PROCEDIMIENTO PARA ADELANTOS DE VIAJES

Transcripción

1 Procedimiento para Adelantos de Viaje. Código: PG-CON-01 Revisión: 3 Página 1 de 13 PROCEDIMIENTO PARA ADELANTOS DE VIAJES CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev. Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Procedimiento para Adelantos de Viaje. Marisol De Vinatea Contadora Jorge Palacios Administrador de Obra Félix Arango Gerente de Adm. y Finanzas Procedimiento para Adelantos de Viaje. Wilford Peña Administrador General Marisol De Vinatea Contador Jefe María E. Hernández Gerente de Contabilidad Jorge Palacios Jefe de Administraciónn de Personal y Administradores de Obra Luis Ruiz Gerente de RRHH Procedimiento para Adelantos de Viaje. Marisol De Vinatea Contador Jefe Jorge Palacios Jefe de Administración de Obra Renato Zolfi Gerente de Administración y Finanzas.

2 Página 2 de 13 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS DEFINICIONES PROCEDIMIENTO RESPONSABILIDADES ANEXO

3 Página 3 de OBJETIVO Definir y estandarizar los procedimientos a seguir en la obtención de los recursos económicos necesarios para la realización de un viaje requerido por la empresa a nivel nacional e internacional. 2. ALCANCE Se aplicará para el personal empleado y operadores de equipos del ACVES de COSAPI S.A. 3. REFERENCIAS Manual de Procedimientos Administrativos de COSAPI S.A. 4. DEFINICIONES 4.1. Adelanto de Viaje.- Documento por el cual COSAPI S.A. otorga dinero al trabajador que va a realizar un viaje requerido por la empresa. Este documento se emite del Sistema Oracle PeopleSoft, con su respectivo Número y es e impreso en dos copias Transferencia.- Deposito a las cuentas corrientes de COSAPI y/o cuenta corriente de UAET, Banco de Crédito del Perú: Cta. Cte. COSAPI Cuenta Corriente soles N y Cuenta Corriente en US $ N Cta. Cte. UAET Cuenta Corriente soless N Vale de Caja Chica.- Comprobante interno que se utiliza para sustentar gastos sobre los cuales no se ha obtenido comprobantes de pago.

4 Página 4 de Planilla de Gastos de Movilidad.- Documento por el cual se detallaa todas las movilidades efectuadaa que no tengan comprobante que lo sustentee y que no excedan el 4% del Sueldo Mínimo para ser reconocida como gasto (Anexo 7.4) Solicitud de Viaje.- Documento por el cual se solicita el adelanto de viaje indicando i el destino y detallando los gastos en que se va a incurrir (Anexo 7.1) Solicitud de Viaje por .- Solo aplica para la UAET. Correo mediante el cual se solicita el adelanto de viaje indicando el destino y detallando los gastos en que se va a incurrir dirigido al Administrador de la UAET y con copia al Gerente y/o la Jefatura de Área de la UAET (Anexo 7.2) Detracción.- Importe que la empresa debe retener al efectuar pagos de determinados servicios mayores a S/ (en una sola factura). Este montoo debe ser depositado en la cuenta del proveedor en el Banco de la Nación. 5. PROCEDIMIENTO 5.1. De la Emisión Se otorgan Adelantos sólo y exclusivamente para gastos de viaje por montos que justifiquen la necesidad de los costos a incurrir. Para solicitar un Adelanto de Viaje debe hacerse presentando la Solicitud de Viaje La emisión del Adelanto de Viaje estará a cargo de: En Sede Centrall : Por la persona encargada del Área de Contabilidad. En UAET : Por el Administrador de UAET El trabajador que solicita el Adelanto deberá obtener el visto bueno de: En Sede Centrall : Por el Gerente del Área. En UAET : Por el Gerente y/o la Jefatura de Área de la UAET Luego de presentar la Solicitud de Adelanto de Viaje, se ingresará al Sistema Oracle PeopleSoft y éste genera el reporte del Anticipo de Caja, la misma que deberá hacerse firmar al trabajador: En Sede Central : Por la persona encargada del Área de Contabilidad. En UAET : Por el Administrador de UAET.

