MANUAL DE PROCESO DE CONTABILIDAD

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1 COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA DIRECCIÓN FINANCIERA (CGAF-DF-C) Versión 1.0, Revisión Dirección de Administración por Procesos Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Queda reservado el derecho de propiedad de este documento, con la facultad de disponer de él, publicarlo, traducirlo o autorizar su traducción. No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su locación, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste escrito o electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y escrito de los titulares de los derechos y del copyright. FOTOCOPIAR ES DELITO. Otros nombres de compañías y productos mencionados en este documento, pueden ser marcas comerciales o marcas registradas por sus respectivos dueños.

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3 Página 2 de 74 LISTA DE CAMBIOS Versión Fecha de ejecución Descripción del cambio o eliminación 1.0 Agosto-2015 Elaboración del Manual de Procesos Fecha de vigencia Solicitado por Responsable y/o Cargo Agosto-2015 Ing. Silvia Gómez Directora de Administración por Procesos DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Gestión Estratégica del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Administración por Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.

4 Página 3 de 74 TABLA DE CONTENIDO INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO... 1 FIRMAS Y APROBACIONES... 1 LISTA DE CAMBIOS Objetivos Objetivo general Objetivos específicos Alcance Responsables Glosario de Términos y Abreviaturas Lineamientos y Políticas del Proceso Información Básica del Proceso Ficha del Proceso Mapa de Interrelación de los Procesos Descripción de los Subprocesos Subproceso control previo Ficha del subproceso control previo Controles del subproceso control previo Diagrama de flujo del subproceso control previo Matriz aclaratoria del subproceso control previo Indicadores de gestión del subproceso control previo Subproceso vinculado a control previo (Nómina) Ficha del subproceso control previo de nómina Controles del subproceso control previo de nómina Diagrama de flujo del subproceso control previo de nómina Matriz aclaratoria del subproceso control previo de nómina Indicadores de Gestión del Subproceso Control Previo Nómina Subproceso gestión de devengado Ficha del subproceso gestión de devengado Controles del subproceso gestión de devengado... 23

5 Página 4 de Diagrama de flujo del subproceso gestión de devengado Matriz aclaratoria del subproceso gestión de devengado Indicadores de gestión del subproceso gestión de devengado Subproceso administración de fondos Ficha del subproceso administración de fondos Controles del subproceso administración de fondos Diagrama de flujo del subproceso administración de fondos Matriz aclaratoria del subproceso administración de fondos Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de viáticos) Ficha del subproceso anticipo de viáticos Controles del subproceso anticipo de viáticos Diagrama de flujo del subproceso anticipo de viáticos Matriz aclaratoria del subproceso anticipo de viáticos Indicadores de gestión del subproceso anticipo de viáticos Subproceso vinculado a administración de fondos (Creación de caja chica) Ficha del subproceso creación de Caja chica Controles del subproceso creación de caja chica Diagrama de flujo del subproceso creación de caja chica Matriz aclaratoria del subproceso creación de caja chica Indicadores de gestión del subproceso creación de caja chica Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de remuneraciones) Ficha del subproceso anticipo de remuneraciones Controles del subproceso anticipo de remuneraciones Diagrama de flujo del subproceso anticipo de remuneraciones Matriz aclaratoria subproceso anticipo de remuneraciones Indicadores de gestión del subproceso anticipo de remuneraciones Subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país... 42

6 Página 5 de Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país Matriz aclaratoria del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país Subproceso vinculado a liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país (Liquidación sin anticipo) Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo Indicadores de gestión del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo Subproceso vinculado a liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país (Liquidación con anticipo) Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo Matriz aclaratoria subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo Indicadores de gestión del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo Subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración Ficha del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración Controles del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración Diagrama de flujo del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración... 55

7 Página 6 de Matriz aclaratoria del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración Indicadores de gestión del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración Subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal Ficha del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal Controles del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal Diagrama de flujo del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal Matriz aclaratoria del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal Indicadores de gestión del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal Subproceso de gestión documental de la Dirección Financiera Ficha del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera Controles del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera Diagrama de flujo del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera Matriz aclaratoria del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera Indicadores de gestión del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera Anexos Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo Ficha técnica y diagrama del subproceso control previo de nómina Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión del devengado Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de viáticos Ficha técnica y diagrama del subproceso creación de caja chica Ficha técnica y diagrama del subproceso anticipo de remuneraciones Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país sin anticipo Ficha técnica y diagrama del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país con anticipo... 71

