DIRECTIVA GG/OAF Nº USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA. Nº de Páginas: 14

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1 S E N C I C O TITULO: Aprobado por: DIRECTIVA GG/OAF Nº USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA Gerencia General Reemplaza a: D.DEN/DAF N Nº de Páginas: 14 Fecha de Aprobación: 25 / 08 / 2005 Fecha de Publicación: 25 / 08 / OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos de carácter interno para el adecuado uso del Fondo Fijo para Caja Chica. 2. FINALIDAD Atender los gastos menudos y urgentes Apoyar la gestión Institucional en forma oportuna Compatibilizar las normas del Sistema de Tesorería con las necesidades de la Institución. 3. BASE LEGAL Ley N 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N Ley de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal R.D. N EF/77.15 Directiva de Tesorería para el Año Fiscal Normas Generales de Tesorería N 06, N 07 Uso del Fondo Fijo para Caja Chica, aprobada con R.D. N EF/77.15 Resolución de Superintendencia N /SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago. Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobado con Resolución de Contraloría N CG

2 4. ALCANCE La presente Directiva es de alcance para todos los órganos de la Sede Central y Sedes Zonales. 5. NORMAS GENERALES 5.1 Se denomina FONDO FIJO PARA CAJA CHICA al monto permanente, renovable y autorizado mediante la Fuente de Financiamiento Recursos Directamente Recaudados, destinado al pago de gastos menudos y urgentes. 5.2 El importe del Fondo Fijo para Caja Chica será propuesto por la Oficina de Administración y Finanzas, de acuerdo a las medidas de austeridad y al flujo de gastos de la Sede Central y las Sedes Zonales. 5.3 Mediante Resolución de Gerencia General, se designarán a los trabajadores autorizados para el manejo del Fondo Fijo en la Sede Central y Sedes Zonales, indicándose los nombres completos del trabajador, importe del fondo y monto máximo por cada pago en efectivo. 5.4 La apertura o reposición del fondo se podrá efectuar con cheque o con traslado de fondos vía valija, debiéndose en todos los casos adoptar las medidas de seguridad que las circunstancias lo requieran. La custodia en oficina del Fondo Fijo deberá realizarse en un gabinete o caja de seguridad y otro medio similar que brinde las seguridades necesarias. 5.5 El Tesorero de la Sede Central, los Titulares de las Sedes Zonales, los Encargados específicos del Fondo Fijo para Caja Chica a nivel nacional y el personal que haga uso del Fondo Fijo para Caja Chica, son responsables del cumplimiento de la presente Directiva. 5.6 El manejo del Fondo Fijo para Caja Chica en la Sede Central y Sedes Zonales estará a cargo de un trabajador de planta y en su ausencia de ellos, podrá designarse a otra persona determinada por el Gerente de Administración y Finanzas o quien haga sus veces, debiéndose solicitar el seguro correspondiente. 5.7 No esta permitida la entrega provisional de recurso del Fondo Fijo para Caja Chica, excepto cuando se autorice en forma expresa o individualizada por parte del Gerente de la Oficina de Administración o quien haga sus veces. 5.8 Todo desembolso de dinero del Fondo Fijo para Caja Chica, que se realice mediante un Recibo Provisional, deberá consignar, la autorización del solicitante para el descuento respectivo en la planilla de haberes o en el pago de su recibo por honorarios profesionales, en caso de no efectuarse la respectiva rendición de gastos en un plazo de 48 horas.

3 5.9 A través del Fondo Fijo para Caja Chica, no podrá adquirirse bienes del activo fijo y/o duraderos Queda prohibido entregar dinero del Fondo Fijo a los trabajadores que tengan un Recibo Provisional pendiente de rendición de gasto Todo recibo Provisional atendido, deberá llevar impreso el sello Fechador de PAGADO, una vez concluída la entrega del dinero al solicitante. 6. NORMAS ESPECIFICAS PARA LA SEDE CENTRAL: Apertura del Fondo Fijo 6.1 El manejo del fondo estará a cargo del Dpto. de Tesorería, de acuerdo al acápite 5.3 y El monto máximo de gasto a través del Fondo Fijo será establecido en la Resolución de Apertura de Fondo, para cada año fiscal. Uso del Fondo Fijo 6.3 La Dependencia que requiera eventualmente con urgencia la adquisición de un bien o servicio cuyo costo corresponda a gastos menudos, deberá solicitar al Dpto. de Abastecimiento y Control Patrimonial la adquisición inmediata de lo solicitado; dicho Departamento de acuerdo a su capacidad operativa procederá a la adquisición del requerimiento con los recursos del Fondo Fijo, delegando en un trabajador la adquisición del bien o servicio de acuerdo a las normas establecidas. 6.4 Para adquirir bienes o servicios, a través del Fondo Fijo para Caja Chica, el trabajador solicitante deberá detallar los bienes y/o servicios que necesita, llenando el Formato según anexo N 03 (Recibo Provisional), el cual, deberá contar con la conformidad presupuestal de la Oficina de Planificación y Presupuesto, V B del Dpto. de Abastecimiento, la autorización de la Oficina de Administración y Finanzas y la Gerencia General. 6.5 Los Recibos Provisionales son formatos prenumerados en forma correlativa ascendente y serán entregados por el Encargado del manejo del Fondo Fijo para Caja Chica, para los fines de adquisición de bienes y servicios, debiendo ser rendido en el plazo establecido en el acápite 5.7. bajo responsabilidad.

