ADQUISICIONES CON FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDOS FIJO PARA CAJA CHICA

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1 CODIGO: OA-UE/TES VERSION: PRIMERA AREA: OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA AREA DE TESORERIA TITULO: ADQUISICIONES CON FONDOS PARA PAGOS EN RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Elaborado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) OPP Aprobado por: Oficina de Administración VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 FECHA:17/08/05 2/18 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para emplear correctamente el Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo de Caja Chica de una manera ágil, a fin de atender el pago de gastos menudos, de rápida cancelación que por sus características no pueden ser debidamente programados para ser pagados con cheque. Establecer las normas complementarias a la Ley de Administración Financiera del Sector Publico y sus Directivas, a fin de regular los procedimientos internos y determinar las responsabilidades para el uso de los fondos para pagos en efectivo y fondo fijo para caja chica. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para el Área de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración, como responsable de la ejecución de los procesos de manejo de fondos públicos. Describe las actividades desde el requerimiento de la Unidad Orgánica usuaria hasta la rendición de cuenta del técnico de la Unidad de Servicios Generales o el comisionado según sea el caso, que haya realizado la adquisición menor y no programable. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del stema Nacional de Defensa Civil Decreto Supremo Nº PCM del 21 de mayo del 2001 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI Resolución Jefatural N INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI Ley Nº Ley Marco de Administración Financiera del Sector Publico Resolución Directoral Nº EF/77.15, Directiva de Tesorería para el Año Fiscal Directiva Nº INDECI/6.0 rmas para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica de la sede central del Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI, aprobada Resolución Administrativa Nº INDECI/ Directiva Nº INDECI/6.0 rmas para la Administración del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica de los órganos desconcentrados del INDECI, aprobada por Resolución Administrativa Nº INDECI/ REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. El requerimiento de compra debe ser aprobado por el Director o de la Unidad Orgánica, este requerimiento deberá explicar en forma clara y concisa las razones por las cuales se solicita el uso de los fondos para caja chica El requerimiento de uso de fondos para pagos en efectivo y fondo fijo para caja chica, deberá ser aprobado por el de la Oficina de Administración y por el de la Unidad de Economía.

3 FECHA:17/08/05 3/18 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Director o de la Unidad Orgánica solicitante de la Oficina de Administración 5.3. de la Unidad de Economía 6. CONSIDERACIONES 6.1. La entrega de dinero se efectuará mediante vales provisionales indicando el monto y concepto de gasto y el nombre del servidor rindente. Estos vales serán autorizados por el de la Oficina de Administración El técnico tesorero al momento de entregar el dinero debe analizar si el monto es mayor de lo establecido por la ley vigente en lo que se refiere a las retenciones de impuestos para los proveedores, la persona designada a realizar la adquisición debe asegurarse de cobrar la retención al proveedor Los pagos en efectivo con recursos públicos que no consideren los principios de economía y racionalidad, no serán aceptados El responsable del manejo de los fondos, obligatoriamente llevara un registro auxiliar contable para cada fondo Los vales provisionales debidamente autorizados para su gasto deben ser rendidos en un plazo máximo de 48 horas (días útiles) de recibido el efectivo y tratándose de viáticos en un plazo máximo de 8 días útiles Cualquier documento observado producto de la rendición será devuelto para su subsanación o devolución del efectivo Los gastos que se pueden realizar con estos fondos son los viáticos y pasajes urgentes no programables, según planilla debidamente autorizados, la adquisición de bienes y contratación de servicios de menor cuantía y de carácter urgente, los gastos de movilidad local y refrigerio, de acuerdo a directivas vigentes En el proceso se considera que la adquisición la realiza un técnico encargado de la Unidad de Servicios Generales, función que también la podría realizar una persona designada de cualquier Unidad Orgánica En el proceso se considera que las adquisiciones las realiza solo una persona designada en la Unidad de Servicios Generales o en una Unidad Orgánica por la razón de optimizar las horas hombre de labor, ya que si se utilizaría una persona por cada Unidad Orgánica, las horas hombre de labor perdidas serian demasiadas e irían en contra de la racionalización de la institución. 7. SIGLAS 7.1. COA: Confrontación de las Operaciones Autodeclaradas DINALOG: Dirección Nacional de Logística OA: Oficina de Administración PECOSA: Pedido Comprobante Salida SSGG: Unidad de Servicios Generales.

