ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL

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1 CODIGO: -EST VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE Y TELEMATICA TITULO: ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Oficina de Estadística y Telemática VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -EST PAG. Sede Central ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL FECHA: 12/08/05 2/18 1. OBJETIVO Facilitar a la comunidad la información estadística, correspondiente a Defensa Civil, a través de un Compendio Estadístico Anual. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la Oficina de Estadística y Telemática (), así como de la Dirección Nacional de Logística (DINALOG) y de la Secretaría General e Imagen Institucional (SGII). Describe las actividades, desde la consolidación de la información de la base de datos estadística hasta la entrega del Compendio, de acuerdo a una lista de distribución aprobada por la Jefatura del INDECI. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Supremo Nº PCM, aprueba Reglamento de Organización y Funciones del INDECI Artículo 58 Inciso a, del texto único del Reglamento de Organización y Funciones; Planear y coordinar el acopio y procesamiento de información estadística Artículo 58 Inciso b, del texto único del Reglamento de Organización y Funciones; Elaborar informes estadísticos oportunos y confiables; 3.4. Artículo 58 Inciso c, del texto único del Reglamento de Organización y Funciones; Centralizar y publicar las estadísticas relacionadas con la mitigación y prevención de desastres Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba Política Nacional de Estadísticas para el mediano plazo del stema Nacional de Estadística. 4. REQUISITOS DEL PROCESO Información validada, por la Oficina de Estadística y Telemática, en la base de datos estadística del INDECI; luego del proceso Recopilación de Información Estadística para la Base de Datos del INDECI. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO Area de Estadística de la Oficina de Estadística y Telemática. 6. CONSIDERACIONES Este procedimiento depende de la calidad de información que conforma la base de datos estadísticos del INDECI.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -EST PAG. Sede Central ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL FECHA: 12/08/05 3/18 7. DEFINICIONES 7.1. Base de Datos Estadística del INDECI: Es la información recopilada en las carpetas de las PC s del Area de Estadística de la Decretar sobre el formato decreto interno: Es la acción de designar un responsable para la atención de un documento Elevar: Es una actividad que significa llevar la documentación a su superior jerárquico, normalmente se esta usando para identificar la actividad que realiza la Secretaría de la para con el de la Formato decreto interno: Es un documento de uso exclusivo de la Oficina de estadística y telemática (), con el cual la Jefatura de la, deriva, da lineamientos para la atención de la documentación Machote: Se trata de la prueba, prototipo o maqueta, donde se presenta el contenido, para ser aprobado y reproducido PECOSA: Pedido de Comprobación de Salida de cualquier producto de almacén del INDECI y del almacén de cualquier institución pública Preparar formatos de recopilación de información: Es una actividad que significa, elaborar nuevos formatos, hacer cambios a formatos anteriores o actualizarlos para la exitosa recopilación de información SINPAD (stema de Información Nacional para la Prevención y Atención de Desastres): Software basado en el empleo de mapas electrónicos. Su acceso es a través de la página WEB del INDECI, permite el registro y seguimiento del peligro o emergencia ocurrida en el territorio nacional con la finalidad de que las autoridades del SINADECI actúen coordinada, oportuna y eficientemente ante una amenaza de peligro inminente o una emergencia SISCO (stema de Correspondencia): Software que se emplea para el registro de documentos recibidos y enviados. Permite realizar la búsqueda de documentos y generar reportes para agilizar actividades relacionadas con el control y seguimiento de documentos. se encuentra interconectado entre unidades orgánicas.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -EST PAG. Sede Central ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL FECHA: 12/08/05 4/18 8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA / RESPONSABLE Responsable del Area / Responsable del Area Responsable del Area DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Como resultado del proceso de Recopilación de Información Estadística para la Base de Datos del INDECI, se obtiene la BD estadística validada, a partir de la cual se documenta la información para ser consolidada, así como se desarrolla el programa de acciones para la elaboración del compendio. 2. Deriva, información y programa de acciones. 