PROCESO DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD

Transcripción

1 PROCESO DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD Manual de Procedimientos GCO-M-001 Versión 1.3 Caracas, Febrero 2013

2 Manual de Procedimientos Código: GCO-M-001 PROCESO DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD Manual de Procedimientos GCO-M-001 A P R O B A C I Ó N ELABORADO REVISADO APROBADO CONSEJO DIRECTIVO Oficina de Planificación y Presupuesto Oficina de Administración y Finanzas Sesión Nº Punto Cuenta Fecha Responsable Responsable Responsable/s ARNOLDO PIÑA IRAIDA ARAUJO ELÍAS ELJURI Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello PÁGINA 2 DE 28

3 Manual de Procedimientos Código: GCO-M-001 TABLA DE CONTENIDO GCO-P-101 Conciliación Bancaria... 4 GCO-P-102 Conciliación de Saldos GCO-P-103 Cierre del Período Contable GCO-P-201 Registro de Facturas de Proveedores PÁGINA 3 DE 28

4 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Código: GCO-P-101 PROCESO DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD SUBPROCESO DE GESTIÓN DEL LIBRO MAYOR Procedimiento: GCO-P-101 Conciliación Bancaria ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Contabilidad Responsable Firma: ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma GERMÁN DUARTE

5 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Código: GCO-P ASPECTOS GENERALES 1.1 PROPÓSITO Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la Conciliación Bancaria del Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2 ALCANCE Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la solicitud de los estados de cuenta bancarios, la carga manual/automático de los estados de cuenta, la verificación del cuadre del saldo final y la generación del reporte final de Conciliación Bancaria. 1.3 NORMAS ESPECÍFICAS 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la Conciliación Bancaria cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Coordinación de Contabilidad Financiera debe garantizar la realización de la Conciliación Bancaria a través del sistema. 3. La Coordinación de Tesorería y Finanzas debe entregar los estados de cuenta bancarios a la Coordinación de los tres (3) primeros días hábiles de cada mes. 4. El informe final de Conciliación Bancaria debe estar finalizado el décimo día hábil de cada mes. PÁGINA 5 DE 28

6 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Código: GCO-P DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA Coordinación de Coordinación de Tesorería y Finanzas Tesorería y Finanzas 1 INICIO Obtiene estados de cuenta bancarios 2 Identifica tipo de carga del estado de cuenta manual/ automática 3 Transforma estructura de información automática SI Carga automática? NO 4 Carga estado de cuenta automático 5 Carga estado de cuenta manual 6 Verifica el cuadre del saldo NO Cuadra el saldo final? A Identifica origen del error Genera reporte con diferencias 10 Identifica las cuentas que presentan partidas abiertas 13 Solicita al banco corrección del movimiento bancario SI Error en banco? SI NO 14 7 Correcciones realizadas? SI Registra el movimiento Genera cierre de conciliación bancaria NO A 8 Genera reporte de Conciliación Bancaria/ Gestiona firma 9 Firma, consolida informe final de Conciliación Bancaria GCO-P-103 PÁGINA 6 DE 28

7 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Código: GCO-P DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Tesorería y Finanzas 1. Obtiene estados de cuenta bancarios Recibe solicitud emitida por el de los estados de cuenta bancarios vía correo electrónico Ingresa a la página web de la entidad bancaria, extrae la información bancaria de los estados de cuenta electrónicos y los guarda en un dispositivo de almacenamiento masivo y lo entrega al Para los estados de cuenta en físico, solicita a los bancos con los cuales no tiene conexión web los estados de cuenta en físico, los imprime y entrega al Clasifica los extractos bancarios en: Extracto para carga manual y Extracto para carga automática Entrega dispositivo de almacenamiento masivo con la información en digital al. 2. Identifica tipo de carga del estado de cuenta manual o automático Recibe del Tesorería y Finanzas los estados de cuenta (Manual/Automático) e identifica el tipo de carga de estados de cuenta. En caso de carga manual, continúa en la actividad 5. En caso contrario continúa en la actividad Transforma estructura de información automática En el caso de los estados de cuenta de carga automática, transforma en el formato Excel el extracto de cuenta bancario por medio del formato (.txt) a (.dat) Guarda los extractos bancarios transformados en el computador. PÁGINA 7 DE 28

