PRODUCCION DE SPOTS Y OTROS REQUERIMIENTOS AUDIOVISUALES

Transcripción

1 CODIGO: SGII-II/AA VERON: PRIMERA AREA: SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL TITULO: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Secretaría General e Imagen Institucional VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 FECHA:09/08/2005 2/13 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de producción de spots y otros requerimientos audiovisuales solicitados por las Unidades Orgánicas del INDECI; así como atender los requerimientos, de los usuarios externos, en lo relativo a copias de videos y/o Spots producidos por el INDECI. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Area de Audiovisuales de la Unidad de Imagen Institucional en la Secretaria General e Imagen Institucional del INDECI. Describe las actividades desde que las Unidades Orgánicas del INDECI presentan su requerimiento a la Unidad de Imagen Institucional para la elaboración de spots de radio y/o televisión hasta la entrega de los mismos a la Unidad Orgánica solicitante, así como la entrega de las copias de los videos y/o spots archivados, a los usuarios externos que lo soliciten. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley Nº 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos s. 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº SGMD, aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo Nº PCM Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI, del 21MAY Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI. 4. REQUITOS DEL PROCESO 4.1. El requerimiento del Area de Campaña y de las otras Unidades Orgánicas del INDECI para la producción de un Spot de radio, televisión o cualquier otro video El requerimiento del usuario externo al INDECI solicitando la copia de algún video o spot sobre temas de Defensa Civil, adjuntando el dispositivo de almacenamiento para la grabación correspondiente. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Area de Audiovisuales de la Unidad de Imagen Institucional de la SGII Dirección Nacional de Logística.

3 FECHA:09/08/2005 3/13 6. CONDERACIONES DEL REQUERIMIENTO DEL USUARIO EXTERNO 6.1. El usuario externo, a través de la Página Web del INDECI o realizando llamadas telefónicas, tiene información de los videos o spots del INDECI sobre temas en Defensa Civil, los que puede solicitar gratuitamente El interesado debe remitir una solicitud simple al SubJefe del INDECI, especificando el nombre y/o contenido del video o spot El solicitante deberá adjuntar el dispositivo de almacenamiento en blanco para la grabación del video o spot solicitado El requerimiento del copiado de material audiovisual debe remitirse con tres días de anticipación, como mínimo El pedido debe ser atendido en un plazo máximo de 48 horas desde la recepción del dispositivo de almacenamiento (cintas de video, otros) en blanco. DEL REQUERIMIENTO DEL CAMPAÑA 6.6. Para la producción de los Spots de radio, en algunos casos, es necesario contratar a un locutor y/o actores, para lo cual el Area de Audiovisuales hace el requerimiento a la DINALOG Generalmente los spots de radio y TV son producidos de acuerdo al plan anual de campañas realizadas por el Area de Campaña de la Unidad de Imagen Institucional. 7. GLAS 7.1. DINALOG: Dirección Nacional de Logística DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil SGII: Secretaría General e Imagen Institucional NADECI: Sistema Nacional de Defensa Civil TV: Televisión UII: Unidad de Imagen Institucional de la SGII. 8. DEFINICIONES 8.1. Actividad: Hecho programado por el Instituto Nacional de Defensa Civil (INDECI) como ente rector y conductor del Sistema Nacional de Defensa Civil, tales como reuniones de coordinación, charlas conferencias, cursos talleres, seminarios, coloquios, mesas redondas, foros, encuentros, congresos, jornadas y actos solemnes a las que asisten autoridades y funcionarios de las Instituciones integrantes del NADECI y el público en general.

4 FECHA:09/08/2005 4/ Cuña Radial: Es una edición de sonidos con locución sobre un tema de prevención de desastres o otras informaciones relacionadas con Defensa Civil Isla de Edición: Conjunto de equipos de audio y video que se utilizan para realizar todo tipo de producción audiovisual Spot Radial o de Televisión: Es un producto de comunicación audiovisual que tiene como finalidad impactar en la opinión publica influenciando sus actitudes y comportamientos a través del uso de herramientas de comunicación motivacionales, de reflexión y sensibilización Usuario Externo: Instituciones Públicas, Empresas Privadas, Centros Educativos, Persona Natural, y otros interesados en solicitar al INDECI copias de Videos o Spots sobre temas en Defensa Civil.

5 FECHA:09/08/2005 5/13 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA UO SGII / UII RESPONSABLE Responsable Técnico Jefe Técnico DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Entrega requerimiento solicitando cobertura de actividad programada, o solicitando videos motivacionales o educacionales 2. Recibe documentos, firma cargo y entrega al Jefe de la UII. 3. Recibe documento, toma conocimiento, y asigna atención emitiendo recomendaciones. 4. Registra, entrega y solicita firma en el cuaderno de cargo. El recibe el requerimiento. Es una Emergencia Es fuera de Lima Se inicia el proceso de Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicios, con el que se trasladará el personal para realizar la cobertura de la emergencia, continúa en la actividad 6. es fuera de Lima Se inicia el proceso de Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la, en el que se trasladará al personal para realizar la cobertura de la emergencia, continúa en la actividad 6 es una Emergencia es una Campaña 5. Entonces se trata de una actividad, y revisa los detalles del requerimiento de cobertura de la actividad. 6. Realiza cobertura de actividad o emergencia, grabando y/o tomando fotografías. 7. Edita el video y/o fotografías, luego archiva material de videos y fotografías de la cobertura realizada. Cobertura es sobre un hecho noticioso Ir a la actividad 17, para archivar videos y/o fotografías de las coberturas realizadas. Cobertura es sobre un hecho noticioso 8. Envía video y/o fotografías a los medios de comunicación.