4 FECHA:17/08/05 4/ SUNAT: Superintendencia Nacional de Administración Tributaria UA: Unidad de Abastecimiento UE: Unidad de Economía UIT: Unidad Impositiva Tributaria. 8. DEFINICIONES 8.1. Comisión de servicio: Encargo para el cumplimiento de tareas y funciones especificas, con plazos perentorios, en el ámbito del territorio nacional y relacionado con el objetivo institucional Comisionado: Trabajador enviado en comisión de servicios con el objetivo con el objeto de cumplir funciones técnicas o administrativas relacionadas con el objetivo de la institución Fondo para Pagos en Efectivo: Es aquel establecido con Carácter único, con recursos provenientes de la Fuente de Financiamiento de Recursos Ordinarios Fondo Fijo para Caja Chica: Es aquel constituido con recursos directamente recaudados Orden de misión: Documento interno formulado en el Area de Tesorería por el cual se autoriza una comisión de servicio Proveedor: La persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, presta servicios o ejecuta obras Viáticos: Monto de dinero que se entrega al comisionado por la cantidad de noches que permanecerá fuera de la sede central y que servirá para solventar los gastos de hospedaje, alimentación y movilidad.

5 FECHA:17/08/05 5/18 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE DINALOG DINALOG / UA RESPONSABLE Secretaria Secretaria Director Comprador ALMACEN GENERAL/ Asistente DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Prepara memorándum solicitando la adquisición de un bien, la contratación de un servicio o orden de misión con Fondos para Pagos en efectivos y Fondo Fijo para Caja Chica. es para solicitar viáticos Va al proceso Autorización, control rendición de cuenta de los viajes en comisión de servicio, el que finaliza cuando se envía la solicitud de orden de misión a la SubJefatura para su aprobación y el posterior envío de SubJefatura a la Oficina de Administración. Luego ir a la actividad 14, para que la secretaria de la Oficina de Administración reciba los documentos. es para solicitar viáticos 2. Envía memorándum solicitando la compra de un bien o ejecución de un servicio, previa autorización del Director o de Oficina. 3. Recibe documentos firma cargo, registra en el cuaderno de cargos y entrega al Director de la DINALOG. 4. Recibe documentos, toma conocimiento y decreta. 5. Recibe documentos decretados y analiza requerimiento. es para corregir un requerimiento ya atendido es para atender un requerimiento de bien o servicio Se da fin al proceso. es para atender un requerimiento de bien o servicio es un bien existe en Almacén General bien solicitado 6. Realiza requerimiento a Almacén General. Ir al proceso Salida de artículos del Almacén General por requerimiento, el que culmina con la recepción del requerimiento, la ubicación del bien solicitado y la elaboración de la PECOSA respectiva. 7. Entrega artículo y PECOSA, a asistente. 8. Recibe artículo y PECOSA, luego entrega a la Unidad Orgánica.

6 FECHA:17/08/05 6/18 UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE DINALOG / UA OA Comprador Secretaria 9. Recibe articulo y PECOSA. esta conforme 10. Devuelve artículo para corregir error. Luego ir a la actividad número 3, para que la secretaria de la Unidad de Abastecimiento reciba la PECOSA y el articulo materia de devolución para que sea cambiado por el artículo correcto. esta conforme 11. Firma PECOSA y entrega cargo. Dando fin al proceso. existe en Almacén General bien solicitado Ir a la actividad número 12, para realizar la cotización del bien a adquirir. es un bien es un servicio que lo puede realizar SSGG Ir al proceso Servicio de mantenimiento, donde la Unidad de servicios Generales realiza el servicio, luego ir a la actividad 32, para que la Unidad Orgánica Usuaria reciba el servicio que solicitó. es un servicio que lo puede realizar SSGG 12. Realiza cotización del bien o servicio solicitado por la Unidad Orgánica Usuaria. es menor a 1UIT Ir al subproceso Elaboración de órdenes de compra y servicio de acta de conformidad, el que finaliza cuando se entrega el acta de conformidad suscrito por el proveedor y el representante de la DINALOG, por el bien recibido o por el servicio realizado. es menor a 1UIT 13. Envía memorándum a la Oficina de Administración solicitando Fondos para pagos en efectivo o fondo fijo para caja chica. 14. Recibe documentos solicitando viáticos o efectivo para realizar un pago por una compra o un servicio con cargo a los fondos para pagos en efectivo o fondos fijos para caja chica, firma cargo, anota en el cuaderno de cargos y entrega.

