PORTADA PROCEDIMIENTO. Gerencia de Adquisiciones y Finanzas. Departamento de Contabilidad

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1 Página 1 PORTADA PROCEDIMIENTO Macroproceso Proceso Subproceso Apoyo Gerencia de Adquisiciones y Finanzas Departamento de v1 Control de las cuentas de provisiones de aguinaldo y salario escolar y de rige. Elaborado Revisores de procesos y procedimientos Revisores y legales Aprobación Aprobación de políticas operativas M. Sc. Sergio Rainold Quirós Analista Dpto. de Lic. Vinicio Rodríguez Cambronero Analista Dpto. Análisis Administrativo M. Sc. Jorge Vásquez Rodríguez Jefe Dpto. Análisis Administrativo MBA Leda Vargas Camacho Jefe Dpto. de MBA Carlos Solís Murillo Gerente de Adquisición y Finanzas MBA Carlos Solís Murillo Gerente de Adquisición y Finanzas Observaciones No hay observaciones

2 Página 2 A- Objetivo del procedimiento Controlar y ajustar mensualmente los registros de las provisiones de aguinaldo y salario escolar, con el fin de verificar que se realice el registro contable de las provisiones y que el saldo contable se aproxime al cálculo porcentual, de conformidad con los datos de las planillas suministradas por la Dirección de Gestión de Recurso Humano, a través del Sistema Integrado de Recursos Humanos, Planillas y Pagos (SIRH). B.1.- Políticas operativas generales del procedimiento 00. Políticas operativas generales Políticas Nº 5.1 gasto por beneficios a los empleados, 5.2 medición y reconocimiento y planes de contribución definidos: reconocimiento y medición; establecidas por la Nacional, con base en la norma número 25, párrafos 1, 5, 13, 57 y 58 de las Normas Internacionales de para el Sector Público (NICSP). 00. Políticas operativas generales El analista contable deberá acatar las siguientes pautas, las que podrá consultar en el documento denominado Políticas Contables Generales 1 emitido por la Nacional del Ministerio de Hacienda, las cuales se encuentran sustentadas en las NICSP Concepto Políticas contables generales NICSP Gastos por beneficios a los empleados 5.1 NICSP 25, párrafos 1 y 5 Medición y reconocimiento 5.2 NICSP 25, párrafo 13 Información a revelar NICSP 25, párrafos 57 y NICSP: Normas Internacionales de para el Sector Público. 3

3 Página 3 B.2.- Políticas operativas específicas del procedimiento Políticas operativas específicas Reconocimiento de las provisiones y reservas técnicas a largo plazo Para que el analista de contabilice una provisión, esta debe cumplir con las siguientes condiciones: a) Conavi tiene una obligación presente (ya sea legal o implícita) como resultado de un suceso pasado. b) Es probable que Conavi tenga que desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos, para cancelar la obligación. c) Puede hacerse una provisión fiable del importe de la obligación. Al cierre del período anual, las provisiones y reservas técnicas a largo plazo, deben estar fundamentadas en cálculos y pronósticos comprobables. Aquellas que excedan el estimado de pago, deben ajustarse al mejor estimado de la liquidación futura. Antes de realizar el cierre de auxiliares, el analista de deberá verificar que la Dirección de Gestión de Recursos Humanos haya generado las provisiones; en caso contrario, debe solicitar que lo hagan. Mensualmente, el analista de deberá confeccionar la conciliación de los datos de las provisiones, para lo cual utilizará los auxiliares en Excel del Departamento de, los cuales se encuentran en la carpeta compartida.

4 Página 4 C- Narrativa del procedimiento N.º Descripción del procedimiento Responsable Destino 01 Recibe oficio con las liquidaciones laborales por parte de la Gerencia de Gestión del Recurso Humano y las remite al analista de. Jefatura de Copia la carpeta de provisiones del mes anterior al mes en proceso, en la carpeta compartida Abre el archivo revisión de pasivos en la carpeta aguinaldo y salario escolar Ingresa al Sifco 4, módulo de contabilidad, menú de consultas y opción de balance de comprobación Genera consulta del balance de comprobación Verifica que estén generadas las provisiones, revisando los movimientos en las cuentas de aguinaldo y salario escolar. Están generadas las provisiones? Sí 13 o No Si no están generadas las provisiones, verifica si están pendientes de aplicar los asientos contables de las provisiones. Están pendientes de aplicar los asientes contables? Sí 12 o No Si no están pendientes de aplicar los asientos contables, se debe a que no se ha generado por parte de la Dirección de Gestión de Recurso Humano, por lo que 09 4 Sifco: Sistema integrado financiero contable, desarrollado por la empresa Soluciones Integrales. 5 Sifco: módulo de contabilidad>menú de consultas>opción de balance de comprobación. Página 65 del manual del usuario de contabilidad.