6 FECHA:09/08/2005 6/13 SGII MEDIOS DE COMUNICACION DINALOG SECRETARIA GENERAL Responsable Unidad de Abastecimiento Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que culmina con la entrega de las fotografías y/o videos de la cobertura noticiosa a los medios de comunicación. 9. Recibe videos y/o fotografías del hecho noticioso. 10. Realiza la publicación del video y/o fotografías recibidas del INDECI. Es una Campaña 11. Coordina con el Area de Campaña para la producción de los spots de acuerdo a la campaña vigente. Requerimiento es para producir spots 12. Realiza video para la Unidad Orgánica solicitante. Luego ir a la actividad 21, donde se le entrega el video a la Unidad Orgánica solicitante Requerimiento es para producir spots es para un spot de TV 13. Prepara equipo para realizar spot de radio. Luego continúa en la actividad 16. Es para un spot de TV 14. Realiza requerimiento de alquiler de equipos complementarios a la isla de edición de la UII. Continúa en la actividad 15. Se inicia el Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios el que de acuerdo al proceso de selección concluye con la elaboración de la orden de servicio a la empresa seleccionada. Luego se inicia el proceso Elaboración de Ordenes de Compra o de Servicio y Recepción de Acta de Conformidad, el que culmina con la entrega, al Area de Audiovisuales previa firma de un cargo y de la conformidad, de los equipos alquilados. Continúa en la actividad Recibe equipos necesarios para realizar el spot de TV. 16. Realiza la preproducción, producción y postproducción de spot de TV o spot de radio. 17. Realiza copia de spot de TV y spot de radio para archivarlos.

7 FECHA:09/08/2005 7/13 CAMPAÑA UO PRENSA Responsable Periodista 18. Archiva copia de spots de radio y TV, y otros trabajos audiovisuales. Es un Spot 19. Entrega spot de radio y TV al Area de Campaña. 20. Recibe Spots de radio y TV alusivos a la campaña vigente, para difundirlos durante el tiempo que dure la campaña. Se inicia el proceso de Diseño y Desarrollo de Campañas de Información en Defensa Civil, en el que se entregan los spots de radio y televisión a los medios de comunicación que acepten difundir gratuitamente la campaña y a las Direcciones Regionales de Defensa Civil para sensibilizar a la población con la campaña vigente. Dando fin al proceso. es un Spot es una cuña radial 21. Entrega fotografías y/o video de la actividad cubierta. 22. Recibe requerimiento, firma cargo. 23. Archiva fotografías y/o video de la actividad cubierta, se da fin al proceso. Si es una cuña radial 24. Entrega cuña radial al Area de Prensa. 25. Recibe cuña radial, firma cargo. Se inicia el proceso de Difusión de Actividades de Defensa Civil a través de los Medios de Comunicación, el que finaliza con la difusión de la cuña radial en los programas que conduce el Area de Prensa de la UII, dando fin al proceso. Usuario Externo tiene necesidad de un spot o video en temas de Defensa Civil USUARIO EXTERNO Responsable 26. Consulta, vía telefónica o vía correo electrónico, acerca de video o spot de Defensa Civil, el Area de Audiovisuales recibe la consulta. 27. Revisa archivo de videos y spots de Defensa civil y responde a las consultas del usuario externo.

8 FECHA:09/08/2005 8/13 USUARIO EXTERNO SGII SUBJEFATURA SGII SGII / UII Responsable Secretaría General Secretaria Ejecutiva SubJefe Secretaria Ejecutiva Secretaría General Técnico Jefe 28. Recibe respuesta, vía correo electrónico o vía telefónica, sobre las consultas realizadas. Respuesta es positiva Se da fin al proceso. Si respuesta es positiva 29. Envía requerimiento solicitando copia de video o Spot de Defensa Civil. Se inicia el proceso de Administración del proceso de Trámite Documentario el que finaliza con la entrega del documento en la SubJefatura. 30. Recibe documento, firma cargo y entrega. 31. Recibe documento, toma conocimiento y delega. 32. Recibe documento, solicita firma de cuaderno de cargo y entrega. Continúa el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que finaliza con la entrega de los documentos asignados por el SubJefe, a la UII, previa firma de un cargo. 33. Recibe documento externo designado por SubJefatura, firma cargo y entrega al Jefe de la UII. 34. Recibe documento toma conocimiento y asigna al Responsable del Area de Audiovisuales. 35. Recibe documento, verifica que se especifique el nombre y/o contenido del video o spot. 36. Revisa que requerimiento del usuario externo tenga adjunto el dispositivo de almacenamiento para realizar la grabación del video o spot solicitado. 37. Revisa archivo de videos y Spots, de acuerdo con el requerimiento. 38. Realiza copia del video o spot. Espera que usuario externo recoja video o spot, de acuerdo a los plazos establecidos.