7 FECHA:17/08/05 7/18 OA OA / SSGG OA OA / UE Secretaria Secretaria AREA DE TESORERIA/ Secretaria AREA DE TESORERIA/ AREA DE TESORERIA/ en Finanzas es para compras o servicios 15. Envía memorándum solicitando se realice la compra o el pago por un servicio, adjuntando copia de requerimiento inicial a la Unidad de Servicios Generales para su conocimiento. 16. Recibe copia de requerimiento, firma cargo. Luego ir a la actividad número 25, donde recibe comunicación de la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG para realizar una compra o el pago de un servicio con fondos para pagos en efectivo o fondos de caja chica. es para compras o servicios 17. Entrega al de Administración. 18. Recibe documentos, toma conocimiento y deriva al de la Unidad de Economía a través de la secretaria. 19. Recibe documentos, toma conocimiento y designa a la persona del Area de Tesorería que tomara acción, luego los documentos son entregados al Area de Tesorería a través de la secretaria. 20. Recibe documentos, firma cargo, registra en el cuaderno de cargos y entrega al del Area de Tesorería. 21. Recibe documentos, toma conocimiento y decreta. 22. Recibe documentos decretados y analiza los requerimientos. es para viáticos Ir al proceso Autorización, control y rendición de cuenta de los viajes en comisiones de servicio, el que culmina con la entrega del dinero al comisionado, quien luego de realizado el viaje realiza la rendición respectiva y si tiene un dinero sobrante realiza la devolución en el Area de Tesorería. Dando fin al proceso.

8 FECHA:17/08/05 8/18 OA/ UE OA / SSGG PROVEEDOR OA / SSGG UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE AREA DE TESORERIA/ en Finanzas es para viáticos es para adquirir bienes o servicios Se da fin al proceso es para adquirir bienes o servicios 23. Evalúa requerimiento y asigna fondo a utilizar. 24. Elabora vale provisional. 25. Comunica por vía telefónica a la Unidad de Servicios Generales para que se apersone técnico encargado de adquirir bienes o servicios urgentes no programables, quien recibe comunicación y se apersona al Area de Tesorería. 26. Solicita firma de vale provisional. 27. Entrega dinero en efectivo, del fondo para pagos en efectivo o fondo fijo para caja chica. 28. Realiza el pago al proveedor por el valor del bien o servicio. 29. Entrega bien o servicio con la factura respectiva. 30. Recibe bien o servicio y factura. 31. Entrega bien o servicio a la Unidad Orgánica usuaria. 32. Recibe bien o servicio solicitado. esta de acuerdo con lo recibido 33. Devuelve y solicita corrección. Luego va a la actividad número 3, donde la secretaria de la Unidad de Abastecimiento de la DINALOG, recibe los documentos con los bienes y servicios devueltos.

9 FECHA:17/08/05 9/18 UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE OA / SSGG OA/ UE AREA DE TESORERIA/ en Finanzas esta de acuerdo con lo recibido servicio fue realizado por SSGG Ir al proceso de Servicio de Mantenimiento,, donde firma formato de SSGG en señal de conformidad por el servicio recibido. Dando fin al proceso. Servicio fue realizado por SSGG 34. Firma factura y entrega al técnico de la Unidad de SSGG. 35. Recibe factura firmada por representante de la Unidad Orgánica usuaria. 36. Solicita firma de factura por el de la Oficina de Administración, el de la Unidad de Economía y el de la Unidad de SSGG. 37. Firma factura juntamente con el de la Oficina de Administración y el de la Unidad de Economía Con la factura visada se acerca a rendir cuentas al Area de Tesorería gastó el total del dinero recibido 39. Entrega el dinero sobrante y la factura visada. Luego ir a la actividad número 41. gastó el total del dinero recibido 40. Entrega factura visada al técnico tesorero. 41. Recibe dinero sobrante y/o factura y verifica que la cantidad consignada en el vale provisional sea igual a la cantidad que figura en la factura mas el excedente si lo hubiera, también verifica que se cobre el porcentaje por retención de impuestos a los proveedores de acuerdo a la ley vigente. esta conforme 42. Devuelve factura y cambio al técnico de servicios generales, para que realice las correcciones observadas.