5 Página 5 de El abono del Adelanto al trabajador se hará: En Sede Centrall : Tesorería - Caja. A través de depósitos en la cuenta de ahorros personal. En UAET : Administración de la UAET. A través de depósitos en la cuenta de ahorros personal La Contabilización de dicho Adelanto será: En Sede Central : Por la persona encargada del Área de Contabilidad. En UAET : Por el Administrador de UAET De la Rendición El trabajador, una vez que culmine su viaje, deberá hacer una liquidación de gastos, anexando los respectivos comprobantes de pago. Asimismo deberá haber efectuado las respectivas detracciones sobre las facturas, según corresponda. Las detracciones se efectuaran en los siguientes casos: a) Cuando se paguen alquileres de autos, camionetas, etc., que superen los S/ (Setecientos soles), el monto de la detracción será el 12% sobre ell total de la factura. b) Cuando se contraten servicios de asesoría, consultoría, arquitectura, entre otros también se aplicará la tasa del 12% en la medida que la factura supere los S/ Esta detracción debe ser informada a Sede Central para hacer el respectivo depósito en la cuenta del proveedor. Solo en Consorcios, las retenciones que son del 6% se efectuarán sobre cualquier compra de bienes o servicios (hoteles, restaurantes, etc..), en la medida que el pago supere los S/ Este monto retenido tendrá que ser informado a Sede Central para que se le envíe al proveedor el correspondiente certificado. Los gastos de movilidad que se presenten con vale de cajaa chica, deberán tener adicionalmente una Planilla según formato del Anexo

6 Página 6 de (Planilla de Gastos de Movilidad) y debe ser firmada por la persona que ha incurrido en este gasto. Este gasto tiene un tope por día, de otra manera no será reconocido por la administración tributaria (PG-CON-03) El trabajador deberá obtener el V B de la liquidación de gastos y de los comprobantes de pago por: En Sede Central : Gerente de Área. En la UAET : Gerente y/o la Jefatura de Área de la UAET. En Proyectos : Gerente de Proyecto y/o Jefe de Obra Una vez obtenidoo el V B, el trabajador presentará esta rendición en un plazo no mayor a 3 días útiles después de haber realizado el viaje: En Sede Central : A la persona encargada del Área de Contabilidad. En la UAET : Al Administrador de UAET. En Proyectos : Al Administrador de Proyecto. Los mismos que se encargarán de contabilizar el Adelanto En la UAET, el trabajador presentará esta rendición con su respectivo formato de rendición de gastos en duplicado (Anexo 7.5), el original, junto a todos los comprobantes que se entrega al Administrador de UAET y la copia quedará con el trabajador y servirá como constancia de que el Adelanto de Viaje ha sido rendido En caso de que el trabajador tenga un saldo por devolver deberá hacerlo a: En Sede Central : Tesorería/Caja, a través de un abono en la cuenta corriente de COSAPI. En la UAET : Abono a la cuenta corriente de la UAET. En Proyectos : Abono en la cuenta corriente de COSAPI En caso de que el trabajador tenga un saldo por reembolsarse, debido a que los gastos no han sido cubiertos por el Adelanto, deberá acercarse a: En Sede Central : Tesorería/Caja. En la UAET : Administración de UAET. En Proyecto : Administración de Obra/Proyecto.

7 Página 7 de 13 La Persona Responsable de Tesorería, Administración de UAET o de Administración de Obra/Proyecto procederá a efectuar el respectivo abono en la cuenta del trabajador o devolución en efectivo Del Control No podrá otorgarse otro Adelanto de Viaje al personal que aún no haya rendido o presentado la liquidación de gastos de algún Adelanto que tenga pendiente a la persona encargada del Área de Contabilidad o al Administrador de la UAET Los trabajadores de la UAET que estén por un periodo mayor a 30 días en Obra/Proyecto y no puedan rendir dentro del mes contable, deben enviar su liquidación de gastos y los comprobantes de pago al Administrador de la UAET considerando los ítems y a fin de cerrar el primer adelanto y obtener un nuevo adelanto. Para la revisión y verificación de los comprobantes de pago deben apoyarse en el Administrador de Obra/Proyecto El Administrador de la UAET deberá remitir a Sede Central (Área de Contabilidad) los papeles físicos, ya digitalizados correspondiente a los Adelantos de Viaje rendidos en el período, ingresados a la contabilidad, conjuntamente con los Adelantos de viaje y los comprobantes de pago, así como el asiento impreso de su contabilización en un plazo no mayor a 3 días El Administrador de Obra/Proyecto, El Administrador de la UAET o el encargado del Área de Contabilidad en Sede Central, deberá verificar que todos los documentos presentados concuerden con la liquidación El Administradorr de Obra/Proyecto, El Administrador de la UAET o el encargado del Área de Contabilidad en Sede Central no deberá recibir ningún comprobante de pago cuya fecha sea anterior a la fecha en que se ha otorgado el Adelanto de Viaje El Administrador de Obra/Proyecto, El Administrador de la UAET o el encargado del Área de Contabilidad, deberá exigir que el trabajador adjunte al Adelanto, los boletos de viaje aunque no hayan sido adquiridos directamente

