ATENCION A VISITANTES

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1 CODIGO: SGII-II/RRPP VERSION: PRIMERA AREA: SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL TITULO: ATENCION A VISITANTES RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Secretaría General e Imagen Institucional VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 2/15 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de atención a los visitantes que vienen al INDECI, por las diversas actividades institucionales internas o para realizar un trámite o gestión relacionado con la Institución o un tema de Defensa Civil. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la Unidad de Imagen Institucional en la Secretaría General e Imagen Institucional del INDECI. Describe las actividades desde que el visitante arriba al INDECI hasta la atención al visitante por el Area de Relaciones Públicas y Protocolo dependiendo de la modalidad de visita a la que se refiere, o hasta el despido del visitante si se tratase de una autoridad. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley Nº 19338, Ley del stema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos s. 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI, del 21MAY Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. El envío de la lista de personas que asistirán a un determinado evento interno, realizado por la Unidad Orgánica que organiza tal evento, o si se trata de la visita de una autoridad, o una conferencia de prensa, tiene que enviarse al Area de Relaciones Públicas y Protocolo con la debida anticipación La presentación de los documentos identificatorios por parte de los visitantes que arriban a la puerta principal del INDECI, así como su respectiva firma en el registro del responsable de Seguridad, a excepción de las autoridades con visitas programadas o aquellas que Seguridad las reconoce visualmente. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. La Jefatura del INDECI El Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la Unidad de Imagen Institucional El Area de Seguridad de la Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración.

3 3/15 6. CONSIDERACIONES 6.1. Los eventos que son coordinados por el Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la Unidad de Imagen Institucional son eventos de mayor envergadura que aquellos eventos que realizan las Unidades Orgánicas por sí solas El Instituto Nacional de Defensa Civil (INDECI) como ente rector y conductor del stema Nacional de Defensa Civil, realiza diversas actividades de coordinación y mantiene contacto permanente con funcionarios de organismos públicos y no públicos a fin de consolidar los objetivos institucionales y del SINADECI. En tal sentido, recibe ocasionalmente, previa cita o de manera inesperada, la visita de autoridades que requieren establecer contacto directo con la Alta Dirección, o con Directores o Jefes de las distintas unidades orgánicas u órganos desconcentrados del INDECI En ausencia del Jefe del INDECI, el recibimiento de las autoridades las puede efectuar el SubJefe u otra autoridad o responsable que éste designe En los casos en que la visita sea de una autoridad regional, provincial o local el recibimiento y despedida lo puede realizar el Jefe de la Unidad de Imagen Institucional o uno de los comunicadores del Area de Relaciones Públicas y Protocolo, esto depende del rango que tenga la autoridad visitante Los visitantes que se dirigen a la DINALOG o a la OA, generalmente, son proveedores o posibles proveedores que requieren información sobre alguno de los procesos de selección de adquisiciones o contrataciones de algún bien o servicio Los pases de visitantes que se colocan en la solapa del saco del visitante están clasificados por colores de acuerdo a los pisos del edificio del INDECI. 7. SIGLAS 7.1. DINALOG: Dirección Nacional de Logística DNI: Documento Nacional de Identidad INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil OA: Oficina de Administración RRPP: Relaciones Públicas SGII: Secretaría General e Imagen Institucional SINADECI: stema Nacional de Defensa Civil SSGG: Unidad de Servicios Generales de la Oficina de Administración UE: Unidad de Economía de la Oficina de Administración UII: Unidad de Imagen Institucional de la SGII.

