MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Transcripción

1

2

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTO Tipo de Proceso: AP Habilitantes de Apoyo Macroproceso: AP-01 Gestión Administrativa y Financiera Proceso: AP-01.3 Administración del Talento Humano Subproceso: AP Permanencia Procedimiento: AP Planificar y Gestionar vacaciones Dueño del Procedimiento: Versión: 01 FIRMAS DE RESPONSABILIDAD Elaborado por: Director Nacional del Talento Humano Nombre Cargo Área Firma Especialista Organización y Ing. Daniel Mosquera en Procesos Métodos Revisado por: Nombre Cargo Área Firma Ab. Ma. Matilde Directora Talento Humano Rivera Nacional Ab. Ma. Gracia Neira Especialista Talento Humano Lourdes Valverde Oficinista Talento Humano Ing. Jessica Ramírez Torres Directora Nacional Organización y Métodos Aprobado por: Nombre Cargo Firma Ab. Suad Manssur V. Superintendenta de Compañías, Valores y Seguros. 1

4 PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES CÓDIGO: AP VERSION: 01 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación 2

5 PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES CÓDIGO: AP VERSION: 01 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 NORMATIVA...4 GLOSARIO...4 CARACTERIZACIÓN...5 RESPONSABILIDADES...7 PROCEDIMIENTO...7 FLUJOGRAMA FORMULARIOS

6 PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES CÓDIGO: AP VERSION: 01 OBJETO Describir el procedimiento para la planificación y generación de la solicitud de vacaciones a través del sistema creado para el efecto. ALCANCE El procedimiento inicia con la notificación a cada una de las unidades de la Institución, para la elaboración del cronograma de vacaciones y culmina con la notificación de la aprobación de la solicitud de vacaciones al Servidor de la Unidad Requirente. NORMATIVA Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP). Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público. Reglamento General para la Administración del Talento Humano de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Código de Ética de los Servidores de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. GLOSARIO Workflow Vacaciones.- Sistema interno creado para la planificación y generación de la solicitud de vacaciones. 4

7 CARACTERIZACIÓN 5

8 TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 30/11/15 MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Administración del Talento Humano ELABORADO POR: Ing. Daniel Mosquera SUBPROCESO: Permanencia APROBADO POR: Ing. Jessica Ramirez PROCEDIMIENTO: Planificar y Gestionar vacaciones CONTROLES INDICADORES: NORMATIVA: - # de solicitudes replanificiadas/ # de solicitudes planificadas - # de servidores que no tomaron vacaciones dentro de lo planificado/ # de servidores - # de servidores que tienen entre 45 y 60 días de vacaciones acumuladas Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP). Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público. Reglamento General para la Administración del Talento Humano de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Código de Ética de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos. PROVEEDORES Responsable de la Unidad Requirente Servidor de la Unidad Requirente ENTRADAS - Cronograma de vacaciones - Solicitud de vacaciones PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES SALIDAS - Notificación de la aprobación de la solicitud de vacaciones CLIENTES Responsable de la Unidad Requirente Servidor de la Unidad Requirente TECNOLOGICOS: HUMANOS: Workflow Vacaciones - Director Nacional del Talento Humano - Responsable de la Unidad Requirente - Especialista de Talento Humano - Servidor de la Unidad Requirente RECURSOS

9 PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES CÓDIGO: AP VERSION: 01 RESPONSABILIDADES RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE Elaborar y enviar el cronograma de vacaciones en coordinación con los servidores de la Unidad a través del Workflow Vacaciones. SERVIDOR DE LA UNIDAD REQUIRENTE Generar la solicitud de vacaciones a través del Workflow de Vacaciones, de acuerdo al cronograma establecido, o en caso de no estar dentro de lo planificado, adjuntar la documentación soporte correspondiente. ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO Recibir los cronogramas de vacaciones de las diferentes unidades administrativas. DIRECTOR NACIONAL DEL TALENTO HUMANO Autorizar la salida de vacaciones de los servidores. 7

10 PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES CÓDIGO: AP VERSION: 01 PROCEDIMIENTO PARA PLANIFICAR VACACIONES DEL PERSONAL: ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO 1. Comunica a los Responsables de las Unidades inicien la elaboración y registro del cronograma de vacaciones a traves del Workflow Vacaciones. RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE 2. Coordina con los servidores que pertenecen a la unidad las fechas en que tomaran las vacaciones para la elaboración del cronograma. 3. Ingresa al Workflow Vacaciones. 4. Registra y envía el cronograma de vacaciones 1 de cada uno de los servidores a su cargo a través del Workflow Vacaciones. 2 ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO 5. Recibe los cronogramas de las todas las Unidades de la Institución a través del Workflow Vacaciones. 3 Fin del Procedimiento. 1 En caso de existir cambios en el cronograma de vacaciones una vez enviado, estos deberán ser comunicados por escrito a la Dirección Nacional del Talento Humano con la respectiva reprogramación de vacaciones, indicando los motivos que impidan cumplir con lo programado y señalando la nueva fecha para vacaciones. 2 El cronograma de vacaciones debe ser enviado hasta el 30 de noviembre de cada año, a través del Workflow Vacaciones, el cual entrará en vigencia a partir del primero de enero de cada año. 3 Para aquellas Unidades que no envíen el cronograma de vacaciones en el tiempo establecido a través del Workflow Vacaciones, deberán remitirlo a través de memorando a la Dirección Nacional del Talento Humano. 8