10 FECHA:17/08/05 10/18 OA / SSGG OA / UE OA / SSGG OA / UE BANCO DE LA NACION OA / UE AREA DE TESORERIA/ en Finanzas AREA DE TESORERIA/ en Finanzas AREA DE TESORERIA/ en Finanzas 43. Recibe factura y/o cambio, y realiza las correcciones observadas. Luego ir a la actividad número 38, para volver a rendir cuentas al Area de Tesorería después de realizar las correcciones observadas. esta conforme 44. Da visto bueno al vale provisional con sello de registrado. 45. Entrega copia del vale provisional con sello de visado al técnico de la Unidad de SSGG. 46. Recibe copia del vale provisional. 47. Archiva copia del vale provisional. Dando fin al proceso. 48. Revisa facturas recibidas. En el caso que la factura este sujeta a retención de impuestos 49. Archiva las facturas, para luego ir al proceso Confección del COA, donde se realiza el ingreso de los datos de las facturas de los proveedores al sistema usado para el COA. Dando fin al proceso. la factura esta sujeta a retención de impuestos 50. Elabora comprobante de retención basándose en la factura, luego va a la actividad número 49, para archivar las facturas. 51. Deposita retención en el Banco de la Nación. 52. Recibe depósito bancario y lo ingresa a la cuenta de la SUNAT. 53. Entrega papeleta de depósito bancario al técnico tesorero. 54. Adjunta papeleta a comprobante de retención. 55. Envía memorándum al Area de Contabilidad adjuntando el comprobante de retención y las papeletas de los depósitos bancarios realizados.

11 FECHA:17/08/05 11/18 OA / UE DINALOG/ UA OA / SSGG PROVEEDOR AREA DE CONTABILIDAD/ Contador Especialista Administrativo (Comprador) Ir al proceso Verificación y Archivo de la Declaración Telemática (PDT). En el que se recibe los comprobantes de retención y las papeletas de los depósitos bancarios efectuados, del Area de Tesorería y se ingresa al aplicativo informático Programa de Declaración Telemática (PDT), la información consignada en los comprobantes de retención y las papeletas de deposito, información que luego es enviada a la SUNAT en disquetes. Dando fin al proceso. es para corregir un requerimiento ya atendido 56. Coordina con técnico de la Unidad de SSGG y entrega bien o servicio para corregir. 57. Coordina con comprador de la Unidad de Abastecimiento y recibe bien o servicio devuelto y firma cargo. es un bien es un servicio que realizó la Unidad de SSGG 58. Coordina con el proveedor. 59. Coordina con el técnico que realizó el pago por el bien comprado o por el servicio realizado para realizar las correcciones pertinentes. Luego ir a la actividad 29, para entregar el bien o servicio corregido al técnico de la Unidad de SSGG. es un servicio que realizó la Unidad de SSGG 60. Coordina con la persona que realizó el servicio para que realice la corrección pertinente previa autorización del de la Unidad de SSGG. Luego va al subproceso Servicio de mantenimiento, sede central, donde el técnico encargado de realizar el servicio realiza las correcciones y deja conforme al responsable de la Unidad Orgánica usuaria con el servicio realizado.

12 FECHA:17/08/05 12/18 PROVEEDOR DINALOG/ UA ALMACEN GENERAL/ es un bien vino del Almacén General Ir a la actividad número 58, donde el técnico de la Unidad de SSGG, coordina con el proveedor que le vendió el bien para realizar la corrección pertinente. vino del Almacén General 61. Coordina con el responsable en el Almacén General y realiza la corrección observada. 62. Coordina las correcciones necesarias y entrega bien correcto. Luego va al subproceso Salida de artículos del Almacén General por requerimiento, donde el bien entregado sale con una PECOSA.

13 10. DIAGRAMA DE FLUJO

14 ADQUISICIÓN CON FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO PARA CAJA CHICA INDECI UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE Secretaria DINALOG UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Especialista Administrativo (Comprador) Asistente ALMACEN GENERAL Inicio 1 Prepara memorándum d Es para viáticos 2 Envía memorándum solicitando la compra de un bien o la ejecución de un servicio 3 Recibe documentos firma cargo, registra en el cuaderno de cargos y entrega 4 Recibe documentos, toma conocimiento y decreta 5 Recibe documentos decretados y analiza requerimiento Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los VIajes en Comisiones de Servicio a Es para atender un requerimiento de bien o servicio Es para corregir un requerimiento ya atendido b Fin Es un bien Es un servicio que lo puede realizar SSGG Existe en Almacen General el bien solicitado h g Servicio de Mantenimiento 6 Realiza requerimiento a Almacen General Salida de Artículos del Almacen General por Requerimiento 9 Recibe artículo y PECOSA c Memo 8 Recibe artículo y PECOSA luego entrega a la Unidad Orgánica 7 Entrega artículo y PECOSA Conforme 10 Devuelve artículo para corregir d 11 Firma PECOSA y entrega cargo Fin 12 Realiza cotización α

