Manual de Procedimientos

Transcripción

1 Secretaría de Recursos Naturales y Ambiente SUB GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Manual de Procedimientos 100 Metros al Sur del Estadio Nacional Error! Marcador no definido. Tegucigalpa, MDC, Honduras, C. A.

2 Contenido Propósito... 3 Alcance... 3 Responsabilidades... 3 Definiciones... 3 Proceso para el Trámite de Solicitudes de Revisión, Reparaciones y Servicios Anexos SERNA 2

3 Manual de Procedimientos Administrativos Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales Propósito Recibir las solicitudes de las Unidades ejecutoras de la Secretaría en cuanto a mantenimiento y reparaciones de edificios, abastecimiento de agua purificada, revisión, mantenimiento preventivo y reparación de los vehículos de SERNA, asi como el suministro de combustible, coordinación de Vigilancia y Aseo. Alcance Aplica para todas las Direcciones y Unidades de la SERNA. Responsabilidades La Subgerencia es responsable del suministro de combustible, agua purificada, mantenimiento y reparación de edificios y vehículos, mantenimiento de áreas verdes, aseo de patios y parqueos, además de apoyar a entidades que lo soliciten en materia de transporte como ser Fuerzas Armadas, Copeco, Salud, etc., asímismo es responsable también de supervisar las labores del Personal de Vigilancia y Aseo por medio de sus Coordinadores. Definiciones 1.1. Formato para Solicitud de Combustible: Formato que contiene toda la información para el suministro de combustible, como ser descripción del vehículo, placa, cantidad de combustible, responsable, observaciones y firma autorizada. SERNA 3

4 1.2. Control para suministro de Agua purificada: Este formato se utiliza para llevar un control en cuanto al suministro de agua purificada a cada una de las Unidades, Direcciones y dependencia de la Secretaría, incluye Nombre de la dependencia, fecha, firma y cantidad de botellones Resumen de cotizaciones: Este documento describe la reparación que requiere el vehículo, compra de repuestos, detalle de precios de los cotizantes para establecer empresa ganadora, nombre de empresas cotizantes, Unidad ejecutora que solicita el proceso y firmas autorizadas Acta de Recepción: Este documento describe la fechas en que el vehículo ingreso y sale del taller, reparaciones efectuadas, descripción del vehículo y firma del responsable del taller, Vo. Bo. De Transporte y firma del responsable del vehículo, si es recibido conforme Factura: Factura por reparación del vehículo, donde aparece la entrega del servicio, además de indicar la cantidad a pagar y la fecha de expedición de la misma. Además se encuentran los datos del expedidor y del destinatario, en el caso de la Secretaria, la misma deberá ser a nombre de la SECRETARIA DE RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE, así mismo el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos si hubieren y los impuestos, firma y sello por el Proveedor Recibo: Un recibo o constancia de pago que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado, el original se entrega a quien hizo el pago en este caso deberá ser a nombre de la TESORERIA GENERAL DE LA REPUBLICA y el duplicado queda en poder del Proveedor. Firma y sello del proveedor Acta de Recepción de Almacén: Este documento contiene: Nombre de la Institución, fecha, nombre del Proveedor, número de orden de compra, numero de factura. el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios SERNA 4

