PROCEDIMIENTO: TRASPASO DE PUESTOS

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1 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 1 de 17 Procedimiento TRASPASO DE PUESTOS Fecha: Revisión: 00 Página: 1 de 19 Código: PR-GSP-GFI-TDP-001 PROCEDIMIENTO: TRASPASO DE PUESTOS

2 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 2 de 17 Tabla de contenido 1. Datos Generales Identificación del procedimiento Objetivo Alcance Base legal Glosario de términos Perfiles y niveles de responsabilidad Descripción Entradas Salidas Descripción de los flujos Descripción de Procedimiento Traspaso de Puestos solicitado por Institución de origen Descripción del procedimiento Políticas Anexos Datos Generales 1.1 Identificación del procedimiento MACROPROCESO: PROCESO: Gestión Estratégica del Servicio Público Gestión Técnica de Fortalecimiento y Apoyo del Servicio Público en materia de desarrollo Institucional, Talento Humano y

3 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 3 de 17 SUBPROCESO: RESPONSABLE: Remuneraciones del Sector Público Traspaso de Puestos entre Instituciones Dirección de Apoyo a la Gestión de Talento Humano y Dirección de Fortalecimiento Institucional 1.2 Objetivo Entregar un procedimiento a las Instituciones Públicas para que conozcan y apliquen la forma correcta para realizar el proceso de traspaso de puestos entre instituciones del Estado. 1.3 Alcance El instructivo establece los pasos a seguir para la aprobación de los traspasos de puestos entre todas las Instituciones que se encuentran dentro del artículo 3 de la LOSEP. El proceso inicia con la solicitud de traspaso de puestos, por parte de la Institución requirente, y termina con la recepción de las acciones de personal de ingreso y salida del servidor motivo de traspaso, en la Subsecretaria de Evaluación y Control del Ministerio de Relaciones Laborales. 1.4 Base legal Ley Orgánica del Servicio Público LOSEP, artículos 3 y 37 segundo inciso. Reglamento General a la LOSEP, artículos 69, 70 y 77. Acuerdo Ministerial No. 139, del 18 de julio de 2014 del Ministerio de Relaciones Laborales. 1.5 Glosario de términos Proceso: Actividad o grupo de actividades que emplean insumos o entradas para transformarlas en salidas como productos o servicios a un cliente externo o interno. Procedimiento: Documento en el que se definen los pasos a seguir en determinado subproceso dentro de una normativa establecida. Formato: Documento que sirve como base para la generación de otro en un proceso. Institución de origen: Es un organismo de donde procede una cosa u objeto, que cumple con una función de interés público. Institución de destino (requirente): Es un organismo a donde va dirigido una cosa u objeto, que cumple con una función de interés público. Traspaso: Acción que consiste en pasar o llevar una determinada cosa de un lugar a otro. Puesto: Es la unidad impersonal de trabajo que identifica las tareas y deberes específicos, por medio del cual se asignan las responsabilidades a un trabajador, cada puesto puede contener una o más plazas e implica el registro de las aptitudes, habilidades, preparación y experiencia de quien lo ocupa. Dictamen Presupuestario: Es el reconocimiento por escrito donde se evidencia una opinión o juicio técnico o pericial, de un conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado período de tiempo. Acción de Personal: Formulario establecido donde se registra los diferentes movimientos de personal de los servidores públicos. Informe técnico: Es la exposición por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho.

4 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 4 de 17 Lista de Asignaciones: Formato en el cual se detalla los datos específicos de la o el servidor público o de la partida presupuestaria. 2. Perfiles y niveles de responsabilidad ROL O CARGO DEL RESPONSABLE Institución de Destino (requirente) Institución de Origen Unidad de Talento Humano de Destino (requirente) Unidad de Talento Humano de Origen Titular del Puesto Ministerio de Finanzas Ministerio de Relaciones Laborales NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES Elaborar y presentar solicitud de traspaso de puestos Responsable del proceso de traspaso de puestos. Remitir acciones de personal correspondientes al proceso de traspaso de puestos al Ministerio de Relaciones Laborales. Recibir y analizar solicitud de traspaso de puestos Emitir oficio de respuesta acerca de solicitud de traspaso de puestos Aprobar el traspaso de puesto previo análisis técnico y dictamen presupuestario emitido. Solicitar dictamen presupuestario. Realizar el informe técnico correspondiente al traspaso de puestos solicitado. Realizar la acción de personal correspondiente. Actualizar el distributivo de remuneraciones, en los sistemas informáticos. (SPRYN, SIITH, IESS). Realizar bajo su responsabilidad los procesos de movimientos de personal. Revisar los documentos habilitantes. Comunicar aceptación o negativa acerca de la solicitud presentada. Realizar el informe técnico correspondiente al traspaso de puestos solicitado. Elaborar la lista de asignaciones Realizar la acción de personal correspondiente. Actualizar el distributivo de remuneraciones, en los sistemas informáticos. (SPRYN, SIITH, IESS). Firmar memorando de aceptación de traspaso en caso de que el mismo se desarrolle fuera de su lugar habitual de domicilio. Recibir y analizar solicitud de Dictamen Presupuestario Emitir Dictamen Presupuestario. Evaluar y Controlar los Traspasos de Puestos a otras instituciones de Estado en cualquier momento. Recibir la Acción de Personal remitida por concepto de Traspasos de Puestos. Registrar el Traspaso de Puestos efectuado.