4 4/15 8. DEFINICIONES 8.1. Actividad Institucional: Es cualquier ceremonia protocolar y/o evento local, regional, nacional e internacional organizado en cumplimiento de objetivos institucionales dentro de la sede institucional o fuera de ella Carpeta de trabajo para los participantes: Generalmente está compuesta del programa del evento, Block de tas, tríptico, manual de Comités de Defensa Civil y/o separatas alusivas al tema del evento Ceremonia Institucional: Actos de transferencia de cargo, suscripción de convenios, instalación de comisiones, inauguración de obras, condecoraciones y premiaciones, conferencias de prensa, presentación de publicaciones, visitas oficiales de misiones y delegaciones así como cualquier otro de carácter protocolar Evento Institucional: Aquella actividad programada cuyo carácter sea: Académico: conferencia, seminario, convención, mesa redonda. Técnico: mesa redonda, panel, foro, simposio, taller. De coordinación: asamblea, comité, comisión, bolsas de trabajo. Promocional: exposición, feria, showroom, exposhow. Social: festividades, celebraciones de efemérides, cenas de honor. Cultural: visita guiada, juegos florales, jornadas, verbenas. Deportivo: olimpiadas, festivales, gymkanas Proveedor: La persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, presta servicios o ejecuta obras Pase de Ingreso: Es aquel pase que es entregado por recepción a los visitantes diferentes a las autoridades u funcionarios, que vienen para asistir a un evento determinado, en este pase el responsable de recepción anota los datos del visitante como; nombres y apellidos, DNI, oficina a visitar, atendido por, fecha, hora de ingreso, hora de salida y el campo sello y firma de la oficina visitada, lo deja para el responsable de recibir a visitante en su Unidad Orgánica Pase de Visitante: Es aquel pase que es entregado por recepción, consiste en una cartulina forrada con un fondo de colores de acuerdo al color designado para cada piso, tiene escrita la palabra visitante y debe ser colocada en la solapa de la ropa del visitante para que pueda ser visto con facilidad Visitante: Se refiere a toda aquella persona que arriba a la puerta principal del INDECI para asistir a un evento o actividad determinada, gestionar o coordinar un asunto ligado a Defensa Civil, tales como autoridades, asistentes a eventos, periodistas, personal de las entidades confortantes del SINADECI, público en general y proveedores. 9. ANEXO Formato de Pase de Ingreso.

5 5/ DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA OA / SSGG VISITANTE OA / SSGG OA / SSGG RESPONSABLE RECEPCION / AREA DE SEGURIDAD / AREA DE SEGURIDAD / AREA DE SEGURIDAD/ DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso de Organización y Realización de Actividades Institucionales, el que concluye con la entrega, al Area de Seguridad de la SSGG, de la lista de participantes de una actividad institucional y el envío de las invitaciones a los participantes. Continúa en la actividad Entrega la lista en Recepción de la UII, de las personas que asistirán a una determinada actividad institucional. 2. Recibe lista, firma cargo, prepara una copia y le entrega al del Area de Seguridad. 3. Recibe copia de lista de personas que asistirán a una determinada actividad institucional. 4. Llega a la puerta principal del INDECI y comunica motivo de la visita, el del Area de Seguridad recibe al visitante. es una Actividad Institucional Ir al condicional Visitante es una Autoridad, después de la actividad 5. Es una Actividad Institucional 5. Verifica la lista de visitantes que le hizo llegar el Area de RRPP y Protocolo de la UII. Visitante es una Autoridad Visita fue programada es una Alta Autoridad Nacional o Extranjera 6. Saluda cordialmente, permite el paso a la autoridad regional, provincial o local, y comunica llegada de autoridad al Area de RRPP y Protocolo de la UII. 6. Recibe comunicado. 7. Recibe a visitante. 8. Acompaña al visitante a antesala de Jefatura o SubJefatura. Ir a la actividad 11, en la que el Jefe o SubJefe, toma conocimiento de su llegada. Es una Alta Autoridad Nacional o Extranjera 9. Saluda cordialmente, luego invita a ingresar y a estacionar vehículo en el estacionamiento respectivo, y comunica llegada de la autoridad visitante al Area de RRPP y Protocolo de la UII.

