DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES

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1 CODIGO: OA-UE/TES VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE TESORERIA TITULO: DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos(MAPRO) OPP Aprobado por. Oficina de Administración VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/TES PAG Sede Central DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES FECHA:17/08/05 2/16 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de devolución de garantías y registro de los ingresos por las penalidades, de acuerdo a lo establecido en el contrato entre el proveedor y el INDECI. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Area de Tesorería de la Unidad de Economía en la Oficina de Administración, la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG y la Dirección Nacional de Prevención del INDECI. Describe las actividades desde que la Dirección Nacional de Logística realiza la firma del contrato con el proveedor quien otorga la garantía hasta que se realiza la liquidación y entrega de la garantía y el cobro de penalidades si las hubiera ejecutada por el Area de Tesorería de la Unidad de Economía en la Oficina de Administración del INDECI. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del stema Nacional de Defensa Civil Decreto Supremo Nº PCM del 21 de mayo del 2001 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI Ley Nº Ley de Administración Financiera del Sector Publico Resolución Directoral Nº EF/77.15, Directiva de Tesorería para el Año Fiscal Reglamento Unico de Licitaciones y Contratos de Obras Públicas aprobada por el Decreto Supremo Nº VC Ley Nº de fecha 27 de julio de 1997, que promulga la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley de Contrataciones y adquisiciones del Estado aprobado por Decreto Supremo Nº PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y adquisiciones del Estado aprobado por Decreto Supremo Nº PCM. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. El envío de las valorizaciones de la obra por la Dirección Nacional de Prevención a la Oficina de Administración para el pago de los respectivos adelantos de acuerdo a lo estipulado en las bases El envío de las ordenes de compra u ordenes de servicio y actas de entrega parcial de un bien a adquirir o un servicio a realizar, por la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG a la Oficina de Administración para el pago parcial al proveedor.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/TES PAG Sede Central DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES FECHA:17/08/05 3/16 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. El Area de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración La Unidad de Abastecimiento de la DINALOG La Dirección Nacional de Prevención. 6. CONSIDERACIONES 6.1. Los Fondos de Garantía que se consideran en el presente proceso se refiere a aquellos estipulados en el RULCOP, para procesos que se iniciaron cuando estaba en vigencia dicha norma Las Garantías se refiere a aquellas que se consideran en la Ley de Contrataciones y adquisiciones del Estado Los Fondos de Garantía y las Garantías son aquellos que otorga el proveedor ejecutor de una obra contratado por el INDECI, de acuerdo a lo estipulado en las bases Los cálculos de las penalidades en lo que se refiere a la contratación de obras se realizan en la Dirección Nacional de Prevención para luego ser enviados a la Oficina de Administración Las penalidades son calculadas en la DNP para el caso de un contrato de ejecución de Obra y por la DINALOG cuando se trata de la contratación de un bien o servicio Los pagos mensuales a los proveedores de ejecución de obras se hacen en base a las valorizaciones divididas proporcionalmente de acuerdo al tiempo de duración de la obra, estas son calculadas en la DNP. 7. SIGLAS 7.1. CPN: Contaduría Pública de la Nación DNP: Dirección Nacional de Prevención DINALOG: Dirección Nacional de Logística DNTP: Dirección Nacional de Tesoro Público DDRR: Dirección Regional de Defensa Civil MEF: Ministerio de Economía y Finanzas OA: Oficina de Administración RDR: Recursos Directamente Recaudados RO: Recursos Ordinarios RULCOP: Reglamento Unico de Licitaciones y Contratos de Obras Públicas SIAF: stema de Administración Financiera UE: Unidad de Economía de la Oficina de Administración.