11 PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES CÓDIGO: AP VERSION: 01 PARA SOLICITAR VACACIONES PLANIFICADAS: SERVIDOR DE LA UNIDAD REQUIRENTE 6. Ingresa al Workflow Vacaciones. 7. Genera 4 y envía a revisión la Solicitud de Vacaciones 5 a través del Workflow Vacaciones. 6 RESPONSABLE DE LA UNIDAD REQUIRENTE 8. Recibe la notificación de la revisión de solicitud de vacaciones en el Workflow Vacaciones. 9. Ingresa al Workflow Vacaciones y revisa la solicitud Si no está de acuerdo, solicita la corrección de la solicitud. Continúa con la actividad Si está de acuerdo, aprueba la solicitud. Continúa con la actividad 10. ESPECIALISTA DE TALENTO HUMANO 10. Recibe la notificación para la atención de la solicitud de vacaciones. 11. Ingresa al Workflow de Vacaciones y revisa las solicitudes de vacaciones Si existen observaciones, solicita corrección al generador de la solicitud de vacaciones. Continúa con la actividad Si no existen observaciones, registra la acción tomada y envía la solicitud de vacaciones al Director Nacional del Talento Humano para la aprobación. 4 Si la solicitud es generada fuera del cronograma de vacaciones, deberá adjuntar obligatoriamente el memorando aprobado por el Responsable de la Unidad, que sustente el motivo por el cual está fuera del cronograma. 5 La solicitud de vacaciones deberá ser enviada con 10 días de anticipación previo hacer uso de las mismas. 6 En el caso de las solicitudes de vacaciones generadas por los Responsables de las Unidades, deberán adjuntar la delegación del puesto o la subrogación autorizada por el Responsable Inmediato en cada uno de los casos. 9

12 PLANIFICAR Y GESTIONAR VACACIONES CÓDIGO: AP VERSION: Si es un servidor bajo LOSEP nombramiento, elabora y remite la acción de personal al Director Nacional del Talento Humano para su aprobación. Continúa con la actividad Si es un servidor bajo LOSEP Contrato o Código de Trabajo, continúa con la actividad 12. DIRECTOR NACIONAL DEL TALENTO HUMANO 12. Revisa la solicitud de vacaciones a través del Workflow Vacaciones. 13. Autoriza y finaliza la solicitud de vacaciones Si recibió acción de personal del servidor, aprueba y dispone el registro y archivo de la misma al Especialista de Talento Humano Si no recibió acción de personal del servidor, continúa con la actividad 14. SERVIDOR DE LA UNIDAD REQUIRENTE 14. Recibe la notificación de aprobación de la solicitud de vacaciones. FIN DEL PROCEDIMIENTO 10

13 FLUJOGRAMA 11

14

15

16

17 FORMULARIOS 15

18 ACCIÓN DE PERSONAL - FORMATO MINISTERIO DEL TRABAJO 7 ACCION DE PERSONAL No. Fecha: DECRETO NO. ACUERDO FECHA: RESOLUCION APELLIDOS No. de Cédula de Ciudadanía No. De Afiliación IESS NOMBRES Rige a partir de: EXPLICACIÓN: (Opcional: adjuntar Anexo) INGRESO TRASLADO REVALORIZACION SUPRESION NOMBRAMIENTO TRASPASO RECLASIFICACION DESTITUCION ASCENSO CAMBIO ADMINISTRATIVO UBICACION REMOCION SUBROGACION INTERCAMBIO REINTEGRO JUBILACION ENCARGO COMISION DE SERVICIOS RESTITUCION OTRO VACACIONES LICENCIA RENUNCIA SITUACION ACTUAL PROCESO: SUBPROCESO: PUESTO: LUGAR DE TRABAJO: REMUNERACIÓN MENSUAL: PARTIDA PRESUPUESTARIA: SITUACION PROPUESTA PROCESO: SUBPROCESO: PUESTO: LUGAR DE TRABAJO: REMUNERACIÓN MENSUAL: PARTIDA PRESUPUESTARIA: ACTA FINAL DEL CONCURSO PROCESO DE RECURSOS HUMANOS No. Fecha: f. Nombre: Resp. de Recursos Humanos DIOS, PATRIA Y LIBERTAD f. Nombre: AUTORIDAD NOMINADORA RECURSOS HUMANOS REGISTRO Y CONTROL No. Fecha f. Responsable del Registro Fecha de creación de formato: / Revisión: 00 / Página 1 de 2. 7 Formato Establecido por el Ministerio del Trabajo, el cual se acogerá a los cambios que disponga dicha institución.

19 CAUCION REGISTRADA CON No. Fecha: LA PERSONA REEMPLAZA A: QUIEN CESO EN FUNCIONES POR: ACCION DE PERSONAL REGISTRADA CON No. EN EL PUESTO DE: FECHA: AFILIACION AL COLEGIO DE PROFESIONALES DE NO. Fecha: POSESION DEL CARGO YO CON CEDULA DE CIUDADANIA No. JURO LEALTAD AL ESTADO ECUATORIANO. LUGAR: FECHA: f. f. Funcionario Responsable de Recursos Humanos Fecha de creación de formato: / Revisión: 00 / Página 2 de 2.