CONCILIACION BANCARIA

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1 CODIGO: OA-UE/CON VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD TITULO: CONCILIACION BANCARIA RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) OPP Aprobado por: Oficina de Administración VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central CONCILIACION BANCARIA FECHA: 17/08/2005 2/12 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de conciliación bancaria realizado por el Area de Contabilidad de la Unidad de Economía, con el libro bancos y los extractos bancarios remitidos por el Area de Tesorería. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Area de Contabilidad de la Unidad de Economía en la Oficina de Administración. Describe las actividades desde la recepción de los extractos bancarios por el Area de Tsorería y la impresión del libro bancos del SIAF, hasta la realización de la conciliación bancaria y su archivo temporal en el Area de Contabilidad, para luego realizar la conciliación presupuestal contable en base a esta información. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del stema Nacional de Defensa Civil Decreto Supremo Nº PCM, del 21MAY01 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI Ley Nº Ley de Administración Financiera del Sector Público Resolución Directoral Nº 003-EF/77.15, Directiva de Tesorería para el Año Fiscal REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. El envió de los extractos bancarios y el libro bancos del Area de Tesorería, al Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración, para poder realizar la conciliación bancaria La firma del libro bancos por el Jefe del Area de Tesorería de la Unidad de Economía. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración El Area de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración. 6. CONSIDERACIONES 6.1. Las fuentes de financiamiento que maneja el INDECI, son: recursos ordinarios, recursos directamente recaudados, crédito interno y donaciones Para cada fuente de financiamiento existe una cuenta corriente en el banco de la nación, para los respectivos movimientos bancarios, que luego son contemplados en los extractos bancarios.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central CONCILIACION BANCARIA FECHA: 17/08/2005 3/ El libro bancos y el extracto bancario respecto a la cuenta corriente que corresponde a la fuente de financiamiento de recursos ordinarios solo consigna los gastos realizados, a diferencia de las cuentas corrientes correspondientes a los recursos directamente recaudados, crédito interno y donaciones y transferencias, consignan los ingresos y egresos efectuados. 7. SIGLAS 7.1. OA: Oficina de Administración RO: Recursos Ordinarios RDR: Recursos Directamente Recaudados SIAF: stema Integrado de Administración Financiera UE: Unidad de Economía. 8. DEFINICIONES 8.1. Conciliación Bancaria: Es la confrontación de los movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos de los estados bancarios cada fin de mes, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado Extracto Bancario: Estado de cuenta que el banco de la nación suministra al INDECI, en el cual se indica el saldo anterior, los movimientos durante el mes y el saldo final, de acuerdo a cada cuenta corriente consignando los números y montos de las papeletas de depósitos bancarios, también contiene el número y monto de los cheques cobrados Fuente de Financiamiento: Es una modalidad de clasificación presupuestaria de los ingresos del estado de acuerdo al origen de los recursos que comprende cada fuente de financiamiento Libro Bancos: Se genera automáticamente en el SIAF, al realizar un ingreso o egreso, luego mensualmente son impresos a modo de reportes de acuerdo a las cuentas corrientes de las diversas fuentes de financiamiento, el sistema mostrará el acumulado al inicio del mes siguiente, de acuerdo al movimiento del mes anterior, siempre y cuando el usuario realice la actualización de saldos en el libro bancos, por cada cuenta bancaria, esto al terminar el ingreso de sus operaciones de ingresos y gastos de cada mes, consignando las facturas y los recibos de ingresos Recursos Públicos: Son todos los recursos que administran las entidades del sector público para el logro de sus objetivos institucionales, debidamente expresados a nivel de metas presupuestarias. Los recursos públicos se desagregan a nivel de fuentes de financiamiento y se registran a nivel de categoría del Ingreso, genérica del Ingreso, subgenérica del ingreso y específica del ingreso. 9. ANEXO Formato conciliación bancaria

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central CONCILIACION BANCARIA FECHA: 17/08/2005 4/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES BANCO DE LA NACION Cada Semana 1. Prepara los extractos bancarios generados en las cuentas corrientes Responsable del INDECI. 2. Guarda los extractos bancarios en el casillero correspondiente al INDECI. TESORERIA Técnico Administrativo 3. Se apersona al banco y recoge los extractos bancarios del casillero del INDECI, con la verificación del responsable de comprobar el recojo de los extractos bancarios del Banco de la Nación. Cada Fin de Mes TESORERIA Técnico Administrativo 4. Imprime los reportes de libro bancos del SIAF. 5. Ordena, clasificándolos por cuenta corriente las que a su vez están de acuerdo a las fuentes de financiamiento. 6. Firma el libro bancos, juntamente con el Jefe de Tesorería. 7. Prepara memorándum, adjunta extractos bancarios y libro bancos del mes, luego hace firmar memorándum al Jefe de Tesorería. 8. Entrega memorándum y documentos adjuntos a la secretaria para que a su vez los entregue al Area de Contabilidad. Secretaria 9. Recibe documentos del técnico administrativo, registra en el cuaderno de cargos, luego entrega al técnico contador los documentos consistentes en el libro bancos y extractos bancarios de acuerdo a las cuentas aperturadas en ese mes. CONTABILIDAD Contador se aperturó la cuenta de Recursos Ordinarios 10. Recibe el libro bancos y extracto bancario de la cuenta corriente correspondiente a los recursos

