7ª Convocatoria Fondo Viajes y apoyo para la realización de Eventos Científicos 2013/2014

Transcripción

1 7ª Convocatoria Fondo Viajes y apoyo para la realización de Eventos Científicos 2013/2014 Gestión Administrativa línea de financiamiento A Participación individual en eventos científicos y académicos A continuación se detallan los procedimientos a seguir para realizar las gestiones administrativas necesarias para la utilización de fondos adjudicados en la 7ª Convocatoria - Fondo Viajes y apoyo para la realización de Eventos Científicos Línea de Financiamiento A- Participación individual en eventos científicos y académicos contemplando las pautas establecidas en las Resoluciones: Res. (R) Nº14021/12, Res. (R) Nº14022/12 y la Res. (R) Nº14023/12. IMPORTANTE: Todas las gestiones se realizarán directamente en la Secretaría de Investigación. Ante cualquier duda, inconveniente, o situación excepcional, se recomienda enfáticamente solicitar asesoramiento previo en la Secretaría de Investigación: Módulo I, Planta alta, Of. 164; coop@ungs.edu.ar. Por asesoramiento dirija su consulta a: coop@ungs.edu.ar 1

2 GUIA DE CONTENIDOS 1. COMPRA DE PASAJES...3 Qué se debe tener en cuenta?...3 COMPRA DE PASAJES TERRESTRES...3 COMPRA DE PASAJES AEREOS...3 Cómo solicitar los fondos asignados para pasajes? VIATICOS (hospedaje, alimentos, gastos personales varios)...7 Qué gastos se encuentran contemplados?...7 Por qué solicitar viáticos?...7 Para el caso de los gastos contemplados como viáticos, dentro de los montos diarios habilitados la rendición no requiere de la presentación de tickets o facturas...7 Cómo solicitar los viáticos?...7 Cómo rendir los viáticos? COMPRA DE MONEDA EXTRANJERA...8 Por asesoramiento dirija su consulta a: coop@ungs.edu.ar 2

3 1. COMPRA DE PASAJES Qué se debe tener en cuenta? COMPRA DE PASAJES TERRESTRES Si el monto de la compra dada supera los $1000 (mil pesos) se deben presentar 3 presupuestos impresos de diferentes empresas. Dichos presupuestos pueden ser s, notas, etc., deben contar con Dirección, Teléfono y CUIT de las empresas del bien o servicio. SIEMPRE deberá solicitar Factura tipo B o C o tickets con validez fiscal. RECUERDE guardar los pasajes originales para presentar al momento de la rendición de gastos COMPRA DE PASAJES AEREOS En virtud del Decreto Nº 1191/12: Las jurisdicciones y entidades del Sector Público Nacional comprendidas en el artículo 8 de la Ley Nº deberán contratar con AEROLINEAS ARGENTINAS S.A. y AUSTRAL LINEAS AEREAS CIELOS DEL SUR S.A. los pasajes que requieran para el traslado vía aérea, tanto dentro como fuera del país, de sus funcionarios, empleados o asesores contratados bajo cualquier modalidad, o de terceros cuyos traslados financiaran. SOLAMENTE podrán financiarse (total o parcialmente) aquellos pasajes Aéreos, cuyos vuelos sean operados por Aerolíneas Argentinas S.A o Austral Líneas Aéreas Cielos del Sur S.A. RECUERDE guardar las facturas y los boarding pass originales para presentar al momento de la rendición de gastos Por asesoramiento dirija su consulta a: coop@ungs.edu.ar 3

4 Cómo solicitar los fondos asignados para pasajes? Los fondos adjudicados podrán ejecutarse mediante: 1. Adelanto financiero y rendición de gastos 2. Reintegro de los gastos realizados Para cada caso el procedimiento a seguir se describe a continuación: 1. Adelanto financiero y rendición de gastos Para solicitar un adelanto financiero que permita la realización de los gastos el adjudicado deberá enviar una nota dirigida a la Secretaría de Investigación con la siguiente información: Se solicita realizar un adelanto financiero de $ XXXXXX a nombre de (Nombre, Apellido y DNI de quien utilizará el dinero) para la compra de (detalle) para (Actividad en caso de corresponder) financiado en la convocatoria (Nombre de la Convocatoria) IMPORTANTE: Una vez presentada la solicitud en la Secretaría de Investigación, la acreditación efectiva de los fondos (en la cuenta bancaria o mediante cheque) requiere un proceso de gestión que implica aproximadamente 7 días hábiles. Una vez transcurrido ese tiempo todas las consultas sobre el estado de situación de la transferencia correspondiente deberán realizarse directamente en la Tesorería de la UNGS Tel.: (011) Por asesoramiento dirija su consulta a: coop@ungs.edu.ar 4