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/TES PAG Sede Central DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES FECHA:17/08/05 4/16 8. DEFINICIONES 8.1. Bases: Conformado por los documentos que contiene las especificaciones técnicas y los términos de referencia o expediente técnico, según corresponda, así como la proforma del contrato según un proceso de selección especifico en el marco de la ley y el reglamento de contrataciones y adquisiciones del estado Contratista (Según la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado): El proveedor que celebre un contrato con una Entidad, de conformidad con las disposiciones de la Ley y el reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento Contratista (Según el RULCOP): Persona natural o jurídica que contrata con una Entidad Licitante la ejecución de una obra pública Carta Fianza: Documento donde consta el afianzamiento mercantil extendido por el fiador, hasta por una cantidad o en forma ilimitada, a favor de una persona natural o jurídica, o del Estado, garantizando que el fiado cumplirá su obligación en la forma normalmente convenida. En este caso la empresa fiadora es un banco que cobra un determinado costo por otorgar la fianza Documentos Sustentatorios: Son aquellos documentos recibidos por la Oficina de Administración para la ejecución de pagos por adelantos o pagos por el valor total de los bienes por adquirir. En el caso de un contrato de Obras Publicas los adelantos van con los siguientes documentos; planilla de metrados, hoja de calculo de valorización, documentos de pagos para las aportaciones sociales y el certificado de control de calidad, si se trata de un adelanto por la adquisición de un bien por partes de acuerdo a las bases, va con los siguientes documentos orden de compra, acta de conformidad, acta de buena pro, especificaciones técnicas entre otros Fondos de Garantía: Se refiere a los fondos que el contratista deposita en el banco para cubrir los adelantos otorgados por la Entidad contratante Garantías: Se refiere a los Fondos o a la Carta fianza y póliza de caución que son títulos valores que el contratista otorga al INDECI para cubrir los adelantos otorgados Obra: Construcción, reconstrucción, remodelación, demolición, renovación y habilitación de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren de dirección técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y equipos Proveedor (Según la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado): La persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, presta servicios o ejecuta obras Servicio: La actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica ajena a la Entidad, para atender una necesidad de esta última, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminadas las prestaciones del contratista. 9. ANEXO Formato de Oficio para solicitar Cheque de Gerencia.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/TES PAG Sede Central DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES FECHA:17/08/05 5/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA DINALOG / DNP RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso aplicado en la DINALOG, Elaboración y Firma de Contratos, donde se realizó la firma del contrato entre el INDECI y el proveedor, estableciéndose en las bases los respectivos adelantos por la Entidad contratante y las garantías que debe otorgar el proveedor para cubrir el monto total de estas, una copia de la garantía es enviada a la Oficina de Administración. 1. Coordina con el proveedor los pormenores para la entrega de la documentación es una Obra 2. La Unidad de Abastecimiento de la DINALOG entrega a la Oficina de Administración documentos como la orden de compra o orden de servicio, acta de conformidad, otorgamiento de la Buena Pro o la liquidación y el cálculo de las penalidades si las hubiera, entre otros. Luego va a la actividad 4, para que la secretaria de la Oficina de Administración reciba los documentos. es una Obra es basada en el RULCOP Va al proceso Liquidación de Obras Ejecutadas por INDECI, durante el periodo fiscal , donde la DNP entrega a la Oficina de Administración las Resoluciones Directorales de Liquidación de Obras, el cálculo de las penalidades con un cuadro de los consolidados de todas las cuentas corrientes aperturadas en forma mancomunada con el proveedor ejecutor de una obra y el INDECI, en estas cuentas mancomunadas se encuentra el dinero depositado en materia de fondo de garantía. es basada en el RULCOP es basada en la ley de contrataciones y adquisiciones del estado Se da fin al proceso.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/TES PAG Sede Central DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES FECHA:17/08/05 6/16 DINALOG / DNP OFICINA DE ADMINISTRACION OA/ UNIDAD DE ECONOMIA OFICINA DE ADMINISTRACION OA/UE/AREA DE TESORERIA Secretaria Jefe Jefe Secretaria Secretaria Jefe Técnico Administrativo es basada en la ley de contrataciones y adquisiciones del estado 3. La DNP entrega planilla de metrados, la hoja de cálculo de valorización, los pagos por aportaciones sociales y el certificado de control de calidad o las liquidaciones con las Resoluciones Directorales respectivas, el cálculo de las penalidades existentes 4. Recibe documentos, firma cargo, registra en el cuaderno de cargos y entrega al Jefe de la Unidad de Economía. 5. Recibe documentos, toma conocimiento y deriva. 6. Recibe documentos, toma conocimiento y designa. 7. Recibe documentos del Jefe de la Unidad de Economía, registra en el cuaderno de cargos y entrega a la secretaria del Area de Tesorería. 8. Recibe documentos, firma cargo, registra en el cuaderno de cargo y entrega al Jefe del Area de Tesorería. 