8 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Código: GCO-P-101 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 4. Carga estado de cuenta automático Carga de forma automática en el sistema el archivo guardado en el computador, referente a los extractos bancarios transformados. Continúa con la actividad Carga estado de cuenta manual En caso de ser extracto para carga manual, registra manualmente en el sistema en el módulo de tesorería los siguientes datos contenidos en los estados de cuentas bancarios: Fecha de la operación Monto Referencia de la operación 5.2. Graba la información del extracto bancario en el sistema. 6. Verifica el cuadre del saldo Ingresa al módulo de tesorería del sistema, en la pestaña de conciliación y visualiza el libro banco Verifica el cuadre del saldo. Coteja que el saldo final sea igual a la suma del saldo inicial, menos (-) los abonos, más (+) los débitos bancarios. En caso de no cuadrar los saldos continúa en actividad 10. En caso contrario continúa en la actividad Genera cierre de Conciliación Bancaria En caso de encontrarse de acuerdo con la verificación realizada, genera el cierre de la conciliación bancaria en el sistema. PÁGINA 8 DE 28

9 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Código: GCO-P-101 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 8. Genera reporte de Conciliación Bancaria / Gestiona firma Genera e imprime el reporte de Conciliación Bancaria (reporte definitivo, estado de cuenta y libro banco), firma en señal de validación en conjunto con el Asistente Administrativo y entrega al el reporte de Conciliación. 9. Firma, consolida informe final de Conciliación Bancaria Recibe del el reporte de Conciliación Bancaria, valida, consolida la información y firma Entrega al el informe de conciliación bancaria consolidado para que proceda a generar tres (3) copias del mismo Archiva el original y entrega copias al Tesorería y Finanzas y al Gerente de Auditoria. Continúa en el procedimiento GCO-P-103 Cierre del Período Contable. 10. Identifica las cuentas abiertas que presentan partidas abiertas Identifica las cuentas que presentan partidas abiertas Verifica cuenta por cuenta si quedaron partidas abiertas posteriores a la compensación. 11. Genera reporte con las diferencias En el caso de partidas abiertas por banco, ingresa en el sistema y genera el reporte Abono cargado en libro y no en banco En el caso de partidas abiertas por libro, genera reporte Abono cargado en el banco y no en el libro Entrega al Tesorería y Finanzas los reportes. PÁGINA 9 DE 28

10 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA Código: GCO-P-101 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Tesorería y Finanzas 12. Identifica el origen del error Recibe los reportes del Abono cargado en libro y no en banco y Abono cargado en el banco y no en el libro Valida la información de los saldos contra los estados de cuenta para ver si las diferencias son por Libro Banco o de los bancos. En caso de diferencias por Libro, continúa en la actividad 14. Tesorería y Finanzas 13. Solicita al banco la corrección del movimiento bancario Contacta al banco vía oficio/correo electrónico y solicita corrección e información sobre la procedencia de los movimientos que presentan diferencias al momento de la conciliación. En caso de no recibir las correcciones realizadas por parte del banco, regresa a la actividad 13. Tesorería y Finanzas 14. Registra el movimiento En caso de diferencias por Libro, ingresa al sistema registra la nota de débito o crédito según corresponda de acuerdo al banco que tenga la diferencia Imprime reporte del Libro Banco y lo entrega al. Regresa a la actividad 7. PÁGINA 10 DE 28

11 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE SALDOS Código: GCO-P-102 PROCESO DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD SUBPROCESO DE GESTIÓN DEL LIBRO MAYOR Procedimiento: GCO-P-102 Conciliación de Saldos ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Contabilidad Responsable Firma: ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma GERMÁN DUARTE

