Procedimiento de Emisión de Nómina Federal / Universidad Pedagógica Nacional (UPN)

Transcripción

1 Pág.1 14 Procedimiento Emisión Nómina Feral / Universidad Pedagógica TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO 3 días FECHA DE ELABORACIÓN Septiembre 2015 FECHA DE REVISIÓN Septiembre 2015 ELABORÓ C. Manuel Rodrigo Rivera Cruz Dirección Informática VALIDÓ C. Ángel Roberto Ceballos Campos Oficialía Mayor REVISÓ C. Mónica Vega Hernánz Dirección Desarrollo Administrativo y Capacitación AUTORIZÓ C. Patricia Gabriela Vázquez l Mercado Herrera Secretaria Educación Pública

2 Pág.2 14 I. ÍNDICE I. ÍNDICE... 2 II. ALCANCE Y OBJETIVO... 3 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 4 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO... 5 V. DIAGRAMA DE FLUJO... 6 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... 7 VII. LISTA DE FORMATOS VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA... 14

3 Pág.3 14 II. ALCANCE Y OBJETIVO ALCANCE De acuerdo a las funciones y atribuciones que le corresponn a la Dirección Informática, se lleva a cabo el procedimiento Emisión Nómina para personal Feral y Universidad Pedagógica. OBJETIVO Realizar la emisión l pago nómina en tiempo y forma al personal docente, administrativo y apoyo la Secretaría Educación Pública, acuerdo al calendario establecido por la Dirección Personal e Informática.

4 Pág.4 14 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN NORMAS Reglamento Interior la Secretaría Educación Pública l Estado, (Vigente). Manual Organización la Dirección Informática. (Vigente). Manual Usuario: Sistema Profesional para la Administración los Recursos Humanos (SPARH). (Vigente). Ley Responsabilidas Servidores Públicos l Estado Puebla (Vigente). POLÍTICAS DE OPERACIÓN Será responsabilidad la Dirección Personal autorizar y notificar a la Dirección Informática la ejecución la emisión la Nómina y sus productos. La Dirección Informática en coordinación con la Dirección Personal elaborará manera semestral el calendario emisión nómina. Para por emitir una nómina berá estar ejecutado el proceso Cerrar periodo nómina, cuyo estatus berá ser finalizado. Sólo se podrá tener abierto un solo proceso nómina. Será responsabilidad l personal l la emisión nómina en tiempo y forma, conforme a las fechas establecidas en el calendario, siempre y cuando no existan retrasos en los procesos que la antecen. El Pagos una vez concluido el periodo validación cálculo movimientos finalizados, berá informar al que pue procer con la emisión nómina. Será responsabilidad l Jefe vigilar, controlar y supervisar la emisión nómina. La emisión nómina berá ser ejecutada en el aplicativo Sistema Profesional para la Administración los Recursos Humanos (SPARH), así como la generación sus productos, a través las cuentas acceso autorizadas. Será responsabilidad los operadores l verificar que la foliatura registrada en el aplicativo Sistema Profesional para la Administración los Recursos Humanos (SPARH) sea conforme a las formas valoradas. El respaldo la base datos al cierre nómina berá ser resguardado por tiempo infinido.

5 Pág.5 14 IV.ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO Recurso Humano Jefe Departamento Producción, Operadores Materiales Maquinaria Información Papelería (Diurex, plumas, plumones, tijeras) Cd Formas valoradas Papel stock para impresión la nómina Cintas impresión Equipo cómputo Impresoras Servidor Base Datos Desencarbonadora Servidor Impresión Normas operación Calendario Producción nómina (vigente)

6 Pág.6 14 V. DIAGRAMA DE FLUJO EMISIÓN DE NÓMINA FEDERAL/UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL (UPN) DIRECCIÓN DE PERSONAL (JEFE DE DEPARTAMENTO DE PAGOS) DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA (JEFE DE DEPTO. DE PRODUCC. Y AUDITORÍA) DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA (OPERADOR DE DEPTO. DE PRODUCC. Y AUDITORÍA) DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA (OPERADOR DE DEPTO. DE PRODUCC. Y AUDITORÍA) DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS (JEFE DE OFICINA DE INSUMOS DE NÓMINA) DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA (ADMINISTRADOR DEL DEPTO. DE BASE DE DATOS) SEP FEDERAL INICIO Autorizar emisión 1 NO 2 Ingresar al aplicativo (SPARH) y Cierra Nómina algún error al Cerrar Nómina? SI 2.1 Reportar al Jefe Depto. Base Datos que marco error para que realice corrección Solicitar al Administrador Base Datos realice respaldo 2 1 Generar en aplicativo: Imprimir y turnar al 11 Jefe Depto Pagaduría: Recibir y Recibir, generar y Recibir y revisar proporcionar al Realizar respaldo remitir a la folios y estado físico Listado nómina Operador l Cierre Nómina Dirección : cheques y Producción: Formas valoradas: Formas valoradas: Archivo (Digital) Cheques y talones Cheques y talones para la impresión Son correctas FIN 6 las formas 4 valoradas? 7 NO Solicitar a la Oficina 14 Insumos SI Nómina reposición (Regresa al paso 9) Recibir y validar: 12 Cheques y talones Imprimir s pc impresos con impresora laser: Cheques y talones Hay reposición NO cheques y talones? 8 Anexo V Anexo VI Pensión Alimenticia 6 NO cheques y talones? SI 12.1 Solicitar a la Oficina Insumos Nómina reposición (Regresa al paso 9) 14.1 Informar a la Dirección Informática para reposición (Regresa al paso 9) 9 Envíar a SEP Feral (Archivo digital): Anexo V 13 Entregar al Jefe Oficina insumos Nómina: 20 Recibir y validar: Anexo VI Cheques y talones impresos Talones (Depósitos) Pensión Alimenticia 8 7 Hay reposición 15 NO talones? 4 3 Capturar mensajes 10 SI 8 pago 20.1 Recibir: 16 Asignar folios Archivo (Digital) para la impresión cheques 9 Solicitar al Jefe Insumos Nómina, formas valoradas (Cheques y talones) mediante Formato entrega-recepción formas valoradas Memorandum solicitud formas valoradas 5 iniciales en el aplicativo SPARH para tipo pósito 17 Generar conciliación nominal y archivo para impresión Descargar y transferir archivo para impresión talones (Depósitos) Imprimir y turnar al Jefe Insumos Nómina: Talones (Depósitos) Regresa al paso Generar, scargar y transferir archivos para impresión : Listado nómina cheques y talones

7 Pág.7 14 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia etapas 1.Autorizar emisión nómina Activida d 1.1 Notificar a la Dirección Informática ( que pue emitir nómina) Responsable Pagos (Jefe Departamento) Formato 2. Cerrar periodo nómina 2.1 Ingresar al aplicativo Sistema Profesional para la Administración Recursos Humanos (SPARH): Administración, Remuneración, Configuración Proceso Nominal, Cierra Nómina (Ver Manual Usuario) (Jefe Departamento) 2.2 Se presenta algún error a cerrar nómina? 3. Solicitar SI, Reportar al Jefe l Base Datos que marco error para que al 3.1 Solicitar al Administrador Base Administrador Base Datos, Datos realice respaldo cierre nómina. realice respaldo cierre nómina 4. Realizar respaldo cierre nómina 5. Generar en aplicativo, Anexo V, Anexo VI y Pensión Alimenticia 4.1 Realizar respaldo cierre nómina (Ver procedimiento Respaldo Información) 5.1 Generar en aplicativo, Anexo V, Anexo VI y Pensión Alimenticia (Jefe Departamento) Base Datos (Administrador Base Datos) (Jefe Departamento Correo electrónico

8 Pág Enviar a SEP Feral, Anexo V, VI, y Pensión Alimenticia 6.1 Enviar a SEP Feral: Anexo V, VI y Pensión Alimenticia (Digital) (Jefe Departamento) 7. Recibir, generar y remitir archivo para impresión cheques 8. Recibir archivo para impresión cheques (Procesado) 9. Solicitar al Jefe Insumos Nómina, formas valoradas (Cheques y talones) 7.1 Recibir archivo manera digital para impresión cheques 7.2 Generar y remitir a la Dirección Informática archivo digital para impresión cheques 8.1 Recibir archivo para impresión cheques 9.1 Solicitar al Tesorería y Aplicación Contable (Oficina Insumos Nómina), formas valoradas la feración (Cheques y talones) 10. Recibir y 10.1 Proporcionar al Operador l Depto. proporcionar al Producción, formas valoradas (Cheques y Operador l talones) Depto. Producción, formas valoradas (Cheques y talones) 11. Recibir y revisar folios y estado físico formas valoradas (Cheques y talones) 11.1 Recibir y revisar folios y estado físico formas valoradas 11.2 Son correctas las formas valoradas? NO, Solicitar al Jefe Oficina Insumos Nómina reposición (Regresa al paso 9) 11.3 SI, continuar flujo SEP Feral (Jefe Departamento) (Jefe Departamento) Depto. Tesorería y Aplicación Contable Oficina Insumos Nómina (Jefe Oficina) Formato entrega-recepción formas valoradas Formato Memorándum solicitud formas valoradas Formato entrega-recepción formas valoradas Formas valoradas (Talones) Formato entrega-recepción

9 Pág Imprimir cheques s pc con impresora laser 13. Entregar al Jefe Insumos Nómina cheques y talones impresos 14. Recibe y valida cheques y talones impresos 12.1 Imprimir cheques s pc con impresora laser 12.2 Hay reposición cheques y talones? SI, Solicitar al Jefe Oficina Insumos Nómina reposición (Regresa al paso 9) 12.3 NO, continuar flujo 13.1 Entregar al Jefe Insumos Nómina cheques y talones impresos 14.1 Recibe y valida cheques y talones impresos 14.2 Hay reposición cheques y talones? SI, Solicitar al Jefe Oficina Insumos Nómina reposición (Regresa al paso 9) 14.3 NO, continuar flujo Depto. Tesorería y Aplicación Contable Oficina Insumos Nómina (Jefe Oficina) 15. Capturar mensajes pago 15.1 Enviar al Producción (En caso llevar alguna leyenda), oficio mensajes pago Dirección Personal Oficio Mensajes Pago 15.2 Ingresar al Aplicativo Sistema Profesional para la Administración Recursos Humanos (SPARH): Administración, Remuneración, Configuración, Catálogos Generales, Mensajes Pago (Ver Manual Usuario) 15.3 Procer a dar alta mensajes para cada una las nóminas que se van a emitir: Feral y Universidad Pedagógica Nacional.

10 Pág Asignar folios 16.1 Ingresar al Aplicativo Sistema Formato iniciales para tipo Profesional para la Administración entrega-recepción pósitos Recursos Humanos (SPARH): Configuración, Catálogos Generales, Cuentas Bancarias Organización (Ver Manual Usuario) 16.2 Seleccionar la opción pósito a actualizar en aplicativo 17. Generar conciliación nominal y archivo para impresión 18. Descargar y transferir archivo para impresión talones (Depósitos) 19. Imprimir y turnar al Jefe Oficina Insumos Nómina talones (Depósito) 16.3 Ingresar folio anterior al primero la forma valorada que tiene físicamente en talón y actualiza 17.1 Ingresar a aplicativo Sistema Profesional para la Administración Recursos Humanos (SPARH): (Ver Manual Usuario) 17.2 Generar conciliación nominal (folio pósito (s) con el pago) 17.3 Generar archivo para impresión talones pago (Depósito bancario) 18.1 Descargar archivo para impresión talones 18.2 Transferir archivos talones al servidor impresión 19.1 Imprimir talones (Depósito) 19.2 Turnar a la Oficina Insumos Nómina, talones (Depósito) Formato entrega-recepción formas valoradas 20. Recibir y validar talones (Depósito) 20.1 Recibir y validar talones (Depósitos) 20.2 Hay reposición talones? SI, Regresar al paso NO, continuar flujo Depto. Tesorería y Aplicación Contable Oficina Insumos Nómina (Jefe Oficina)) 21. Generar, 21.1 Genera en aplicativo Sistema

11 Pág scargar y Profesional para la Administración transferir archivos Recursos Humanos (SPARH): para impresión Administración, Remuneración, Recibos, listado nómina Listado Nómina (Ver Manual Usuario cheques y SPARH) listado nómina cheques y talones (Depósito) talones (pósito).- Feral y Universidad Pedagógica Nacional 21.2 Descargar archivo para impresión listado nómina cheques y talones en formato txt 21.3 Transferir archivos listado nómina cheques y talones al servidor impresión 22. Imprimir y turnar al Jefe Depto. Pagaduría listado nómina cheques / talones (pósito) 22.1 Iniciar proceso impresión listado nómina cheques y talones (Depósito) 22.2 Desencarbonar a dos tantos listado nómina 22.3 Existen reposición hojas? SI, Realizar reposición hoja (s), regresa al paso NO, termina el procedimiento FIN

12 Pág VII. LISTA DE FORMATOS. Formato Tiempo retención Responsable conservarlo Formato entrega-recepción formas valoradas Departamento Tesorería y Aplicación Contable (Oficina Insumos Nómina) Número registro S/N Memorándum solicitud formas valoradas Departamento Tesorería y Aplicación Contable (Oficina Insumos Nómina) S/N Formas valoradas (Cheques y talones) Insumos Nómina S/N Listado Nómina cheques y talones (Feral y UPN) Departamento Pagaduría S/N

13 Pág Número revisión Fecha Actualización VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Descripción l cambio

14 Pág IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA Salida l procedimiento: La nómina en tiempo oportuno y entrega todos los reportes y productos que conllevan al mismo quincenalmente tanto al personal docente como el personal administrativo la Secretaria Educación Pública en el Estado Puebla. Indicadores medida: Pago Tiempo real: 48 horas trabajo (3 días hábiles) Tiempo Programado: 48 horas (3 días hábiles) 100 % DE CUMPLIMIENTO % Nomina Total la Nomina Pagos X 100