4 Rendición de Gastos Usuarios Sede Central 6.6 Todo gasto que se realice con el Fondo Fijo, deberá ser rendido con: Facturas Boletas de venta Tickets Recibos por Honorarios A la orden del SENCICO RUC o con documentos sustentatorios de carácter legal, los cuales deberán ser adjuntados a la Rendición de Cuentas, debiéndose verificar lo siguiente: a) Número de RUC del proveedor b) Fecha de Emisión c) Razón Social del Proveedor d) Dirección del Proveedor e) Numeración Correlativa del documento pre impreso f) Nombre del SENCICO g) RUC del SENCICO h) Descripción del bien o servicio i) Monto de Venta j) Desagregación del IGV (para facturas y ticket) k) Retenciones de Ley (para Recibos de Honorarios Profesionales) l) Monto total m) Fecha de cancelación n) Pie de Imprenta y autorización SUNAT o) Fecha de vencimiento de los Comprobantes de Pago Sunat También podrá incluirse en la rendición, documentos autorizados de gastos que identifiquen al usuario y/o proveedor. Boletos de peaje Boletos de transporte aéreo de pasajeros Boletos de Viaje emitidos por las empresas de transporte público interprovincial de pasajeros dentro del país Boletos emitidos por la empresas de transporte público urbano de pasajeros Etiquetas autoadhesivas emitidas por el pago de la tarifa unificada de uso de aeropuerto (TUUA) cobrado por CORPAC S.A. 6.7 Cada comprobante de pago o documento sustentatorio de carácter legal, deberá contar con lo siguiente: V B de la conformidad del usuario por la recepción del bien o servicio, en el reverso del comprobante de pago o documento sustentatorio del gasto de carácter legal. Para el caso de bienes, deberá tener el sello de ingreso a Almacén.

5 V B del Director del área que originó el gasto V B de la Jefatura del Dpto. de Tesorería o quién haga sus veces. 6.8 Todo documento de gasto pagado con el dinero del Fondo Fijo, deberá consignar el sello Fechador Pagado Reposición del Fondo Fijo Sede Central 6.9 El Encargado del Fondo Fijo presentará las solicitudes de reembolso acompañando las rendiciones de cuentas respectivas, tantas veces como sea necesario y hasta el monto equivalente a tres veces el importe constituido como Fondo Fijo para Caja Chica El Fondo Fijo para Caja Chica deberá contar permanentemente con un saldo no menor al 20% del importe total autorizado, debiendo el Departamento de Tesorería adoptar las previsiones del caso La Jefatura del Área de Tesorería y del Área Contable verificarán la documentación sustentatoria de las rendiciones del fondo y la asignación presupuestal, visando en señal de conformidad para luego remitirla al Gerente de Administración y Finanzas para su aprobación y visación correspondiente La Rendición del fondo se efectuará de acuerdo al anexo N 04, indicando en forma clara, fecha, RUC, nombre, conceptos, montos, partida de acuerdo al clasificador de gastos y proyectos a que se refieren los desembolsos y el registro contable que le corresponda El Encargado del manejo del Fondo Fijo, elaborará una relación de aquellos Recibos Provisionales que no hayan sido rendidos en el plazo establecido en la presente norma, informando de ello a su jefe inmediato, para el trámite de recupero o descuento en la planilla de haberes. 7. NORMAS ESPECIFICAS PARA LAS SEDES ZONALES Apertura del Fondo Fijo 7.01 El manejo del fondo estará a cargo del área administrativa de la Sede Zonales de acuerdo al acápite 5.3 y El monto máximo de gastos a través del Fondo Fijo para Caja Chica será establecido en la respectiva Resolución de Apertura (Anexo Nº 02).