6 6/15 JEFATURA / SUBJEFATURA JEFATURA / SUBJEFATURA OA / SSGG Jefe / SubJefe del INDECI Jefe / SubJefe del INDECI AREA DE SEGURIDAD / 9. Recibe comunicado. 10. Informa a Jefatura o SubJefatura para que reciba a la autoridad visitante. 11. Toma conocimiento de llegada. 12. Recibe a la autoridad visitante y lo conduce al auditorio, despacho u otro lugar según el programa. Se inicia el proceso de Organización y Realización de Actividades Institucionales, en el que se desarrolla la ceremonia o evento institucional, que finaliza con la culminación de dicha actividad en la jefatura, otra Unidad Orgánica (organizada para la visita de la autoridad), auditorio, u otro local según el programa. El Jefe o SubJefe del INDECI NO participa en la actividad institucional Ir a la actividad 15. El Jefe o SubJefe del INDECI participa en la actividad institucional Es una Alta Autoridad Nacional o Extranjera 13. Comunica a Seguridad preparar movilidad de la autoridad visitante, a su vez Seguridad recibe comunicado y coordina preparación de movilidad. 14. Despide a la autoridad visitante acompañándolo hasta la puerta y agradeciendo su visita, dando fin al proceso. es una Alta Autoridad Nacional o Extranjera 15. Recoge a la autoridad visitante y lo acompaña hasta la puerta del INDECI despidiéndose cordialmente. Visita NO fue programada Reconoce a visitante Continúa en la actividad 18. reconoce a visitante 16. Solicita identificación y registra datos personales en el libro de ocurrencias, a su vez el visitante presenta documentos de identificación. 17. Comunica llegada de Autoridad al de Recepción. 18. Permite el ingreso de Autoridad e indica el camino a Recepción.

7 7/15 OA / SSGG RECEPCION / AREA DE SEGURIDAD / RECEPCION / 19. Recibe a la autoridad, solicita documentos de identificación y pregunta motivo de visita. 20. Comunica motivo de visita a la Unidad Orgánica que brindará la atención al visitante. 21. Comunica motivo de visita al del Area de Protocolo es una Alta Autoridad Nacional o Extranjera Ir a la actividad 7. Es una Alta Autoridad Nacional o Extranjera Ir a la actividad 10. Visitante NO es una autoridad 22. Solicita documentos de identidad para verificación y registro de datos, a su vez el visitante presenta documentos de identidad. Visitante NO porta equipos Continúa en el condicional Visitante asiste a una actividad institucional, después de la actividad 23. Visitante porta equipos 23. Registra equipos en el cuaderno de ocurrencias. Ir al condicional Visitante asiste a una actividad institucional. Visitante NO asiste a una actividad institucional Se dirige a la DINALOG u OA 24. Verifica documentos sustentatorios. 25. Permite el ingreso e indica el camino a la DINALOG o a la OA, según el caso, a su vez la DINALOG o la OA reciben al visitante. Fin del proceso. se dirige a la DINALOG u OA Continúa en la actividad 26. Visitante asiste a una actividad institucional 26. Comunica a Recepción y le indica al Visitante el camino hacia Recepción. 27. Solicita documentos de identificación y registra datos de identidad, a su vez el visitante presenta documentos de identidad. Ir al condicional Es una actividad institucional programada.

8 8/15 / VISITANTE VISITANTE RECEPCION / RECEPCION / RECEPCION/ RECEPCION / Es para una actividad institucional programada 28. Comunica vía telefónica al del Area de RRPP y Protocolo. 29. Atiende a visitante, le entrega carpeta de trabajo y lo conduce al auditorio u otro ambiente según el programa. Luego ir al proceso Organización y Realización de Actividades Institucionales. Continúa en la actividad 37. es una actividad institucional programada 30. Comunica visita a la Unidad Orgánica. se autoriza atención a visitante 31. Comunica razón de negativa. 32. Informa situación a visitante, quien a su vez recibe comunicación de negativa, dando fin al proceso. se autoriza atención a visitante atiende a visitante en Recepción Ir a la actividad Entrega pase de visitante y pase de ingreso, y retiene temporalmente documentos de identidad. 34. Se dirige a la oficina de la persona solicitada y entrevista. Luego continúa antes de la actividad 37, Término de la Reunión. Atiende a visitante en Recepción 35. Se dirige a Recepción a entrevistarse con el visitante. 36. Se reúne con visitante y lo atiende, a su vez el visitante se reúne con la persona solicitada y entrevista. Al Término de la Reunión 37. Firma pase de ingreso y entrega. 38. Recibe pase de ingreso y se dirige al Area de Recepción. 39. Entrega pase de ingreso firmado por el funcionario del INDECI y solicita devolución de su documento de identificación.

9 9/15 RECEPCION / 39. Recibe pase de ingreso firmado, pase de visitante y entrega documentos de identificación. 40. Archiva pase de ingreso, dando fin al proceso.