15 ADQUISICIÓN CON FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DINALOG UA Especialista Administrativo (Comprador) Secretaria INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA UNIDAD DE TESORERIA Secretaria en Finanzas UNIDAD DE SSGGG α Es menor a 1 UIT a 13 Envíar memorándum solicitando fondos para pagos en efectivo o fondo para caja chica 14 Recibe documentos, firma cargo y anota en el cuaderno de cargos Elaboración de Ordenes de Compra y Servicio de Acta de Conformidad Fin Memo Es para compras o servicios 15 Envía memorándum solicitando compra o pago por servicio y adjunta copia del requerimiento original 16 Recibe memorándum y copia de requerimiento Memo 17 Entrega 18 Recibe documentos toma conocimiento y deriva 19 Recibe documentos, toma conocimiento y designa 20 Recibe documentos, firma cargo, registra en el cuaderno de cargos y entrega 21 Recibe documentos, toma conocimiento y decreta 22 Recibe documentos decretados y analiza Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicio Fin Es para víaticos 23 Evalúa requerimiento y asigna fondo a utilizar Es para adquirir bienes o servicios Fin 24 Elabora vale provisional 25 Comunica telefónicamente a la Unidad de SSGG para que se apersone 25 Recibe Comunicación β

16 ADQUISICIÓN CON FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO PARA CAJA CHICA UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA UNIDAD DE TESORERIA en Finanzas UNIDAD DE SSGGG β 26 Solicita firma de vale provisional 26 Firma vale provisional 27 Entrega efectivo al 27 Recibe comunicación 28 Realiza el pago por el valor del bien o servicio 28 Realiza el pago por el valor del bien o servicio c 30 Recibe bien o servico a la Unidad Orgánica 29 Entrega bien o servicio con la factura respectiva f 32 Recibe bien o servicio solicitado 31 Entrega bien o servicio a la Unidad Orgánica Esta de acuerdo 33 Devuelve y solicita corrección Servicio fue realizado por SSGG d Servicio de Mantenimiento, 34 Firma factura y entrega al 35 Recibe factura firmada por representante de la Unidad Orgánica Fin 36 Solicita firma de factura 37 Firma factura 37 Firma factura 37 Firma factura 38 Con la factura visada se acerca a rendir cuentas a Tesorería e χ

17 ADQUISICIÓN CON FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO PARA CAJA CHICA UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ECONOMIA UNIDAD DE TESORERIA en Finanzas UNIDAD DE SSGGG BANCO DE LA NACION δ 39 Entrega el dinero sobrante y la factura visada Gasto el total del dinero recibido 41 Recibe dinero sobrante, factura y verifica 40 Entrega factura visada Esta conforme 42 Devuelve factura y cambio a para que realice la corrección observada 43 Recibe factura, cambios y realiza las correcciones observadas e 44 Da VºBº al vale provisional con sello de registrado 45 Entrega copia del vale provisional visado al 46 Recibe copia del vale provisional 48 Revisa facturas recibidas Copia del vale 47 Factura sujeta a retención Factura 50 Elabora comprobante de retención en base a factura Fin Deposita retención en Banco de la Nación 52 Recibe deposito bancario y lo ingresa a la cuenta de la SUNAT Confección del COA δ Fin

18 ADQUISICIÓN CON FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DINALOG INDECI OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE ABASTECIMIENTO UNIDAD DE ECONOMIA Especialista Administrativo UNIDAD DE TESORERIA AREA DE ALMACEN GENERAL (Comprador) en Finanzas CONTABILIDAD UNIDAD DE SSGGG BANCO DE LA NACION PROVEEDOR δ 53 Recibe papeleta de deposito bancario 53 Entrega papeleta de deposito bancario 54 Adjunta pepeleta al comprobante de retención b 55 Envía memorándum y adjunta comprobantes de retención y papeletas Verificación y Archivo de la Declaración Telemática (PDT) 56 Coordina y entrega bien o servicio para corregir Fin 57 Coordina y recibe bien o servicio devuelto y firma cargo Es un bien Es un servicio que realizó SSGG Vino del Almacen General 58 Coordina con Proveedor 59 Coordina con para realizar corrección 62 Coordina y entrega 61 Coordina y realiza corrección 60 Coordina g f h