5 unitarios, los precios totales, los descuentos si hubieren y los impuestos, quien solicitó los suministros, firma y sello del Encargado del Almacén Acta de Verificación de Repuestos. Este documento lo emite la Unidad de Transporte, en donde se hace constar los repuestos que se le cambiaron a los vehículos en reparación, y es firmado por el Pre interventor y el Auxiliar de Transporte. Proceso para el Trámite de Solicitudes de Revisión, Reparaciones y Servicios. SECRETARIA DE ESTADO EN LOS DESPACHOS DE RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE SUB GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTOS Y NORMAS DE TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE SOLICITUDES OBJETIVO: Lograr un eficiente proceso de pagos. Responsable: Nº Actividades Regla o Norma Subgerencia de R.M. y S.G. Unidad de Transporte 1 2 Las Unidades, Direcciones y Dependencias de SERNA remiten a la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, la solicitud de reparación, revisión, mantenimiento de vehículos y edificios, suministro de materiales o servicios, con visto bueno del Subgerente de RM y SG, entrega de solicitudes a cada Unidad para su realización. Revisión de vehículos, resumen de cotizaciones, gestiones para ingreso al taller o reparación y/o cambios de aceite de los vehículos según sea el caso, además de llevar un control de la entrega de agua purificada y - Las solicitudes por reparaciones de vehículos, reparaciones de edificios, solicitudes de servicios de fontanería, carpintería, etc, solicitudes de agua, suministros de combustible, solicitudes de limpieza de oficinas, patios y parqueos y solicitud de cambios de aseadoras y vigilantes son recibidas en la Subgerencia y distribuidas a cada Unidad, para su proceso, para cotizar, realizar trabajos, hacer orden de compra, remisión de facturas para pago según sea el caso. control de suministro, revisión de facturas y liquidación de F-01 por gastos de Combustible. Unidad de Mantenimiento 3 Revisión de edificios, solicitudes de materiales, realización de reparaciones y/o mantenimiento preventivo, entrega de obra, en esta Unidad se incluye el mantenimiento de áreas verdes. Unidad de Aseo 4 Coordinar personal, asignación de materiales, sistemas de control de empleadas y materiales, en esta Unidad se incluye el aseo de patios y parqueos de la Institución. Unidad de Vigilancia 5 Coordinación del personal de vigilancia mediante un rol de trabajo, con rotación de turnos y coordinación del trabajo en el área de trabajo. Gerencia Administrativa 6 Autoriza el pago de las facturas enviadas por la Subgerencia. Indicadores de Gestión: Solicitudes por Reparaciones a Vehículos y Edificios # de días para la aprobación de la solicitud. # días para revisión Y cotización según sea el caso. SERNA 5

6 # de días para realizar la gestión de reparación o mantenimiento según sea el caso. # de días para el pago al proveedor (este dependerá de la Tesorería General de la República). Formatos Y /O Registros: 1. Formato de Orden de compra (Anexo 1) 2. Formato para elaborar Suministro de Combustible (Anexo 2) 3. Formato de Resumen de Cotizaciones (Anexo 3) 4. Formato de Suministro de Agua. (Anexo 4) 5. Formato de Acta de Recepción (Anexo 5) 6. Formato de Acta de Verificación (Anexo 6) 7. Formato de Hoja de Trabajo (Mantenimiento) (Anexo 7) Proceso de Solicitudes Solicitudes Por Reparaciones a Vehículos y Edificios TIEMPOS PROPUESTOS # de días para la aprobación de la solicitud. # días para revisión y cotización según sea el caso. # de días para realizar la gestión de reparación o mantenimiento según sea el caso. 0.5 día 1.5 días 5 días -.- SERNA 6

7 # de días para el pago al proveedor (este dependerá de la Tesorería General de la República) días Total Días Flujograma de Procesos Trámite de solicitudes de reparaciones y mantenimiento preventivo Inicio Recibir la solicitud de reparación de vehículos El Subgerente revisa y aprueba la solicitud y lo pasa a la Unidad de Transporte para evaluación del mecánico El mecánico hace el informe y cotiza Se hace el resumen de cotizaciones, el cual firma el Jefe de Transporte y Subgerente Se envía los documentos a pre intervención para revisión Se elabora la orden de compra para el taller. Se solicita estructura presupuestaria en la Subgerencia de Presupuesto. Vuelve a presupuesto para ingresar al siafi Se envía a la Gerencia para firma de orden de compra Pagos nos proporciona una copia de la orden de compra firmada para enviar vehículo al taller. Se remite a la Gerencia Administrativa la factura y recibo para tramite de pago Se entrega el vehículo al solicitante. Cuando el vehículo sale se verifican los repuestos viejos con SERNA 7 bienes y pre intervención

