FORMULACION Y APROBACION DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

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1 CODIGO: VERSION: PRIMERA AREA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL TITULO: FORMULACION Y APROBACION DEL RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos Aprobado por: Organo de Control Institucional VºBº OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 FECHA: 01/07/2005 2/13 1. OBJETIVO Validar el procedimiento de Formulación y Aprobación del Plan Anual de Control del Organo de Control Institucional del INDECI. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Organo de Control Institucional. Describe las actividades desde la publicación, en El Peruano, de la Directiva para la formulación del Plan Anual de Control, emitida por la Contraloría General de la República, hasta la publicación de la aprobación del Plan Anual de Control del INDECI, en el diario oficial y su respectivo registro por la Contraloría. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y Decreto Supremo Nº PCM que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento Ley Nº Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba el Reglamento de los Organos de Control Institucional, y modificado por las Resoluciones de Contraloría Nº CG y Nº CG Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba los Lineamientos de Política para la Formulación del Plan Anual de Control Institucional Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba la Directiva Nº CG/B180, que establece el uso del Sistema de Auditoría Gubernamental (SAGU) por las entidades, Organos de Auditoría Interna comprendidas en el Sistema Nacional de Control y por las Sociedades de Auditoría designadas Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU), aprobadas por la Resolución de Contraloría Nº CG y sus modificatorias Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU), aprobadas por la Resolución de Contraloría Nº CG La Directiva de Formulación y Evaluación del Plan Anual de Control de los Organos de Control Institucional emitidas por la Contraloría General de la República y aprobadas por una Resolución de Contraloría para el año correspondiente. 4. REQUISITOS DEL PROCESO Directiva del Plan Anual de Control emitida y publicada por la Contraloría General de la República a través del diario oficial El Peruano. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Jefatura del INDECI Organo de Control Institucional.

3 FECHA: 01/07/2005 3/13 6. CONSIDERACIONES 6.1. La Resolución de Contraloría N CG en su considerando señala que la denominación Organo de Control Institucional es una denominación equivalente al término de Organo de Auditoría Interna El Plan Anual de Control también servirá para que la Contraloría General de la República, en su calidad de ente técnico rector del Sistema Nacional de Control, organice y desarrolle el control gubernamental en forma descentralizada y permanente, a través del accionar del Organo de Control Institucional del INDECI Consideraciones para la asignación de la Capacidad Operativa para la programación: La programación de acciones y actividades de control deberá considerar la real capacidad operativa del Organo de Control Institucional, comprendiendo al personal auditor nombrado y contratado dentro del marco legal, así como al personal de apoyo que participa en las actividades de control Para la programación se considera un estándar de 230 días al año y 8 horas diarias por auditor, equivalentes a un total de 1,840 h/h anuales laborables por cada auditor, debiendo incluir al del Organo de Control Institucional La distribución de la capacidad operativa para los órganos de control institucional de las entidades se realizará de la siguiente manera: 50% para efectuar acciones de control posterior, 30% para efectuar actividades de control y 20% deberá ser reservado para efectuar encargos de acciones de control posterior, que en su oportunidad disponga la Contraloría General de la República Criterios y disposiciones para la determinación de las Acciones de Control Posterior: La formulación del Plan Anual de Control se realiza con sujeción a los Lineamientos de Política impartidos por la Contraloría General, Objetivos Sectoriales, Regionales, Institucionales y las disposiciones contenidas en la Directiva de Formulación y Evaluación del Plan Anual de Control para el año correspondiente La selección de las acciones de control posterior a incluirse en el Plan Anual, será resultado de la priorización que se efectúe considerando entre otros los siguientes criterios: a. Areas críticas, procesos críticos o de riesgo. b. Denuncias sustentadas. c. Area o proceso de relevancia en la Entidad d. Materialidad (importancia económica). e. Impacto social. f. Alcance (nacional, regional, local). g. Carencia de controles preventivos. h. Falta de implementación de recomendaciones contenidas en los informes de acciones de control posterior. i. Asuntos relevantes relacionados con la conservación del medio ambiente.

