PROCEDIMIENTO PARA VALES PROVISIONALES

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1 Procedimiento para Vales Provisionales. Código: PG-CON-02 Página: 1 de 6 PROCEDIMIENTO PARA VALES PROVISIONALES CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Procedimiento para vales Provisionales. Gustavo Oviedo Jefe de Caja Vicente Pasco Auditor Interno Félix Arango Gerente de Adm. y Finanzas Procedimiento para Vales Provisionales. Marisol de Vinatea Contadora María E.Hernández Gerente de Contabilidad Jorge Palacios Jefe de Administración de Personal y Administradores de Obra Luis Ruiz Gerente de RRHH Procedimiento para Vales Provisionales. Bruna Uribe Contadora Jorge Palacios Jefe de Administración de Personal y Administradores de Obra Luis Ruiz Gerente de RRHH

2 Procedimiento para Vales Provisionales. Código: PG-CON-02 Página: 2 de 6 INDICE Página 1.- OBJETIVOS ALCANCE REFERENCIAS RESPONSABILIDADES DEFINICIONES PROCEDIMIENTO ANEXO. 6

3 Procedimiento para Vales Provisionales. Código: PG-CON-02 Página: 3 de OBJETIVO. Obtención de los recursos necesarios para la realización de un gasto requerido por COSAPI de carácter urgente cuyo monto preciso no se conoce y tiene que ser pagado en efectivo por no contar con el crédito autorizado ALCANCE. Se aplicará para el personal empleado de COSAPI y como una herramienta que ordene la entrega de dinero rápido en cada zona donde exista una Caja Chica. 3. REFERENCIAS. Costumbres administrativas de COSAPI qué por su necesidad se ha decidido oficializarlas RESPONSABILIDADES. EN SEDE CENTRAL.: La Gerencia del Área que lo solicita, será la responsable de dar cumplimiento a este procedimiento. EN OBRA/PROYECTO: El Jefe de Obra y/o en su ausencia el Administrador DEFINICIONES. Vale Provisional: Documento por el cual se otorga dinero al empleado que va a realizar un gasto eventual cuyo importe no esté definido. Este documento es pre-numerado e impreso en original y copia. Se distribuye de la siguiente manera: 5.1. Original: Caja. Queda como sustento de haberse otorgado el dinero al empleado Primera Copia: Interesado. Copia que queda en poder del empleado que luego de haber rendido, quedará como constancia de haber presentado su liquidación de gastos. Para ello el cajero deberá poner sello de cancelado.

4 Procedimiento para Vales Provisionales. Código: PG-CON-02 Página: 4 de PROCEDIMIENTO De la Emisión: Se otorgan Vales Provisionales solo y exclusivamente para gastos eventuales específicos. La emisión del Vale estará a cargo del Cajero de Sede Central y del Cajero o Administrador de Obra/Proyecto, según corresponda. El empleado que solicita el Vale Provisional deberá obtener el visto bueno de: EN SEDE CENTRAL: Gerente autorizado del Área solicitante y por la Gerencia de Administración y Finanzas. EN OBRAPROYECTO: Jefe de Obra y Administrador. Los Vales Provisionales no deben contabilizarse, solo es un documento de control y no deben utilizarse como Caja Chica. El cobro del Vale Provisional se hará de la Caja de Sede Central y/o de la Caja Chica de la Obra/Proyecto según sea el caso De la Rendición. El empleado, una vez que recibe el efectivo utilizará dicho importe exclusivamente en los gastos para lo cual solicitó los fondos. Todos estos gastos deberán estar sustentados con los comprobantes de pago respectivos; concordando con los requisitos impuestos por SUNAT por comprobantes de pago El empleado deberá obtener el visto bueno de los comprobantes de pago por: EN SEDE CENTRAL: EN OBRA/PROYECTO: Gerente Autorizado. Jefe de Obra. Una Vez obtenido el visto bueno de los comprobantes, el trabajador presentará el vale provisional (Copia-interesado) en un plazo no mayor a 48 horas adjuntando los respectivos comprobantes, dichos comprobantes se presentarán: EN SEDE CENTRAL: EN PROYECTO: A la persona encargada del área de contabilidad, la cual procederá a contabilizar los documentos. Administrador.

5 Procedimiento para Vales Provisionales. Código: PG-CON-02 Página: 5 de 6 Luego el empleado entregará los documentos contabilizados al responsable de Caja para que efectúe la liquidación del vale provisional. Una vez liquidado devolverá el saldo o sé le reintegrará de ser el caso el gasto en exceso. Caja sellará la copia del interesado del Vale Provisional como constancia de haber sido rendido. La responsabilidad del control y custodia de los Vales Provisionales recaerá en el cajero de Sede Central y en el Administrador de Obra/Proyecto, según sea el caso DEL CONTROL No podrá otorgarse otro Vale Provisional al personal que aún no haya rendido o presentado los gastos de algún Vale anterior que tenga pendiente. El encargado de contabilizar los documentos definitivos qué sustenten el Vale Provisional no deberá recibir ningún comprobante de pago cuya fecha sea anterior a la que se otorgó dicho Vale. Los Vales Provisionales otorgados que pasen de su fecha de vencimiento deberán ser imputados a la cuenta personal del empleado, aplicándose los intereses respectivos utilizando para ello la tasa más alta del sistema financiero. El descuento del Vale Provisional implicará que el empleado, no podrá solicitar otro, en un período de tres meses y si existiera reincidencia, el impedimento será por seis meses. Asimismo se comunicará a su jefe inmediato del incumplimiento de este hecho. No debe utilizarse como una alternativa para el pago de adelanto a proveedores o pago de facturas a proveedores, los mismos que deben presentarse al Área de Proveedores en contabilidad en Sede Central y en la Obra/Proyecto, al administrador para que efectúe el pago con cheque o abono en cuenta corriente. Tampoco para obtener recursos para efectuar un viaje, para lo cual se deberá solicitar un Adelanto para gastos de viaje.

6 Procedimiento para Vales Provisionales. Código: PG-CON-02 Página: 6 de 6 7. ANEXO. MODELO DEL VALE PROVISIONAL