PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y PAGO A PROVEEDORES ELABORADO POR: EG REVISADO POR: FE

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1 PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA CÓDIGO: FA/02 CLAUSULA: 8.4 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 1 de 6 GERENCIA GENERAL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y PAGO A PROVEEDORES ELABORADO POR: EG REVISADO POR: FE APROBADO POR: DB FECHA: 01-ago-2017 FECHA: 24-ago-2017 FECHA: 01-sep-2017 VIGENCIA A PARTIR DE: 01-sep OBJETIVO Establecer una metodología que permita controlar y gestionar de manera adecuada las compras y contrataciones que realiza la Bolsa de Valores de Quito para el desarrollo de sus actividades y definir el procedimiento de cumplimiento de obligaciones con sus proveedores luego de la entrega de los productos o servicios contratados. 2. ALCANCE Aplica para las adquisiciones y contrataciones que se realizan en la Bolsa de Valores de Quito de productos y servicios. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Procedimiento para la atención de consultas y pedidos AM/01 4. DEFINICIONES N/A 5. RESPONSABLE Gerente General Analista de Recursos Humanos Gerentes o Jefes de Área Asistente Financiero Recepcionista Funcionarios de la Bolsa de Valores de Quito Bolsa de Valores de Quito Procedimiento de Compras y Pago a Proveedores FA (02) 1

2 6. POLÍTICAS 6.1 Excepciones de cotización: a) Se excepcionará la entrega del número de cotizaciones, descritas en la tabla 2, en los siguientes casos: Cuando no exista más de un proveedor en la ciudad que disponga del producto o servicio solicitado o se trate de un producto o servicio especializado para los cuales se requiere realizar la compra a un proveedor de manera particular. Cuando existan contratos vigentes de servicios prestados, mantenimiento, asesoría, consultoría, compra de bienes y otros similares. En la contratación de servicios para eventos realizados por la Institución. Renovaciones de suscripciones a medios de comunicación. En los casos en que Gerencia o Presidencia excepcionen solicitar cotizaciones. Para estos casos se adjuntará solo la cotización del proveedor. b) En la contratación de capacitadores para talleres o seminarios desarrollados por la Bolsa de Valores de Quito, se requerirá la carta de invitación al instructor a participar en el taller, la aceptación formal del instructor y el syllabus aprobado por Gerencia y por el Jefe de Capacitación y Eventos. Este último, informará al instructor las fechas y horarios en las cuales dictará su cátedra. En estos casos no aplicará el envío de cotización. 6.2 Excepciones para contratos: a) Se excepcionará la emisión de un contrato según lo establecido en la tabla 3, para los servicios contratados con medios de comunicación impresos o proveedores especializados en los cuales se llenará la orden de compra por el monto a pagar. b) Proveedores que, según sus políticas comprobadas y de manera normal, no realizan contratos o tienen otro tipo de formalidades de similar valor compromisorio. c) Para la contratación de capacitadores externos en seminarios desarrollados por la Bolsa de Valores de Quito, aplicará como tal la carta de invitación enviada. d) Otros autorizados por la Gerencia. 6.3 En compras por valores menores a $ no será necesaria la solicitud de compra o la solicitud de servicio externo, ni la orden de compra, salvo que sea para compras de productos o servicios considerados como críticos en el procedimiento de registro y selección de proveedores. Bolsa de Valores de Quito Procedimiento de Compras y Pago a Proveedores FA (02) 2

3 6.4 No se llenará la solicitud de servicio externo, o la solicitud de compra, ni se presentarán cotizaciones para pagos a realizarse por concepto de: compras o servicios externos cuyos valores sean menores de , servicios profesionales contratados para asesorías solicitadas por Gerencia, capacitaciones externas para el personal, viáticos, emisión de tickets aéreos, hospedajes, reembolsos de gastos, auspicios y donaciones, convenios o contratos de asesoría, almuerzos, desayunos, refrigerios, dietas de directores, comisiones, trámites legales, aportaciones, inscripciones, cuotas de afiliación, incentivos a casas de valores, impuestos y obligaciones fiscales, sueldos, retribución monetaria por prácticas pre profesionales, servicios prestados de forma ocasional, consumos de tarjetas de crédito y transferencias de valores a empresas relacionadas, servicios de correo y courier nacional e internacional, alquiler de automóviles, invitaciones a conferencistas especializados para conversatorios y desayunos de trabajo, copias, anillados, servicios básicos, arrendamientos, alícuotas de mantenimiento; y otros que sean aprobados por Gerencia Todo comprobante contable debe estar sumillado por el Asistente Financiero y Jefe Financiero La factura de proveedores o capacitadores debe ingresar al departamento de contabilidad en un plazo no mayor a 3 días de recibida en la institución para que se proceda con el pago correspondiente Bolsa de Valores de Quito Procedimiento de Compras y Pago a Proveedores FA (02) 3

4 7. PROCEDIMIENTO Bolsa de Valores de Quito Procedimiento de Compras y Pago a Proveedores FA (02) 4

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7 8. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS Versión Ítem Aspecto cambiado Aspecto eliminado 2 - Logo de la BVQ Logo anterior BVQ 2 - Cláusulas Cláusula 7.4 y Políticas Flujograma Actualización del nombre de puesto de trabajo ANEXOS Anexo # 1 Tablas para el procedimiento de compras y pago a proveedores 9. REGISTROS Solicitud de Compra Solicitud de Servicio Externo Orden de Compra Solicitud de reclamo a proveedores Registro de reclamo a proveedores FA/02-1 FA/02-2 FA/02-3 FA/02-4 FA/02-5 Bolsa de Valores de Quito Procedimiento de Compras y Pago a Proveedores FA (02) 7