3. la información debidamente documentada, la consolida con la información estadística de emergencias. Se considera preparado el insumo para la elaboración del machote del compendio estadístico. 4. Elabora el machote. 5. Realiza depuraciones al machote, revisa e imprime. 6. Elabora el memorándum de elevación para la Jefatura, adjunta al machote. 7. Entrega machote con memorándum, para aprobación del Responsable del Area. 8. Revisa machote y memorándum. está conforme 9. Corrige y hace observaciones. 10. Devuelve documentación para correcciones. 11. documentos y realiza correcciones, continúa en la actividad 5. Está conforme 12. VºBº al machote y al memorándum, deriva a la. 13. machote y memorándum. 14. Eleva machote y memorándum al de la. 15. Revisa el machote y el memorándum. es conforme 16. Corrige y hace observaciones y deriva machote y el memorándum para corrección. 17. Entrega al de Estadística toda la documentación, luego ir a la actividad 11. Es Conforme 18. Firma memorándum, aprobando machote. 19. Entrega machote y memorándum aprobados para su distribución. 20. machote y memorándum aprobados por el de la, registra su salida SISCO y en el cuaderno de cargo. 21. Entrega machote y memorándum a SGII.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -EST PAG. Sede Central ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL FECHA: 12/08/05 5/18 SGII JEFATURA SGII / Secretaría General del INDECI Secretaría General Responsable del Area Responsable del Area Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega de la documentación a la Jefatura del INDECI. Se inicia el proceso de Trámite de Documentos en la Jefatura, el que concluye con la aprobación o correcciones a la documentación para la elaboración del Compendio. Se reinicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el concluye con la entrega a la de la documentación remitida para aprobación. 22. documentación, registra el ingreso en el SISCO y en el cuaderno de cargo. 23. Fotocopia memorándum y entrega al la documentación. 24. documentación. está aprobado 25. Revisa observaciones, realiza correcciones y luego regresa a la actividad 11. Está aprobado 26. Elabora la documentación para que la DINALOG, contrate los servicios para la reproducción del Compendio Estadístico Anual. 27. Envía documentos al Responsable del Area de Estadística. 28. Revisa la documentación. aprueba documentación 29. Corrige, observa y devuelve para hacer correcciones. 30. Corrige la documentación y deriva, ir a la actividad 26. Aprueba documentación 31. VºBº a la documentación. 32. Se envía la documentación al. 33. la documentación y la eleva al de la. 34. y revisa la documentación. es conforme 35. Observa, corrige y devuelve. 36. Entrega documentación al Area de Estadística, regresar a la actividad 26. es conforme 37. Firma la documentación, aprobándola, deriva a la Secretaría. 38. documentación, registra en el SISCO y en un cuaderno de cargo. 39. Envía a la DINALOG y solicita firma del cargo.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -EST PAG. Sede Central ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL FECHA: 12/08/05 6/18 DINALOG PROVEEDOR / PROVEEDOR / PROVEEDOR DINALOG Unidad de Abastecimiento Representante Jurídico Representante Jurídico Responsable del Area Representante Jurídico Unidad de Abastecimiento Se inicia el proceso de Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, donde se selecciona al proveedor que se encargará de la reproducción del Compendio Estadístico Anual. 40. Se comunica telefónicamente con el Area de Estadística, para coordinar. 41. Solicitan el material necesario para formular una propuesta de reproducción. 42. la solicitud y prepara lo solicitado. 43. Solicita fecha de presentación de la propuesta de reproducción y proporciona el material solicitado (machote). 44. el material solicitado y comunica fecha de entrega de la propuesta. 45. Elabora propuesta de reproducción y la envía. 46. la propuesta de reproducción. 47. Revisa y emite opinión, comunicándola verbalmente al Responsable del Area de Estadística. 48. la propuesta, la revisa y toma en cuenta la opinión del especialista. aprueba propuesta 49. Observa y corrige la propuesta. 50. Envía la propuesta con sus respectivas correcciones y observaciones, luego ir a la actividad 45. aprueba propuesta 51. VºBº a la propuesta, aprobándola. 52. Entrega la propuesta aprobada para hacerla llegar al proveedor y se inicie la reproducción. 53. la propuesta aprobada. 54. Realiza la reproducción del compendio, de acuerdo al servicio solicitado. 55. Entrega Compendio Estadístico Anual, en la cantidad solicitada. Se reinicia el proceso de Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios, el que concluye con la entrega del expediente a la Unidad de Abastecimiento, para la entrega de los Compendios en el Almacén General. Se inicia el proceso de Ingreso de Artículos al Almacén General por Servicio, Donación y Devolución, quienes reciben del proveedor los Compendios para ser entregados a la Oficina de Estadística y Telemática.