8 Página 7 de Ficha técnica y diagrama del subproceso conciliación de existencias y bienes de larga duración Ficha técnica y diagrama del subproceso ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión documental de la Dirección Financiera... 74

9 Página 8 de 74 PROCESO DE CONTABILIDAD 1.- Objetivos 1.1 Objetivo general Registrar las obligaciones adquiridas por el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, mediante la verificación, revisión y análisis de las solicitudes receptadas por la Unidad de. 1.2 Objetivos específicos Analizar y aprobar las solicitudes recibidas de las diferentes unidades de gestión. Realizar el control previo de las cuentas por pagar de las obligaciones adquiridas por la institución 2.- Alcance El proceso de contabilidad es aplicable al Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda para todas las unidades de gestión DESDE las diferentes solicitudes de pago, anticipos de viáticos, anticipo de remuneraciones, creación de caja chica, liquidaciones de viáticos, conciliaciones de bienes, ajustes y reclasificaciones que se generan en las unidades requirentes, para verificación, revisión, análisis y ejecución de las solicitudes, HASTA la aprobación mediante el sistema e-sigef y remisión de la documentación a Tesorería o la unidad requirente solicitante de la información. 3.- Responsables Coordinador (a) General Administrativo Financiero Director (a) Financiero Director (a) de Administración del Talento Humano Director (a) Administrativo Contador (a)

10 Página 9 de 74 Presupuesto Tesorería Analistas de las unidades requirentes 4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ABREVIATURAS CGAF CUR DA DATH DF e-sigef MF UR TÉRMINOS Bienes de larga duración Caja chica Certificación presupuestaria Compromiso presupuestario Control previo CUR contable CUR devengado Hoja de control Movilización DEFINICIÓN Coordinación General Administrativa Financiera Código único de registro Dirección Administrativa Dirección de Administración del Talento Humano Dirección Financiera Sistema de Gestión Financiera Ministerio de Finanzas Unidad requirente DEFINICIÓN Son todos aquellos bienes destinados para su uso y explotación por la institución Es un fondo que tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido y puede ser institucional o para proyectos y programas Comprende el acto administrativo que permite a la unidad responsable de la ejecución presupuestaria reservar y generar compromisos de gasto Es el acto administrativo por el que la autoridad competente decide su realización, momento en el cual se genera una reserva parcial o total de la asignación presupuestaria Es el conjunto de procedimientos y acciones que permite verificar el cumplimiento de los requisitos necesarios para proceder con el pago y/o transferencia de recursos financieros CUR que no afecta al presupuesto, por ejemplo las depreciaciones En contabilidad, este término se vincula con el acto de registrar los ingresos o el egreso en el momento en que nacen como derechos u obligaciones. Por lo general, los sistemas contables se llevan sobre la base devengada. Esto significa que todos los ingresos o egresos de la explotación deben ser registrados en el mismo instante en que surge el derecho de percepción u obligación de pago, y no en el momento en que dichos ingresos o egresos se hacen efectivos. Documento que permite la verificación de información general de los pagos a realizarse. Son aquellos valores puntuales en los que incurre la institución por concepto de servicio de transporte de las y los servidores y las y los obreros que deban trasladarse dentro o fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo para prestar servicios institucionales o realizar actividades inherentes a su puesto

11 Página 10 de 74 Subsistencia Viáticos Es el estipendio monetario o valor destinado a sufragar los gastos de alimentación cuando las y los servidores y las y los obreros del sector público se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo a prestar servicios instituciones o realizar actividades inherentes a su puesto, por un tiempo superior a seis horas, siempre y cuando el viaje de ida y el regreso se efectúen en el mismo día. Es el estipendio monetario o valor diario que se asigna a las y los servidores de las instituciones del Estado, para cubrir los gastos de alojamiento y alimentación que se produzcan durante el cumplimiento de servicios institucionales dentro del país y por tal razón deban pernoctar fuera de lugar habitual de trabajo 5.- Lineamientos y Políticas del Proceso Las funciones y responsabilidades en el proceso de contabilidad y sus subprocesos, deben estar formalmente definidas y difundidas para tener los resultados óptimos. Los cálculos de las solicitudes de pago de nómina, se lo realizará en la Dirección de Administración de Talento Humano, para revisión de. Los registros o mecanismos de control deberán estar actualizados. Los requerimientos de pagos, documentación solicitada y entregada, se lo realizará de manera formal y respetando cadena de jerarquías.