9 FECHA:09/08/2005 9/13 USUARIO EXTERNO SGII / UII Responsable RRPP Y PROTOCOLO / 39. Consulta, vía telefónica con la UII, si el requerimiento esta listo. El Area de Audiovisuales recepciona consulta. Requerimiento esta listo Espera que requerimiento este listo para luego ir a la actividad 39. Requerimiento esta listo 40. Se apersona al INDECI a recoger el video o spot solicitado. Se inicia el proceso de Atención a Visitantes, donde el encargado del área de vigilancia permite el paso del usuario externo previa identificación, para luego ser conducido a recepción, y luego comunicarse al Area de Audiovisuales de la UII, de donde traerán el video o spot solicitado y se le entregará al usuario externo. 41. Entrega video o spot, y solicita firma en el cuaderno de cargos. El Usuario Externo recibe el video o spot. Se da fin al proceso.

10 10. DIAGRAMA DE FLUJO

11 MEDIOS DE COMUNICACION SECRETARIA GENERAL Técnico Jefe INDECI SGII UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL CAMPAÑA OA DINALOG UO Inicio 2 Recibe documento, firma cargo y entrega 3 Recibe documento, toma conocimiento y decreta 1 Envía requerimiento solicitando cobertura de una actividad o video 4 Entrega requerimiento 4 Recibe requerimiento 5 Realiza los detalles del requerimiento de cobertura de actividad 6 Realiza cobertura de actividad, emergencia, grabando y tomando fotográfias a Es una emergencia Es una campaña Es fuera de Lima Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicios Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la a a 7 Edita video y/o fotográfias de la cobertura realizada Es sobre un hecho noticioso b 9 Recibe video y/o fotografías del hecho noticioso Administración del Proceso de Trámite Documentario 8 Se envía a los Medios de Comunicación 10 Publica Fin 11 Coordina con el Area de Campaña 11 Coordina con el Area de Audiovisuales c Es para producir spot de TV 13 Prepara equipo para realizar el spot de radio Requerimiento es para producir spot 12 Realiza video para la Unidad Orgánica solicitante d 14 Realiza requerimiento de alquiler de equipos Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios 15 Recibe equipos para realizar el spot de TV Elaboración de Ordenes de Compra o de Servicio y Recepción de Acta de Conformidad α

12 USUARIO EXTERNO SECRETARIA GENERAL INDECI SGII UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL PRENSA CAMPAÑA DINALOG UO α c 16 Realiza spot o cuña radial 17 Realiza copia de spot de TV y radio para archivar b Es un spot Copia, spot, otros Entrega spot de radio y TV al Area de Campaña 20 Recibe spots y firma cargo Diseño y desarrollo de Campañas de Información en Defensa Civil d Fin Es una cuña radial 21 Entrega fotografias o video de la actividad cubierta 22 Recibe requerimiento, firma cargo 24 Entrega cuña radial al Area de Prensa 25 Recibe cuña radial, firma cargo Fotografías y/o videos 23 Difusión de Actividades de Defensa Civil a través de los Medios de Comunicación Fin Fin Necesidad de un spot o video en temas de Defensa Civil 26 Consulta vía telefónica o vía correo electrónico sobre un video o spot 26 Atiende consulta de usuario externo 28 Recibe respuesta vía correo electrónico o vía telefónica 27 Revisa archivo y responde a la consulta Fin Respuesta es positiva 29 Envía requerimiento solicitando copia de video o spot Administración del Proceso de Trámite Documentario β

13 USUARIO EXTERNO INDECI SGII UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL Jefe Técnico RRPP Y PROTOCOLO SG Secretaria Ejecutiva SUBJEFATURA SubJefe β 30 Recibe documento, firma cargo y entrega 31 Recibe documentos, toma conocimiento y delega 35 Recibe documento, verifica que se especifique el nombre o el contenido del video o spot 34 Recibe documento, toma conocimiento y asigna 33 Recibe documento externo, firma cargo y entrega Administración del Proceso de Trámite Documentario 32 Recibe documento, solicita firma y entrega 36 Revisa que requerimiento tenga adjunto el dispositivo de almacenamiento 37 Revisa archivo de videos o spots 38 Realiza copia de videos y spots 39 Consulta vía telefónica para saber si el video o spot esta listo e Recojo de video o spot Requerimiento está listo Requerimiento e 40 Se apersona al INDECI a recoger el video o spot solicitado Atención a Visitantes 41 Recibe video o spot y firma en el cuaderno de cargos 41 Entrega video o spot, solicita firma en el cuaderno de cargos Fin