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -EST PAG. Sede Central ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL FECHA: 12/08/05 7/18 / / / Responsable del Area Responsable del Area 56. la PECOSA de la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG. 57. Firma cargo, registra su ingreso en el SISCO y en un cuaderno de cargo. 58. Eleva PECOSA, imprimiendo y adjuntando el formato de decreto interno, al cual se le designa manualmente la numeración del SISCO. 59. Revisa la documentación, decreta y envía al Responsable del Area de Estadística por intermedio de la. 60. y entrega documentación de acuerdo a lo decretado. 61. Revisa la PECOSA. aprueba PECOSA 62. Corrige y observa, redacta disconformidad y la entrega al 63. Elabora memorándum de disconformidad, lo adjunta a la PECOSA. 64. Envía memorándum y PECOSA. 65. y eleva, para aprobación y firma. 66. y revisa. aprueba memorándum de disconformidad 67. Corrige y observa documentación y deriva. 68. Entrega para corregir. 69. Realiza las correcciones correspondientes, ir a la actividad 63. Aprueba memorándum de disconformidad 70. Firma el memorándum de disconformidad. 71. Entrega a la secretaria. 72. y envía a la DINALOG, Unidad de Abastecimiento, para que resuelvan la disconformidad con el proveedor. aprueba la PECOSA 73. VºBº de conformidad en la PECOSA y la deriva para firma del de la. 74. y eleva la PECOSA conforme. 75. y revisa la conformidad de la PECOSA dada por el Area de Estadística. 76. Firma la conformidad de la PECOSA y la deriva a la.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -EST PAG. Sede Central ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL FECHA: 12/08/05 8/18 / / SGII JEFATURA SGII Secretaría General del INDECI Secretaría General 77. la PECOSA para derivarla firmada a la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG, solicita una copia de la PECOSA firmada. 78. los compendios, luego de ser aprobada la PECOSA. 79. Elabora lista de distribución, en el cual se enumera a las entidades y/o personas, a quienes serán entregados los compendios. 80. Envía la lista de distribución. 81. Elabora memorándum dirigido a la Jefatura del INDECI y adjunta la lista de distribución, entrega para revisión del. 82. y eleva los documentos al. 83. y revisa la documentación. aprueba los documentos 84. Observa y corrige la documentación, deriva con la secretaria. 85. documentación y corrige de acuerdo a lo dispuesto, ir a la actividad 78. aprueba los documentos 86. Firma el memorándum y entrega la documentación. 87. y entrega a la Secretaría General. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega del memorándum a la Jefatura del INDECI. Se inicia el proceso de Trámite de Documentos en la Jefatura, el que concluye con la aprobación o correcciones a la documentación para la distribución del Compendio. Se reinicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el concluye con la entrega a la de la documentación remitida para aprobación. 88. la documentación, la sella le pone fecha y hora de ingreso, entrega el cargo, registra su ingreso en el SISCO y en un cuaderno de cargo y entrega al estadístico.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -EST PAG. Sede Central ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL FECHA: 12/08/05 9/18 / / / / 89. y revisa la documentación. fue aprobada la Lista de Distribución 90. Corrige la Lista de Distribución de acuerdo a lo dispuesto por el del INDECI, ir a la actividad 80. Aprobada la Lista de Distribución 91. Comunica verbalmente de la aprobación de la Lista de Distribución y deriva para elaborar memorándums y oficios de entrega de compendios. 92. Lista de Distribución y elabora los memorándums y oficios para entrega de los Compendios, para firma de la Jefatura del INDECI. 93. Envía la documentación al. 94. la documentación y la eleva al. 95. y revisa. aprueba la documentación 96. Corrige y observa documentación y deriva. 97. Entrega documentos para corrección. 98. y corrige de acuerdo a lo dispuesto por el, ir a la actividad 92. Aprueba la documentación 99. Aprueba la documentación y da lineamientos para que se anexen el Compendio Estadístico Anual a cada uno de los memoranda u oficios la petición verbal de la secretaria para que le entregue Compendios de acuerdo a la lista de distribución, descuenta compendios del stock, los registra en el cuaderno de control, solicita firma a la secretaria de la por la recepción de los compendios Firma el cuaderno de control del Area de Estadística y recepciona los compendios Adjunta los compendios a los documentos preparados para remisión y los deja listos para su distribución Registra su salida en el SISCO y en un cuaderno de cargo. es para las Unidades Orgánicas Envía la documentación (oficios que deberá firmar el del INDECI) a los entes externos al INDECI, por intermedio de la SGII, donde firman y entregan cargos.

