APERTURA, MANEJO Y CONTROL DE CAJA CHICA

Transcripción

1 Revisión: y Finanzas Fecha: 15/04/10 1. OBJETIVO Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento de dichos fondos, tendientes a precautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados. 2. ALCANCE Las disposiciones establecidas en el presente Instructivo Operativo son de obligatorio cumplimiento por el personal de todas las Unidades Orgánicas de la EPS MOQUEGUA S.A. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS - Reglamento de Organización y Funciones - Manual de Organización y Funciones - Reglamento Interno de Trabajo 4. REFERENCIAS - Ley N Ley de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal Ley Nº Ley del Sistema Nacional de Tesorería - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº y modificatorias. - Resolución de Contraloría Nº CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. - Normas Generales del Sistema de Tesorería 05 y 06, aprobadas con Resolución Directoral Nº EF/ RESPONSABILIDADES La responsabilidad del manejo del fondo de caja chica es el designado mediante Resolución de Gerencia General, correspondiendo al Departamento de Contabilidad la realización de arqueos de estos fondos. 6. DESCRIPCION 1. NORMAS GENERALES 1.1 El Fondo Fijo de Caja Chica, es el fondo en efectivo para tender requerimientos menudos y urgentes de rápida cancelación efectuados inclusive en horarios distintos al horario de trabajo o días sábados y domingos. 1.2 El uso de Caja Chica en la entidad se emplea, por razones de agilidad, oportunidad y costos, cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerita la emisión de un cheque específico. Página 1 de 6

2 Revisión: y Finanzas Fecha: 15/04/ El importe de Fondo Fijo de Caja Chica podrá ser modificado, mediante Resolución de igual nivel a la emitida para su autorización. 1.4 Mediante Acto Resolutivo que expida la Gerencia General se autorizará habilitación, variación o cierre de Fondo Fijo de Caja Chica, resolución que deberá contener como mínimo la siguiente información: Nombre del Responsable o Encargado Único de su manejo. a cuyo nombre se girarán los cheques de apertura y reposición. Monto del Fondo Fijo de Caja Chica. 1.5 Cuando el personal designado para el manejo del fondo, se encuentra con licencia o goce de vacaciones, se designará a un suplente encargado del manejo de dichos fondos sólo por un lapso de 30 días, mayor a ese periodo se cambiará al encargado del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, debiéndose modificar la resolución. 1.6 Todo pago, realizado por el Fondo Fijo de Caja Chica no se realizará en forma parcial bajo ningún concepto. 1.7 Las acciones de ejecución del gasto con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica, se sujetará a los principios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria que signifique una administración prudente de los recursos, así como a las disposiciones que emita el órgano rector del Sistema de Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y la SUNAT. 2. NORMAS ESPECÍFICAS 2.1 Limite y Concepto del Gastos El fondo Fijo para Caja Chica, se utilizará únicamente para cubrir el gasto cuyo importe no exceda de S/ nuevos soles; excepcionalmente podrá duplicarse este monto siempre y cuando sea un pago del que dependa la prestación del servicio y con la autorización del Gerente General. 2.2 Del Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica Se desempañara como Encargado del Fondo Fijo de Caja Chica, el trabajador del área que tenga relación laboral directa con la EPS MOQUEGUA S.A. El encargado del Fondo Fijo de Caja Chica es personalmente responsable de las acciones que a él directamente competen por el manejo y salvaguarda del fondo asignado. Son Funciones del Encargado: Administrar el Fondo Fijo asignado ciñéndose estrictamente al límite y concepto del gasto, a las autorizaciones y demás normas establecidas en este Instructivo. Cuidar que el dinero del fondo asignado esté guardado con las seguridades del caso y dentro del local de la entidad, bajo responsabilidad pecuniaria personal. Exigir de que al reverso de cada documento sustentatorio figure el destino y motivo del gasto realizado. Verificar que cada factura, boleta de venta u otro comprobante de pago reconocido y emitido de conformidad con lo establecido por el Reglamento de Comprobantes de Página 2 de 6

