MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0

Transcripción

1 MBRE DEL PROPÓTO ALCANCE FICHA DE DESCRIPCIÓN DE Revista Institucional CODIGO: OC - 01 Lograr la elaboración y difusión de la revista institucional y difundir los logros alcanzados en la Institución en el ámbito social, docente, investigación y asistencial del Instituto Nacional de Salud del Niño. A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea del Instituto Nacional de Salud del Niño MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N y su Reglamento D.S N SA INDICADOR Revista MANUAL DE S VERÓN 1.0 INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA N de revistas publicadas FUENTE Registros informáticos de la Oficina de RMAS RESPONSABLE Oficina de Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M N SA/DM y sus modificatorias. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de R.D N 413-DG-INSN-2009 DESCRIPCIÓN DEL INICIO El Director de la Oficina de del INSN deberá evaluar los temas a tratar y entregar al periodista de la Unidad de Prensa. El Periodista de la Unidad de Prensa deberá coordinar con los jefes de departamento, servicios u oficinas para la realización de la entrevista y toma de fotografías. Así mismo deberá redactar, titular y editar las notas periodísticas y seleccionar las fotografías para posteriormente entregarlos al Director de la Oficina de. El Director de la Oficina de deberá corregir y presentar las notas al Director General. El Director General deberá evaluar y devolver el material aprobado a la Oficina de. El Director de deberá enviar el material periodístico a la imprenta. La Imprenta deberá elaborar el borrador de la revista: etapa de post producción (diseño, diagramación, retoque de fotografías, etc.), Luego de elaborar el borrador de la revista, entrega al Dirección General para su aprobación o solicitud de correcciones del trabajo. Con la conformidad de la Dirección General, el borrador de la revista se deberá enviar a la imprenta para la etapa de pre prensa (quemado de placas e impresión). El Director de la Oficina de, deberá recibir la revista (ejemplares impresos) para verificar la calidad de impresión, gramaje del papel de carátula y páginas interiores, y finalmente presentar los ejemplares de la revista a la alta dirección, realizar la distribución interna y externa. FIN ENTRADAS MBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Información Institucional Unidades Orgánicas del Instituto Semestral Manual SALIDAS MBRE DESTI FRECUENCIA TIPO Revista/ Boletín Público externo e interno Semestral Manual

2 DEFINICIONES: Difusión: La elaboración de este tipo de productos permiten difundir los logros alcanzados y las actividades que se realizan en el INSN, los que serán analizados y observados por nuestros usuarios internos y externos. REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del Procedimiento 2

3 Revista Institucional MANUAL DE S VERON 1.0 Instituto Nacional de Salud del Niño Oficina de Unidad de Prensa Director de Oficina de Periodista Inicio Evaluar temas a tratar Coordinar y realizar entrevista y sesión fotográfica Consolidar información, redactar, titular y editar notas y seleccionar fotografías Director General Imprenta Remitir para revisión Conforme? Corregir Revisar Conforme? Remitir material a imprenta Aprobar borrador de revista Elaborar borrador de revista Realizar correcciones Conforme? Distribuir revista en el INSN y otras instituciones externas Imprimir revista Fin CODIGO : OC - 01

4 MBRE DEL PROPÓTO ALCANCE FICHA DE DESCRIPCIÓN DE Nota de Prensa CODIGO: OC-02 Lograr la difusión de temas relacionados al Instituto y Salud a los Medios de Comunicación por medio de notas de prensa. A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea del Instituto Nacional de Salud del Niño MARCO LEGAL Ley del Ministerio de Salud N y su Reglamento D.S N SA INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Nota de prensa N de notas de prensa otorgadas a medios de comunicación RMAS Registros informáticos de la Oficina de Oficina de Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M N SA/DM y sus modificatorias. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de R.D N 413-DG-INSN-2009 Art 23 del Capítulo V del D.L N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa Art 138 del Capítulo X del D.S N PCM Ley de Bases de la Carrera Administrativa DESCRIPCIÓN DEL INICIO El Medio de Comunicación (prensa, radio y televisión) deberá solicitar la autorización a la Oficina General de del Ministerio de Salud, para la realización de una Nota Periodística. La Oficina General de del MINSA deberá evaluar y enviar a la Oficina de del Instituto la Solicitud de Entrevista, que deberá contener los datos del Medio de Comunicación, nombre del periodista, funcionario responsable, tema a tratar, atención del especialista asignado, modalidad de entrevista (teléfono, presencial, escrito), fecha, hora y Coordinador de la Oficina de del MINSA. El Coordinador del MINSA deberá comunicar vía telefónica a la Oficina de del INSN, que ha enviado por fax la solicitud firmada por el Director de la Oficina General de del MINSA a la Dirección General del INSN, para que sea firmada y autorizada. El Director de Oficina de deberá comunicar la recepción de la solicitud. El Director General del Instituto de autorizar solicitud de entrevista deberá firmar y remitir vía fax la solicitud a la Oficina de del MINSA. La Oficina de del INSN deberá coordinar con el funcionario encargado de dar declaraciones, el tema a tratar, fecha y hora. Así mismo deberá informar al medio de comunicación que está autorizada y coordinada la entrevista. La Unidad de Prensa deberá recibir, acompañar y supervisar el trabajo del periodista durante la permanencia en la Institución, grabar el informe, si es televisivo o verificar en el medio impreso, para su difusión interna. El Director de la Oficina de deberá elaborar el informe sobre lo publicado y/o difundido y remitir al Director General. FIN ENTRADAS MBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Solicitud para realizar nota periodística MANUAL DE S VERÓN 1.0 Oficina General de MINSA SALIDAS Variable Manual MBRE DESTI FRECUENCIA TIPO