8 Página 8 de 13 por esta persona. La razón de este hecho es que el Reglamento del Impuesto a la Renta dispone que todo gasto de viaje debe ser sustentado con cupones o boletos de viaje El Administradorr de Obra/Proyecto, El Administrador de la UAET o el encargo del Área de Contabilidad, llevará el control de todos los Adelantos otorgados con la finalidad de lograr una oportuna liquidación de los mismos El Administrador de la UAET deberá remitir mensualmente al Área de Contabilidad de Sede Central, una relación de los Adelantos otorgados con la siguiente información: - Fecha en que se otorgó el Adelanto. - Lugar de destino. - Importe otorgado. - Fecha de Vencimiento El encargado del Área de Contabilidad en Sede Central, llevará igualmente un control de los Adelantos pendientes de liquidar, tanto de los Adelantos otorgados en Sede Central como en la Obra/Proyecto, de tal manera que pueda cruzar información con la relación remitida por el Administrador de la Obra/Proyecto o El Administrador de UAET Los Adelantos otorgados que pasen de su fecha de vencimiento deberán ser imputados a la cuenta personal del empleado u operador Proyectos en Consorcio. En caso de que se haya otorgado un Adelanto a un trabajador de un Proyecto en Consorcio, éste deberá: Presentar todos los comprobantes de pago a nombre del Consorcio Al presentar su liquidación de gastos, previamente deberá obtener el visto bueno del Gerente de Proyecto del Consorcio El Administradorr de Obra/Proyecto y el encargado del Área de Contabilidad en Sede Central deberán contabilizar todos los documentos a la cuenta Gastos

9 Página 9 de 13 Pendientes de Facturación- Consorcios, a fin de proceder posteriormente al cobro de dichos gastos. 6. RESPONSABILIDADES. En Sede Central, será el Área de Contabilidad la responsable de dar cumplimiento a este Procedimiento. En los Proyectos, el Administrador de Obra/Proyecto es el responsable y en la UAET, el responsable es el Administrador de dicha Unidad. En Obra/Proyecto, cuando los operadores de equipo sean enviados desde la UAET y cuenten con Adelanto de Viaje, el Administrador de Obra/Proyecto debe recibir y revisar todos los comprobantes y documentos que sustenten el gasto respectivo y proceder a enviarlos al Administrador de la UAET. Si existiese dinero sobrante, esté se debe transferir a la cuenta corriente de UAET y la constancia de la operación también enviarla al Administrador de la UAET. 7. ANEXO Formato de Solicitud de Viaje Formato de Solicitud de Viaje por Modelo de Formato de Adelanto de Viaje Formato Planilla de Gastos de Movilidad Formato Planilla de Gastos de Movilidad Formato de Rendición de Gastos (Solo para la UAET)

10 Página 10 de Formato de Solicitud de Viaje. SOLICITUD DE ADELANTO DE VIAJE Empresa: Nombre: Destino: CR: Motivo Del viaje: Sustentación del viaje: Periodo Previsto: Del / / Al / /. Importe: CR. Que asume el gasto: N DNI o carnet de extranjería: N Cuenta: Gerente de Área Observaciones: Modelo de Formato de Adelanto de Viaje.

11 Página 11 de Modelo de Formato de Solicitud de Viaje por NOMBRES Y APELLIDOS DNI. Nro. DE CUENTA BANCARIA CODIGO DE TRABAJADOR CR. DE DESTINO (PROYECTO) DEPARTAMENTO MOTIVO DE VIAJE MEDIO DE TRANSPORTE Y PLACA FECHA O PERIODO PREVISTO DE VIAJE IMPORTE SOLICITADO 7.3. Modelo de Formato de Adelanto de Viaje

12 Página 12 de Formato Planilla de Gastos de Movilidad

13 Página 13 de Formatoo de Rendición de Gastos (Solo para la UAET) CR. Y NOMBRE DEL PROYECTO: DNI: TRABAJADOR: EQUIPO - PLACA MATERIAL QUE TRASLADA: MONTO RECIBIDO: FECHA DE RENDICION: FECHA DE ENVIO DE DOCUMENTOS: RENDICION DE GASTOS CONSUMOS HOSPEDAJE PEAJES COMBUSTIBLE COCHERA MOVILIDADES OTROS GASTOS CONCEPTO DETALLE DE GASTOS TOTAL GASTADO TOTAL Monto Recibido: Total Rendido: Devolución: Reintegro: Rendido por. Firma: Nombre: DNI: * Detalle (Devolución o Reintegro) Efectivo Transferencia OP N V B Recepción de Documentos y/o Dinero en Efectivo por Administración de Obra/Proyecto Firma: Nombre: