Contabilidad. 3. Sumilla y remite garantías originales y una copia del contrato al Jefe de Caja JEFE DE CAJA 4. Archiva copia del contrato y garantías originales en expediente para su control y custodia. 5. Comunica al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero y al Administrador del Contrato cuando las garantías están por vencer. CONTADOR GENERAL/REGIONAL 6. Recibe el original del contrato, copias de las garantías. 7. Revisa y sumilla el original del contrato y copias de las garantías para el registro en el sistema esigef En caso de contrato con pago de anticipo: Remite documentación al Analista Financiero Contabilidad y solicita el registro del contrato en el sistema esigef. 11

12 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/12 ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Registra la información del contrato en el sistema esigef. VER INSTRUCTIVO DE MANEJO DE CONTRATO DE OBRAS Y/O SERVICIOS. El sistema genera automáticamente un número secuencial por cada contrato Comunica al Contador General/Regional, vía correo electrónico, el registro del contrato en el sistema esigef. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Informa, vía correo electrónico, al Director/Coordinador de Planificación y Presupuesto el registro del contrato en el sistema esigef para su conocimiento. DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO Recibe del Administrador del Contrato la Solicitud de Pago con la respectiva documentación soporte Sumilla y remite la Solicitud de Pago y documentación soporte a Control Previo. CONTROL PREVIO Revisa la legalidad, propiedad, veracidad, conformidad, confiabilidad de la Solicitud de Pago con su documentación soporte Remite la documentación y solicita al Director/Coordinador de Planificación y Presupuesto el CUR de Compromiso. DIRECTOR/COORDINADOR DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO Recibe la documentación, registra y aprueba el CUR de Compromiso en el sistema esigef Imprime el CUR de Compromiso y lo adjunta a la documentación. 12

13 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/ Remite la documentación y el CUR de Compromiso al Contador General/Regional. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Recibe la Solicitud de Pago, CUR de Compromiso y su documentación soporte y la remite al Analista Financiero para el registro del anticipo en el sistema esigef. ANALISTA FINANCIERO - CONTABILIDAD Recibe la Solicitud de Pago, CUR de Compromiso y su documentación soporte Registra en el sistema esigef el valor del anticipo Remite la documentación al Contador General/Regional para su aprobación. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Recibe la documentación Revisa el valor registrado como anticipo en el sistema esigef y convalida con los valores del contrato Si existen errores: Devuelve el contrato al Analista Financiero para corrección Si no existen errores: Continúa con la actividad Aprueba el CUR Contable del anticipo en el sistema esigef Imprime dos copias del CUR Contable Firma el CUR contable y remite la documentación al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero para su aprobación. DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO Firma CUR contable Aprueba CUR contable en el sistema esigef. 13

14 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/ Remite copia del CUR contable a Contabilidad para archivo y original más documentación al Jefe de Caja para la aprobación del pago. JEFE DE CAJA Revisa contrato y CUR contable en el sistema esigef Autoriza al Ministerio de Finanzas el pago del anticipo al beneficiario en sistema esigef Confirma el pago en el sistema esigef e imprime el Comprobante de Pago Informa al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero el pago del anticipo para que proceda a su notificación al beneficiario. DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO Elabora comunicación de pago de anticipo para notificación al beneficiario con copia al Administrador del Contrato. Continúa con la actividad 7.2. CONTADOR GENERAL/REGIONAL 7.2. En caso de pago de contrato, parcial o total: Remite la documentación al Analista Financiero Contabilidad. ANALISTA FINANCIERO CONTABILIDAD Registra la información del contrato en el formulario AP F1 Control de Contrato Registra la información del pago, total o parcial, en el sistema esigef, tomando como número de referencia el CUR de Compromiso Genera el CUR de Devengado en el sistema esigef Imprime el CUR de Devengado y firma Remite la documentación al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero para la autorización del pago. 14

15 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/12 DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO/COORDINADOR FINANCIERO Revisa la documentación de respaldo y firma Solicitud de Pago y el CUR de Devengado Remite la documentación al Contador General/Regional para su aprobación en el sistema esigef. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Aprueba en el sistema esigef el registro contable del CUR de Devengado Remite el CUR de Devengado más la documentación soporte al Jefe de Caja para su pago respectivo. JEFE DE CAJA Autoriza al Ministerio de Finanzas el pago en el sistema esigef Confirma e imprime el Comprobante de Pago en el sistema esigef Remite mensualmente a Contabilidad el reporte de Garantías Vigentes para su conciliación Entrega las transferencias generadas en el día al Contador General/Regional para su confirmación con el mayor auxiliar de la cuenta Recursos Fiscales del sistema esigef. CONTADOR GENERAL/REGIONAL Recibe, revisa y firma el CUR de Pago Recibe las transferencias generadas en el día e imprime el mayor auxiliar de la cuenta Recursos Fiscales correspondiente en el sistema esigef para respaldar todos los valores debitados. 15

16 REGISTRAR EGRESOS POR PAGO A PROVEEDORES CON ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO O ACUERDO DE CÓDIGO: AP FECHA: 08/05/ En caso de presentarse novedades las informa por escrito al Director Nacional Financiero/Coordinación Financiero Archiva la documentación. FIN DEL PROCEDIMIENTO 16