5 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 5 de Descripción 3.1 Entradas Solicitud de Traspaso de Puestos 3.2 Salidas Oficio de aprobación del traspaso efectuado. Acción de Personal de salida e ingreso del servidor motivo del traspaso.

6 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 6 de Descripción de los flujos Descripción de Procedimiento Traspaso de Puestos solicitado por Institución de origen

7 Descripción del procedimiento PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 7 de 17 No. ACTIVIDAD DEL FLUJO RESPONSABLE DETALLE DE LA ACTIVIDAD Elaborar Oficio de Solicitud, previo informe de Talento Humano Remitir documentos habilitantes Recibir y analizar Oficio de Solicitud e Informe Técnico Firmar Memorando de aceptación 5 Elaborar Informe Técnico Institución Requirente Institución Requirente Institución de Origen Titular del puesto Unidad Administrativa de Talento Humano (Institución de Origen) Se elaborará el oficio solicitando el traspaso, para este efecto se elaborará por parte de la UATH, el informe técnico con los justificativos legales que faculten este traspaso. Formato establecido: Anexo 1 Los documentos habilitantes para el traspaso de puestos son: 1. Oficio de solicitud suscrito por la máxima autoridad o su delegado (Delegación expresa) 2. Informe Técnico sustentando el traspaso Los documentos habilitantes son recibidos y analizados con la finalidad de emitir una respuesta o contestación respecto de la solicitud realizada. Acepta solicitud? Si: Continua el procedimiento en la actividad número 4 No: Continua el procedimiento en la actividad número 5 En caso de que el traspaso de puesto sea fuera del lugar habitual del domicilio del servidor, se requerirá la aceptación por escrito por parte del titular de puesto. El Informe Técnico será el sustento donde se pondrá en manifiesto la necesidad y el estudio realizado para el traspaso de puesto solicitado Informe favorable? Si: Continua el procedimiento en la actividad número 7 No: Continua el procedimiento en la actividad número 6 6 Elaborar Oficio de Respuesta indicando negativa Unidad Administrativa de Talento Humano (Institución de Origen) Formato establecido: Anexo 2 En caso de que la solicitud sea negada previo estudio, se comunicará a la Institución solicitante mediante un oficio, el mismo que será entregado a dicha Institución. Con esta actividad se dará como finalizado el proceso. Formato establecido: Anexo 3 Continua el proceso en la Actividad 23 (FIN DE PROCESO)

8 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 8 de 17 7 Elaborar Oficio de Respuesta para Institución Solicitante Unidad Administrativa de Talento Humano (Institución de Origen) Se elaborará el oficio de respuesta, con la aprobación a la solicitud de traspaso presentada por la Institución de destino. Formato establecido: Anexo Comunicar a institución requirente Unidad Administrativa de Talento Humano (Institución de Origen) Con el oficio de respuesta citado, se comunicará a la Institución requirente que el pedido de traspaso ha sido aprobado y que se realizarán las gestiones correspondientes para continuar con el proceso Elaborar "Lista de Asignaciones" Elaborar Oficio solicitando Dictamen Presupuestario a Finanzas Unidad Administrativa de Talento Humano (Institución de Origen) Institución de origen En la lista de asignaciones se hará constar los datos relevantes de la partida y del servidor, detallando la situación de la Entidad de origen y de destino. Formato establecido: Anexo 5 Al oficio de solicitud de dictamen presupuestario al Ministerio de Finanzas, obligatoriamente se anexará lo siguientes documentos: 1. Informes Técnico de la UATH de la Entidad de origen. 2. Informes Técnico de la UATH de la Entidad requirente. 3. Lista de Asignaciones Formato establecido: Anexo 6 10 Emitir Dictamen Presupuestario Ministerio de Finanzas El Ministerio de Finanzas, analizará el requerimiento y emitirá de ser el caso el dictamen presupuestario correspondiente. 11 Recibir Dictamen presupuestario y elaborar oficio de aprobación de traspaso 12 Elaborar Acción de Personal Actualizar información en Sistemas SPRINT, SIITH y IESS Agregar a expediente y archivar Institución de origen Unidad Administrativa de Talento Humano (Institución de Origen) Unidad Administrativa de Talento Humano (Institución de Origen) Unidad Administrativa de Talento Humano (Institución de Origen) Una vez recibido el dictamen presupuestario favorable, se elaborará el oficio de aprobación al traspaso de puestos, el cual será remitido a la Institución requirente Formato establecido: Anexo 7 La UATH, registrará el movimiento de personal en el formulario Acción de Personal. Formato establecido por el Ministerio de Relaciones Laborales. Revisar página web del MRL Con la acción de personal, se actualizará en los sistemas, SPRYN (Finanzas), SIITH (MRL) y Plataforma del IESS, la información del servidor referente al traspaso efectuado, con la finalidad de que cada Institución tenga actualizado los sistemas que administra. En el expediente del servidor motivo del traspaso, se incorporará toda la documentación que sustenta el traspaso efectuado.

