CARGO: FIRMA: FECHA: Coordinador de compras nacionales. Coordinador del sistema de gestión de calidad e inocuidad

Transcripción

1 VERSIÓN: 7 Página 1 de 5 Preparó: Lic. Ayelet Alvarado Revisó: TQA. Cinthia Morales Salazar Autorizó: Lic. Gustavo Plazola CARGO: FIRMA: FECHA: Coordinador de compras nacionales Coordinador del sistema de gestión de calidad e inocuidad Gerente de administración y finanzas 1. OBJETIVO 1.1 Establecer la metodología para realizar las compras nacionales. 2. ALCANCE 2.1 Este procedimiento aplica para todos los colaboradores de la organización. 3. DEFINICIONES Solicitante SAP Cualquier empleado de Industrias Promi que tenga la necesidad de una compra. Es un software empresarial (ERP) enfocado a optimizar el ciclo de operaciones, procesos y flujos de operación, administrativa y contable para las pequeñas y grandes empresas (PYMEs) 4. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES 4.1 Del coordinador de compras nacionales Asegurarse que se cumpla este procedimiento Dar respuesta a las solicitudes de pedido en el tiempo establecido Informar a los proveedores nuestro proceso de recepción de facturas y pagos. 4.2 De los solicitantes Llenar correctamente la solicitud de pedido en SAP. 4.3 Todas las necesidades de compra que representen un gasto para la compañía serán atendidas por medio de una solicitud de pedido en SAP de lo contrario no serán procesadas. 4.4 La entrega de solicitudes de pedido se cierra los viernes a las 11:00 am. 4.5 Las necesidades de compra que surjan derivadas de una urgencia o fuera del horario mencionado se deberán entregar directamente con el gerente de administración y finanzas para su autorización y procesamiento.

2 VERSIÓN: 7 Página 2 de 5 5. METODOLOGÍA DETECTAR NECESIDAD DE COMPRA 5.1 ELABORAR SOLICITUD DE PEDIDO, LIBERAR Y SOLICITAR AUTORIZACIÓN El solicitante al tener un material faltante para cubrir una necesidad llenará una solicitud de pedido en SAP con las especificaciones de lo solicitado claras y completas Pedirá a su jefe inmediato que libere la compra de los materiales solicitados El coordinador de compras nacionales revisará el SAP y trabajará en la solicitud de compra durante los siete días posteriores a la liberación de la misma. Nota: Si el monto de la compra excede la cantidad autorizada para el coordinador de compras nacionales, deberá solicitar la autorización de otra persona con un monto mayor. 5.2 PROGRAMAR MATERIA PRIMA, ANALIZAR Y VERIFICAR NIVELES El coordinador de compras nacionales debe programar una reunión al inicio del mes con el gerente de administración y finanzas, gerente de plantas, gerente de ventas de todas las divisiones, administrador de ventas químicos y coordinadores de producción de todas las plantas. Se revisarán los niveles de stock actuales de materia prima y la producción programada para el mes en curso y así tener una visión clara de qué comprar Las personas mencionadas en el punto anterior determinarán cuántos viajes de materia prima se deberán traer durante el mes y de que tonelaje Los coordinadores de plantas deben determinar qué días se recibirán los materiales durante el mes de acuerdo a los consumos de materia prima Para el caso de la compra de silicato de sodio, el jefe de logística determinará que transportistas (interno, externo) serán los encargados de traer la materia prima El coordinador de producción de cada planta elabora las solicitudes de pedido de materia prima en sistema SAP al inicio de cada mes con fecha estimada de entrega y cantidad solicitada. Si la fecha se modifica deberá dar aviso al coordinador de compras nacionales por medio de un correo electrónico El coordinador de compras nacionales genera una orden de compra en el sistema SAP por cada solicitud de pedido generada y pedirá la cantidad de materia prima descrita en la solicitud de pedido para obtener la producción Para el caso de la compra de silicato de sodio, le informará al jefe de logística la cantidad de materia prima solicitada y la fecha de entrega El jefe de logística programará el transporte (tamaño y transportista) que traerá la materia prima de las instalaciones del proveedor a nuestras instalaciones.

