ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. GENERALIDADES 4. DESARROLLO 5. RESPONSABILIDADES 6. REFERENCIAS 7. REGISTROS 8. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS

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1 PROCEDIMIENTO GENERAL ENVÍO DE REPRESENTANTES A Responsable: Jefe de Préstamos y Turismo FECHA: 01/06/2016 PÁGINA: 1 de 7 ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. GENERALIDADES 4. DESARROLLO 5. RESPONSABILIDADES 6. REFERENCIAS 7. REGISTROS 8. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS Revisión Descripción del cambio Fecha 0 Edición inicial 01/06/ REDACTÓ: REVISÓ: APROBÓ: Mónica Villarruel Bang Virginia Mariela Luquez FECHA DE IMPRESIÓN: 09/02/2017 (VALIDEZ DE COPIA IMPRESA 24 HS.)

2 PÁGINA: 2 de 7 PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE REPRESENTANTES A 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento a seguir para la gestión de inscripción, traslado, alojamiento y abono de viáticos para los Notarios designados a concurrir a Congresos y otros encuentros Jurídico-Notariales, en representación del Colegio de Escribanos de la, manteniendo un registro unificado de los pagos efectuados. 2. ALCANCE Desde la recepción de la invitación hasta el efectivo pago y registro de las erogaciones que tengan lugar en cumplimiento de la representación delegada. 3. GENERALIDADES 3.1 Propuesta de designación. La designación de delegados de trabajo o representantes institucionales se realizará a propuesta de la Secretaría de Relaciones Profesionales y Cultura. La asistencia de Consejeros Federales y miembros de la Comisión Asesora, grupos de trabajo, Consejo de Dirección y Consejo General de la UINL se informará al Comité Ejecutivo a través de Presidencia. La asistencia a reuniones de la Coordinadora de Cajas de Profesionales de la República Argentina se informará a través de la Dirección de la Caja de Seguridad Social. El ingreso de invitaciones y comunicaciones de eventos se realizará a través de Mesa de Entradas, quien girará las mismas al Departamento de Comunicaciones. Cuando estas correspondan a eventos con participación de Consejeros Federales o representantes del la UINL corresponderá su envío a la Secretaría de Presidencia. Serán elevadas al Comité Ejecutivo para su tratamiento. La designación se elevará a consideración del Consejo Directivo (Ley 9.020, Art. 100 inciso 13) con el dictamen del Comité Ejecutivo aconsejando su aprobación explicitando los Notarios delegados que participarán en el evento y el itinerario. Cuando se notifique la asistencia a Congresos o Jornadas de Consejeros Federales y miembros de comisiones de Trabajo o Asesoras de la Unión Internacional Notarial, o de la Comisión de Asuntos Americanos, que han sido previamente designados, el Comité Ejecutivo toma conocimiento y autoriza los días de alojamiento y viáticos que tengan lugar. Cuando se reciban comunicaciones de reuniones de las Coordinadoras de Cajas Profesionales, el Comité Ejecutivo designará los delegados para asistir. 3.2 Sujetos beneficiarios. Los gastos a que se refiere este procedimiento serán cubiertos, a los siguientes beneficiarios: Notarios delegados designados por resolución del Consejo Directivo; Notarios designados Consejeros Federales y miembros de comisiones de Trabajo, Consejeros Generales, Consejeros de Dirección o Asesores de la Unión Internacional Notarial, o de la Comisión de Asuntos Americanos, en ocasión de cumplir con la representación delegada.