4 FECHA: 01/07/2005 4/ Criterios y disposiciones para la determinación de las actividades de control: Entre las actividades de control, necesariamente se incorporará la revisión de la implementación del sistema de control interno en las áreas estratégicas o de mayor importancia de la entidad, a partir de la cual el Organo de Control Institucional podrá emitir recomendaciones al Titular de la entidad orientadas a prevenir la ocurrencia de actos irregulares y alertar de los riesgos potenciales en la administración La elaboración del PAC se ciñe a la siguiente estructura: Información de la entidad: Misión, visión y objetivos institucionales, Diagnóstico y problemática de la entidad Análisis FODA, y Análisis respecto al ambiente de control Información del Organo de Control Institucional: Diagnóstico y problemática del, Capacidad operativa, equipos y materiales Programa de actividades: a. Acciones de control posterior (Formato de programación de acciones de control posterior, ver anexos). b. Actividades de control (Formato de programación de actividades de control, ver anexos) El Organo de Control Institucional ingresará en el Sistema de Auditoría Gubernamental (SAGU), la información relativa a la programación, seguimiento y evaluación del Plan Anual de Control, el mismo que deberá efectuarse en forma oportuna y ser remitido a la Contraloría General, según los requerimientos establecidos en la Directiva Nº CG/B El Plan Anual de Control puede cambiar en el transcurso del año en ejecución. Estos cambios deben ser comunicados y aprobados por la Contraloría General de la República, así como también deben registrarse en el SAGU. 7. SIGLAS 7.1. CGR: Contraloría General de la República MAGU: Manual de Auditoría Gubernamental NAGU: Normas de Auditoría Gubernamental : Organo de Control Institucional PAC: Plan Anual de Control SAGU: Sistema de Auditoría Gubernamental SNC: Sistema Nacional de Control. 8. GLOSARIO DE TERMINOS 8.1. Acciones de Control Posterior: son aquellas acciones de carácter selectivo y posterior, que se efectúan mediante la aplicación de normas y procedimientos de control gubernamental, de cuyos resultados se emiten los correspondientes Informes, con el debido sustento técnico y legal, constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de acciones legales, si las hubiera. Se efectúan mediante: Auditorías Financieras, Auditorías de Gestión y Exámenes Especiales.

5 FECHA: 01/07/2005 5/ Actividades de Control: comprende todas las actividades que no constituyen acción de control, tales como: la formulación del Plan Anual de Control y su evaluación, el seguimiento y evaluación de medidas correctivas, atención de encargos que no constituyan acciones de control posterior, evaluación de denuncias, evaluación de los controles internos, entre otros Contraloría General de la República: es el órgano rector del Sistema Nacional de Control que cautela el uso eficiente, eficaz y económico de los recursos del Estado, la correcta gestión de la deuda pública, así como la legalidad de la ejecución del presupuesto del sector público y de los actos de las instituciones sujetas a control Control Gubernamental: consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente Manual de Auditoría Gubernamental: es el documento normativo fundamental que define las políticas y las orientaciones para el ejercicio de la auditoría gubernamental en el Perú. Es aprobado por el Contralor General de la República en su calidad de titular del órgano rector del Sistema Nacional de Control Normas de Auditoría Gubernamental: son los criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor orientados a uniformar el trabajo de la Auditoría Gubernamental y obtener resultados de calidad. Son emitidas por la Contraloría General de la República Plan Anual de Control: es el instrumento orientador de la gestión del Organo de Control Institucional en materia de Control Gubernamental, que contiene el total de acciones de control posterior y actividades de control programadas por el en el INDECI durante el período de un año. Como documento de gestión, es resultado del proceso de planeamiento y programación de control, conforme objetivos y lineamientos de política impartidos por el ente técnico rector, y como tal reviste de la estricta reserva del caso Sistema de Auditoría Gubernamental (SAGU): es la herramienta informática que permite a los órganos del Sistema Nacional de Control el registro del Plan Anual de Control a través de su programación, ejecución y evaluación. La información remitida por medios magnéticos, mediante el uso del SAGU, tiene carácter de Declaración Jurada Sistema Nacional de Control: es el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada.

6 FECHA: 01/07/2005 6/13 9. ANEXOS 1 Anexo 1: Anexo 2: Formato de Programación de Acciones de Control Posterior, Formato de Programación de Actividades de Control. 1 Ambos formatos se encuentran en la Directiva Nº CG/PL aprobado en la Resolución de Contraloría Nº CG.