12 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE SALDOS Código: GCO-P ASPECTOS GENERALES 1.1 PROPÓSITO Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar la Conciliación de Saldos del Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2 ALCANCE Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la generación de los reportes, la verificación del cuadre del saldo final y la generación del reporte final de Conciliación de Saldos. 1.3 NORMAS ESPECÍFICAS 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión de la Conciliación de Saldos cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Coordinación de debe garantizar la realización de la Conciliación de Saldos a través del sistema. 3. La Coordinación de Tesorería y Finanzas y la Oficina de Presupuesto deben corregir las diferencias a las que haya lugar dentro de los tres (3) primeros días hábiles, contados a partir de la fecha de la notificación de inconsistencias por parte de la Coordinación de. 4. El informe final de Conciliación de Saldos debe estar finalizado el décimo día hábil de cada mes. PÁGINA 12 DE 28

13 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE SALDOS Código: GCO-P DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA Conciliación de saldos Pág. 1 de 1 INICIO Oficina de Administración y Finanzas 1 2 Genera reportes Verifica cuadre del saldo 5 6 Cuadra el saldo final? NO Genera reportes Identifica origen de las diferencias NO Diferencia de presupuesto? NO Diferencia de contabilidad? NO Diferencia de Tesoreria? SI SI 7 Registra movimiento 3 Genera reporte de Conciliación de Saldos / Gestiona firma 4 Consolida informe final de conciliación de saldo SI Tesorería / Presupuesto SI 8 Analiza e identifica diferencias del área de Tesorería 9 Analiza e identifica diferencias del área de Presupuesto GCO-P-103 PÁGINA 13 DE 28

14 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE SALDOS Código: GCO-P DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Genera reportes Ingresa al sistema en el módulo de contabilidad y genera los siguientes reportes En el caso de Tesorería: Comparativo de Saldos de Tesorería vs. Contabilidad En el caso de Presupuesto: Comparativo de Saldos de Presupuesto vs. Contabilidad Imprime reporte según sea el caso. 2. Verifica cuadre del saldo En el caso de Tesorería: Verifica que los saldos finales reflejados en el reporte Comparativo de saldo de tesorería Vs. contabilidad sean exactamente iguales En el caso de presupuesto: Verifica que los saldos finales reflejados en el reporte Comparativo de saldo de presupuesto Vs. Contabilidad sean exactamente iguales. En caso de encontrar diferencias en la verificación realizada, continúa en la actividad 5. En caso contrario continúa en la actividad Genera reporte de conciliación de saldos / Gestiona firma Genera dos (2) copias de la Conciliación de Saldos, entrega una copia al para su revisión. 4. Consolida informe final de Conciliación de Saldos El recibe del, copia del reporte de Conciliación de saldos. Ingresa en el sistema y consolida el informe final de PÁGINA 14 DE 28

15 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE SALDOS Código: GCO-P-102 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Conciliación de Saldos. Continúa en el procedimiento GCO-P-103 Cierre del Período Contable. 5. Genera reportes Ingresa al sistema y genera el reporte Análisis del Auxiliar del banco que presenta diferencias y el reporte Libro banco tesorería En el caso de los bancos que presenten 500 o más movimientos mensuales: Solicita a la Coordinación de Sistemas de Información la transformación de los reportes Análisis de auxiliares y Libro Banco Tesorería a archivo tipo (.txt). 6. Identifica origen de las diferencias Verifica los reportes y valida que los saldos de crédito, débito y movimiento reflejados en el Libro Banco sean exactamente iguales al reflejado en el reporte Análisis del Auxiliar. En el caso que las diferencias pertenezcan a Coordinación de : Continúa en la actividad 7. En el caso que las diferencias pertenezcan a Tesorería: Entrega al Tesorería el reporte Comparativo de Saldo de Tesorería vs. Contabilidad con las diferencias encontradas especificadas. Continúa en la Actividad 8. En el caso que las diferencias pertenezcan a Presupuesto: Entrega al Presupuesto el reporte Comparativo de Saldo de Presupuesto vs. Contabilidad con las diferencias encontradas especificadas. Continúa en la actividad Registra movimiento. PÁGINA 15 DE 28

