FORMULACION Y APROBACION DE NORMATIVIDAD PARA SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL

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1 CODIGO: SGII-SG VERSION: PRIMERA AREA: SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL TITULO: FORMULACION Y APROBACION DE NORMATIVIDAD PARA SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Secretaría General e Imagen Institucional VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-SG PAG Sede Central SECRETARÍA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL FECHA: 09/08/2005 2/6 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de formulación de normatividad para Secretaría General e Imagen Institucional. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para la formulación, diseño y aprobación de la normatividad dentro del ámbito de acción de la Secretaría General. Describe las actividades a desarrollar desde la formulación del proyecto de normas internas por la Unidad de Secretaría General hasta la aprobación por el Jefe del INDECI y su divulgación. 3. BASE LEGAL 3.1. Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, artículos 51, 52 y Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, del artículo 103 al 191, publicada el 11MAR Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicada el 03AGO Ley Nº 27927, que modifica la Ley Nº 27806, publicada el 07AGO Resolución Jefatural Nº /AGN-J-31MAY85, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Archivos para el Sector Público Nacional. 4. REQUISITOS DEL PROCESO La Unidad de Secretaría General inicia de oficio el proceso, siempre y cuando se encuentre dentro de su ámbito de acción. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO Unidad de Secretaría General. 6. SIGLAS 6.1. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil SGII: Secretaría General e Imagen Institucional. 7. DEFINICIONES 7.1. Nota de Atención: Nota que se coloca delante de un documento y que detalla el Tema del mismo. Generalmente se adjunta a documentos de interés interno Instrumentos de Gestión: Son herramientas desarrolladas con el fin de administrar eficientemente los procesos administrativos.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-SG PAG Sede Central SECRETARÍA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL FECHA: 09/08/2005 3/6 8. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA SGII / SECRETARIA GENERAL OAJ SGII / SECRETARIA GENERAL RESPONSABLE Secretario General Encargado de Mesa de Partes Jefe Secretario General DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Revisa y evalúa normas internas. 2. Coordina presentar la propuesta con el Secretario General. 3. Formula proyecto de normas internas. 4. Envía propuesta a Secretario General. El Secretario General recibe la propuesta. 5. Analiza la propuesta, autoriza y toma acciones sobre el tema. 6. Envía la propuesta al del tema para que realice las coordinaciones respectivas. El del tema recibe la propuesta. 7. Coordina con las unidades orgánicas la aprobación de las normas y definen acciones. 8. Envía propuesta con nota de Atención a la Alta Dirección a través del proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario y espera respuesta o la resolución, luego ir a la actividad 9. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite documentario, en el que la propuesta será revisada por el la Alta Dirección del INDECI, para luego ser decretada y destinada a la OAJ, para su revisión. Se inicia el proceso de Trámite de Resoluciones, para la revisión y aprobación de la Resolución. Luego de este proceso retorna el documento con observaciones (propuesta no aprobada) o la resolución que aprueba las normas internas, ir al actividad Recibe respuesta ya sea la propuesta con observaciones o la resolución. Es resolución 10. Envía la resolución. El Secretario General recibe la resolución y toma conocimiento. 11. Coordina las acciones a tomar con el responsable de la propuesta. 12. Devuelve resolución al del tema. 13. Toma acciones. 14. Archiva la resolución y da fin al proceso. No es resolución 15. Revisa observaciones al Proyecto de Resolución. 16. Evalúa y toma acciones. El proyecto prosigue 17. Reformula la propuesta y retorna a la actividad 4. Caso contrario 18. Archiva proyecto no aprobado y da fin al proceso.

4 9. DIAGRAMA DE FLUJO

5 SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL INDECI SGII UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL Secretario General Encargado de Mesa de Partes UO OAJ Inicio 1 Revisa y evalúa normas 2 Coordina tema 2 Coordina y define acciones 3 Formula propuesta b 4 Envía propuesta 4 Recibe propuesta 5 Analiza, autoriza y toma acciones 6 Recibe propuesta 6 Envía propuesta 7 Coordina con unidades orgánicas 7 Coordinan y definen acciones 8 Envía propuesta Administración del Proceso de Tramite Documentario Respuesta o resolución Tramite de Resoluciones 9 Recibe respuesta o resolución Es Resolución? No a Si 10 Envía Resolución 10 Recibe Resolución y toma conocimiento 11 Atiende coordinación 11 Coordina acciones 12 Recibe Resolución 12 Devuelve Resolución α

6 SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL INDECI SGII UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL Secretario General Encargado de Mesa de Partes UO OAJ α 13 Toma acciones Resolución 14 Fin a 15 Revisa observaciones 16 Evalúa proyecto y toma acciones Proyecto prosigue? No Si 17 Reformula propuesta b Proyecto 18 Fin