12 Página 11 de Información Básica del Proceso 6.1 Ficha del Proceso Proceso: Código del Proceso: Descripción: CGAF-DF-C PROPÓSITO: Establecer los lineamientos y directrices generales del proceso de contabilidad DISPARADOR: Necesidad de las diferentes unidades requirentes de pagos ENTRADAS: Solicitud de pago Inventarios de existencias y bienes de larga duración Solicitud de anticipo de viáticos y remuneraciones Información y directrices del Ministerio de Finanzas SUBPROCESOS: 1. Control previo i. Control previo (Nómina) 2. Gestión de devengado 3. Administración de fondos i. Anticipo de viáticos ii. iii. Creación de caja chica Anticipo de remuneraciones 4. Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país i. Liquidación de viáticos sin anticipo ii. Liquidación de viáticos con anticipo 5. Conciliación de existencia de bienes de larga duración 6. Ajustes y reclasificaciones en la apertura y cierre del ejercicio fiscal 7. Gestión documental de la Dirección Financiera

13 Página 12 de 74 Productos/Servicios del Proceso: Documentación conforme y habilitante para proceder el pago mediante el proceso de tesorería. Información solicitada por las unidades requirentes Tipo de Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Adjetivo Director (a) Financiero Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería) Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Ley de Presupuestos del Sector Público Constitución de la República Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público Ley y reglamento de Contraloría Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública Normas de Control emitidas por Contraloría

14 Página 13 de Mapa de Interrelación de los Procesos

15 Página 14 de Descripción de los Subprocesos 8.1 Subproceso control previo Ficha del subproceso control previo Código del Descripción: Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Control previo CGAF-DF-C-01 PROPÓSITO: Verificar y analizar los cálculos y documentación habilitante para realizar los diferentes pagos por las unidades requirentes DISPARADOR: Solicitud de pago generadas por las unidades requirentes ENTRADAS: Memorando con la solicitud de pago de las unidades requirentes de la institución ACTIVIDADES PRINCIPALES: Verificar la documentación habilitante y realizar el control de los mismos Ingresar contrato al sistema e-sigef Ingresar información al sistema SYS CONTROL Registrar compromiso presupuestario en sistema e-sigef Remitir documentación aprobada a Tesorería Documentación de pago revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería Director (a) Financiero

16 Página 15 de Controles del subproceso control previo ARTÍCULO NORMATIVA Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería) Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Ley de Presupuestos del Sector Público Constitución de la República Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público Ley y reglamento de Contraloría Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública Normas de Control emitidas por Contraloría Diagrama de flujo del subproceso control previo

17 Página 16 de Matriz aclaratoria del subproceso control previo No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Recibir, revisar y reasignar solicitud de pago a contabilidad Director (a) Financiero El Director Financiero recibe, revisa y reasigna a la unidad de contabilidad el memorando con la solicitud de pago que es generado en las diferentes unidades de gestión de la Institución Memo solicitud pago expediente de de y 2 Reasignar documentación a responsable de control previo Contador (a) Una vez que llega a la Unidad de el/la Contador(a) reasigna la documentación a responsable del control previo, en base a las unidades de control del sistema público. Es gasto corriente o procesos de compras públicas? Gasto corriente: Va a la actividad 3 Proceso de compras públicas(contratos): Va a la actividad 12 3 Verificar los documentos habilitantes Si es gasto corriente se verifica la documentación habilitante que este completa y conforme a los requerimientos de la unidad de control previo La documentación está conforme? Si: Va a la actividad 4 No: Va a la actividad 18 4 Ingresar información a sistema SYS CONTROL Se ingresa la información al sistema SYS CONTROL para efectuar cálculos de impuestos y descuentos, el mismo que es validado por el encargado del control previo Hoja de control 5 Firmar y enviar la hoja de control al Contador(a) La hoja de control emitida por el sistema SYS CONTROL es validada mediante firma por el encargado de control previo, y enviado a el/la contador(a) para su aprobación Hoja de control 6 Aprobar la hoja de control mediante firma Contador (a) Se aprueba la hoja de control mediante firma de responsabilidad de el/la Contador(a) Es otro pago del mismo contrato? No: va a la actividad 7 Si: va a la actividad 9 7 Remitir documentación a presupuesto Contador (a) Una vez que fue aprobada la hoja de control por el/la Contador(a) se remitirá la documentación a presupuesto 8 Realizar y remitir el compromiso Presupuesto El analista de presupuesto realiza el compromiso presupuestario y remite a la Compromiso presupuestario