3 PÁGINA: 3 de Reconocimiento de gastos. A los sujetos mencionados en el inciso anterior, se le reconocerán los gastos incurridos, a saber: Inscripción: de acuerdo a la suma fijada por el organizador del evento. Traslados: se reintegraran de acuerdo al medio utilizado. Para el caso del transporte aéreo, se reconocerá el valor de un pasaje en clase turista. Excepcionalmente, se autorizará una erogación mayor cuando el caso particular así lo amerite. Hospedaje: en hotel sede donde se desarrolle la jornada o congreso, u hotel similar. La cantidad de noches se reconocerá en función del destino. Viáticos por el concepto gastos menores : la asignación diaria que se reconocerá para viajes al exterior se fijará en el importe que disponga el Comité Ejecutivo para cada destino en particular. (Resolución del Comité Ejecutivo Nº 3667). Para eventos nacionales o provinciales se abonará por día el doble del valor establecido para los señores consejeros en concepto de refrigerio. (Resolución de Comité Ejecutivo Nº del 29/09/2016). A los efectos de calcular la cantidad de noches de alojamiento y asignaciones diarias por gastos menores, se tendrá en cuenta los días de duración del evento más los días que demore en viaje de acuerdo a la distancia y disponibilidad de transporte. Como regla general se abonará un día antes y uno después salvo que el caso amerite un tratamiento diferente. Los valores a que se refiere este artículo son asignaciones máximas; en consecuencia, las autoridades podrán establecer asignaciones menores. El pago de asignaciones mayores deberá ser debidamente justificado, dejando expresa constancia en las actuaciones. 3.4 Liquidación y pago de gastos. Se reconocerán sólo los gastos de las personas con designación aprobada. Cuando se abonen gastos a acompañantes en conceptos de reservas de alojamiento o pasajes, se registrará una deuda a favor del Colegio que será descontada de la liquidación de viáticos. En caso de ser insuficientes, se informará la misma al Notario solicitando su cancelación. Cuando el Notario abone por su cuenta gastos de alojamiento y traslado, elevará el pedido de reintegro al Sector Tesorería adjuntando los correspondientes comprobantes de gastos. Como tope de reintegro para los pasajes aéreos, se tomará el menor valor de las cotizaciones solicitadas para ese destino en clase turista. 4. DESARROLLO 4.1 Gestión inicial de reserva Recepción de resolución Jefe de Préstamos y Turismo: recibe resolución del Comité Ejecutivo o indicación del Presidente requiriendo la gestión de reservas. Si la solicitud, reviste carácter de urgente, es realizada a pedido del Presidente u otra autoridad del Comité Ejecutivo, solicita que avale el pedido con su firma para iniciar las gestiones. Posteriormente efectúa el reclamo de la resolución pertinente, no continuando con el trámite hasta tanto no recepcione la aprobación de la designación efectuada por las autoridades Definición de condiciones generales de la reserva a efectuar

4 PÁGINA: 4 de 7 Administrativo de Turismo: realiza el contacto con el representante designado a fin de obtener información sobre preferencias y disponibilidad de horarios, medio de transporte, acompañantes e itinerario, etc. Con la información recabada da inicio a la gestión de reservas de pasajes aéreos si corresponde y reservas de alojamiento. 4.2 Reserva de pasajes aéreos Solicitud de adjudicar proveedor Administrativo de Turismo: si el medio de transporte elegido es el aéreo, envía al Departamento de Compras y Contrataciones requiriendo la adjudicación del proveedor con indicación del evento, destino, fechas de salida y regreso, línea aérea, como así también, contingencias propias que alteren o modifiquen sustancialmente la comunicación al proveedor, indicando la resolución mediante la cual se aprobó la designación Evaluación de proveedores Departamento de Compras y Contrataciones: solicita presupuesto de traslado a por lo menos tres prestadores. Analiza cada uno y eleva a la Pro-tesorería para su adjudicación a aquel que oferte, de acuerdo a las características solicitadas, los valores más bajos. Envía mail a Préstamos y Turismo con los datos del proveedor seleccionado Emisión de pasajes Administrativo de Turismo/Jefe de Préstamos y Turismo: realiza la reserva de acuerdo a lo solicitado por nota y la envía la misma para su confirmación antes de emitirla. Una vez confirmada por el solicitante, requiere a la empresa adjudicada la emisión del pasaje Control de facturas y pedidos de pago Analista de Turismo/Jefe de Préstamos y Turismo: recibe la factura del proveedor y conforma la misma previo control de los conceptos, montos facturados y vigencia de CAI. Registra una solicitud de compra en el sistema América por los pasajes emitidos y adjunta las facturas correspondientes. Director de la CSS: autoriza la solicitud de compras en el Sistema América y envía las actuaciones al Analista/Jefe de Presupuesto. Departamento de Presupuesto: autoriza la solicitud y toma conocimiento del gasto efectuado. Envía a Compras y Contrataciones Departamento de Compras y Contrataciones: recibe las actuaciones y adjunta los antecedentes de la adjudicación de proveedor de pasajes aéreos, en caso de corresponder. Genera la Orden de compra, dando inicio al procedimiento habitual de Compras y Contrataciones. Sector Tesorería: genera una Orden de pago (egreso por Tesorería). Imprime por duplicado y remite al pago.

