EJECUCION DE LAS ACCIONES DE CONTROL

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1 CODIGO: VERSION: PRIMERA AREA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL TITULO: EJECUCION DE LAS ACCIONES DE CONTROL RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos Aprobado por: Organo de Control Institucional VºBº OPP: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 2/20 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de la Ejecución de las Acciones de Control para el Organo de Control Institucional del INDECI, cuyo objetivo es identificar evidencias, errores, irregularidades, actos ilícitos y debilidades en la estructura de control interno (hallazgos de auditoria) que pudieran repercutir en forma directa o sustancialmente sobre los valores que figuran en los estados financieros o sobre el desempeño de la Institución, Programa o Actividad Gubernamental, en términos de efectividad, eficiencia y economía en el logro de las metas programadas y en el manejo de los recursos públicos. En caso, de no encontrar ninguna irregularidad, fraude o error durante la ejecución de la auditoria, el Organo de Control Institucional tiene la obligación de demostrar a través de sus papeles de trabajo, que la entidad examinada se desempeña y/o maneja en forma eficiente dentro del marco legal vigente. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Organo de Control Institucional, las unidades orgánicas del INDECI y sus órganos desconcentrados, que están comprendidas en el Plan de Auditoria elaborado durante la fase de Planeamiento de las Acciones de Control. Describe las actividades desde la distribución del Cuestionario y Programa de Auditoria al por parte del Jefe de la Comisión de Auditoria hasta la obtención de la Carta de Representación otorgada por el Titular o nivel gerencial de la unidad orgánica auditada. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del stema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos s. 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº SGMD, que aprueba el Reglamento del stema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo Nº PCM Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y Decreto Supremo Nº PCM que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento Ley Nº Ley Orgánica del stema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba el Reglamento de los Organos de Control Institucional, y modificado por las Resoluciones de Contraloría Nº CG y Nº CG Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba la Directiva Nº CG/B180, Uso del stema de Auditoria Gubernamental (SAGU) por las entidades, Organos de Auditoria Interna comprendidas en el stema Nacional de Control y por las Sociedades de Auditoria designadas.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 3/ rmas de Auditoria Gubernamental (NAGU), aprobadas por la Resolución de Contraloría Nº CG, modificadas por la Resolución de Contraloría Nº CG que sustituye las normas Nº 3.10 y 3.60, y deja sin efecto las Directivas Nº CG/CE que contiene el Instructivo para la Comunicación de Hallazgos de Auditoria y Nº CG/PPU que contiene los Procedimientos para la evaluación de indicios de responsabilidad penal y civil resultantes de la Ejecución de la Auditoria Gubernamental Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU), aprobadas por la Resolución de Contraloría Nº CG Resolución de Contraloría Nº CG, que modifica las rmas y el Manual de Auditoria Gubernamental, y aprueba las directivas sobre la comunicación de hallazgos y evaluación de indicios de responsabilidad penal y/o civil Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba las normas técnicas de control interno para el sector público, modificado por la Resolución de Contraloría Nº CG. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Para iniciar la ejecución de la acción de control, el Jefe de la Comisión de Auditoria distribuye a los miembros de la Comisión el Cuestionario de Control Interno y el Programa de Auditoria, documentos elaborados previamente en la fase de planeamiento de la acción de control Al igual que en la fase de planeamiento, el auditor deberá tener conocimiento sobre las operaciones de la entidad o programa gubernamental por examinar, para identificar las áreas y riesgos significativos con el fin de desempeñar una auditoria efectiva y eficiente. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1 Jefatura del INDECI. 5.2 Organo de Control Institucional. 5.3 Gerencia de Planificación y la Gerencia Central de Desarrollo de la Contraloría General de la República. 5.4 Ministerio de Relaciones Exteriores. 6. CONSIDERACIONES 6.1 La confidencialidad conlleva a mantener estricta reserva respecto al proceso y los resultados de la auditoria, no revelando los hechos, datos y situaciones que sean de conocimiento del auditor por el ejercicio de su actividad profesional. Solamente podrá acceder a la información relacionada con el examen, el personal vinculado directamente con la dirección y ejecución del trabajo de auditoria. 