9. Recibe documentos, toma conocimiento y decreta. 10. Recibe documentos decretados y analiza. es una Obra Ir al condicional Es un adelanto. es una Obra son Obras basadas en el RULCOP 11. Elabora cuadro con las liquidaciones, Resoluciones Directorales y las cuentas bancarias ordenando la información remitida por la DNP. Luego ir al condicional Existen penalidades. son Obras basadas en el RULCOP son Obras basadas en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Se da fin al proceso.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/TES PAG Sede Central DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES FECHA:17/08/05 7/16 OA/UE/AREA DE TESORERIA PROVEEDOR DINALOG / DNP Técnico Administrativo son Obras basadas en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado es un adelanto 12. Ordena los documentos sustentatorios para realizar el adelanto como son orden de servicio las valorizaciones, realizadas y ubicando la garantía que otorgó previamente el proveedor. Luego ir al proceso Ejecución Financiera de Gastos, Etapas de Compromiso, Devengado y Giro, con la documentación originada en la Unidad de Abastecimiento, el que finaliza con la firma del comprobante de pago y el cheque por el Jefe de Administración y el Jefe del Area de Tesorería. Luego ir al proceso Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos, donde se realiza el pago al proveedor ya sea en la caja del Area de Tesorería del INDECI o depositando el dinero en la cuenta bancaria que el proveedor entregó previamente. 13. Recibe dinero en condición de adelanto de acuerdo a la valorización. es una Obra 14. Ejecuta la obra total o parcialmente siendo verificada por el supervisor de la DNP. Luego va a la actividad número 16, para la entrega de los documentos sustentatorios. es una Obra 15. Entrega bien o servicio en su totalidad o en forma parcial, de acuerdo a lo estipulado en las bases. 16. Entrega documentos sustentatorios. 17. Recibe documentos sustentatorios, Luego va a la actividad 4, para que la secretaria reciba los documentos sustentatorios de la liquidación o el adelanto parcial.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/TES PAG Sede Central DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES FECHA:17/08/05 8/16 OA/UE/AREA DE TESORERIA COMPAÑIA DE SEGUROS / BANCO PROVEEDOR OA/UE/AREA DE TESORERIA COMPAÑIA DE SEGUROS / BANCO Técnico Administrativo Técnico Administrativo es un adelanto es una liquidación Se da fin al proceso. existen penalidades 18. Envía oficio con los datos del proveedor donde se manifiesta la entrega de la garantía a éste, además adjunta una copia de la Resolución Directoral 19. Recibe oficio con comunicación para la devolución de garantía al proveedor. 20. Entrega Garantía al proveedor. 21. Recibe garantía del banco en caso de ser un fondo depositado por él, cuando se trate de una carta fianza o una póliza de caución recibe el titulo valor del INDECI. existen penalidades 22. Envía oficio al banco comunicando sobre las penalidades y solicitando un cheque de gerencia por el monto de estas, además se menciona los datos identificatorios del técnico administrativo que recogerá personalmente el cheque de gerencia. 23. Recibe oficio y documentos Penalidad es sobre el total de la garantía 24. Ejecuta parte de la garantía de acuerdo a la penalidad impuesta. Luego va a la actividad 26, donde entrega el cheque de gerencia al técnico administrativo del Area de Tesorería del INDECI por el monto de la penalidad. En el caso de que la penalidad sea sobre el total de la garantía 25. Ejecuta el total de la garantía.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/TES PAG Sede Central DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES FECHA:17/08/05 9/16 COMPAÑIA DE SEGUROS / BANCO OA/UE/AREA DE TESORERIA BANCO DE LA NACION OA/UE/AREA DE TESORERIA OA/UE/AREA DE CONTABILIDAD Técnico Administrativo Técnico Administrativo Contador 26. Entrega cheque de gerencia al técnico administrativo quien recibe el cheque. 27. Deposita cheque en el Banco de la Nación en la cuenta de Recursos Directamente Recaudados. 28. Recibe depósito bancario y lo ingresa a la cuenta de Recursos Directamente Recaudados del INDECI. 29. Entrega papeleta por el depósito bancario realizado, al técnico Administrativo. Ir al proceso Ejecución Financiera de Ingresos, donde se registra el ingreso en el SIAF, de acuerdo a la papeleta de depósito bancario, generándose el recibo de ingreso. Luego cada fin de mes se envía el libro bancos y los extractos bancarios al Area de Contabilidad para que se realice la conciliación bancaria. Luego ir al proceso Conciliación Bancaria, donde se realiza la comparación entre los extractos bancarios y el libro bancos donde están consignados todos los movimientos bancarios. Finalmente ir al proceso Cierre Contable y presentación de los Estados Financieros y Presupuéstales a la Contaduría Publica de la Nación, el que finaliza cuando todas las conciliaciones coinciden. Incluyendo la conciliación bancaria. Dando fin al proceso.