5 Página 5 N.º Descripción del procedimiento Responsable Destino notifica vía correo electrónico, para que generen las provisiones del mes en proceso Recibe la notificación vía correo para que genere las provisiones. Genera las provisiones del mes en proceso y notifica vía correo electrónico. Gerencia de Gestión del Recurso Humano Recibe notificación vía correo electrónico de la generación de las provisiones del mes y valida los datos. Están correctos los asientos de provisiones? Sí 12 o No Si los datos de la provisión están correctos, aplica los asientos contables pendientes por las provisiones del mes en proceso Descarga a Excel el balance de comprobación 6 y lo mueve al archivo indicado en el paso Regresa al Sifco, módulo de contabilidad, menú de consultas, opción de saldos y movimientos (Cuenta Financiera) Completa los datos y genera la consulta Copia la información desplegada en la consulta y la pega en el archivo de Excel del paso 3 (revisión de provisiones en la hoja saldos contables). Regresa al archivo de Excel revisión de provisiones a la hoja estimaciones Sifco: módulo de contabilidad>menú de consultas>opción de balance de comprobación. Página 65 del manual del usuario de contabilidad. 7 Sifco: módulo de contabilidad>menú de consultas>opción de saldos y movimientos (cuenta financiera). Página 72 del manual del usuario de contabilidad.

6 Página 6 N.º Descripción del procedimiento Responsable Destino En el cuadro de Excel de estimación de aguinaldo, completa datos del total de salarios del mes en proceso, menos los viáticos y los subsidios, que para el cálculo del aguinaldo no se toman en cuenta. En el cuadro de estimación de salario escolar, completa los datos del monto total de salarios del mes en proceso, menos los viáticos, que para el cálculo del salario escolar no se toman en cuenta. Realiza el procedimiento de ajuste contable o presupuestario, para reversar los pagos de liquidaciones del periodo, tanto de aguinaldo como de salario escolar Fin

7 Procedimiento Nº v1 Control de las cuentas de provisiones de aguinaldo y salario escolar y ajustes contables cuando corresponda Control de las cuentas de provisiones de aguinaldo y salario escolar y Página 7 D - Flujograma Manual de Políticas y Procedimientos Contables Gerencia de Gestión de Recursos Humanos Jefatura de 1. Recibe oficio con las liquidaciones laborales y las remite al analista de. 2. Copia la carpeta provisiones del mes anterior al mes en proceso en la carpeta compartida. 3. Abre el archivo revisión de pasivos en la carpeta aguinaldo y salario escolar. 4. Ingresa al Sifco, módulo de contabilidad, menú de consultas y opción de balance de comprobación. Inicio 6. Verifica que estén generadas las provisiones. 5. Genera consulta del balance de comprobación. No 7. Verifica si están pendientes de aplicar los asientos de provisiones. Están generadas? Sí 13. Descarga a Excel el balance de comprobación y lo mueve al archivo indicado en el paso Recibe notificación vía correo electrónico para que genere provisiones del mes. No 8. Notifica vía correo electrónico a La Dirección de Gestión de Recursos Humanos para que genere provisiones. No Correctos? Están pendientes? Sí Sí 12. Aplica asientos contables de provisiones pendientes. 14. Regresa al Sifco, módulo de contabilidad, menú de consultas, opción de saldos y movimientos. 15. Completa los datos y genera la consulta. 16. Copia la información desplegada en el archivo revisión de provisiones, hoja saldos contables. 10. Genera provisiones del mes y notifica vía correo electrónico. 11. Recibe notificación vía correo electrónico de la generación de las provisiones y valida los datos. 17. Regresa al archivo Revisión de provisiones, hoja estimaciones. Fin 20. Realiza el procedimiento de ajuste contable o presupuestario para reversar los pagos de liquidaciones del periodo, tanto de aguinaldo y salario escolar. 19. En el cuadro de Excel de estimación de salario escolar, completa datos del monto total de salarios del mes en proceso menos viáticos. 18. En el cuadro de Excel de estimación de aguinaldo, completa datos del monto total de salarios del mes en proceso menos viáticos menos subsidios.