16 PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DE SALDOS Código: GCO-P-102 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 7.1. Analiza el motivo de las diferencias y las corrige en el sistema. Continúa en la actividad 3. Tesorería y Finanzas 8. Analiza e identifica diferencias del área de Tesorería Recibe del el reporte Comparativo de Saldo de Tesorería vs. Contabilidad con las diferencias encontradas especificadas Genera en el sistema los reportes: Abono Cargado en Libro y no en Banco Abono Cargado en el Banco y no en el Libro Valida que los saldos reflejados en los reportes Abono Cargado en Libro y no en Banco y Abono Cargado en el Banco y no en el Libro sean exactamente iguales a los saldos reflejados en los Estados de Cuenta bancarios Corrige y ajusta el movimiento en el sistema. Continúa en la actividad 3. Presupuesto 9. Analiza e identifica diferencias del área de Presupuesto Recibe del el reporte Comparativo de Saldos de Presupuesto vs. Contabilidad con las diferencias encontradas especificadas Compara las diferencias presentadas en el reporte Comparativo de Saldos de Presupuesto vs. Contabilidad con lo registrado presupuestariamente en el sistema Corrige y ajusta el movimiento en el sistema. Continúa en la actividad 3. PÁGINA 16 DE 28

17 PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Código: GCO-P-103 PROCESO DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD SUBPROCESO DE GESTIÓN DEL LIBRO MAYOR Procedimiento: GCO-P-103 Cierre del Período Contable ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Contabilidad Responsable Firma: ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma GERMÁN DUARTE

18 PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Código: GCO-P ASPECTOS GENERALES 1.1 PROPÓSITO Establecer las normas y el procedimiento a seguir para la elaboración del cierre contable del Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2 ALCANCE Gestionar el cierre de período contable abarca: Realizar el cierre (mensual y anual) del período de la Contabilidad Financiera, generar el Balance de Comprobación, conciliar el resultado de los gastos, realizar el cierre del período presupuestario y realizar el cierre del período contable. 1.3 NORMAS ESPECÍFICAS 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión del cierre del período contable cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. La Oficina de Administración y Finanzas, específicamente la Coordinación de deberá elaborar y distribuir a las áreas involucradas el Plan de Liquidación y Cierre Contable según la Gaceta Oficial vigente. 3. Las áreas involucradas en el cierre del período contable son: Tesorería y Finanzas, Nómina, Compras y la Oficina de Planificación y Presupuesto. 4. La Oficina de Administración y Finanzas, específicamente la Coordinación de deberá realizar el cierre contable mensual el décimo segundo (12) día hábil de cada mes. 5. La Oficina de Administración y Finanzas, específicamente la Coordinación de deberá comprobar que la contabilidad se encuentra cuadrada para ello deberá realizar un balance de comprobación de sumas y saldos a la fecha del cierre del período contable. 6. Si el cierre del período contable corresponde al mes de diciembre (último período del año en curso). El deberá realizar el registro de los activos fijos en el sistema. 7. Las áreas involucradas en el cierre del período contable deberán cumplir cabalmente las siguientes fechas en el Plan de Cierre Mensual: PÁGINA 18 DE 28

19 PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Código: GCO-P-103 Tesorería y Finanzas: Cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. Nómina: Cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. Compras: Cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. Oficina de Planificación y Presupuesto: Siete (7) días hábiles contados a partir de la fecha de cierre de las áreas descritas anteriormente. PÁGINA 19 DE 28

20 PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Código: GCO-P DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA Cierre del periodo contable Pág. 1 de 1 Oficina de Administración y Finanzas GCO-P-102 GCO-P Elabora y notifica Cronograma de Cierre del Ejercicio 3 Genera y verifica Balance de Comprobación 9 De acuerdo? NO Notifica las inconsistencias SI 4 Genera reporte 7 8 Realiza el cierre del periodo contable Genera reportes Coord. de Tesorería/ Compras 2 10 Realiza cierre Realiza ajustes Gerencia de Recursos Humanos Nómina SIREH SIREH 5 6 Oficina de Planificación y Presupuesto Presupuesto Concilia el resultado de los gastos De acuerdo? NO 11 Realiza ajustes SI Realiza cierre del periodo presupuestario FIN PÁGINA 20 DE 28

