PROCEDIMIENTO PARA LA COORDINACIÓN DE TRANSPORTE ESCOLAR

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA COORDINACIÓN DE ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Transporte Calidad y/o Representante de la Dirección Rector y/o Director Administrativo Fecha de Aprobación:

2 Página 2 de 8 1. OBJETIVO Establecer las directrices para la coordinación del transporte escolar en el Colegio Británico de Cartagena. 2. ALCANCE Abarca el transporte de toda la comunicad educativa del Colegio Británico de Cartagena tanto de la sede de Bocagrande como la del Anillo Vial. 3. DEFINICIONES CBC: Corporación Educativa Colegio Británico de Cartagena o colegio Británico. Recorrido adicional: Recorridos adicionales a los ya establecidos. Estos, deben ser pactados con la empresa prestadora del servicio de transporte. Recorrido normal: Es el recorrido completo, o sea ida y vuelta de los buses y busetas objetos del contrato de acuerdo con la ruta asignada a cada uno de ellos. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001:2008 Decreto 174 del 5 de febrero de 2001 Procedimiento de Servicio No Conforme 5. CONTENIDO Listado de Jefe de Cartera alumnos en y Sistemas, transporte, Secretaría Plataforma Académica, virtual del CBC, Formato de Transporte. Autorización para Uso de Transporte Particular 1. Organización de rutas escolares en el Anillo Vial Dos semanas antes de iniciarse el año escolar, el Jefe de Sistemas y Cartera o la Secretaría Académica, envía a la Coordinación de Transportes listado en Excel de estudiantes nuevos con sus respectivas direcciones y listado de estudiantes antiguos que hayan cambiado su dirección de residencia y que vayan a acceder al servicio de transporte. Además de la información anterior se imprime el

3 Página 3 de 8 listado de estudiantes por ruta que genera la plataforma virtual de matrículas. Con esta información, se realiza la asignación de la ruta para cada uno de los estudiantes. Los padres o acudientes que no requieran transporte del colegio para sus hijos, diligencian el formato de Autorización para Uso de Transporte Particular. Esto se hace durante el proceso de matrículas. 2. Asignación de conductores Una semana antes del inicio de clases, se lleva a cabo una reunión entre la empresa contratada para prestar el servicio de transporte y el con el objeto de organizar los conductores para cada una de las rutas. Si se continúa con el mismo proveedor de transporte, se trata de mantener el mismo grupo de conductores del año escolar anterior. Además se solicita a dicha empresa la documentación reglamentaria de los vehículos asignados para la prestación del servicio de transporte, verificando que cuente con permiso autorizado para transporte especial. 3. Organización de las rutas para la Sede del Pre-escolar (Bocagrande) El Colegio Británico cuenta con dos busetas para realizar los recorridos de los estudiantes del Preescolar de la Sede de Bocagrande. Acta de Reunión, Documentación Reglamentaria Listado de alumnos en transporte transporte Preescolar Para la sede de preescolar se organizan los

4 Página 4 de 8 listados de rutas de acuerdo con el orden en que se recoge y se deja a los estudiantes. La Coordinación de Transporte envía mensualmente el listado de ruta de los niños, y el conductor de cada buseta va tomando asistencia de los niños recogidos. 4. Asignación de recorridos a busetas de propiedad del colegio Además de los descrito en el actividad N 3, las busetas propias del colegio, realizan el servicio de mensajería entre las sedes de Bocagrande y el Anillo Vial y cualquier otro que la institución requiera. Igualmente, las busetas realizan recorridos del personal administrativo, Aseo y Mantenimiento después de la jornada laboral. 5. Transporte para actividades de Beyond The Classes en Sede del Anillo Vial La Coordinadora de Servicios Escolares Nivel debe entregar a la Coordinación de Transporte una relación de los estudiantes inscritos en las diferentes actividades extracurriculares. Además entregan el mismo día de la actividad, el número de estudiantes que se quedan. De acuerdo con la cantidad de estudiantes programados para dichas actividades, se asigna una de las busetas del colegio y/o uno o más buses suministrados por la empresa contratista. La salida de esta ruta se realiza a las 4:00p.m. con destino único a la sede de Bocagrande. Formato de Mensajería Lista de estudiantes en actividades extracurriculares o en Tardes de Oportunidad. Conductores, Recepcionista Coordinadora de Servicios Escolares