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central CONCILIACION BANCARIA FECHA: 17/08/2005 5/12 CONTABILIDAD Contador ordinarios de ese mes, luego ir a la actividad 14. se aperturó la cuenta de Recursos Ordinarios Va al condicional Se aperturó la cuenta de recursos directamente recaudados. se aperturó la cuenta de Recursos Directamente Recaudados 11. Recibe el libro bancos y extracto bancario de la cuenta corriente correspondiente a los recursos directamente recaudados de ese mes, luego ir a la actividad 14. se aperturó la cuenta de Recursos Directamente Recaudados Va al condicional Se aperturó la cuenta de crédito interno. se aperturó la cuenta de Crédito Interno 12. Recibe el libro bancos y extracto bancario de la cuenta corriente correspondiente a crédito interno, de ese mes, luego ir a la actividad 14. se aperturó la cuenta de Crédito Interno Va al condicional Se aperturó la cuenta de donaciones y transferencias se aperturó la cuenta de donaciones y transferencias Se da fin al proceso. se aperturó la cuenta de donaciones y transferencias 13. Recibe libro bancos y extractos bancarios de la cuenta correspondiente a las donaciones y transferencias. 14. Realiza la conciliación bancaria, comparando los extractos bancarios y los libros bancos, de acuerdo a los gastos o ingresos consignados en los documentos correspondientes. son ingresos 15. Compara el monto de los recibos de ingresos con los montos de las

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central CONCILIACION BANCARIA FECHA: 17/08/2005 6/12 CONTABILIDAD TESORERIA CONTABILIDAD Contador Secretaria Jefe Técnico Administrativo Contador papeletas de depósitos bancarios registrados en los extractos bancarios, para luego ir al condicional montos coinciden. son ingresos 16. Compara los montos de las facturas con los cheques cobrados registrados en los extractos bancarios. Los montos coinciden 17. Devuelve la documentación observada al Area de Tesorería con memorándum y solicita firma de cargo. 18. Recibe copia de la conciliación bancaria o documentación observada en contabilidad, firma cargo, registra en el cuaderno de cargos y entrega. 19. Recibe documentos observados, toma conocimiento y delega. 20. Recibe copia de la conciliación bancaria o documentos con las observaciones realizadas en el Area de Contabilidad. son documentos para corregir 21. Realiza correcciones a las observaciones realizadas en contabilidad, luego va al condicional se aperturó la cuenta de recursos ordinarios, luego de la actividad 9. son documentos para corregir 22. Archiva copia de conciliación bancaria, dando fin al proceso. los montos coinciden 23. Llena formato conciliación bancaria con conciliaciones bancarias del mes y solicita visto bueno del Jefe del Area de Contabilidad. 24. Envía una copia de la conciliación bancaria al Area de Tesorería, luego va a la

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON PAG Sede Central CONCILIACION BANCARIA FECHA: 17/08/2005 7/12 CONTABILIDAD Contador actividad 18, donde la secretaria del Area de Tesorería recibe y firma cargo. 25. Archiva los originales del libro bancos y la conciliación bancaria, temporalmente hasta la realización del balance general y la conciliación presupuestal contable. Ir al proceso Conciliación Presupuestal Contable, donde analiza la información consignada en la conciliación bancaria, dando fin al proceso.

8 11. DIAGRAMA DE FLUJO

9 BANCO DE LA NACION Inicio Secretaria CONCILIACION BANCARIA INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION AREA DE TESORERIA Jefe UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE CONTABILIDAD Técnico Administrativo Contador Cada semana 1 Prepara los extractos bancarios generados en las cuentas del INDECI 2 Guarda los extractos bancarios en el casillero correspondiente al INDECI 3 Verifica el recojo de los extractos bancarios 3 Se apersona al banco y recoge los extractos bancarios Cada fin de mes 4 Imprime reportes del libro bancos del SIAF 5 Ordena de acuerdo a las fuentes de financiamiento 6 Firma libro bancos 6 Firma libro bancos 7 Firma memorándum 7 Prepara memorándum, adjunta extractos bancarios y libro bancos del mes 9 Recibe, registra y entrega el libro bancos y extractos bancarios de acuerdo a las cuentas aperturadas 8 Entrega memorándum y adjuntos c Se aperturó la cuenta de R.O a 10 Recibe libro bancos y extractos bancarios de la cuenta de R.O Se aperturó la cuenta de RDR a 11 Recibe libro bancos y extractos de la cuenta de RDR b Se aperturó la cuenta de credito interno α

10 Secretaria CONCILIACION BANCARIA INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE TESORERIA AREA DE CONTABILIDAD Jefe Técnico Administrativo Contador α Jefe 12 Recibe libro bancos y extractos bancarios de la cuenta de credito interno b Se aperturó la cuenta de donaciones y transferencias Fin 13 Recibe libro bancos y extractos bancarios de la cuenta de donaciones 14 Realiza conciliación a Son ingresos 15 Compara el monto de los recibos de ingresos V.S. las papeletas de depósito bancario 16 Compara el monto de las facturas V.S. los cheques cobrados d Montos coinciden 18 Recibe copia de la conciliación bancaria o documentos observados, firma cargo, registra y entrega 19 Recibe documentos, toma conocimiento y delega 20 Recibe documentos Son documentos para corregir 21 Realiza correciones a las observaciones realizadas en contabilidad c d 17 Devuelve documentación observada con memorándum 23 LLena formato "conciliación bancaria" con las conciliaciones del mes y solicita visto bueno 24 Envía una copia de la conciliación bancaria al Area de Tesorería Original de la conciliación bancaria y libro bancos 23 Da visto bueno a la conciliación Copia de conciliación bancaria Conciliación Presupuestal Contable Fin Fin

11 ANEXO

12 FORMATO CONCILIACION BANCARIA CONCILIACION BANCARIA AL CTA CTE N SALDO SEGÚN LIBRO BANCO (SIAF) S/ (+) CHEQUES GIRADOS PENDIENTES DE COBRO S/ (-) GASTOS BANCARIOS : S/ TOTAL CONCILIACION BANCARIA AL : S/ SALDO SEGÚN EXTRACTO BANCARIO AL : S/ Elaborado por V B