8 Flujograma de Procesos Solicitudes de mantenimiento de edificios Fin Inicio Subgerente recibe, revisa y autoriza las solicitudes de mantenimiento y reparación de edificios. Unidad de mantenimiento revisa insitu las reparaciones a efectuar. Si amerita compra de materiales se cotizan y solicitan a la Gerencia Administrativa. Si no amerita ninguna compra de material se realiza el mantenimiento y/o reparación solicitada. Se hace la reparación y se entrega un informe a la Subgerencia. Fin SERNA 8

9 Flujograma de Procesos Tramite de Suministro de Agua Embotellada Inicio Solicitud a la Gerencia Administrativa Aprobada por GA pasa a Compras para trámite Compras envía a la Subgerencia copia del F-01 con la aprobación del pre pago del agua La empresa proveedora del Agua embotellada suministra el liquido tres veces por semana. Se lleva un control para el suministro de agua que se hace diariamente Fin SERNA 9

10 Flujograma de Procesos Tramite de Suministro de Combustible Inicio Se solicita a la Gerencia Administrativa, combustible cada mes y medio Aprobada por GA pasa a Compras para trámite Compras envía a la Subgerencia copia del F-01 con la aprobación del pre pago del combustible El coordinador de Transporte se encarga de llevar las ordenes de combustible a la gasolinera y chequear el kilometraje de todos los vehículos tomando una fotografía de. Se lleva un control de las copias de orden de combustible, factura y recibo de la gasolinera. Se reciben solicitudes de combustible los días viernes para suministro el día lunes de cada semana. Se revisan las facturas enviadas por la Gasolinera los 15 y 30 de cada mes contra las copias archivadas, se lleva un control de saldos de combustible y con estas facturas originales se liquidan los F-01 correspondiente al prepago del mes. Fin SERNA 10

11 Anexos SECRETARÍA DE UNIDAD EJECUTORA LUGAR FECHA RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE VARIOS TEGUCIGALPA M.D. C ORDEN DE COMPRA UT - N. (INTERNA) Nombre: Dirección del Suministrante CIUDAD R.T.N.: Año Poder Titulo o Partida Número Correlativo Clave CLASIFICACION Gasto Corriente PAD FUENTE Prog. ACTV,OBR A U E Gasto de Capital Gasto de Deuda Pública Código de Obj. Partida No. Cantidad Unidad Descripción Precios por Unidad VALORES EN LEMPIRAS Parciales según objeto Totales SUMAN: NOTA: SOLICITO: 25, TOTAL SERNA 11

12 SERNA 12

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14 SECRETARIA DE RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE CONTROL MENSUAL POR SUMINISTRO DE AGUA DEL AL DE DE DEPENDENCIA: FECHA CANTIDAD FIRMA SERNA 14

15 SERNA 15

16 ACTA DE VERIFICACION Por este medio hago constar que se verificaron los repuestos abajo descritos y que fueron utilizados en el vehículo marca, color, tipo, con placa, asignado a. Y, para constancia firmamos la presente acta a los días del mes de del año dos mil doce. AUXILIAR DE TRANSPORTE PREINTERVENTOR SERNA 16

17 HOJA DE TRABAJO SECRETARIA DE RECURSOS NATURALES Y AMBIENTE ORDEN DE TRABAJO Nº LUGAR DE TRABAJO O DEPENDENCIA: DESCRIPCION DE TRABAJO A REALIZAR: PORQUÉ NO SE REALIZO: PERSONAL ASIGNADO: SERNA 17

18 TRABAJO RECIBIDO DE CONFORMIDAD: DEPENDENCIA FECHA:. SERNA 18

19 SERNA 19

20 Manual de Procedimientos SERNA Subgerencia R.M. y S.G. SERNA 20