5 Para realizar la rendición de los gastos la persona adjudicada deberá enviar una nota dirigida a la Secretaría de Investigación con la siguiente información: Se presenta la rendición de gastos de $ XXXXXX correspondiente a la compra de (detalle) para (Actividad en caso de corresponder) financiado en la convocatoria (Nombre de la Convocatoria). Adjuntando: Las facturas y pasajes (o boardings pass) originales sin doblar, pegados en hojas A4 (simple faz) y numerados Cuadro de Comprobantes (Anexo I) completo y firmado Cuadro de Cotizaciones (en caso de que alguna compra supere los $1000) RECUERDE: 1. En caso de no utilizarse todo el dinero adelantado se deberán devolver los fondos restantes indicando la cantidad exacta en la nota de la rendición. Por asesoramiento dirija su consulta a: coop@ungs.edu.ar 5

6 2. Reintegro de gastos realizados Para solicitar un reintegro por los gastos realizados con dinero personal, la persona adjudicada deberá enviar una nota dirigida a la Secretaría de Investigación con la siguiente información: Se solicita realizar el reintegro de gastos de $ XXXX a (Nombre, Apellido y DNI de quien efectuó el gasto) correspondiente a la compra de (detalle) para (Actividad en caso de corresponder)) financiado en la convocatoria (Nombre de la Convocatoria) Adjuntando: Las facturas y pasajes (o boardings pass) originales sin doblar, pegados en hojas A4 (simple faz) y numerados Cuadro de Comprobantes (Anexo I) completo y firmado Cuadro de Cotizaciones (en caso de que alguna compra supere los $1000) IMPORTANTE: Una vez presentada la solicitud de reintegro de fondos en la Secretaría de Investigación, la acreditación efectiva de los fondos (en la cuenta bancaria o mediante cheque) requiere un proceso de gestión que implica aproximadamente 7 días hábiles. Una vez transcurrido ese tiempo todas las consultas sobre el estado de situación de la transferencia correspondiente deberán realizarse directamente en la Tesorería de la UNGS Tel.: (011) Por asesoramiento dirija su consulta a: coop@ungs.edu.ar 6

7 2. VIATICOS (hospedaje, alimentos, gastos personales varios) Qué gastos se encuentran contemplados? El monto de dinero destinado a los viáticos incluye: gastos de hospedaje, alimentación, y gastos personales varios (dentro de los que se consideran los gastos de inscripción a congresos) Por qué solicitar viáticos? Para el caso de los gastos contemplados como viáticos, dentro de los montos diarios habilitados la rendición no requiere de la presentación de tickets o facturas. Cómo solicitar los viáticos? Al menos 15 días antes de su viaje, la persona adjudicada deberá presentar una nota dirigida a la Secretaría de Investigación con la siguiente información: Nombre y Apellido DNI Fecha de nacimiento Categoría Tipo de dedicación Monto de viáticos solicitado Copia del pasaje (aéreo o terrestre) y, cuando así corresponda, un comprobante del evento al que se asistirá, Cómo rendir los viáticos? Dentro de los cinco días hábiles luego de su retorno o finalizada la actividad: Entregar en la Secretaría de Investigación, alguno de los siguientes documentos: copia de los boarding pass (aéreo) copia de los pasajes terrestres comprobante del evento al que se asistió Por asesoramiento dirija su consulta a: coop@ungs.edu.ar 7

8 3. COMPRA DE MONEDA EXTRANJERA En el caso de que sea necesaria la compra de moneda extranjera se solicita ponerse en contacto con la mayor anticipación posible con la Secretaría de Investigación: Módulo I, Planta alta, Of. 164; Por asesoramiento dirija su consulta a: 8