PROCESO DE PLANILLAJE

Transcripción

1 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO DE PLANILLAJE

2 2 INTRODUCCIÓN El SECOB, a través de la oportuna gestión de las autoridades vigentes ha establecido una nueva Estructura Organizacional que está alineada a los objetivos de la institución y que busca cumplir con eficacia y eficiencia la contratación de obras de Infraestructura de las diferentes instituciones públicas a las cuales brinda servicio. Dentro de este ambiente de cambio y como un eje de vital importancia está la gestión de procesos de la institución quienes en busca de mejorar los estándares de calidad de los servicios actualmente se encuentran reestructurando varios procesos, junto con la ayuda fundamental de los actores que intervienen en los mismos. Dada la importancia y contingencia para la institución, el presente Manual de Procedimientos del Proceso de Planillaje, contempla toda la información y descripción del proceso, así como también el análisis y las propuestas a corto y mediano plazo que lo llevarán a transformarse y ser un puntanal positivo en la institución, siempre bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa legal vigente, con una estructura que le permite al SECOB, agilidad, puntualidad, y eficiente manejo del pago..

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4 4 Tabla de contenido 1.- INFORMACIÓN BÁSICA GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESO DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE PLANILLAJE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PROCESO DE PLANILLAJE DESCONCENTRADO... Error! Marcador no definido.

5 5 1.- INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código de Proceso Planillaje PROPÓSITO: Cancelar los valores adeudados y cumplir con las cláusulas contractuales. ALCANCE: Descripción Este proceso inicia desde la recepción de la documentación del contratista hasta la cancelación de los valores económicos. ENTRADA: Planilla y Documentos habilitantes SALIDA: Pago y Retención SUBPROCESOS: Productos/ Servicios del Proceso Tipo de Proceso Actores del Proceso Tipo de Cliente BASE LEGAL Planilla aprobada Sustantivo Contratista Fiscalizador Administrador de Contrato Técnica Zonal DNAC Dirección Financiera Externo Ley Orgánica de Contratación Pública Reglamento General de la Ley de Contratación Pública Normas de Control Interno para las Entidades y Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de recursos públicos. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

6 6 2.- GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS TÉRMINO Contrato Original Contrato complementario Costo Más porcentaje Reprogramación Período de planillaje Pruebas de laboratorio Memorias fotográficas DEFINICIÓN Es el contrato principal con el que se inicia la obra con un plazo y monto determinado. Se suscita cuando hay la necesidad de la creación de rubros nuevos no contemplados en el contrato original y/o incrementos de rubros que ya no pueden ser cobrados en órdenes de cambio o de trabajo. Este valor no podrá superar el 35% del valor original del contrato de conformidad con la LOSNCP. Se presenta cuando hay la necesidad de la creación de rubros nuevos no contemplados en el contrato original. Este valor no podrá superar el 10% del valor original del contrato, de conformidad con la LOSNCP. Se realiza cuando se presentan imponderables en la obra, que van a impedir se cumpla la ejecución de los rubros programados inicialmente, sin necesariamente afectar el plazo del contrato original. Tiempo en el cual se ejecutan rubros, los cuales deben ser planillados y cancelados. Son pruebas técnicas exigidas al contratista y /o fiscalizador para poder ejecutar la obra de acuerdo al cronograma y especificaciones técnicas contractuales. Reporte fotográfico diario de los rubros ejecutados en el período de la planilla que es objeto de pago. Certificaciones de calidad Normas Técnicas Libros de Obra Cronograma valorado de trabajo Reajuste de Precios Documento habilitante que valida la calidad de los materiales usados en la construcción de la obra. Son lineamientos que determinan los criterios constructivos a seguir en el proceso de ejecución de la obra. Registro diario del avance físico, económico, personal, clima, condiciones de seguridad, jornadas de trabajo, observaciones, soluciones y recomendaciones de obra, sumillada por el fiscalizador y contratista. Es la programación de trabajo especificado por rubros cronológicamente, en la que se detalla los tiempos en los que se culminarán las actividades establecidas en el contrato. Procedimiento a través del cual se actualiza el precio de uno o varios rubros de acuerdo con la normas INEC y con el tiempo de ejecución de la obra.