10 11. DIAGRAMA DE FLUJO

11 ATENCION A VISITANTES INDECI VISITANTE OA SSGG AREA DE SEGURIDAD JEFATURA / SUBJEFATURA SGII UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL AREA RECEPCION Inicio Inicio 4 Llega al INDECI y comunica motivo de la visita 4 Recibe al Visitante 3 Recibe copia de lista de personas que asistirán a actividad Organización y Realización de Actividades Institucionales 2 Recibe lista, firma cargo, saca copia y entrega a Seguridad 1 Entrega lista de personas que asistirán a una determinada actividad institucional Es actividad institucional 5 Verifica lista de visitantes Es Autoridad d Visita programada Reconoce Visitante Alta Autoridad Nacional o Extranjera 6 Saluda y permite el paso a la autoridad regional, provincial o local, según el caso y comunica al Area de RRPP y Protocolo 6 Recibe comunicación b 7 Realiza recibimiento 9 Saluda cordialmente, invita a ingresar y a estacionar vehículo en el estacionamiento respectivo y comunica al Area de RRPP y Protocolo 9 Recibe comunicado 8 Conduce a antesala de Jefatura o SubJefatura y comunica 10 Avisa a Jefatura o SubJefatura para que reciba a la autoridad c 11 Conoce llegada 12 Es recibido por el Jefe del INDECI 12 Realiza recibimiento Organización y Realización de Actividades Institucionales Alta autoridad nacional o extranjera Participa Jefe o SubJefe del INDECI 16 Solicita identificación y registra datos personales en el libro de ocurrencias 13 Recibe comunicado y avisa a Chofer de la movilidad 14 Se despide cordialmente 13 Comunica con Seguridad preparar movilidad de autoridad 15 Despide a Visitante 17 Comunica a Recepción llegada de autoridad Fin Fin 18 Permite pasar a autoridad e indica el camino a recepción α

12 ATENCION A VISITANTES INDECI VISITANTE OA SSGG AREA DE SEGURIDAD DINALOG SGII UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL AREA RECEPCION α 19 Entrega DNI y comunica motivo de visita 19 Recibe a la autoridad solicita documentos de identificación y pregunta motivo de visita 20 Comunica a la 20 Recibe comunicado d 21 Recibe comunicado 21 Comunica motivo de visita al del Area de Protocolo 22 Entrega documentos de identidad 22 Solicita documentos de identidad para verificación y registro de datos b Alta autoridad nacional o extranjera Porta equipos c 23 Registra en el cuaderno de ocurrencias Asiste a una actividad institucional Se dirige a la DINALOG u OA 24 Verifica documentos sustentatorios 25 Indica ubicación de DINALOG u OA al Visitante 25 Recibe a Visitante y atiende a su requerimiento 26 Comunica a Recepción e indica el camino a Visitante Fin 27 Presenta documentos de identificación 27 Solicita documentos de identificación y registra datos de identidad 29 Atiende a Visitante, le entrega carpeta y/o conduce al auditorio u otro ambiente según el programa de la actividad institucional 28 Comunica visita vía telefónica Es para una actividad institucional programada Organización y Realización de Actividades Institucionales 30 Comunica visita a la vía telefónica 30 Recibe comunicado y responde e β

13 ATENCION A VISITANTES INDECI VISITANTE OA SSGG AREA DE SEGURIDAD DINALOG SGII UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL AREA RECEPCION α Se autoriza atención a Visitante 32 Toma conocimiento de razones de negativa 32 Informa situación a visitante 31 Comunica negativa Fin 33 Recibe pase de Visitante y pase de ingreso 33 Entrega pase de visitante y pase de ingreso DNI Atiende a Visitante en recepción Aviso para dirigirse a la oficina Se dirige a recepción a entrevistarse con el Visitante 34 Se dirige a la oficina de la persona solicitada 36 Se reúne con Visitante y lo atiende Al Término de la Reunión 38 Recibe pase de ingreso y se dirige al Area de recepción 37 Firma pase de ingreso y entrega h 39 Entrega pase de ingreso firmado, pase de visitante y solicita la devolución de su DNI 39 Recibe pase de ingreso firmado, pase de visitante y entrega documento de identificación Pase de ingreso 40 Fin

14 ANEXO

15 ANEXO FORMATO DE PASE DE INGRESO