6.2 El auditor debe adoptar una actitud de independencia de criterio respecto a la entidad examinada y se mantendrá libre de cualquier situación que pudiera señalarse como incompatible con su integridad y objetividad.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 4/20 El auditor deberá considerar no solamente si es independiente y si sus actitudes o actividades le permiten proceder de acuerdo a ello, sino también si existe motivo que pudiera dar lugar a que otros cuestionen su independencia. Deberá abstenerse de participar en la realización de una auditoria en caso de incompatibilidad o conflictos de interés manifiestos. Tampoco deberá realizar actividad política partidaria durante el ejercicio funcional del cargo ni emitir opinión, intervenir o participar en actos de decisión, gestión o administración de la entidad donde realice su examen. 6.3 El auditor encargado no necesariamente está capacitado para investigar actos ilícitos de ciertos tipos que por su especialización o complejidad competen a las autoridades responsables de investigar esa clase de hechos o de aplicar las leyes correspondientes. obstante, está obligado a conocer las características y tipos de los riesgos potenciales del área auditada y de los actos ilícitos que pudieran ocurrir en ella, para que esté en posibilidad de identificar los indicios de que esos actos puedan haber ocurrido. 6.4 Consideraciones respecto a las evidencias de auditoría: Las evidencias deberán someterse a pruebas de control y procedimientos sustantivos para asegurarse de que cumplan con los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo deberán mostrar los detalles de las evidencias y revelar la forma en que se obtuvieron. Estas evidencias pueden ser de tipo físico (fotografías, mapas, gráficos, o muestras materiales), documental (registros, contratos, cartas, facturas, documentos de administración), testimonial (declaraciones en investigaciones o entrevistas) y analítica (cálculos, comparaciones, razonamientos y separaciones de información) Las características de las evidencias son: a. Suficiencia. La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor podrá adquirir certeza razonable que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. b. Competencia. Una evidencia es competente cuando es a la vez válida y confiable. c. Relevancia. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. 6.5 Consideraciones sobre la comunicación de los hallazgos: La comisión auditora debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado en el oficio de comunicación de hallazgos, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluación y consideración pertinente en el informe de auditoria correspondiente En la redacción de los hallazgos de auditoria, se debe utilizar lenguaje sencillo fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 5/ El plazo para la presentación de las aclaraciones o comentarios, requiere ser establecido en la comunicación a cursarse, teniendo en consideración las particularidades de la naturaleza de la materia de análisis, el alcance del examen, si la persona a la que debe dirigirse la comunicación no labora en la entidad auditada, entre otros aspectos; plazos que no será inferior a dos días hábiles ni superior a seis días hábiles. En el caso de que el funcionario responsable no responda dentro del plazo establecido, esta acción constará en el informe respectivo La comunicación se efectúa por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepción correspondiente. De no encontrarse la persona, se le dejará una notificación para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos días hábiles. Los hallazgos podrán ser recabados personalmente a través de un representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legalizada. 6.6 Consideraciones respecto a los papeles de trabajo: debe permitirse el acceso a información en los papeles de trabajo de la auditoria que comprometa los procedimientos de seguridad vigentes. En tal acceso, no debe comprometerse los intereses del Estado en caso de que existiera un conflicto legal. debe permitirse que el acceso de personas extrañas a los papeles de trabajo de la auditoria se convierta en una rutina Los requisitos básicos que deben reunir los papeles de trabajo son: nombre de la unidad orgánica auditada y la entidad a la que pertenece, descripción del tipo de examen practicado, codificación del papel de trabajo, iniciales del personal que los preparó, y fecha de elaboración del papel de trabajo. 6.7 La evaluación del control interno se podrá iniciar desde la fase de planeamiento de la acción de control, la cual concluirá con elaboración y entrega del Memorándum de Control Interno a la Jefatura del INDECI o a la Jefatura de la Dirección Regional, según donde se encuentre ubicada el área auditada. La entrega de este documento podrá realizarse aún después de la entrega de la comunicación de hallazgos. Este memorándum formará parte del Informe de Auditoria que se entregará posteriormente a la ejecución de la acción de control. 