9 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 9 de Comunicar a Titular de Puesto y remitir Oficio de Aprobación a Institución de destino (requirente) Institución de Origen La UATH, entregará al servidor motivo del traspaso copias de la acción de personal y oficio de aprobación de traspaso emitido Recibir Oficio de Aprobación y Acción de Personal Institución de destino (requirente) Reciben el oficio de aprobación y acción de personal del servidor motivo del traspaso Recibir comunicado Titular del puesto Recibe el comunicado con la finalidad de poner al tanto al servidor público titular del puesto que su traspaso ha sido aprobado y que se procederá con las acciones correspondientes para que dicho traspaso se ejecute. 17 Incorporarse a nueva Institución Titular del puesto El titular del puesto se incorporará a la Institución de destino Elaborar Acción de Personal de vinculación Actualizar información en Sistemas SPRINT, SIITH y IESS Institución de destino (requirente) Institución de destino (requirente) Elabora y registra acción de personal de ingreso por efecto del traspaso en el formulario Acción de Personal. Formato establecido por el Ministerio de Relaciones Laborales. Revisar página web del MRL Con la acción de personal, se actualizará en los sistemas, SPRYN (Finanzas), SIITH (MRL) y Plataforma del IESS, la información del servidor referente al traspaso efectuado, con la finalidad de que cada Institución tenga actualizado los sistemas que administra. 20 Abrir expediente y archivar documentos Institución de destino (requirente) En el expediente del servidor motivo del traspaso, se incorporará toda la documentación que sustenta el traspaso efectuado y la acción de personal de ingreso por efecto del traspaso. 21 Enviar Acción de Personal a Ministerio de Relaciones Laborales Institución de destino (requirente) Por efectos de control, la UATH, remitirá al Ministerio de Relaciones las acciones de personal de salida e ingreso del servidor motivo del traspaso de puestos. 22 Recibir Acción de Personal al termino de 60 días por concepto de Traspaso de Puestos Ministerio de Relaciones Laborales La UATH, remitirá a la Subsecretaria de Control Técnico del MRL, las acciones de personal de salida e ingreso del servidor motivo de traspaso, para su registro y control. 23 FIN DEL PROCESO

10 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 10 de Políticas La máxima autoridad o su delegado a través de la Unidad de Administración de Talento Humano, serán los responsables de aplicar lo que establece la Ley Orgánica del Servicio Público, su Reglamento General y el Acuerdo Ministerial No de 18 de julio de Las Unidades de Administración de Talento Humano serán las encargadas de realizar el proceso de traspaso de puestos. Se observará los formatos y herramientas técnicas establecidas y emitidas por el Ministerio de Relaciones Laborales. La Institución requirente es responsable de gestionar el proceso de traspasos de puestos con la Institución de origen. Obligatoriamente deberán remitir las acciones de personal por efecto de controles, en el término de 30 días.

11 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 11 de Anexos ANEXO 1.- PEDIDO DE TRASPASO POR PARTE DE LA ENTIDAD REQUIRENTE:

12 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 12 de 17 ANEXO 2.- FORMATO DE INFORME DE TALENTO HUMANO DE LA ENTIDAD DE ORIGEN Y REQUIRENTE

13 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 13 de 17 ANEXO 3.- NEGACIÓN DE TRASPASO POR PARTE DE LA ENTIDAD ORIGEN:

14 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 14 de 17 ANEXO 4.- AUTORIZACIÓN DE TRASPASO POR PARTE DE LA ENTIDAD ORIGEN:

15 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 15 de 17 ANEXO 5.- LISTA DE ASIGNACIONES (Realiza la Institución de Origen)

16 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 16 de 17 ANEXO 6.- OFICIO SOLICITANDO DICTAMEN PRESUPUESTARIO AL MINISTERIO DE FINANZAS (Realiza la Institución de Origen)

17 PR-GSP-GFI-TDP-001 Procedimiento Página 17 de 17 ANEXO 7.- OFICIO APROBACIÓN DEL TRASPASO A OTRA INSTITUCIÓN DEL ESTADO (Realiza la Institución de Origen, luego de obtener el dictamen del Ministerio de Finanzas)