18 Página 17 de 74 presupuestario 9 Crear beneficiario Registrar CUR de devengado en el sistema e-sigef Remitir documentación a Tesorería Revisar documentación mediante check list Realizar hoja financiera para solicitar certificación presupuestaria Remitir información bancaria y RUC 15 Crear beneficiario Ingresar el contrato a sistema e-sigef Gestión del CUR presupuestario Tesorería Tesorería Presupuesto unidad de contabilidad. Es beneficiario nuevo? SI: Va a la actividad 9 NO: Va a la actividad 10 Se creará el beneficiario El analista de contabilidad se registrará el CUR de devengado en el sistema e-sigef El expediente generado con la documentación habilitante es remetido a tesorería Si es proceso de compras públicas (CONTRATOS) se revisa la documentación habilitante mediante check list de verificación de documentación. La documentación está conforme? Si la documentación está conforme va a la actividad 13; Si la documentación no está conforme va a la actividad 18 Una vez que se ha revisado la documentación mediante check list, se realiza la hoja financiera para solicitar la certificación presupuestaria. Es contratista nuevo? Si: Va a la actividad 14 No: Va a la actividad 16 Es otro pago del mismo contrato? No: Va a la actividad 16 Si: Va a la actividad 4 El analista de contabilidad remitirá la información bancaria y el RUC para su registro La unidad de tesorería creará el beneficiario en el sistema Se ingresa el contrato al sistema e-sigef La unidad de presupuesto realizará el subproceso de gestión del CUR presupuestario. Una vez que haya realizado la gestión en la unidad de presupuesto va a la actividad 9 Hoja financiera CUR presupuestario y expediente

19 Página 18 de Solicitar documentación faltante o rectificación de documentos Si requiere que se haga rectificaciones en la documentación recibida se solicita a las unidades requirente la documentación faltante o que la misma esté conforme 19 Enviar documentación solicitada la Unidad Requirente La unidad requirente remitirá la documentación solicitada y pasa a la actividad 3 y/o a la actividad 12 Documentación faltante Indicadores de gestión del subproceso control previo N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 Solicitudes de pago (# de solicitudes de pago atendidas / # solicitudes de pago receptadas) X 100 Responsable de Medición Fuente de la Medición Frecuencia de Medición Porcentaje Contador (a) Quipux Semestral

20 Página 19 de Subproceso vinculado a control previo (Nómina) Ficha del subproceso control previo de nómina Código del Descripción: Control previo de nómina CGAF-DF-C PROPÓSITO: Verificar y analizar cálculos y documentación habilitante para realizar los diferentes pagos generados por la Dirección de Administración de Talento Humano DISPARADOR: Solicitud de pago de nómina generados por la Dirección de Administración de Talento Humano ENTRADAS: Memorando con la solicitud de pago de nómina ACTIVIDADES PRINCIPALES: Verificar la documentación habilitante y realizar el control de los mismos Ingresar información al sistema SYS CONTROL Remitir documentación aprobada a Tesorería Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Documentación de pago revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago de nómina en Tesorería Director (a) Financiero Controles del subproceso control previo de nómina ARTÍCULO NORMATIVA Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería) Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia

21 Página 20 de 74 Ley de Presupuestos del Sector Público Constitución de la República Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público Ley y reglamento de Contraloría Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública Normas de Control emitidas por Contraloría Diagrama de flujo del subproceso control previo de nómina

22 Página 21 de Matriz aclaratoria del subproceso control previo de nómina No. Actividad Rol Descripción Documento 1 2 Solicitar pagos de nómina Remitir documentación a 3 Revisar cálculos y documentación Ingresar información al sistema SYS CONTROL Firmar y enviar hoja de control a Contador (a) Aprobar la hoja de control mediante firma Remitir documentación a tesorería Solicitar documentación correcta Remitir documentación solicitada Director (a) de Administración de Talento Humano Director Financiero (a) Contador (a) administración de Talento Humano La Dirección de Administración de Talento Humano mediante su Director solicita el pago de lo que se refiere a nómina a la Dirección Financiera Una vez recibida la documentación se remite a contabilidad la solicitud de pago Se revisa los cálculos generados por la DATH y la documentación que este conforme y completa. La documentación está conforme? Si la documentación está conforme va a la actividad 4; Si la documentación no está conforme va a la actividad 8 De la documentación revisada se ingresará la información al sistema SYS CONTROL El analista de control previo firmará la hoja de control y enviará hacia el/la Contador (a) Se aprobará la hoja de control mediante la firma de el/la Contador (a) Se remite la documentación a tesorería Se solicitará a la DATH la documentación faltante o las rectificaciones de ser el caso La DATH hará las correcciones correspondientes o remitirá la documentación que se encuentra como faltante. Regresa a la actividad 3 Memorando solicitando pago Hoja de control y Documentación solicitada