6.8 La Carta de Representación puede ser solicitada durante el desarrollo del Programa de Auditoria, no necesariamente el final del proceso de ejecución de la acción de control. el titular y/o niveles gerenciales se rehusaran a proporcionar al auditor el citado requerimiento, dicha situación se revelará en el Informe de Auditoria. 7. SIGLAS 7.1. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil MRE: Ministerio de Relaciones Exteriores : Organo de Control Institucional.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 6/20 8. GLOSARIO DE TERMINOS 8.1. Auditoria Financiera: Examen de los estados financieros efectuado por un auditor independiente. Expresando una opinión acerca de la situación financiera (o dan una imagen verdadera y razonable de ella), los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (u otras bases de contabilidad pertinentes y apropiadas) Auditoria de Gestión: Examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientado a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos, así como el control gerencial para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y, mejorar la responsabilidad ante el público Carta de Representación: Es el documento por el cual el Titular y/o nivel gerencial competente de la entidad auditada reconoce haber puesto a disposición del auditor la información requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el periodo bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo Comentarios de la entidad: Son las respuestas de los funcionarios de la unidad orgánica auditada respecto a los hallazgos u observaciones de auditoria, según las circunstancias, que deben formar parte del informe. Tales respuestas proveen una perspectiva adicional e importante al usuario del informe, al igual que una indicación de alguna acción correctiva iniciada o planeada por la administración Comunicación de hallazgos: Proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacer de conocimiento a las personas comprendidas en los mismos, estén o no prestando servicios en la entidad examinada, para brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados. La comunicación se efectúa por escrito en forma personal y reservada, a la persona vinculada con el hallazgo. En caso de que la persona no sea ubicada, será citada a través del Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentra la unidad orgánica auditada Control Interno: Es un proceso continuo establecido por los funcionarios de la entidad y demás personal en razón a sus atribuciones y competencias funcionales, que permite administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados en función de objetivos como: promover la efectividad, eficiencia, economía en las operaciones; proteger y conservar los recursos públicos; cumplir las leyes, reglamentos y otras normas aplicables; y elaborar información confiable y oportuna que propicie una adecuada toma de decisiones. Un apropiado sistema de control interno, también permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con la existencia de actos ilícitos, a fin de adoptar las acciones pertinentes en forma oportuna.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 7/ Elementos del hallazgo: Son los siguientes: Condición: Comprende la situación actual, encontrada por el auditor al examinar un área, actividad u transacción. La condición, entendida como lo que es, refleja la manera en que el criterio está siendo logrado Criterio: Comprende la norma con lo cual el auditor mide la condición. Es también la meta que la entidad está tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual. Igualmente se denomina criterio a la norma transgredida de carácter legal-operativo o de control que regula el accionar de la entidad examinada Efecto: constituye el resultado adverso o potencial de la condición encontrada. Generalmente, representa la pérdida en términos monetarios originada por el incumplimiento en el logro de la meta Causa: Representa la razón básica (o las razones) por la cual ocurrió la condición, o también el motivo del incumplimiento del criterio o norma Estructura del Control Interno: Es el conjunto de planes, métodos y procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto al logro de los objetivos del control interno Evidencia de Auditoria de Gestión: Es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Es la información específica obtenida durante la labor de auditoria a través de observaciones inspecciones, entrevistas y exámenes de los registros. La evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos efectuados por el auditor y en general todo material usado para determinar si los criterios de auditoría son alcanzados Evidencia de Auditoria Financiera: Es la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones con las cuales sustenta su opinión. La evidencia comprende documentos fuente (originales) y los registros contables que soportan los estados financieros y la información que proviene de otras fuentes Examen Especial: Es una auditoria de alcance limitado que puede comprender la revisión y análisis de una parte de las operaciones efectuadas por la entidad, con el objeto de verificar el adecuado manejo de los recursos públicos, así como el cumplimiento de la normativa legal y otras normas reglamentarias aplicables. Puede incluir también una combinación de objetivos financieros, operativos y de cumplimiento o, restringirse sólo a uno de ellos, dentro de un área o asunto específico Hallazgo de Auditoria: Es toda información que el auditor ha encontrado durante su examen y que en su opinión, debe comunicarse a la entidad, ya que permite identificar hechos o circunstancias importantes que podrían afectar en forma negativa en la gestión de la entidad auditada, tales como debilidades o deficiencias en los controles gerenciales o financieros, o en su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera y que, por lo tanto, deben ser comunicados en el informe, siendo sus elementos: condición, criterio, causa y efecto.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 8/ Independencia de Criterio: Es la cualidad que permite apreciar que los juicios formulados por el auditor estén fundados en elementos objetivos de los aspectos examinados Memorándum de Control Interno: Es el documento en el cual se consignarán las debilidades detectadas en la evaluación de la estructura del control interno de la unidad orgánica auditada, así como las correspondientes recomendaciones tendentes a su superación. Este documento también se adjunta en el Informe de auditoria Papeles de Trabajo: Documentos que contienen la evidencia que respalda los hallazgos, observaciones, opiniones de funcionarios responsables de la entidad examinada, conclusiones y recomendaciones del auditor. Deben incluir toda la evidencia que se haya obtenido durante la auditoria. Podrán incluir fotos, cintas, películas y discos Responsabilidad Administrativa: Es aquella en la que se incurren los servidores y funcionarios públicos, que en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestión deficiente o negligente. La calificación de gestión deficiente o negligente se adopta teniendo en cuenta lo siguiente: a. Que no se hayan logrado resultados razonables en términos de eficiencia, eficacia o economía teniendo en cuenta los planes y programas aprobados y su vinculación con las políticas del sector a que pertenecen. b. Que no realicen una gestión transparente y no hayan vigilado que los sistemas operativos, administrativos y de control estén funcionando adecuadamente. c. Que no respeten la independencia de la auditoria interna. d. Que no agoten todas las acciones posibles para preservar los bienes y recursos de la entidad a que pertenecen. Incurren en responsabilidad administrativa igualmente, los que han contravenido el ordenamiento jurídico-administrativo y normas internas de la entidad a que pertenecen Responsabilidad Civil: Es la que incurren los servidores o funcionarios públicos que en el ejercicio de sus funciones hayan ocasionado un daño económico a su entidad o al Estado Responsabilidad Penal: Es la que incurren los servidores y funcionarios públicos que en el ejercicio de sus funciones han efectuado un acto u omisión tipificado como delito o falta.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 9/20 9. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Unidad Orgánica Auditada Funcionario / Ex Funcionario Responsable Viene del proceso Planeamiento de las Acciones de Control. 1. Distribuye el Cuestionario de Control Interno y el Programa de Auditoria al. 2. Recibe y desarrolla el Programa de Auditoria y/o el Cuestionario de Control Interno, en la unidad orgánica auditada, de acuerdo al cronograma. 2. Atiende y responde cuestionario del Auditor Asistente, de acuerdo a los plazos establecidos. 2. Supervisa y asesora al. Jefe Jefe 2. Supervisa el Progreso del Programa de Auditoria: presupuestos de tiempo y costos. Es necesario modificar el Programa 3. Formula las recomendaciones para mejorar el Programa de Auditoría y entrega al Jefe de Comisión. 4. Modifica el Programa de Auditoria para obtener suficientes evidencias. 5. Coordina y aprueba la modificación del Programa de Auditoria. es una modificación relevante 6. Comunica modificación al Jefe del, luego ir a la actividad Recibe comunicación y toma conocimiento de la modificación realizada. Es una modificación relevante 7. Envía el Programa modificado al Jefe del para su aprobación. 8. De estar conforme aprueba la modificación del Programa de Auditoria, caso contrario coordinan el levantamiento de las observaciones. 9. Comunica al supervisor la aprobación del Programa. 10. Envía el Programa modificado al Auditor Asistente, Ir a la actividad 2.

10 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 10/20 JEFATURA / DRDC Jefe del INDECI / Director es necesario modificar el Programa 11. Obtiene evidencias con la información recibida y evalúa si son suficientes, competentes y relevantes. 11. Coordina la obtención de evidencias y elabora el Memorándum de Control Interno. 12. Emite el Memorándum de Control Interno, dirigido a Jefatura del INDECI o a la Dirección Regional de Defensa Civil, correspondiente, según sea el caso. 13. Recibe el memorándum de control interno. se hallaron evidencias de irregularidades 14. Elabora el papel de trabajo. 15. Informa al las evidencias de que el funcionario se desempeña en forma adecuada dentro de las normas legales que le corresponde, en ausencia de cualquier irregularidad relevante. 16. Revisa y evalúa las evidencias encontradas. Sí se necesitan obtener nuevas evidencias Ir a la actividad 4. se necesitan obtener nuevas evidencias 17. Devuelve el papel de trabajo al asistente para que lo archive. 18. Archiva las evidencias en los papeles de trabajo. 19. Elabora la relación de observaciones. 20. Revisa y aprueba la relación de observaciones. 21. Revisa y aprueba la relación de observaciones. 22. Solicita la carta de representación. Unidad Orgánica Auditada Director/Jefe 23. Otorga la carta de representación. 24. Recibe y archiva la carta de representación dando fin al proceso. Sí se hallaron evidencias de irregularidades 25. Elabora el proyecto de hallazgos de auditoria.

11 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 11/20 MRE Diario Oficial El Peruano Abogado Responsable Responsable 26. Analiza, en coordinación con el Abogado (especialistas) de la Comisión de Auditoría, el proyecto de hallazgos y los elementos de los hallazgos (condición, criterio, causa y efecto), y evalúa si es de responsabilidad civil, penal y/o administrativa. posee indicios de responsabilidad civil y/o penal Ir a la actividad 31. Sí posee indicios de responsabilidad civil y/o penal 27. Comunica al Abogado para su apreciación y emisión de Informe Especial. 28. Evalúa los hallazgos obtenidos. 29. Emite un documento de opinión sobre los hallazgos obtenidos. 30. Recibe y conoce opinión del Abogado. pertenece a una responsabilidad civil recuperable por vía administrativa 31. Elabora oficio y coordina con Abogado para que emita Informe Especial. es ubicable el Funcionario o Ex Funcionario responsable se encuentra en el país 32. tifica comunicación de hallazgos al Ministerio de Relaciones Exteriores. 33. Efectúa tificación correspondiente, luego ir a la actividad 37. Sí se encuentra en el país 34. Cita a funcionario o exfuncionario a través del diario oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en el que se encuentra. 35. Publica citación a funcionario o exfuncionario responsable, luego ir a la actividad 37. Sí es ubicable el Funcionario o Ex Funcionario responsable 36. Remite oficio de comunicación de hallazgos a Funcionario responsable.

12 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 12/20 Unidad Orgánica Auditada Unidad Orgánica Auditada Funcionario / Ex funcionario responsable Jefe Funcionario / Ex funcionario responsable Abogado 37. Recibe el oficio de comunicación de hallazgos de auditoría y conoce hallazgos encontrados. Sí responde dentro del plazo establecido Ir a la actividad 42. responde dentro del plazo establecido solicita ampliación de plazo para responder Ir a la actividad 44. Solicita ampliación de plazo para responder 38. Envía solicitud de prórroga. 39. Recibe solicitud de prórroga, evalúa justificación del Funcionario responsable y puede formular respuesta de denegación. Se entenderá que el pedido ha sido aceptado a su recepción, salvo la denegación expresa. 39. Coordina aprobación o denegación de la solicitud de prórroga. 39. Coordina la aprobación, o denegación de la solicitud de prórroga. 40. Aprueba prórroga, se entenderá que el pedido ha sido aceptado a su recepción. 41. Recibe respuesta de denegada la solicitud de prórroga, por no justificarla debidamente. 42. Formula y emite aclaraciones y comentarios sobre los hallazgos encontrados, conforme el plazo establecido. 43. Recibe y evalúa las aclaraciones y comentarios del Funcionario o Ex Funcionario responsable. 43. Evalúa las aclaraciones y los comentarios del funcionario o exfuncionario responsable. 44. Continúa la elaboración de los papeles de trabajo. 45. Continúa con la elaboración de los papeles de trabajo. 45. Asesora elaboración de los papeles de trabajo en los asuntos legales correspondientes. 46. Evalúa y revisa los papeles de trabajo, ir a la actividad 17.

13 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: PAG 13/20 MRE Responsable 46. Revisa los papeles de trabajo. Sí pertenece a una responsabilidad civil recuperable por vía administrativa 47. Elabora el oficio de comunicación de hallazgos de auditoria. es ubicable el Funcionario o Ex Funcionario responsable se encuentra en el país 48. tifica al Ministerio de Relaciones Exteriores la comunicación de hallazgos de auditoria y su posible recuperación por vía administrativa. 49. Efectúa la notificación correspondiente, ir a la actividad 37. Diario Oficial El Peruano Sí se encuentra en el país 50. Cita a Funcionario o Ex Funcionario a través del diario oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en el que se encuentra. Responsable 51. Publica citación, luego ir a la actividad 37. Sí es ubicable el funcionario o exfuncionario responsable 52. Remite oficio de comunicación de hallazgos. Unidad Orgánica Auditada Funcionario Responsable Director / Jefe 53. Recibe documento y formula respuesta. 54. Comunica a administración aceptación o no de la devolución económica. 55. Comunica al de la auditoria la respuesta del funcionario responsable, luego ir a la actividad 43.

14 10. DIAGRAMA DE FLUJO

15 EJECUCION DE LAS ACCIONES DE CONTROL Jefe INDECI UNIDAD ORGANICA AUDITADA Funcionario/ Ex-Funcionario Responsable JEFATURA Inicio Planeamiento de las Acciones de Control 1 Distribuye el cuestionario de control interno y el Programa de Auditoría a 2 Supervisa progreso del Programa (Presupuestos de tiempo y costos según programa) 2 Supervisa, asiste y asesora 2 Recibe y desarrolla el Programa y el cuestionario de Control Interno 2 Atiende y responde cuestionario b Modificación del programa 5 Coordina y aprueba modificación del programa 4 Modifica programa para obtener evidencias suficientes 3 Formula recomendaciones para mejorar el programa Modificación relevante 6 Recibe comunicado de modificación 6 Comunica al Jefe 8 De estar conforme, aprueba modificación del programa 7 Envía al Jefe para su aprobación 9 Comunica aprobación al 10 Envía programa modificado a α

16 EJECUCION DE LAS ACCIONES DE CONTROL INDECI UNIDAD ORGANICA AUDITADA Abogado Director/Jefe α JEFATURA / DRDC 11 Coordina obtención de evidencias y elabora el memorándum de control interno 11 Obtiene y evalúa evidencias suficientes, competentes y relevantes con la información recibida 12 Emite el memorándum de control interno a la Jefatura del INDECI o a la Dirección Regional correspondiente según sea el caso Se hallaron evidencias de irregularidades 13 Entrega memorándum 14 Elabora papel de trabajo 15 Recibe memorándum de control interno 16 Revisa y evalúa 15 Informa al Jefe de Comisión Se necesitan obtener nuevas evidencias b f 17 Devuelve papel de trabajo 17 Recibe papel de trabajo Papel de trabajo Revisa y aprueba 20 Revisa y aprueba 19 Elabora relación de observaciones 22 Solicita la carta de representación 23 Otorga la carta de representación 24 Recibe la carta de representación Fin 25 Elabora proyecto de hallazgos β

17 MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DIARIO OFICIAL EL PERUANO EJECUCION DE LAS ACCIONES DE CONTROL INDECI Abogado UNIDAD ORGANICA AUDITADA Funcionario/ Ex-Funcionario Responsable β 26 Analiza proyecto y elementos del hallazgo y evalúa el tipo de responsabilidad 26 Coordina Con indicios de responsabilidad civil y/o penal 27 Comunica al Abogado para su apreciación y emisión del Informe Especial 28 Recibe y evalúa hallazgos 30 Recibe opinión y conoce 29 Emite documento de opinión Pertenece a una responsabilidad civil recuperable por vía administrativa c 31 Elabora oficio de comunicación de hallazgos 31 Coordina para emisión de Informe Especial χ

18 EJECUCION DE LAS ACCIONES DE CONTROL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DIARIO OFICIAL EL PERUANO INDECI Abogado UNIDAD ORGANICA AUDITADA Funcionario/ Ex-Funcionario Responsable χ Funcionario o Ex-Funcionario responsable ubicable Se encuentra en el país 33 Efectúa notificación 32 tifica la comunicación de hallazgos al MRE d 35 Publica citación a Ex-Funcionario 34 Cita a Funcionario a través del diario oficial El Peruano u otro de mayor circulación d d 36 Remite oficio de comunicación de hallazgos a funcionario responsable 37 Recibe oficio de comunicación y conoce hallazgos δ

19 EJECUCION DE LAS ACCIONES DE CONTROL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Jefe INDECI Abogado UNIDAD ORGANICA AUDITADA Funcionario/ Ex-Funcionario Responsable δ Responde dentro del plazo establecido Solicita ampliación del plazo 39 Coordina 39 Coordina 39 Recibe solicitud de Prórroga, evalúa justificación del Funcionario responsable y la respuesta de aprobación o denegación 38 Envía solicitud de Prórroga e Espera respuesta 40 Aprueba prórroga 41 Recibe respuesta 43 Evalúa aclaraciones y comentarios g 43 Recibe y evalúa aclaraciones y comentarios de los Funcionarios 42 Formula y emite respuesta con aclaraciones y comentarios e 44 Elabora los papeles de trabajo 46 Revisa 46 Evalúa y revisa 45 Continúa con elaboración de papel de trabajo 45 Asesora elaboración en los asuntos legales f

20 EJECUCION DE LAS ACCIONES DE CONTROL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DIARIO OFICIAL EL PERUANO INDECI UNIDAD ORGANICA AUDITADA Funcionario / Director / Jefe Ex-Funcionario Responsable c 47 Elabora oficio de comunicación de hallazgos Funcionario o Ex-Funcionario responsable ubicable Se encuentra en el país 49 Efectúa notificación 48 tifica la comunicación de hallazgos y posible recuperación por vía administrativa al MRE d 51 Publica citación 50 Cita a Funcionario a través del diario oficial El Peruano u otro de mayor circulación d 52 Remite oficio de comunicación de hallazgos 53 Recibe documento y formula respuesta 55 Comunica al Jefe de Comisión respuesta del Funcionario 54 Comunica a administración aceptación o no de la devolución económica con las aclaraciones y comentarios del caso g