Dirección de Peajes CDEC SIC

Transcripción

1 Guía de Aplicación: Contabilidad de Ingresos y Gastos de los Procesos de Licitación de Obras Nuevas del Sistema Troncal Dirección de Peajes CDEC SIC Autor Unidad de Desarrollo de Transmisión Fecha Junio Identificador GdA-UDT-11 Versión 1.0

2 1.- ANTECEDENTES. 1.1 Objetivo. El objetivo de la presente Guía de Aplicación es describir el proceso de contabilización de los ingresos y gastos que se producen desde el inicio de la licitación de las Obras Nuevas, pasando por la licitación de las Auditorías Técnicas de la ejecución de las mismas obras, hasta la finalización de dicha Auditoría con la puesta en servicio de la Obra. Lo anterior incluye la determinación de las prorratas y pagos que corresponderán a los usuarios de las Obras Nuevas, y su respectiva publicación periódica. 1.2 Antecedentes Normativos Para el desarrollo del presente proceso se deben considerar los siguientes antecedentes normativos: - Ley General de Servicios Eléctricos DFL-4, artículo N Decreto que Fija el Plan de Expansión correspondiente a las Obras Nuevas, del Ministerio de Energía, en adelante Decreto del Plan de Expansión. - Bases de Licitación de las Obras Nuevas (ON), emitidas mediante Resolución Exenta de la CNE. - Decreto que Fija los Derechos de Explotación y Ejecución de una Obra Nueva del Ministerio de Energía, en adelante Decreto que Fija Derechos. - Bases de Licitación de Auditorías Técnicas elaboradas por la DP del CDEC SIC, en adelante Bases de Licitación. - Contrato de Prestación de Servicio de Auditoría Técnica, en adelante el Contrato. 1.3 Responsables y Funciones. 1. Dirección de Peajes (DP): Por mandato de la Ley General de Servicios Eléctricos debe llevar a cabo el proceso de licitación de Obras Nuevas. Posteriormente, de acuerdo a lo establecido en el Decreto de Plan de Expansión, debe realizar Auditorías Técnicas de la ejecución de las Obras Nuevas adjudicadas. 2. Departamento de Peajes (DPe): Departamento del cual depende la UDT, participa en el Proceso que describe esta Guía con la determinación de las prorratas de participación de la Usuarios en el pago de los costos del Proceso de Licitación de las Obras Nuevas. 3. Unidad de Desarrollo de Transmisión (UDT): Unidad del Departamento de Peajes encargada de las actividades descritas en la presente Guía. 4. Comisión Nacional de Energía (CNE): Ente regulador responsable de elaborar y emitir las Bases de Licitación de las Obras Nuevas mediante Resolución Exenta. 5. Auditor: Empresa contratada por el CDEC SIC para la ejecución de la Auditorías Técnicas de Obras Nuevas del Sistema de Transmisión Troncal. 6. Usuarios: Empresas coordinadas que participan en el pago de los costos del Proceso de Licitación de las Obras Nuevas. 7. Dirección de Administración y Presupuesto (DAP): Informa a la UDT los ingresos y pagos efectuados por concepto de Licitación de Obras Nuevas y Auditorías Técnicas. 11 Guía de Aplicación Contabilidad de Ingresos y Gastos de los Procesos de Licitación Obras Nuevas ST 2

3 1.4 Abreviaturas. ON : Obras Nuevas AT : Auditorías Técnicas ST : Sistema Troncal 1.5 Control y Seguimiento. REV FECHA ELABORADO REVISADO APROBADO 01 Mauricio Gaete Juan Pablo Rojas SRyCT 30/06/2016 Stephanie Carvacho 11 Guía de Aplicación Contabilidad de Ingresos y Gastos de los Procesos de Licitación Obras Nuevas ST 3

4 2.- DIAGRAMA. 11 Guía de Aplicación Contabilidad de Ingresos y Gastos de los Procesos de Licitación Obras Nuevas ST 4

5 3.- DESCRIPCIÓN. 3.1 Entradas. - Bases de Licitación de las Obras Nuevas (ON). - Solicitudes de Compra de Bases de Licitación de Obras Nuevas. - Solicitudes de Compra de Bases de Licitación de Auditorías Técnicas (AT). - Facturas por Informes de Auditorías Técnicas. 3.2 Salidas. - Publicación de los Ingresos y Gastos en la página web del CDEC SIC ( - Aprobación de pagos. - Planilla con montos a facturar a las empresas coordinadas que participan el pago de costos de los procesos de licitación. 4.- ACTIVIDADES. 4.1 Actividad 1: Actualizar Instructivo para Venta de Bases de Licitación de ON Publicada las Bases de Licitación de Obras Nuevas, se revisan las fechas, plazos y condiciones en las cuales se venderán las mismas, cuya recaudación financiará los costos del proceso correspondiente. Junto con lo anterior, es conveniente elaborar un Instructivo para Venta de Bases donde se determine el procedimiento y las formalidades para la venta de bases, con el fin de que esta sea realizada por cualquier profesional dela UDT. Referencialmente, el Instructivo para Venta de Bases puede considerar los siguiente pasos. La empresa interesada en participar del proceso deberá entregar la Solicitud de Compra de Bases de Licitación e Ingreso al Registro de Participantes Jurídicas Participantes de la Licitación publicada en la página web del CDEC SIC ( en la que se declararán los datos de la empresa participante. Luego, la empresa participante entregará el comprobante de depósito del valor de las Bases o un cheque con el mismo valor. Ambos documentos, solicitud de compra y cheque o comprobante de depósito, serán enviados a la UDT para su revisión, la que posteriormente los entregará a la DAP para que ésta proceda con la emisión de la factura correspondiente. 4.2 Actividad 2: Asignar Ingresos y Gastos a Licitación de Obras Nuevas Durante el Proceso de Licitación de las Obras Nuevas se generan ingresos producto de la venta de Bases de Licitación, así como diversos gastos como la publicación del llamado a licitación, las visitas a terreno, asesorías externas. Respecto de cada uno de los ingresos y gastos en que se incurra por motivo del proceso de Licitación de las Obras Nuevas, se debe solicitar a la DAP que sean asignados a la cuenta que haya destinado a los procesos de licitación de Obras Nuevas. 11 Guía de Aplicación Contabilidad de Ingresos y Gastos de los Procesos de Licitación Obras Nuevas ST 5

6 4.3 Actividad 3: Consolidar e Informar Ingresos y Gastos Se solicita a la DAP una planilla con los pagos realizados por concepto de Licitaciones dentro de los primeros días hábiles del mes que inicia el período (referencialmente trimestral) considerado para el cálculo de las prorratas del presupuesto del CDEC SIC. 4.4 Actividad 4: Contabilizar Ingresos y Gastos Licitación Obras Nuevas y Publicar La contabilidad de Ingresos y Gastos del Proceso de Licitación de Obras Nuevas asociado a un Decreto de Plan de Expansión se registra en una planilla destinada a dicho Decreto. A la fecha de la revisión de la presente Guía, las prorratas de presupuesto determinadas por la DAP, en base a lo estipulado en el Presupuesto Anual aprobado por la CNE se calculan trimestralmente. Los montos por concepto de gastos asociados a Procesos de Licitación de Obras Nuevas se facturan simultáneamente con los montos asociados al Presupuesto Anual. En concordancia con lo anterior, la publicación actualizada de los Ingresos y Gastos se realiza a más tardar dentro de los últimos días hábiles de los meses de enero, abril, julio y octubre. 4.5 Actividad 5: Actualizar Instructivo para Venta de Bases de Licitación de AT Una vez elaboradas las Bases de Licitación de Auditorías Técnicas de acuerdo a la Guía de Aplicación GdA-UDT- 01, se revisan las fechas, plazos y condiciones en las cuales se venderán las mismas, cuya recaudación financiará los costos del proceso correspondiente. Junto con lo anterior, es conveniente elaborar un Instructivo para Venta de Bases donde se determine el procedimiento y las formalidades para la venta de bases, con el fin de que esta sea realizada por cualquier profesional dela UDT. Cabe destacar que eventualmente, el Proceso de Licitación de Auditorías Técnicas podría realizarse en forma privada por invitación directa. Referencialmente, el Instructivo para Venta de Bases puede considerar los siguiente pasos. La empresa interesada en participar del proceso deberá entregar la Solicitud de Compra de Bases de Licitación e Ingreso al Registro de Participantes Jurídicas Participantes de la Licitación publicada en la página web del CDEC SIC ( en la que se declararán los datos de la empresa participante. Luego, la empresa participante entregará el comprobante de depósito del valor de las Bases o un cheque con el mismo valor. Ambos documentos, solicitud de compra y cheque o comprobante de depósito, serán enviados a la UDT para su revisión, la que posteriormente los entregará a la DAP para que ésta proceda con la emisión de la factura correspondiente. 4.6 Actividad 6: Asignar Ingresos y Gastos a Licitación de Auditorías Técnicas Durante el Proceso de Licitación de las Auditorías Técnicas se generan ingresos producto de la venta de Bases de Licitación, así como diversos gastos como la publicación del llamado a licitación y asesorías externas. Respecto de cada uno de los ingresos y gastos en que se incurra por motivo del proceso de Licitación de las Auditorías Técnicas, se debe solicitar a la DAP que sean asignados a la cuenta que haya destinado a los procesos de licitación de Obras Nuevas. 11 Guía de Aplicación Contabilidad de Ingresos y Gastos de los Procesos de Licitación Obras Nuevas ST 6