3 Revisión: y Finanzas Fecha: 15/04/10 Pago, además deberá contar con la firma del Jefe inmediato respectivo, Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas y del solicitante. Otorgar las facilidades necesarias para la ejecución de arqueos por parte de las áreas pertinentes. 2.3 Del Manejo del Fondo La autorización para la entrega de fondos en efectivo, a través del Fondo Fijo de Caja Chica, se efectuará mediante Vale Provisional, especificando claramente, el importe solicitado, el motivo del gasto y el nombre del servidor que rinde a quien se le entregará el efectivo, este formato deberá tener la debida autorización del Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas, la autorización será conferida mediante rúbrica. El Vale Provisional es un registro prenumerado en forma correlativa ascendente, y será pagado por el encargado del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, siempre que cuente con la autorización correspondiente en este documento. El Vale Provisional deberá rendirse en un plazo máximo de 48 horas de recibido el dinero en efectivo. En este documento se consignará la autorización del solicitante para el descuento respectivo en la Planilla de Remuneraciones, en caso de no efectuar la respectiva rendición en el plazo establecido. En caso de incumplimiento injustificado de los plazos señalados en el presente Instructivo Operativo para la rendición de Cuentas, el encargado del Fondo reclamará al trabajador responsable con una comunicación verbal. De persistir por un plazo mayor a los 2 días hábiles de señalado para cada caso, el encargado del Fondo Fijo de Caja Chica informará al Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas, para el descuento correspondiente en la Planilla de Remuneraciones sin perjuicio de las sanciones a que hubiere lugar. 2.4 Todas las adquisiciones de bienes y servicios deben sustentarse con Facturas, Recibos por Honorarios y excepcionalmente con boletas de Ventas (Proveedores comprendidos en el Régimen Único Simplificado). Ticket u otros documentos emitidos en concordancia con el Reglamento de Comprobantes de Pago y normas legales vigentes, así mismo los Comprobantes de Pago deberán estar a nombre de la EPS MOQUEGUA S.A., y deben mostrar la respectiva constancia de estar cancelado. 2.5 Los tipos de gastos a realizarse con el Fondo Fijo de Caja Chica son los siguientes: a. Gastos por Servicios No Personales de urgencia b. Movilidad Local. c. Confección de chapas, llaves y sellos d. Parchados de Llantas e. Diversos servicios que se requieren con urgencia f. Compras de bienes que por su valor de adquisición no sea programable para efectos de pago mediante cheque g. Reparación mecánica o eléctrica de emergencia h. Tasas, Peaje i. Refrigerios j. Otros de naturaleza urgente y dentro de los montos señalados. 2.6 Queda prohibido el gastos con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica los siguientes casos : Página 3 de 6

4 Revisión: y Finanzas Fecha: 15/04/10 a. Compra de gasolina combustible y lubricantes, salvo casos excepcionales debidamente sustentados por el usuarios y con la autorización del Jefe del Departamento de Logística. b. Compra de bienes del activo fijo y menor cuantía (duración mayor a un año) c. Compra de Muebles de Oficina d. Compra de útiles de escritorio e. Fotocopias; salvo casos muy urgentes, expresamente sustentados y autorizados por el Jefe del Departamento de Logística. f. Contratación de servicios no personales mayores a S/ g. Compras de bienes que están previstas en la Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la EPS MOQUEGUA S.A h. Compra de diarios y revistas i. Y demás gastos de naturaleza frecuente. 2.7 El Gasto por consumo de alimentos de personas, debe ser restringido a lo estrictamente indispensable y debidamente justificado con la suscripción de los beneficiarios. Los gastos por alimentación deben darse después del horario normal de la jornada laboral. 2.8 El personal designado para el manejo del Fondo Fijo de Caja Chica mantendrá en custodia el fondo en efectivo y llevarán un control y registro del movimiento del fondo efectivo. 2.9 El Departamento de Contabilidad controlará y registrara las rendiciones del Fondo Fijo de Caja Chica. 3. DE LA RENDICION 3.1 El personal responsable del manejo de Caja Chica, rendirá cuenta documentada y en el Sistema el gasto hasta el 28 de cada mes para el reembolso correspondiente La Planilla por Movilidad Local en caso de existir deben detallar los lugares visitados y el motivo; no debiendo de exceder el importe de S/ por Planilla de Movilidad Local. 3.3 Cuando eventualmente se reciban facturas en Moneda Extranjera (Dólares Americanos) deberá de señalarse el Tipo de Cambio Venta a la fecha de realizado el pago y efectuar su conversión en Moneda Nacional. 3.4 Los documentos sustentatorios del gasto que se deberán adjuntar a la rendición de cuentas deberán cumplir con los siguientes requisitos: a. Ser documentos originales a excepción de la Boleta de Venta y demás documentos emitidos por las entidades públicas. b. Su contenido debe ser legible c. No debe tener enmendaduras o alteraciones en su contenido, ni borrones ni uso de corrector. d. Deberán estar visados, por los funcionarios responsables de cada dependencia que autoriza el gasto y los usuarios rindentes, consignando nombre y apellidos, sellos respectivos. e. No se aceptarán comprobantes de pago que tengan como fecha de emisión del mes anterior, salvo en las fechas en las cuales el fondo se haya agotado y se esté tramitando un nuevo reembolso. 3.5 Los documentos observados en el proceso de rendición, serán devueltos para la respectiva regularización o devolución del efectivo. Página 4 de 6