5 Página 5 de 8 6. Solicitud de transporte adicional Formato de solicitudes de buses adicionales En caso de realizarse actividades académicas, culturales y/o deportivas fuera del colegio, el coordinador de nivel, responsable de la actividad, debe solicitar a la Coordinación de Transporte el servicio de los buses escolares. La anterior solicitud debe ser entregada a la Coordinación de Transporte con tres días de anticipación al evento. De acuerdo con el horario del evento, se organiza el transporte, solicitando, si es necesario a la empresa contratista u otra empresa, buses adicionales para el traslado de los estudiantes. Coordinadores de Nivel, encargado de la actividad 7. Cotización de transporte para salidas extracurriculares Cuando se programen salidas y/o actividades fuera de la ciudad o del perímetro urbano, el Nivel envía solicitud por escrito a la Coordinación de Transporte con los detalles de la salida. Se procede a realizar las cotizaciones a empresas de transporte, teniendo en cuenta garantía de seguridad para el traslado de los estudiantes. Las cotizaciones son entregadas al Nivel que las solicitó para que seleccione el servicio acorde con sus necesidades. Los costos de esta clase de transporte son asumidos por los estudiantes. Cotización, Solicitud de transporte adicional Nivel, Transporte

6 Página 6 de 8 Reglas para la Salida en Caso Transporte de Lluvias 8. Salida de rutas en caso de lluvia en Anillo Vial En caso de lluvias a la hora de salida escolar, se siguen unas reglas generales para evitar que los estudiantes se mojen y evitar traumatismo al subir a los buses. Éstas están escritas en el Manual de Políticas y exhibidas en los salones de clases, oficinas de coordinación de nivel y salones de profesores. 9. Control de llegada de rutas en Anillo Vial El Transporte entrega al portero el formato para el control de llegada en la mañana de las rutas escolares. 10. Mantenimiento de las busetas del Colegio Se hace revisión o mantenimiento obligatorio cada kilómetros recorridos. También se les hace mantenimiento de acuerdo con las necesidades que se vayan presentando. 11. Revisión de buses del contratista Cada cuatro meses se realiza una revisión general a los buses del contratista y de su respectiva documentación. Además, cuando el Transporte lo considere o por solicitud de la Dirección, se puede realizar una revisión general fuera de la programación. Control Diario de Llegada de Rutas Solicitud de Mantenimiento Revisión General de Vehículo Portero Coordinadora de Conductores Transporte

7 Página 7 de 8 Registro de Director Servicio No Administrativo Conforme 12. Manejo de Solicitudes Quejas y Reclamos Cuando un cliente presenta un SQR en este servicio se analiza si es un servicio no conforme y se informa al contratista y se procede según el procedimiento de Servicio No Conforme. 6. ANEXOS Listado de alumnos en transporte. Plataforma virtual del CBC. Formato de Autorización para Uso de Transporte Particular Acta de reunión Documentación Reglamentaria Formato de Mensajería Lista de estudiantes en Beyond the Classes. Formato de solicitud de transporte Formato de solicitudes de buses adicionales Cotización de transporte Reglas para la Salida en Caso de Lluvias Control diario de llegada de rutas Solicitud de Mantenimiento Revisión General de Vehículos 7. ACTUALIZACIONES FECHA DE MODIFICACION PARTE MODIFICADA 16/08/2011 Aprobación del procedimiento 25/01/2012 Encabezado de Registros y formatos. NUMERO DE VERSION 01 No aplica MODIFICACIONES 02 Se identificó el procedimiento al que pertenecen los registros. Actividad 5 03 Actividades de Beyond The Classes

8 Página 8 de 8 Transporte Calidad y/o Representante de la Dirección Rector y/o Director Administrativo