23 Página 22 de Indicadores de Gestión del Subproceso Control Previo Nómina N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 Solicitudes de pago de nómina (# de solicitudes de pago de nómina atendidas / # solicitudes de pago de nómina receptadas) X 100 Responsable de Medición Fuente de la Medición Frecuencia de Medición Porcentaje Contador (a) Quipux Semestral

24 Página 23 de Subproceso gestión de devengado Ficha del subproceso gestión de devengado Código del Descripción: Gestión del devengado CGAF-DF-C-02 PROPÓSITO: Devengar el compromiso presupuestario generado mediante la verificación análisis y aprobación de la documentación DISPARADOR: Existencia del compromiso presupuestario por parte de la unidad de presupuesto ENTRADAS: Compromiso presupuestario ACTIVIDADES PRINCIPALES: Verificar cálculos y documentación habilitante Registrar y solicitar en el sistema e-sigef el devengado Aprobar el devengado Remitir documentación aprobada a Tesorería Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Registrar el devengado en el sistema e-sigef Documentación aprobada para remitir a Tesorería Director (a) Financiero Controles del subproceso gestión de devengado ARTÍCULO NORMATIVA Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería) Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC

25 Página 24 de 74 Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Ley de Presupuestos del Sector Público Constitución de la República Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público Ley y reglamento de Contraloría Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública Normas de Control emitidas por Contraloría Diagrama de flujo del subproceso gestión de devengado

26 Página 25 de Matriz aclaratoria del subproceso gestión de devengado No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Existe compromiso presupuestario? Al inicio del subproceso gestión de devengado se debe verificar si existe compromiso presupuestario. En caso de que exista el compromiso presupuestario continúa en la actividad 3; Si no existe compromiso presupuestario para iniciar el proceso continúa en la actividad 2 2 Gestión del CUR Presupuestario Presupuesto Se realiza el subproceso gestión del CUR presupuestario Compromiso presupuestario 3 Verificar los cálculos realizados y documentación habilitante Una vez que tenemos el compromiso presupuestario y la documentación habilitante se verificará los cálculos correspondientes a fin de que proceda con el CUR de devengado 4 Registrar y solicitar en sistema e-sigef el devengado Se procede a registrar y solicitar el devengado en el sistema e-sigef el mismo que nos da un número de CUR que puede ser para gasto corriente o inversión Registro de devengado y número de CUR 5 Sellar y firmar el registro del devengado El registro de devengado es sellado y firmado por el analista que lo realiza Registro devengado firmado de 6 Remitir a contador para aprobación La documentación habilitante en conjunto con el registro de devengado solicitado en el sistema e-sigef se remitirá a el/la contador (a) para su aprobación 7 Aprobar registro de devengado Contador (a) Mediante firma de responsabilidad se aprobará el registro de devengado 8 Registrar documentación en cuaderno de control Contador (a) El/la contador (a) registrará la documentación en el cuaderno de control para registro interno y externo de entrega recepción de documentos Cuaderno control de 9 Remitir documentación a tesorería Contador (a) Se remitirá todo el expediente con la documentación habilitante a la unidad de tesorería

27 Página 26 de Indicadores de gestión del subproceso gestión de devengado N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 Registro de devengados (# de solicitudes de registro de devengados / # de registros devengados) X 100 Responsable de Medición Fuente de la Medición Frecuencia de Medición Porcentaje Contador (a) Solicitudes Semestral

28 Página 27 de Subproceso administración de fondos Ficha del subproceso administración de fondos Código del Descripción: Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Administración de fondos CGAF-DF-C-03 PROPÓSITO: Gestionar y direccionar los fondos según los requerimientos de las unidades de requirentes y/o servidores dela institución DISPARADOR: Solicitud de recursos para realizar la gestión de los requirentes ENTRADAS: Solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales Solicitud del fondo para creación de caja chica Solicitud de anticipo de remuneraciones ACTIVIDADES PRINCIPALES: Realizar cálculos en base a las solicitudes Solicitar certificación presupuestaria Registrar la creación del fondo en el sistema e-sigef Aprobación de la solicitudes Remitir el expediente a la unidad de tesorería Registrar el devengado en el sistema e-sigef Documentación aprobada para remitir a Tesorería Director (a) Financiero