5 Revisión: y Finanzas Fecha: 15/04/ Los Documentos de gasto serán emitidos a nombre de la EPS MOQUEGUA S.A. con el RUC y dirección Calle Ilo Nº 653, debiéndose verificar lo siguiente: a. Número del RUC del proveedor b. Fecha de Emisión c. Razón Social del Proveedor d. Dirección del Proveedor e. Numeración del documento pre impreso f. Nombre de la EPS MOQUEGUA S.A. g. Descripción del bien o servicio h. Monto de Venta i. Desagregación del IGV (facturas y Tickets) j. Retención de Ley (para Recibos de Honorarios Profesionales) k. Monto Total l. Fecha de Cancelación m. Pie de imprentas y autorización SUNAT n. Fecha de vencimiento de los comprobantes de Pago SUNAT 4 DE LA REPOSICIÒN 4.1 Para la reposición de nuevos fondos en efectivo el encargado del Fondo Fijo de Caja Chica deberá presentar al Departamento de Contabilidad la Rendición de Caja Chica a ser registrada, adjuntando la documentación sustentatoria original debidamente cancelada, en orden de fecha de pago y con los vistos correspondientes. 4.2 El responsable del manejo del fondo, con la finalidad de cubrir los requerimientos en forma oportuna, podrá solicitar la reposición, cuando su ejecución haya alcanzado un nivel mínimo equivalente al 60% del fondo asignado. 4.3 Es obligación del encargado del Fondo de Caja Chica de garantizar la veracidad y legalidad de los documentos que sustentan la rendición bajo su responsabilidad. 4.4 Para la reposición correspondiente, el responsable deberá efectuar la rendición de cuenta equivalente al monto de solicitud de reposición. 4.5 Los cheques de reembolso se giran a nombre del responsable de la administración del Fondo Fijo de Caja Chica. 4.6 La reposición de fondos de Caja Chica será una vez al mes por el importe de S/ Nuevos Soles. 5. MECANISMOS DE CONTROL 5.1 La designación de las personas responsables del manejo del fondo, deberá recaer en personas ajenas a los encargados de giro de cheques, cajero y personal que maneja registros contables o efectué funciones contables. 5.2 Corresponde al Contador General o quienes hagan sus veces, disponer la realización de arqueos inopinados, periódico y sorpresivos, debiéndose contar con el efectivo y valores en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo dejarse constancia en un Acta de Arqueo de Fondos firmada por los responsables de la realización del arqueo y del manejo del fondo, el mencionado documento quedará en los archivos del Departamento de Contabilidad. Página 5 de 6

6 Revisión: y Finanzas Fecha: 15/04/10 6. DISPOSICIONES FINALES 6.1 La Oficina de Administración y Finanzas, promoverá un ordenamiento racional, utilizando criterios uniformes que contribuyan a un adecuado uso de los fondos en efectivo de Caja Chica. 6.2 El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Instructivo generará sanción administrativa, independientemente de las sanciones penales o civiles a que hubiere lugar. 6.3 Gastos por Movilidad Local, sólo se atenderán con los registros establecidos, según normas. Únicamente cuando no sea posible obtener comprobantes de Pago reconocidos. 6.4 La responsabilidad del cumplimiento de lo dispuesto en el presente Instructivo es el encargado del manejo del fondo; y en lo que les corresponde a los que visan, controlan y autorizan la ejecución del gasto. 7. INDICADORES DE GESTION No aplicable 8. REGISTROS APLICABLES Código Nombre Responsable Lugar Archivo Tiempo Archivo RIO OA Vale Provisional Encargado del Fondo RIO OA Declaración Jurada Movilidad Local Encargado del fondo Archivo del encargado del fondo Tesorería 5 años 5 años 9. LISTA DE DISTRIBUCIÓN Responsables del manejo del fondo Departamento de Contabilidad Tesorería Oficina de Planificación y Presupuesto. 10. ANEXOS No aplicable. Página 6 de 6