7 4.7 Actividad 7: Consolidar e informar Ingresos y Gastos Se solicita a la DAP una planilla con los pagos realizados por concepto de Licitaciones dentro de los primeros días hábiles del mes que inicia el período (referencialmente trimestral) considerado para el cálculo de las prorratas del presupuesto del CDEC SIC. 4.8 Actividad 8: Contabilizar Ingresos y Gastos Licitación Auditorías Técnicas y Publicar La contabilidad de Ingresos y Gastos del Proceso de Licitación de Auditorías Técnicas se asocia a los Ingresos y Gastos de la Licitación de Obras Nuevas que son objeto de la Auditoría Técnicas, y se registra en la planilla destinada al Decreto de Plan de Expansión correspondiente a dichas Obras Nuevas. Los montos por concepto de gastos asociados a Procesos de Licitación de Obras Nuevas se facturan en forma análoga a lo descrito en la Actividad Actividad 9: Calcular/Informar Prorratas Se solicita oportunamente al DPe el cálculo de las prorratas de uso de las Obras Nuevas, por parte de las empresas generadoras, en conformidad con lo estipulado en el artículo 96 de la Ley General de Servicios Eléctricos, y los correspondientes Decretos de Plan de Expansión y Bases de Licitación de la Obra Nuevas Actividad 10: Calcular e Informar pagos proyectados La UDT utiliza las prorratas calculadas por el DPe para determinar una proyección de pagos por concepto de Auditoría Técnica, la que luego informa a los Coordinados. Dichas prorratas serán utilizadas también en la determinación de los pagos asociados a los costos de los Procesos de Licitación Actividad 11: Ejecutar la Auditoría Técnica Una vez adjudicada la Auditoría Técnica, corresponderá al Auditor elaborar diversos informes entre los que se encuentran Informes Bimestrales (referente el avance y cumplimiento de características técnicas de las Obras Nuevas), Informes de cumplimiento de Hito e Informe de correcta operación durante los primeros 12 meses, los que deberán ser cancelados por la DAP previa aprobación de la UDT Actividad 12: Enviar Facturas Posterior al envío de los Informes mencionados en el numeral anterior en su versión definitiva por parte del Auditor y una vez aprobados por el encargado de proyecto, la UDT emitirá una carta solicitando el envío de la factura del correspondiente. 11 Guía de Aplicación Contabilidad de Ingresos y Gastos de los Procesos de Licitación Obras Nuevas ST 7

8 4.13 Actividad 13: Informar Recepción Facturas La DAP recibirá la factura electrónica enviada por el Auditor a través del medio que establezca (actualmente al correo dte@cdecsic.cl), e informará a la UDT para su aprobación Actividad 14: Revisar Factura La UDT verificará si el monto, la glosa y el N de OC corresponden al informe solicitado. De no estar correctamente emitida por el Auditor, la UDT solicitará una corrección Actividad 15: Consolidar e informar Ingresos y Gastos Se solicita a la DAP la planilla de pagos realizados por el CDEC, por concepto de Licitaciones a la DAP el quinto día hábil del mes que inicia los trimestres considerados en las prorratas de presupuesto determinadas por la Dirección de Administración y Presupuesto (DAP) Actividad 16: Contabilizar Ingresos y Gastos de Auditoría Técnica y Publicar. La contabilidad de Ingresos y Gastos de Auditorías Técnicas se asocia a los Ingresos y Gastos de la Licitación de Obras Nuevas que son objeto de la Auditoría Técnicas, y se registra en la planilla destinada al Decreto de Plan de Expansión correspondiente a dichas Obras Nuevas. Los montos por concepto de gastos asociados a Procesos de Licitación de Obras Nuevas se facturan en forma análoga a lo descrito en las Actividades 4 y Actividad 17: Informar Pagos a Usuarios Una vez publicados los ingresos y gastos correspondientes al período en curso, la UDT informará a la DAP para que ésta informe a los Usuarios de las Obras Nuevas bajo Auditoría Técnica los pagos a realizar Actividad 18: Pagar Factura Cada Usuario paga el monto informado por la DAP de acuerdo a las condiciones y los plazos establecidos por ella. 5.- DOCUMENTACIÓN ASOCIADA. 1) Comprobantes asociados a la Venta de Bases de Licitación de Obras Nuevas. 2) Comprobantes asociados a la Venta de Bases de Licitación de Auditorías Técnicas. 3) Facturas de Auditorías Técnicas, asesorías y otros gastos. 4) GdA-DP-27 Guía de Aplicación Ejecución de Procesos de Licitación de Auditorias Técnicas de Obras Nuevas del Sistema Troncal. 11 Guía de Aplicación Contabilidad de Ingresos y Gastos de los Procesos de Licitación Obras Nuevas ST 8

9 5) GdA-DP-26 Guía de Aplicación Ejecución de Procesos de Licitación de Obras Nuevas del Sistema Troncal. 6) GdA-DP-28 Guía de Aplicación Administración de Contratos de Auditoría de Obras Nuevas del Sistema Troncal. 6.- RECURSOS. 1) Página web 11 Guía de Aplicación Contabilidad de Ingresos y Gastos de los Procesos de Licitación Obras Nuevas ST 9