29 Página 28 de Controles del subproceso administración de fondos ARTÍCULO NORMATIVA Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería) Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Ley de Presupuestos del Sector Público Constitución de la República Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público Ley y reglamento de Contraloría Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública Normas de Control emitidas por Contraloría Diagrama de flujo del subproceso administración de fondos

30 Página 29 de Matriz aclaratoria del subproceso administración de fondos No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Anticipo de fondos Subproceso vinculado anticipo de fondos 2 3 Creación de caja chica Anticipo de remuneraciones Subproceso vinculado creación de caja chica Subproceso vinculado anticipo de remuneraciones

31 Página 30 de Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de viáticos) Ficha del subproceso anticipo de viáticos Código del Descripción: Anticipo de viáticos CGAF-DF-C PROPÓSITO: Obtener la certificación presupuestaria para generar el anticipo de viáticos de la unidad requirente DISPARADOR: Solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales ENTRADAS: Memorando con la solicitud de anticipo de viáticos ACTIVIDADES PRINCIPALES: Realizar cálculo en base a la solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales Realizar la certificación presupuestaria Registrar en el sistema e-sigef la creación del fondo Enviar documentación a tesorería Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Documentación de la solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería Director (a) Financiero Controles del subproceso anticipo de viáticos ARTÍCULO NORMATIVA Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas

32 Página 31 de 74 Técnicas de Tesorería) Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Ley de Presupuestos del Sector Público Constitución de la República Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público Diagrama de flujo del subproceso anticipo de viáticos

33 Página 32 de Matriz aclaratoria del subproceso anticipo de viáticos No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Solicitar el anticipo de viáticos Unidad requirente La unidad requirente solicita la autorización para cumplimiento de servicios institucionales mediante memorando Memorando con solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales 2 Remitir solicitud a Director (a) Financiero Una vez recibido la documentación se remite la solicitud al área de contabilidad 3 Realizar cálculo en base a la solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales La unidad de presupuesto realizará el cálculo en base a la solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales 4 Remitir la solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales Se remitirá la solicitud de autorización para cumplimiento de servicios institucionales a la unidad de presupuestos 5 Certificación Presupuestaria Presupuesto Se realiza el subproceso de certificación presupuestaria Certificación presupuestaria 6 Recibir y revisar documentación Se recibe la documentación emitida en el subproceso de certificación presupuestaria 7 Registrar en el sistema e-sigef la creación del fondo La unidad de contabilidad registrará en el sistema e-sigef la creación del fondo CUR del anticipo 8 Aprobar la creación del fondo mediante firma Contador (a) El/la contador (a) aprobará la creación del fondo mediante firma 9 Enviar documentación a tesorería Contador (a) Se remitirá la documentación (expediente) a tesorería

34 Página 33 de Indicadores de gestión del subproceso anticipo de viáticos N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 Anticipos de viáticos generados (# de solicitudes de anticipo viáticos atendidos / # solicitudes de anticipo viáticos receptados) X 100 Responsable de Medición Fuente de la Medición Frecuencia de Medición Porcentaje Contador (a) Quipux Semestral

35 Página 34 de Subproceso vinculado a administración de fondos (Creación de caja chica) Ficha del subproceso creación de Caja chica Código del Descripción: Creación de caja chica CGAF-DF-C PROPÓSITO: Solicitar fondos necesarios para realizar las gestiones diarias de las unidades requirentes DISPARADOR: Solicitud para la creación de fondo para caja chica ENTRADAS: Memorando con la solicitud de fondo para caja chica ACTIVIDADES PRINCIPALES: Revisar que la documentación esté conforme Realizar la certificación presupuestaria Crear fondo de caja chica en el sistema e-sigef Registrar la creación del fondo de caja chica en el sistema e- SIGEF Enviar documentación a tesorería Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Documentación de la solicitud del fondo para la creación de caja chica revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería Director (a) Financiero Controles del subproceso creación de caja chica ARTÍCULO NORMATIVA Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería) Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC

36 Página 35 de 74 Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Ley de Presupuestos del Sector Público Constitución de la República Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público Ley y reglamento de Contraloría Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública Normas de Control emitidas por Contraloría Diagrama de flujo del subproceso creación de caja chica

37 Página 36 de Matriz aclaratoria del subproceso creación de caja chica No. Actividad Rol Descripción Documento Solicitar el fondo para la creación de caja chica Direccionar solicitud a Director Financiero Reasignar la solicitud a Unidad de Revisar que la documentación esté conforme Enviar documentación a la Unidad de Presupuesto Certificación Presupuestaria Unidad requirente Coordinador (a) General Administrativo Financiero Director Financiero (a) Presupuesto La unidad requirente solicitará el fondo para la creación de fondo para la caja chica Una vez recibida la solicitud se direccionará al Director Financiero Se reasignará la solicitud para que le den gestión en la Unidad de El analista de revisará que la documentación se encuentre conforme. La documentación está conforme? Si la documentación está conforme va a la actividad 5 Si la documentación no está conforme va a la actividad 11 La documentación que se encuentra correcta y/o conforme se enviará a la unidad de presupuesto para que se proceda con la certificación presupuestaria Se realiza el subproceso de certificación presupuestaria Memorando de solicitud de fondo Memorando de solicitud de fondos Certificación presupuestaria Crear fondo de caja chica en el sistema e-sigef Registrar la creación del fondo de caja chica en el sistema e-sigef Aprobar solicitud de fondo mediante firma Remitir a la Unidad de Tesorería / Tesorería Contador(a) Contador(a) Una vez recibida la certificación presupuestaria y el expediente se creará el fondo de caja chica en el sistema e-sigef Se registrará la creación del fondo de caja chica en el sistema e-sigef el mismo que será firmado por el analista de contabilidad que realiza el procedimiento El/la Contador (a) aprobará la solicitud del fondo mediante firma de responsabilidad Se remite la documentación a la unidad de tesorería Guía de control de documentación

38 Página 37 de Solicitar documentación faltante o correcciones La unidad de contabilidad solicitará la documentación que se encuentre faltante o las correcciones de haberlas 12 Remitir documentación conforme Se remitirá la documentación faltante o las correcciones solicitadas por la unidad de contabilidad. Regresa a la actividad 4 Documentación faltante y/o correcciones Indicadores de gestión del subproceso creación de caja chica N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida 1 Creación de fondos para caja chica (# de solicitudes de creación de caja chica atendidas / # solicitudes de creación de caja chica recibidas) X 100 Responsable de Medición Fuente de la Medición Frecuencia de Medición Porcentaje Contador (a) Quipux Semestral

39 Página 38 de Subproceso vinculado a administración de fondos (Anticipo de remuneraciones) Ficha del subproceso anticipo de remuneraciones Código del Descripción: Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Anticipo de remuneraciones CGAF-DF-C PROPÓSITO: Obtener el anticipo de remuneraciones solicitado por los servidores a la Dirección Financiera DISPARADOR: Solicitud de anticipo de remuneraciones ENTRADAS: Memorando con la solicitud de anticipo de remuneraciones realizado por el servidor ACTIVIDADES PRINCIPALES: Revisar solicitud de anticipo y documentación habilitante Elaborar cuadro de capacidad de endeudamiento Llenar hoja de solicitud aprobando el anticipo de remuneraciones Ingresar información al sistema SYS ANTICIPOS Ingresar información al sistema e-sigef Remitir documentación a Tesorería Documentación de la solicitud de anticipo de remuneraciones revisada y aprobada por el/la contador (a) para proceder con la continuidad del proceso de pago en Tesorería Director (a) Financiero

40 Página 39 de Controles del subproceso anticipo de remuneraciones ARTÍCULO NORMATIVA Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería) Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Ley de Presupuestos del Sector Público Constitución de la República Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público Ley y reglamento de Contraloría Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública Normas de Control emitidas por Contraloría Diagrama de flujo del subproceso anticipo de remuneraciones