5 PÁGINA: 5 de Gestión de inscripción y reservas de alojamiento Contacto con los organizadores Administrativo de Turismo: gestiona la inscripción, y efectúa las reservas de alojamiento con acuerdo de los delegados. Realiza el contacto con los organizadores del evento y efectúa las reservas del caso. De no contar con disponibilidad, solicita alojamientos con similares prestaciones al ofrecido por el evento Inicio de la gestión de pago Administrativo de Turismo: efectivizadas las reservas, envía a la Secretaría de Finanzas para efectuar los pagos requeridos, que podrán ser a través de transferencia, depósito bancario, tarjeta de crédito o efectivo, y dar lugar a la liquidación de viáticos. Solicita a la Secretaría de Finanzas por , el adelanto de los fondos para efectuar la transferencia de dinero correspondiente al pago total o parcial requerido por el prestador para realizar las inscripciones y reservas de hotel, indicando todos los datos de la cuenta y del proveedor. Recibe comprobantes de pago o transferencias del Sector Tesorería y envía al proveedor solicitando la correspondiente remisión de los comprobantes de pago Pago con tarjeta de crédito Administrativo de Turismo: en caso de abonar gastos con tarjeta de crédito, deja constancia de los mismos en el pase de las actuaciones a la Secretaría de Finanzas, e indica todos los datos necesarios para la identificación del gasto efectuado Autorización de gastos Secretaría de Finanzas: recibe las actuaciones y adjunta a las mismas presupuesto de viáticos. Incorpora al Orden del Día del Comité Ejecutivo para conocimiento o resolución, si no se han fijado los importes en la resolución de designación. Comité Ejecutivo: autoriza los montos y cantidad de días reconocidos en concepto de alojamiento, traslado y viáticos, de acuerdo a lo actuado. Para el caso de viajes internacionales, determina el importe por día de acuerdo al destino, si el mismo no se ha determinado al momento de la designación. Secretaría de Finanzas: confecciona la resolución y envía al Sector Tesorería a fin de efectivizar los pagos autorizados. Cuando se hayan abonado gastos correspondientes a acompañantes, solicita la deducción de los mismos. 4.4 Otras gestiones Pedidos de reintegros de gastos Sector Tesorería: cuando existan gastos abonados por cuenta del Notario, podrá solicitar su reintegro a través de la Secretaría de Finanzas, quien adjuntará al expediente de designación y solicitará las autorizaciones convenientes, a fin de efectuar el pago correspondiente.

6 PÁGINA: 6 de Adelanto de fondos en concepto de gastos Sector Tesorería: cuando se adelanten fondos en concepto de gastos de traslado o gastos menores, deberá efectuarse la rendición a través de la Secretaría de Finanzas, quien adjuntará al expediente de designación y solicitará las autorizaciones convenientes, a fin de efectuar el pago correspondiente Adelanto de gastos y pago de alojamiento e inscripción Sector Tesorería: a requerimiento del sector Préstamos y Turismo genera una Orden de pago (egreso por Tesorería). Imprime por duplicado y remite al pago. Devuelve una copia de la Orden de pago con comprobante de depósito o interdepósito al Analista Préstamos y Turismo y este último remite al operador turístico. Administrativo de Turismo: solicita al proveedor el envío de la correspondiente factura y constancia de pago y se remite al Sector Tesorería. 5. RESPONSABILIDADES Sector Préstamos y Turismo Analista Préstamos y Turismo - Realiza las gestiones pertinentes para efectuar las inscripciones, reservas de alojamiento y emisión de pasajes aéreos; - Inicia la gestión de pago; - Solicita a la Secretaría de Finanzas por nota, el adelanto de los fondos para efectuar la transferencia de dinero correspondiente al pago total o parcial requerido por el prestador para realizar las inscripciones y reservas de hotel; - Deja constancia en el pase de las actuaciones, en caso de que se abonaran gastos con tarjeta de crédito e indica todos los datos necesarios para la identificación del gasto efectuado; - Realiza la rendición a través de la Secretaría de Finanzas cuando se adelanten fondos en concepto de gastos de traslado o gastos menores. Departamento de Presupuesto - Autoriza la solicitud. Departamento de Compras y Contrataciones - Gestiona la búsqueda de ofertas y adjudicación del proveedor cuando requiera pasajes aéreos, como asimismo, la autorización de los gastos; - Eleva a la Pro-tesorería para su adjudicación; - Genera la Orden de compra, dando inicio al procedimiento habitual de Compras y Contrataciones. Sector Tesorería - Genera una Orden de pago (egreso por Tesorería) y remite al pago. Secretaría de Finanzas - Recibe las actuaciones y adjunta a las mismas presupuesto de viáticos. - Incorpora al Orden del Día del Comité Ejecutivo para conocimiento o resolución, si no se han fijado los importes en la resolución de designación; - Confecciona resoluciones.

7 PÁGINA: 7 de 7 Comité Ejecutivo - Autoriza, de acuerdo a lo actuado, los montos y cantidad de días reconocidos en concepto de alojamiento, traslado y viáticos; - Determina el importe por día de acuerdo al destino, si el mismo no se ha determinado al momento de la designación, para los casos de viajes internacionales. 6. REFERENCIAS NORMATIVAS - Resolución de Comité Ejecutivo Nº 3667 de fecha 16/08/ REGISTROS REGISTRO SOPORTE ACCESO Expediente de designación Resolución de designación 8. ANEXOS N/A Papel Papel/Electrónico Sectores involucrados Sectores involucrados LUGAR ARCHIVO Sector Préstamos y Turismo Secretaría de Comité TIEMPO RET. Permanente Permanente