17 FLUJOGRAMA 17

18 TIPO DE PROCESO: MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Habilitante de Apyo Gestión Administrativa Financiera Administración Financiera Contabilidad Registrar egresos por pago a proveedores con administración de contrato o acuerdo de obligaciones FECHA: VERSIÓN: 01 PÁGINA: 1 OF 10 ELABORADO POR: Gabriela García Martínez APROBADO POR: Ing. Daniel Morales Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero Recibir contrato, garantías y documentación soporte Sumillar y remitir el contrato original y copias de las garantías a la unidad de Contabilidad Sumillar y remitir garantías originales y una copia del contrato al Jefe de Caja Recibir del Administrador del Contrato la Solicitud de Pago con su documentación soporte Sumillar y remitir la Solicitud de Pago más documentación soporte a Control Previo 1 Jefe de Caja Archivar copia del contrato y garantías originales en expedientes para su control y custodia Comunicar al Director Nacional Financiero/ Coordinador Financiero y al administrador del contrato cuando vencen las garantías. Contador General/Regional Recibir el original del contrato y copias de las garantías 3 Remitir la documentación al Analista Financiero - Contabilidad Revisar y sumillar el original del contrato y copias de las garantías 4 Pago con anticipo? No 3 Si Remitir documentación al Analista Financiero Contabilidad y solicitar el registro del contrato en el sistema esigef Informar al Director/ Coordinador de Planificación y Presupuesto el registro del contrato en el sistema esigef Analista Financiero - Contabilidad Registrar la información del contrato en el sistema esigef Comunicar al Contador General/ Regional el registro del contrato en el sistema esigef

19 TIPO DE PROCESO: MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Habilitante de Apyo Gestión Administrativa Financiera Administración Financiera Contabilidad Registrar egresos por pago a proveedores con administración de contrato o acuerdo de obligaciones FECHA: VERSIÓN: PÁGINA: 1 OF 10 ELABORADO POR: Gabriela García Martínez APROBADO POR: Ing. Daniel Morales Control Previo 1 Revisar la documentación Solicitar al Director/ Coordinador de Planificación y Presupuesto el CUR de Compromiso Director/Coordinador de Planificación y Presupuesto Registrar y aprobar el CUR de Compromiso en el sistema esigef Imprimir el CUR de Compromiso y adjuntar a la documentación Remitir la documentación al Contador General/ Regional Contador General/Regional Recibir la Solicitud de Pago, CUR de Compromiso y documentación soporte Remitir la documentación al Analista Financiero Contabilidad para el registro del anticipo en el sistema esigef Revisar el valor registrado como anticipo en el sistema esigef y convalidar con los valores del contrato Aprobar el CUR Contable del anticipo en el sistema esigef Imprimir el CUR Contable y firmar Remitir la documentación al Director Nacional Financiero/ Coordinador Financiero Analista Financiero - Contabilidad Recibir la documentación Registrar en el sistema esigef el valor del anticipo Remitir la documentación al Contador General/ Regional para su aprobación Director Nacional Financiero/ Coordinador Financiero Firmar el CUR Contable Aprobar CUR Contable en el sistema esigef Remitir CUR Contable y documentación a Contabilidad para su archivo y original caja para su aprobación 2

20 TIPO DE PROCESO: MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Habilitante de Apyo Gestión Administrativa Financiera Administración Financiera Contabilidad Registrar egresos por pago a proveedores con administración de contrato o acuerdo de obligaciones FECHA: VERSIÓN: PÁGINA: 1 OF 10 ELABORADO POR: Gabriela García Martínez APROBADO POR: Ing. Daniel Morales Jefe de Caja Revisar contrato y CUR Contable en el sistema esigef Autorizar al Ministerio de Finanzas el pago del anticipo al beneficiario en el sistema esigef Confirmar el pago en el sistema esigef e imprimir el Comprobante de Pago Informar al Director Nacional Financiero/ Coordinador Financiero el pago del anticipo 2 3 Autorizar al Ministerio de Finanzas el pago en el sistema esigef Confirmar e imprimir el Comprobante de Pago en el sistema esigef Remitir mensualmente a Contabilidad el reporte de Garantías Vigentes para su conciliación Entregar las transferencias generadas en el día al Contador General/Regional para su confirmación con el mayor auxiliar de la cuenta Recursos Fiscales en el sistema esigef Analista Financiero - Contabilidad 4 Registrar la información del contrato en el formulario Control de Contrato Registrar la información del pago parcial o total en el sistema esigef Generar el CUR de Devengado en el sistema esigef Imprimir el CUR de Devengado y firmar Remitir la documentación al Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero para la autorización del pago Director Nacional Financiero/Coordinador Financiero Revisar la documentación de respaldo Firmar la Solicitud de Pago y el CUR de Devengado Remitir la documentación al Contador General/ Regional para su aprobación en el sistema esigef Contador General/Regional Aprobar el CUR de Devengado en el sistema esigef Recibir y firmar el CUR de Pago Remitir la documentación al Jefe de Caja para su pago respectivo Recibir las transferencias generadas en el día e imprimir el mayor auxiliar de la cuenta Recursos Fiscales para respaldar todos los valores debitados Informar las novedades presentadas al Director Nacional Financiero/ Coordinador Financiero Archivar la documentación

21 FORMULARIOS 21

22 CUR de Compromiso

23 CUR Contable

24 AP F1 Control de Contratos de la Superintendencia de Compañías CONTROL DE CONTRATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS Fecha: No. CONTRATISTA ADMINISTRADOR DE CONTRATO OBJETO DEL CONTRATO VALOR DE CONTRATO PLAZO FECHAS VIGENCIA VENCIMIENTO. OBSERVACIONES ELABORADO POR REVISADO POR

25 AP F2 Control de Garantías de Contratos de la Superintendencia de Compañías FECHA DE VENCIMIENTO CONTROL DE GARANTÍAS DE CONTRATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS Fecha: No. NOMBRE DEL CONTRATO GARANTÍA DEL CONTRATO VALOR $ ESTADO TOTAL DE VALOR EN GARANTIAS ELABORADO POR REVISADO POR

26 CUR de Devengado