3 VERSIÓN: 7 Página 3 de 5 COTIZAR 5.3 Una vez que se tiene una compra autorizada o que se tienen las fechas y cantidades programadas para hacer las compras, se cotizará de acuerdo a estos dos tipos de compras: 5.4 GASTOS VARIOS, MANTENIMIENTOS, SERVICIOS Y HERRAMIENTAS El coordinador de compras nacionales debe: Localizar al menos dos proveedores que puedan atender la necesidad de la compra solicitada y les pedirá su cotización por correo electrónico o teléfono Revisará que la cotización cumple con el material solicitado y genera en SAP la orden de compra al proveedor Se revisan las cotizaciones obtenidas y la orden de compra impresa, para que sea autorizada. 5.5 MATERIA PRIMA A los proveedores autorizados, se les informará la fecha de la entrega con tres días de anticipación Si existe proveedor autorizado: El coordinador de compras nacionales deberá notificar al gerente de administración y finanzas si existe alguna modificación en el precio para su evaluación y autorización en la orden de compra generada por cada solicitud de pedido que se levante en SAP. Nota: Si el precio no es autorizado por el gerente de administración y finanzas debido a un incremento significativo, el coordinador de compras nacionales debe negociar con el proveedor para obtener un descuento, de lo contrario debe cotizar con otros proveedores El coordinador de compras nacionales debe informarle al proveedor la cantidad de materia prima a comprarle durante la semana, que días y quién se encargará de transportarlo a nuestras instalaciones No existe proveedor autorizado: El coordinador de compras nacionales debe: Localizar al menos dos proveedores que puedan atender la necesidad de la compra solicitada Solicitar cotización por correo electrónico. La cotización incluye precio, características de la materia prima, el tiempo de entrega y las condiciones comerciales vigentes Revisar que la cotización cumpla con el material solicitado. Se deben incluir observaciones si existen y VoBo de quién solicita la materia prima.

4 VERSIÓN: 7 Página 4 de Presentar al gerente de administración y finanzas la solicitud de pedido junto con las cotizaciones obtenidas El coordinador de compras nacionales solicita la información del proveedor para dar de alta en sistema SAP El gerente de administración y finanzas debe autorizar las cotizaciones vigentes. COLOCAR ORDEN DE COMPRA 5.6 Con la cotización seleccionada el coordinador de compras nacionales elaborará la orden de compra en sistema SAP. 5.7 Debe enviar la orden de compra al proveedor y le pedirá que le confirme por cualquier medio que recibió dicho documento. 5.8 En el caso de compras de pago vs entrega o con anticipo el coordinador de compras nacionales solicitará la factura para tramitar con tesorería y contabilidad los pagos o anticipos. DAR SEGUIMIENTO 5.9 El coordinador de compras nacionales verificará el tiempo de entrega y confirmará la recepción de la compra al usuario final. RECIBIR MERCANCÍA 5.10 Ver Procedimiento Inspección de entrada PRO-022. VERSIÓN # FECHA DE ELABORACIÓN 7 17 OCTUBRE 2016 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SE ANEXA EL PERIODO PARA TRABAJAR UNA SOLICITUD DE PEDIDO UNA VEZ LIBERADA. SE MODIFICA LA METODOLOGÍA DEL PUNTO 5.2 SE DEFINE AL ENCARGADO DEL PROCESO COMO COORDINADOR DE. SOLICITÓ CAMBIO AYELET ALVARADO

5 VERSIÓN: 7 Página 5 de JUNIO 2016 SE ACTUALIZA EL DOCUMENTO A LAS NECESIDADES ANTUALES DEL PROCESO. MARÍA ELENA HERNÁNDEZ 5 28 JULIO OCTUBRE MAYO SEPTIEMBRE 2012 SE AJUSTA LA NUMERACIÓN EN EL PROCEDIMIENTO,SE QUITAN LAS NOMENCLATURAS DE PUESTO,SE ANEXA 4.6 TIEMPO DEFINIDO DE ENTREGA DE REQUISICIONES AL ÁREA DE COMPRAS, SE ANEXA 4.8 PARA CASO DE SITUACIONES EXTRAORDINARIAS,SE ANEXA EL METODOLOGÍA PARA FIRMA DE REQUISICIONES, SE HACEN MODIFICACIONES DE REDACCION EN Y SE CAMBIO EL GERENTE DE OPERACIONES POR GERENTE DE PLANTA,SE AGREGO EL GERENTE DE ADMINISTRACION,SE DEJO MENCIONAR EL REG- 060POR EL NUEVO SISTEMA SAP SE AGREGARON LAS POLITICAS DE COMPRAS SE MODIFICO EL PUNTO II.COTIZAR,SE AGREGO EL REGISTRO PROGRAMA MENSUAL DE COMPRAS REG NOVIEMBRE 2011 DOCUMENTO INICIAL