21 PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Código: GCO-P DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Elabora y notifica Cronograma de Cierre del Ejercicio Elabora Cronograma de Cierre del Ejercicio y remite a las siguientes áreas: Coordinación de Tesorería y Finanzas. Coordinación de Compras Bienes y Materiales. Coordinación de Nómina. Tesorería y Finanzas/ Compras Bienes o Materiales/ Nómina 2. Realiza cierre De acuerdo a lo estipulado en el Plan de Cierre Mensual: 2.2. La Coordinación de Tesorería y Finanzas realiza en el sistema el cierre del Libro Banco La Coordinación de Compras realiza en el sistema el cierre de Bienes y Materiales La Coordinación de Nómina realiza en el sistema SIREH el cierre de la nómina de acuerdo a lo establecido en el proceso: Gestionar el cálculo y pago de nómina. 3. Genera y verifica Balance de Comprobación Genera el Balance de Comprobación correspondiente al período en cierre en el sistema Compara los movimientos de las cuentas del período (mes) anterior con los movimientos del período en cierre Verifica el registro de las cuentas Comprueba que exista consistencia entre los montos reflejados en el Balance de Comprobación del período anterior y el período en cierre Valida con los responsables de las áreas involucradas en el proceso de cierre del período contable el registro de las cuentas. PÁGINA 21 DE 28

22 PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Código: GCO-P-103 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN De encontrar inconsistencias en la verificación realizada, Continúa en la actividad 9. En caso contrario continúa en la actividad Genera reporte Genera en el sistema el reporte Comparativo de Saldos Presupuesto vs. Contabilidad e imprime. Presupuesto 5. Concilia el resultado de los gastos Concilia en conjunto con el que los saldos presupuestarios descritos en el reporte Comparativo de Saldos Presupuesto vs. Contabilidad donde se comparan, se solventan o se explican. En caso de no coincidir los saldos, continúa en la actividad 11. En caso contrario continúa en la actividad 6. Presupuesto 6. Realiza cierre del período presupuestario Realiza cierre del período presupuestario en el sistema Cada tres (3) meses se genera el informe Estado de Ejecución Trimestral. 7. Realiza el cierre del período contable Realiza el cierre del período contable en el sistema Verifica que los saldos reflejados en los libros auxiliares Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar cuadren con los reflejados en el Balance de Comprobación Si el cierre del período contable corresponde al mes de diciembre (último período del año en curso).una vez completadas todas las actividades descritas en este proceso. PÁGINA 22 DE 28

23 PROCEDIMIENTO: CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE Código: GCO-P-103 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 7.4. Realiza cierre del período anual (arrastre de saldos) en el sistema. 8. Genera reportes Genera el Estado de Situación Financiera y Estado de Rendimiento Financiero a través del sistema (esto de acuerdo a la normativa vigente). El procedimiento finaliza. 9. Notifica las inconsistencias Notifica las inconsistencias al responsable del área involucrada. Tesorería y Finanzas/ Compras Bienes o Materiales/ Nómina 10. Realiza ajustes Realiza los ajustes necesarios en los cierres respectivos en coordinación con el Presupuesto. Regresa a la actividad 3. Presupuesto 11. Realiza ajustes Realiza los ajustes necesarios en el sistema. Regresa a la actividad 5. PÁGINA 23 DE 28

24 PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE FACTURAS DE PROVEEDORES Código: GCO-P-201 PROCESO DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CUENTAS POR PAGAR Procedimiento: GCO-P-201 Registro de Facturas de Proveedores ELABORADO REVISADO Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coordinación de Contabilidad Responsable Firma: ARNOLDO PIÑA Responsable: Firma GERMÁN DUARTE