10 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -EST PAG. Sede Central ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL FECHA: 12/08/05 10/18 SGII JEFATURA SGII UO Secretaría General del INDECI Secretaría General Director / Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, donde la documentación llega a manos del del INDECI. Se inicia el proceso de Trámite de Documentos en la Jefatura, el que concluye con la firma del Oficio de remisión de Compendio Estadístico Anual. Se reinicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega de los Compendios a las personas, instituciones u organismos externos al INDECI, concluyendo el proceso con la distribución externa. Es para las Unidades Orgánicas 104. Entrega Compendio Estadístico Anual a las Unidades Orgánicas y recaba los cargos correspondientes Recepción el Compendio Estadístico Anual Archivan los cargos firmados por las unidades orgánicas del INDECI y la SGII, como resultado de la distribución de los compendios, dándose fin al proceso.

11 9. DIAGRAMA DE FLUJO

12 ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL INDECI Responsable del Area DINALOG Proveedor Inicio Recopilación de Información Estadística para la Base de Datos del INDECI 1 Documenta información, programa y acciones 1 Documenta información, programa y acciones 3 Consolida información (Accional) + (Emergencias) 2 Deriva información y programa acciones Machote 4 Elabora machote a 5 Depuración de machote 6 Elabora memorándum de elevación y adjunta machote Memo 7 Entrega machote y memorándum 7 Entrega machote y memorándum 8 Revisa machote y memorándum Conforme b 9 Corrige y observa 11 Corrige 10 Devuelve documento para corregir 13 a 13 Envía machote y memorándum 12 Da VºBº 14 Entrega machote y memorándum 14 Recibe machote y memorándum 15 Recibe machote y memorandum α

13 ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL INDECI Responsable del Area SGII JEFATURA α Conforme 16 Corrige y observa 17 Envía para corrección de machote y memorándum 18 Firma 17 Recibe documentación para corregir b Entrega machote y memorándum 21 Envía machote y memorádum Administración del Proceso de Trámite Documentario Trámite de Documentos en la Jefatura 22 Administración del Proceso de Trámite Documentario 23 Fotocopia memorándum y comunica conformidad 24 documentación Aprobado 25 Revisa observaciones b c d 26 Elabora documentos necesarios para Logística 27 Envía documentos 27 β

14 ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL INDECI Responsable del Area DINALOG Proveedor β 28 Revisa 29 Corrige y observa Aprueba 30 Corrige documento c 31 Da VºBº 33 y eleva 33 y envía 32 Envía documentación 34 Recibe y revisa documentación Conforme 35 Corrige y observa 36 y envía 36 y envía 37 Firma d 38 y registra en el SISCO y cuaderno 38 Entrega 39 Envía a Logística Procedimiento Genral para la Adquisición de BB.SS 40 Se comunica con Estadística de la 42 solicitud 41 Solicita material para propuesta 43 Solicita fecha de presentación de propuesta, proporciona material 44 Recibe material de reproducción 46 propuesta 45 Elabora propuesta y envía 47 Revisa, observa y continus 48 propuesta y revisa χ

15 ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL INDECI Responsable del Area DINALOG Proveedor χ 49 Corrige y observa Aprueba 50 y envía correcciones 50 Envía correcciones y observaciones e 51 Da VºBº 53 Entrega propuesta aprobada 52 Entrega propuesta aprobada 53 h 54 Realiza reproducción Procedimiento Genral para la Adquisición de BB.SS 55 Entrega compendios 56 PECOSA Ingreso de Artículos al Almacén General por Servicio, Donación y Devolución 57 Firma cargo y registra 58 Eleva PECOSA 59, revisa, decreta y envía 60 y envía 61 y revisa g 63 Elabora memorándum de conformidad y adjunta a PECOSA Aprueba 62 Corrige y observa f δ

16 ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL INDECI Responsable del Area DINALOG Proveedor δ 65 y eleva 64 Envía PECOSA y memorándum 66 y revisa Memo 67 Corrige y observa Aprueba 68 y envía 69 Corrige 70 Firma g 72 y envía 71 Entrega memorándum firmado h f 73 Da VºBº y deriva 74 Recibe y eleva PECOSA conforme 75 Recibe y revisa 76 Firma PECOSA y deriva 77 PECOSA y envía i 77 PECOSA aprobada 78 compendios 79 Elabora lista de distribución j 82 y eleva 83 y revisa 81 Elabora memorándum de elevación y adjunta lista de distribución 80 Envía Aprueba 84 Corrige y observa 87 y envía 86 Da VºBº 85 Corrige memorándum ε i

17 ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL INDECI Responsable del Area SGII JEFATURA ε Administración del Proceso de Trámite Documentario Trámite de Documentos en la Jefatura 88 y entrega Administración del Proceso de Trámite Documentario 89 y revisa Fue aprobado por la Jefatura 90 Corrige lista de distribución j k 91 Comunica aceptación 92 lista y elabora documentos 94 y eleva 93 Envía los documentos 95 y revisa Aprueba 96 Corrige y observa 97 y envía 97 Envía correcciones 98 y corrige k 99 Firma y entrega documentos 100 Solicita compendio para anexar a memoránda u oficios 100 Entrega compendios φ

18 ELABORACION, PUBLICACION Y DISTRIBUCION DEL COMPENDIO ESTADISTICO ANUAL INDECI Responsable del Area SGII / UO JEFATURA φ 101 y firma cargo 102 Adjunta compendios 103 Registra su salida en el SISCO Para UO Administración del Proceso de Trámite Documentario Trámite de Documentos en la Jefatura Administración del Proceso de Trámite Documentario 104 Envía 105 Cargo 106 Fin