5 Reportaje o Nota de Manual Público externo e interno Variable Prensa DEFINICIONES: Informe Periodístico: Esta actividad permite difundir en forma coordinada y organizada diferentes aspectos que son de interés periodístico y social, a través de los Medios de Comunicación. REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del Procedimiento 5

6 Nota de Prensa MANUAL DE S VERON 1.0 Instituto Nacional de Salud del Niño Medio de Comunicación Ministerio de Salud Oficina de Director de Oficina de Unidad de Prensa Director General Inicio Solicitar autorización para realizar Nota Periodística Evaluar Autoriza? Fin Comunicar y enviar autorización vía telefónica y fax a la Oficina de del INSN Comunicar Autoriza? Fin Coordinar con funcionario a ser entrevistado Comunicar y coordinar con medio de comunicación sobre nota de prensa a realizar Supervisar el trabajo del periodista Elaborar y remitir informe al Director General Copiar o grabar el informe Fin CODIGO : OC - 02

7 MBRE DEL PROPÓTO ALCANCE MARCO LEGAL FICHA DE DESCRIPCIÓN DE Evento protocolar CODIGO: OC-03 Lograr el desarrollo de eventos protocolares en el Instituto. A los Órganos de Dirección, Control, Asesoría, Apoyo y de Línea del Instituto Ley del Ministerio de Salud N y su Reglamento D.S N SA INDICES DE PERFORMANCE INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FUENTE RESPONSABLE Eventos protocolares N de eventos protocolares realizados en el Instituto RMAS Dirección General Oficina de Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Niño R.M N SA/DM y sus modificatorias. Manual de Organización y Funciones de la Oficina de R.D N 413-DG-INSN-2009 Manual de Protocolo del Ministerio de Salud R.M N /MINSA DESCRIPCIÓN DEL INICIO El Director de la Oficina de deberá elegir el lugar, fecha y hora de realización del evento por indicación de la Dirección General, elaborar el oficio de invitación firmado por la Dirección General y remitirlo al Ministro de Salud. El oficio firmado se deberá enviar al Despacho Ministerial vía fax y por Mesa de Partes del MINSA, con 15 días previos al evento. La unidad de Imagen Institucional, deberá elaborar la lista de invitados externos e internos y elaborar el Programa Oficial: Intervenciones, intermedios musicales, break, premiaciones, etc. El Director de deberá disponer la elaboración, diseño e impresión de tarjetas de invitación. La Unidad de Imagen Institucional, deberá distribuir las tarjetas a entidades gubernamentales y no gubernamentales, difundir a través de paneles, volantes, perifoneos para dar a conocer el evento (interno) y confirmar la asistencia de participantes vía telefónica. El Director de, deberá coordinar con la comitiva de recepción de autoridades y personalidades sobre el desarrollo del evento. La Unidad de Imagen Institucional, deberá acondicionar y verificar el perfecto estado de la logística a utilizar en la ceremonia (mesas, mantel de ceremonias, equipo de sonido, audiovisuales, sillas, banners, banderines, etc). Ubicar a los integrantes de la Mesa de Honor de acuerdo a su jerarquía. El Director de deberá dirigir el desarrollo del evento según la programación. La Unidad de Imagen Institucional deberá atender a invitados. El Director de deberá agradecer y despedir a invitados por su asistencia a la ceremonia. FIN ENTRADAS MBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO Evento programado Oficina de SALIDAS Quincenal Mecanizado MBRE DESTI FRECUENCIA TIPO Evento realizado MANUAL DE S VERÓN 1.0 Público externo e interno Quincenal Mecanizado

8 DEFINICIONES: Imagen Institucional: La finalidad de estas actividades es fortalecer la imagen de la Institución a través de sus diferentes públicos, mostrando las fortalezas y el avance de la misma, en este tipo de eventos que permite la concentración de los medios de comunicación. REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del Procedimiento 8

9 Inicio Elegir fecha, hora y lugar de realización de evento por Indicación de la Dirección General Evento Protocolar Director de Oficina de Instituto Nacional de Salud del Niño Oficina de Unidad de Imagen Institucional MANUAL DE S VERON 1.0 Director General Firmar oficio y remitir al MINSA Elaborar oficio de invitación al Ministro de Salud Elaborar Lista de invitados externos e internos Disponer la impresión de invitaciones Elaborar Programa Oficial del evento Distribuir invitaciones Difundir realización de evento Coordinar con comitiva de recepción sobre desarrollo de evento Confirmar asistencia de invitados Acondicionar y verificar logística Dirigir evento según programa Recibir y ubicar a autoridades e invitados Atender invitados Agradecer y despedir invitados FIN CODIGO : OC - 03