7 7 Índices de INEC Certificación IESS Garantías Especificaciones Técnicas Fórmula Polinómica Son índices de materiales, mano de obra y depreciación de equipo. Documento habilitante que valida la afiliación del personal bajo dependencia del contratista. Son documentos habilitantes que indican que se dará buen uso del anticipo y fiel cumplimiento hasta la terminación del contrato. Es la descripción técnica del rubro a ejecutarse, su forma de pago, la unidad de medida, y demás criterios que se necesiten para que cumplan con las especificaciones requeridas en el contrato. La fórmula que está establecida en el contrato y que sirve para el cálculo de la planilla de reajuste.

8 8 3.- MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESO CONTRATISTA Realiza y envía la planilla FISCALIZADOR Revisa y SOLICITA planilla DIRECCION FINANCIERA Verifica y REALIZA EL PAGO PROCESO DE PLANILLAJE ADMINISTRADOR Revisa y APRUEBA DNAC Verifica y SOLICITA EL PAGO SUBDIRECCIÓN ZONAL TÉCNICA Verifica y SOLICITA planilla y expediente

9 9 4.- DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE PLANILLAJE

10 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES No. Actividades Responsable Descripción 1 2 Elaborar planillas de pago y adjuntar documentación pertinente. Revisar documentación y avalar cantidades y volúmenes de obra Contratista Fiscalizador 3 Realizar informe de fiscalización Fiscalizador 4 Remitir documentación informando inconsistencias Fiscalizador 5 Revisar documentación y Anexos Administrador 6 Realizar informe del Administrador Administrador 7 Registrar planillas de acuerdo al orden de llegada 8 Revisar planillas e informes 9 Aprobar planillas y solicitar orden de pago Técnica Zonal Técnica Zonal Técnica Zonal Elaborar planillas de pago y adjuntar la documentación habilitante. Revisar documentación entregada por el contratista, verificando que se encuentren correctos y completos los volúmenes de obra, libros de obra, certificados de calidad, informes de laboratorio, ejecución del proyecto (cronograma de avance de obra), especificaciones técnicas, avances diarios de acuerdo al cronograma, planilla y documentos habilitantes, si la documentación es correcta pasar a la actividad 3, si no es correcta pasar a la actividad 4. Realizar el informe que considere criterios técnicos como la documentación que se requiere para continuar con el proceso. Remitir al contratista la documentación señalando las inconsistencias para que este realice las correcciones pertinentes. Revisar si la documentación del contratista y el informe del fiscalizador están completos, si está conforme pasar a la actividad 6, si no está completa regresar al Fiscalizador para que se realicen las correcciones pertinentes. Realizar informe en el cual se apruebe tanto los aspectos técnicos como la documentación que se requiere para continuar el proceso. Registrar planillas de acuerdo al orden de llegada. Revisan los informes del fiscalizador y administrador, así como la documentación del contratista, si existen observaciones pasar a la actividad 9 y si no existen observaciones pasar a la actividad 10. Aprobar planillas y solicitar orden de pago a la Técnica de Producción de Obras.

11 11 10 Validar planilla, expediente 12 Solicitar Certificación Presupuestaria para efectuar el pago 13 Certificación Presupuestaria 14 Elaborar la aprobación del pago 15 Revisar y aprobar pago de planilla 16 Cancelar valores de planilla al contratista Técnica de Producción de Obras (DNAC/DNFO) Técnica de Producción de Obras (DNAC/DNFO) Dirección Financiera Técnica de Producción de Obras (DNAC/DNFO) Dirección Financiera Dirección Financiera Revisar la documentación y validarla verificando que esté acorde a las exigencias del SECOB por la DNAC en el caso de la planilla de obra y de la DFO en el caso de la planilla del fiscalizador. Si la documentación no tiene observaciones pasar a la actividad 12, y si existen inconsistencias pasar a la actividad 10. La DNAC (para planilla de obra) o la DFO (en el caso de la planilla de fiscalización) solicitan la partida presupuestaria a la Dirección Financiera para efectuar el pago. El subproceso de Certificación presupuestaria se desarrolla hasta emitir el documento que sirve de insumo a la actividad 14. Elaborar el documento de aprobación del pago y remitirla a la Dirección Financiera para seguir con el proceso. Control Interno de la Dirección Financiera revisa la documentación y aprueba el pago de la planilla, si no es aprobada regresar a la actividad 11,si es correcta la documentación pasar a la actividad 16. Realizar el pago de la planilla.