7 FECHA: 01/07/2005 7/ DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UNIDAD ORGANICA CGR DIARIO OFICIAL EL PERUANO JEFATURA RESPONSABLE Responsable Responsable Secretaria Auditores del INDECI Auditores Auditores Apoyo DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. La Contraloría General de la República emite oportunamente la Directiva para la Formulación del Plan Anual de Control. 2. Publicación de la Directiva para la Formulación del Plan Anual de Control. 3. Revisa la Directiva para la Formulación del Plan Anual de Control. 4. Asigna al equipo responsable la Formulación del Plan Anual de Control 5. Deriva la asignación a los auditores responsables. 6. Reciben asignación y revisan antecedentes. 7. Formulan el anteproyecto del Plan Anual de Control, en permanente coordinación con el de la. 8. Recibe el anteproyecto, lo revisa tomando en cuenta los lineamientos de política, de encontrar observaciones las coordina directamente con los auditores asignados para el levantamiento de las mismas, caso contrario prosigue el trámite. 9. Coordina con la Jefatura del INDECI y presenta el anteproyecto del Plan Anual de Control, expresando los requerimientos 9. Coordina con el del y sugiere ciertas acciones de control. 10. Reciben lineamientos del de la y reformulan el anteproyecto, el que una vez concluido será discutido. 11. Revisa y discute el anteproyecto, de estar conforme se coordina con los auditores para editar la versión final. 11. Revisan y discuten el anteproyecto en coordinación con el jefe. 12. Emiten la versión final del anteproyecto. 12. Apoya en la emisión de la versión final del anteproyecto, prepara memorándum dirigido a la Jefatura y lo eleva al del. 13. Firma el Memorándum y visa el presupuesto del proyecto del Plan Anual de Control. 14. Gestiona con la Jefatura del INDECI la visación de los formatos del proyecto del Plan Anual de Control.

8 FECHA: 01/07/2005 8/13 JEFATURA CGR CGR DIARIO OFICIAL EL PERUANO del INDECI Asistente Secretaria y Asistente Responsable Auditor Asistente Responsable Responsable Asistente 14. Revisa y de encontrarlo conforme visa los formatos del proyecto del Plan Anual de Control. 15. Deriva el proyecto del Plan Anual de Control al asistente administrativo. 16. Registra el proyecto del Plan Anual de Control en el SAGU. 17. Elabora oficio dirigido a la Contraloría General de la República, solicita firma al del y remite el oficio, adjuntando copia del PAC, así como los reportes de programación emitidos por el SAGU (formatos visados) y adjunta el archivo en medio magnético o digital. Proceso: Aprobación del Plan Anual de Control. Recibe el proyecto del Plan Anual de Control para su aprobación en términos de sujeción a los lineamientos de política, así como a los criterios y procedimientos establecidos en la directiva y su consistencia técnica. Como resultado de este proceso en la CGR se aprueba o desaprueba el PAC. No aprueba el proyecto del PAC 18. Comunica observaciones para su corrección. 19. Toma conocimiento y deriva observaciones al auditor responsable. 20. Corrige el proyecto del Plan Anual de Control, levantando observaciones de la CGR. 21. Emite versión final. 21. Apoya en la emisión de la versión final del proyecto del Plan Anual de Control, prepara Oficio dirigido a la CGR y lo eleva al del. 22. Recibe proyecto del Plan Anual de Control corregido, revisa, de encontrarlo conforme firma el Oficio y visa el presupuesto del PAC. 23. Deriva el plan al asistente administrativo, luego ir a la actividad 16. Sí aprueba el proyecto del PAC 24. Emite oportunamente el Plan Anual de Control del INDECI para su publicación en el diario El Peruano. 25. Publica la aprobación del Plan Anual de Control del INDECI. 26. Revisa el diario oficial El Peruano y toma conocimiento de la aprobación del Plan Anual de Control del INDECI. 27. Archiva el Plan Anual de Control del INDECI aprobado por la CGR, finalizando el proceso.

9 11. DIAGRAMA DE FLUJO

10 CGR Inicio DIARIO OFICIAL EL PERUANO INDECI Secretaria/Asistente Auditores JEFATURA 1 Emite directiva 2 Publica directiva 3 Revisa directiva del PAC 4 Asigna formulación del PAC 5 Deriva 6 Revisa antecedentes 8 Revisa anteproyecto y lineamientos 7 Formula anteproyecto 9 Coordina con Jefatura 9 Coordina y sugiere acciones de control 10 Reformula anteproyecto 11 Revisa y discute anteproyecto 11 Revisa y discute anteproyecto 12 Apoyo administrativo 12 Emite versión final 13 Firma memorándum y visa presupuesto del PAC 14 Gestiona visación de los formatos del PAC 14 Si es conforme visa los formatos del PAC Visación de documentos 15 Deriva a 16 Registra en el SAGU 17 Firma oficio para la CGR 17 Envia con oficio a la CGR el PAC y adjunta los reportes de programación que emite el SAGU (formatos visados) y diskette Aprobación del PAC α

11 CGR DIARIO OFICIAL EL PERUANO INDECI Secretaria/Asistente Auditores JEFATURA α SI Aprobado? No 18 Comunica observaciones 19 Deriva 20 Corrige 21 Apoyo administrativo 21 Emite versión final 22 Firma oficio y visa presupuesto del PAC 23 Deriva a 24 Emite PAC INDECI 25 Publica aprobación del PAC INDECI 26 Toma conocimiento de la publicación del PAC INDECI 27 Fin

12 Anexo 1

13 Anexo 2