Manual de Procedimientos

Transcripción

1 1 de 6 Elaborado por: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento Revisado por: Aprobado por: Secretario General TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL PROCEDIMIENTOS Logística para la Ceremonia de Grados PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS ANEXOS... 6

2 2 de 6 1. OBJETIVO Describir los procedimientos que detallan las actividades que deben realizarse para la logística de la ceremonia de grados. 2. ALCANCE Comprende las actividades necesarias para la logística de la ceremonia de grados. 3. DEFINICIONES 4. NORMATIVIDAD POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

3 3 de 6 6. PROCEDIMIENTOS 6.1. Logística para la Ceremonia de Grados ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Logística para la Ceremonia de Grados A- Definir fecha y hora de la ceremonia de grado. Consejo Académico B- Definir fecha, hora y lugar para el ensayo de la ceremonia. C- Definir fecha, hora y lugar para entrega de togas. D- Solicitar reserva del Coliseo Alberto León Betancur y solicitar retiro de mallas de canchas alternas y suspensión de actividades en la fecha de la ceremonia. E- Publicar en la pagina web de la Universidad la información de la ceremonia, fecha del grado, fecha de ensayo, fecha y lugar para entrega de togas e instructivos. F- Enviar comunicación, a Seguridad, Servicios Varios, Mantenimiento, Coordinación Administrativa de la Rectoría, Salud Ocupacional, Director CDU y Servicio Medico, informando la fecha y hora de la ceremonia de grado. G- Enviar invitación a los maestros de ceremonia H- Enviar invitación al director del coro de la Universidad I- Actualizar instructivo de Información para los graduandos J- Buscar y reservar espacio para entrega de togas e instructivos K- Definir el número de monitores y las horas de trabajo que se requieren L- Solicitar documentación necesaria a los monitores seleccionados M- Enviar a la Coordinación Administrativa la documentación requerida y la cantidad de horas asignadas al monitor para la contratación N- Programar reunión con los becarios para inducción e instrucción

4 4 de 6 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS O- Programar reunión con los fotógrafos para recomendaciones P- Enviar comunicación con información de fecha y hora de los grados a los jefes de los funcionarios que colaboraran en la organización de los graduandos durante la ceremonia de grado. Q- Programar reunión con los funcionarios para información e instrucción de actividades R- Definir la cantidad de tarjetas e instructivos para impresión S- Solicitar a la Coordinación Administrativa de la Rectoría el suministro de los elementos necesarios para la ceremonia. T- Solicitar cotización escrita a los proveedores de los elementos necesarios para la ceremonia U- Solicitar a la unidad de artes gráficas la impresión de tarjetas e instructivos V- Solicitar las togas a la empresa contratada y dar fecha de entrega W- Enviar comunicación a Servicios Varios, Mantenimiento, Vigilancia y Salud Ocupacional para revisión del coliseo X- Asistir a la reunión en el Coliseo y definir requerimientos Y- Depurar el listado de graduandos recibido de Registro Académico. Z- Elaborar plano de la ceremonia de grados y listado en Excel, con la organización de los graduandos y su número de ubicación. AA- Actualizar la pagina de grados con la ubicación de las sillas en el plano AB- Solicitar a la unidad de artes graficas la impresión del plano AC- Elaborar listado para registro, entrega de togas e instructivo AD- Elaborar carné para funcionarios, becarios y fotógrafos. Coordinador Administrativo de Rectoría

5 5 de 6 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS AE- Definir el número de invitaciones por graduando AF- Elaborar mosaico con foto de los fotógrafos para entregar en vigilancia y porterías AG- Colocar sello seco a las tarjetas de invitación AH- Prensar instructivo, plano y tarjetas de invitación para el graduando AI- Controlar entrega de instructivos y toga a los graduandos y decanos que las requieran AJ- Elaborar pancartas con nombres de las facultades, números pares, las sillas de los graduandos y porta nombres para la mesa directiva. AK- Enviar comunicación, a los Jefes de Sección de Admisiones, Servicios Varios, Mantenimiento, Vigilancia, Salud Ocupacional, Servicio Medico y al Coordinador CDU, sobre la evaluación al proceso de ceremonia de grados. AL- Coordinar el desfile en la ceremonia AM- Coordinar la organización de los graduandos en el coliseo AN- Coordinar entrega de diplomas AO- Recibir las togas que no fueron entregadas después de la ceremonia de grados y entregar paz y salvo AP- Enviar a la Coordinación Administrativa cumplido de los servicios contratados Vigilancia, Servicios Varios y Director/ Secretaria/ Técnico de la Oficina de Director/ Secretaria/ Técnico de la Oficina de Admisiones y Registro Académico

6 6 de 6 7. PROCESOS RELACIONADOS Subproceso de Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes Subproceso de Contratación y Compras Nacionales 8. FORMATOS 9. ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA Versión Inicial del Manual Sep- 2009