25 PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE FACTURAS DE PROVEEDORES Código: GCO-P ASPECTOS GENERALES 1.1 PROPÓSITO Establecer las normas y el procedimiento a seguir para gestionar el registro de facturas de los proveedores del Instituto Nacional de Estadística (INE). 1.2 ALCANCE Lo indicado en el presente procedimiento abarca: la recepción y verificación del expediente del proveedor, el registro de la factura en el sistema, la distribución del expediente. 1.3 NORMAS ESPECÍFICAS 1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la gestión del registro de facturas de los proveedores cumpliendo con lo establecido en las normas y el procedimiento expuesto en el presente documento. 2. Las facturas o documentos, deben cumplir con los requisitos legales y fiscales exigidos por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) a través de lo establecido en la Providencia Administrativa 0071 o la que se encuentre vigente para el momento del registro de la factura. 3. Toda recepción de facturas entregadas por parte del Proveedor, debe ser realizada en el área o unidad administrativa donde se ha emitido la Solicitud de Servicio u Orden de Compra. 4. Solo se recibirán facturas en original y que cumplan con los requisitos exigidos por el SENIAT. 5. Los anticipos que sean otorgados a un Proveedor, deberán ser descontados del monto neto de la factura, al momento de contabilizar el pago. PÁGINA 25 DE 28

26 PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE FACTURAS DE PROVEEDORES Código: GCO-P DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.1 FLUJOGRAMA Oficina de Administración y Finanzas 1 GSA-P-101 Recibe el expediente A 2 Verifica el expediente 7 Notifica las inconsistencias y devuelve el expediente NO Información correcta? SI A 3 Contabiliza la factura 4 Genera los reportes 5 Distribuye el expediente Ordenación de Pago 6 Ordena el pago GFI-P-106 PÁGINA 26 DE 28

27 PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE FACTURAS DE PROVEEDORES Código: GCO-P DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Recibe el expediente Recibe del Presupuesto, el Expediente del Proveedor contentivo de los siguientes documentos: Factura Cotización o presupuesto Orden de Compra o Servicio Análisis de precios. 2. Verifica el expediente Verifica que la fecha de la Factura sea posterior a la fecha de la Orden de Compra u Orden de Servicio, que los documentos estén en regla y cuenten con los requisitos establecidos por el SENIAT y por INE Coteja que el concepto detallado en la Factura, se corresponda con el desglosado en el documento recibido Verifica que los montos contenidos en la Factura sean exactamente iguales a los montos contenidos en la Orden de Compra u Orden de Servicio Verifica en el sistema que los códigos presupuestarios sean equivalentes a las cuentas contables asociadas Verifica que el Expediente del Proveedor posea las firmas y sellos aprobatorios correspondientes. En caso de encontrar inconsistencias en la verificación realizada, continúa en la actividad 7. En caso contrario continúa en la actividad Contabiliza Factura Ingresa al sistema y registra la Factura en la cuenta por PÁGINA 27 DE 28

28 PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE FACTURAS DE PROVEEDORES Código: GCO-P-201 RESPONSABLE pagar del Proveedor. DESCRIPCIÓN 4. Genera los reportes Genera e imprime el reporte Ficha Asiento Contable con el asiento registrado Firma y sella el reporte Ficha Asiento Contable Anota el registro de la Factura en el libro de salida de la Coordinación de. 5. Distribuye el expediente Entrega al Ordenación de Pagos, el expediente del Proveedor y el reporte Ficha Asiento Contable firmado y sellado. Ordenación de Pago 6. Ordena el pago Ordena el pago de la Factura al Proveedor Entrega el Expediente del Proveedor al Tesorería y Finanzas. Continúa en lo establecido en el procedimiento GFI-P-103 Pago a Proveedores. 7. Notifica las inconsistencias y devuelve el expediente Devuelve el expediente al Presupuesto y le notifica las inconsistencias encontradas. Regresa a la actividad 1. PÁGINA 28 DE 28