6 Uso del Fondo Fijo 7.03 El Encargado de las funciones administrativas de cada Sede Regional es responsable de la adquisición de bienes y/o servicios y por razones de urgencia, el Gerente Zonal podrá autorizar la adquisición de bienes y servicios a través de lo Recibos Provisionales del fondo Fijo para Caja Chica, de acuerdo a los requerimientos presentados y considerados dentro del presupuesto anual asignado. Asimismo, deberá considerar lo indicado en el punto 6.4 y 6.5 en los aspectos funcionales. Rendición de Gastos Usuarios Zonales 7.04 Las rendiciones del gasto por caja chica se realizarán de acuerdo al acápite Cada comprobante de pago y/o documento sustentatorio del gasto deberá contar con lo siguiente: V B de la conformidad del usuario por la rendición del bien o servicio, en el reverso del comprobante del pago o documento sustentatorio del gasto de carácter legal. V B del responsable del área administrativa V B del Gerente Zonal 7.06 La rendición de gasto deberá efectuarse según formato del Anexo N Todo documento de gasto pagado por el Fondo Fijo, deberá consignar el sello PAGADO Reposición del Fondo Fijo de las Zonales 7.08 Las reposiciones del Fondo Fijo asignado a cada sede zonal se realizará de acuerdo a lo indicado en el acápite La máxima autoridad regional, procederá a revisar la documentación y aprobará su contenido autorizando el trámite correspondiente de reembolso. Las Rendiciones del Fondo Fijo deberán ser adjuntadas a la documentación de gastos que se remite mensualmente al área contable de la Sede Central El área contable de la Sede central, revisará las rendiciones del Fondo Fijo y aprobará el contenido dándole el trámite correspondiente de reembolso; caso contrario, procederá a comunicar al Gerente Zonal quién haga sus veces en la Zonal acerca de la no procedencia de la rendición, suspendiendo el trámite de reembolso hasta su total regularización ó de ser el caso el descuento correspondiente.

7 7.11 El encargado del manejo del Fondo Fijo, elaborará una relación de aquellos Recibos Provisionales que no hayan rendidos en el plazo establecido en la presente norma informando de ella a su Jefe Inmediato, para el trámite de recupero correspondiente. 8. LIQUIDACION DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA Se sujetará a lo dispuesto en la Directiva de cierre Institucional. El saldo del Fondo Fijo para Caja Chica correspondiente a la Sede Central y Sedes Zonales, deberá ser depositado el último día hábil del año vigente en la Cuenta Bancaria Principal del SENCICO. 9. DISPOSICIONES DE CONTROL 9.1 En la Sede Central el Contador General de la institución, dispondrá la ejecución de arqueos sorpresivos del Fondo Fijo para Caja Chica, por lo menos una vez al mes, levantándose el Acta correspondiente, firmado por los responsables que participaron en el arqueo de fondos. 9.2 En las Sedes Zonales el Supervisor de Gerencias Zonales, deberá efectuar Arqueos Sorpresivos durante sus visitas inopinadas a las Zonales. 9.3 Toda adulteración o falsificación de los documentos sustentatorios del gasto, será materia de investigación y sanción de los responsables de acuerdo a la normatividad vigente. 10. DISPOSICION FINAL 10.1 Se encuentra prohibida la conformación de fondos especiales o de naturaleza ó características similares al del Fondo Fijo para Caja Chica, cualquiera sea su denominación, finalidad o fuente de financiamiento, con excepción de aquellos que estén expresamente autorizados de acuerdo a Ley La Rendicion del gasto con recursos del Fondo Fijo podrá efectuarse en forma excepcional con Declaración Jurada, únicamente cuando se trate de lugares o conceptos imposibles de obtener facturas y otro documento reconocido por la SUNAT, previa verificación El cumplimiento a lo dispuesto en el presente directiva estará sujeto a las sanciones administrativas de acuerdo a la normatividad vigente.

8 11. ANEXOS ANEXO 1: Modelo de Resolución de Apertura del Fondo Fijo para Caja Chica Sede Central. ANEXO 2: Modelo de Resolución de Apertura del Fondo Fijo para Caja Chica Zonales ANEXO 3: Modelo de Recibo Provisional ANEXO 4: Modelo de Reposición del Fondo Fijo para Caja Chica. ANEXO 5: Declaración Jurada Lima, 25 Agosto de REGISTRESE, COMUNIQUESE Y PUBLIQUESE, ARQ. LUIS SOLARI LAZARTE Gerente General