41 Página 40 de Matriz aclaratoria subproceso anticipo de remuneraciones No. Actividad Rol Descripción Documento 1 Anticipo de remuneraciones Unidad requirente Una vez recibido la solicitud de anticipo de remuneraciones la Dirección de Administración de Talento Humano realiza las actividades del subproceso, para remitir a la Dirección Financiera la documentación conforme mediante memorando Memorando de solicitud de anticipo de remuneraciones 2 Remitir solicitud a Director Financiero El expediente generado en la Dirección de Administración de Talento Humano mediante la solicitud de anticipo remuneraciones, se remitirá a la unidad de contabilidad para que se procesa con el trámite conforme 3 Revisar solicitud de anticipo y documentación habilitante Se procede a revisar la solicitud de anticipo y que la documentación habilitante se encuentre conforme y completa. La Documentación está conforme? Si la documentación está conforme va a la actividad 4; Si la actividad no se encuentra conforme va a la actividad 12 4 Elaborar cuadro de capacidad de endeudamiento De la revisión conforme realizada previamente se procede a elaborar el cuadro de capacidad de endeudamiento del servidor solicitante del anticipo de remuneración Hoja de Excel con cuadro de capacidad de endeudamiento y valor de cuotas de descuentos mensuales 5 Llenar hoja de solicitud aprobando el anticipo de remuneraciones La hoja de solicitud de anticipo de remuneraciones que en inicio del proceso es llenada con los datos del solicitante y valores, una vez que se encuentra conforme, el analista de contabilidad procede a llenar los campos que le corresponde llenar a él, de esta forma indica la aprobación de anticipo de remuneraciones 6 Ingresar información al sistema SYS CONTROL Se ingresará la información que se originó en la solicitud de anticipo de remuneraciones al sistema SYS CONTROL Hoja de control

42 Página 41 de Firmar y enviar la documentación a Contador (a) para aprobación Aprobar la solicitud mediante firma Ingresar información al sistema e-sigef Remitir documentación a Tesorería Remitir información a DATH Solicitar documentación faltante o rectificación de documentos Remitir rectificación de documentos Contador (a) / Director (a) Financiera la Dirección de Talento Humano Para la aprobación de el/la Contador (a) se envía la documentación previa firma del analista de contabilidad en la hoja de control El/la Contador (a) junto con el Director (a) Financiera aprobarán la solicitud de anticipo de remuneraciones Se ingresará la información generada al sistema e-sigef el mismo que nos generará el CUR contable La documentación generada durante el proceso es remitida a unidad de tesorería para que se genere los haberes para el solicitante La información generada durante el proceso es remitida a la Dirección de Administración de Talento Humano para descuentos mensuales en rol de pagos del requirente Se solicitará la documentación faltante o la rectificación de documentos si en la revisión de documentación faltare o procedería a la corrección La Dirección de Talento Humano mediante sus analistas remitirá los documentos o la rectificación de los documentos solicitados para proceder con el trámite. Regresa a la actividad 3 CUR contable Documentación solicitada Indicadores de gestión del subproceso anticipo de remuneraciones N Indicador Fórmula de Cálculo 1 Anticipo de remuneraciones (# de solicitudes de anticipo de remuneraciones atendidas / # solicitudes de anticipo de remuneraciones recibidas) X 100 Unidad de Medida Responsable de Medición Fuente de la Medición Frecuencia de Medición Porcentaje Contador (a) Quipux Semestral

43 Página 42 de Subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país Ficha del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país Código del Descripción: Liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país CGAF-DF-C-04 PROPÓSITO: Realizar los cálculos y verificación de documentación adquiridos por los servidos por causa de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país DISPARADOR: Servicios institucionales realizados fuera de su lugar de residencia y/o trabajo por parte del servidor de la institución ENTRADAS: Informe de servicios institucionales ACTIVIDADES PRINCIPALES: Verificar cálculos y documentación habilitante Realizar cálculos del informe de servicios institucionales Generar compromiso presupuestario Aprobar CUR devengado Realizar la liquidación del registro en sistema e-sigef Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Documentación aprobada para remitir a Tesorería Director (a) Financiero

44 Página 43 de Controles del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país ARTÍCULO NORMATIVA Acuerdo 447 del Ministerio de Finanzas de diciembre 29 de 2007, publicado en el Registro Oficial N de enero 24 de 2008 (Actualización de los Principios del Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Principios y Normas Técnicas de Gubernamental, el Catálogo General de Cuentas y las Normas Técnicas de Tesorería) Normas y directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, LOAFYC Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Ley de Presupuestos del Sector Público Constitución de la República Reglamento a la Ley de Presupuesto del Sector Público Ley y reglamento de Contraloría Ley y reglamento del Sistema de Contratación Pública Normas de Control emitidas por Contraloría Diagrama de flujo del subproceso liquidación de viáticos, subsistencias, movilización y alimentación dentro y fuera del país