10 11. DIAGRAMA DE FLUJO

11 DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES INDECI PROVEEDOR DINALOG / DNP Secretaria Jefe OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE TESORERIA Jefe Secretaria Jefe Técnico Administrativo Inicio Elaboración y Firma de Contratos 1 Coordina 1 Coordina Es una obra a 2 Entrega documentos Obra basada en RULCOP Fin Obras basadas en la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 3 Entrega documentos a Liquidación de Obras Ejecutados por INDECI Durante el Periodo Fiscal Recibe documentos, firma cargo, registra y entrega 5 Recibe documentos, toma conocimiento y deriva 6 Recibe documentos, toma conocimiento y designa 7 Recibe documentos, registra y entrega 8 Recibe documentos, frima cargo, registra y entrega 9 Recibe documentos, toma conocimiento y decreta 10 Recibe documentos decretados y analiza α

12 PROVEEDOR DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA DINALOG / DNP Secretaria Jefe AREA DE TESORERIA Secretaria Jefe Técnico Administrativo α Es una obra Son Obras basadas en RULCOP Obras basadas en la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Fin 11 Elabora cuadro con las liquidaciones y Resoluciones Directorales Es un adelanto 12 Ordena documentos sustentatorios Fin Es una liquidación Ejecución Financiera de Gastos, Etapas de Compromiso, Devengado y Giro con la Documentación Originada en la Unidad de Abastecimiento b Existen penalidades 13 Recibe dinero en condición de adelanto Transferencia de Fondos y Trámite de Pagos c Es una obra d β

13 PROVEEDOR DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES BANCO DE LA NACION DINALOG / DNP DNP Supervisor INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION AREA DE CONTABILIDAD UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE TESORERIA Técnico Administrativo β 14 Ejecuta obra total o parcialmente 14 Verifica ejecución de obra 15 Entrega bien en su totalidad o en forma parcial d 16 Entrega documentos 17 Recibe documentos a sustentatorios sustentatorios 18 Envía oficio y documentos comunicando al banco la entrega de la garantía b 19 Recibe oficio con comunicación Oficio 21 Recibe garantía del Banco 20 Entrega garantía al Proveedor 20 Entrega garantía al Proveedor Fin χ

14 DEVOLUCION DE GARANTIAS Y REGISTRO DE LOS INGRESOS POR PENALIDADES BANCO / COMPAÑIA DE SEGUROS BANCO DE LA NACION DINALOG / DNP INDECI DNP Supervisor OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE TESORERIA AREA DE CONTABILIDAD Técnico Administrativo χ 23 Recibe oficio y documentos 22 Envía oficio comunicando al Banco sobre las penalidades y solicitando cheque de Gerencia Oficio Es sobre el total de la garantía 24 Ejecuta parte de la garantía c 25 Ejecuta el total de la garantía 26 Recibe cheque por garantía ejecutada 26 Entrega cheque por garantía ejecutada 28 Recibe depósito y lo ingresa a la cuenta de la RDR 27 Deposita cheque en el Banco de la Nación en la cuenta de RDR 29 Entrega papeleta por el depósito bancario 29 Recibe papeleta de depósito bancario Conciliación Bancaria Ejecución Financiera de Ingresos Cierre Contable y Presentación de los Estados Finacieros y Presupuestales a la CPN Fin

15 ANEXO

16 FORMATO DE OFICIO PARA SOLICITAR CHEQUE DE GERENCIA San Isidro, de del 200 OFICIO N INDECI/ADM(6.2.3) Señor Presente.- Asunto : Emisión de Cheques de Gerencia De mi consideración: Por medio del presente y en relación al asunto de la referencia, solicitamos a usted la emisión de Cheque de Gerencia, a nombre del INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL - INDECI por el importe de S/. por concepto de multa. La emisión del cheque será con cargo a la cuenta del Fondo de Garantía: Cta. De Ahorros Contratista Licitación Nº La persona autorizada a recoger el Cheque de Gerencia es el Sr. identificado con DNI. Nº, quien es personal de nuestra Institución. n otro particular, válgame de la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal. Atentamente, c.c. Tesorería AYR/lnu. Jefe de la Oficina de Administración