Manual de Procedimiento para la Suscripción de Convenios y Acuerdos de Cooperación

Transcripción

1 Comisión Nacional de Proyectos y Convenios Coordinación Nacional de Cooperación inter Institucional Manual de Procedimiento para la Suscripción de Convenios y Acuerdos de Cooperación 2012 Manual de procedimientos para la firma de convenios Presentado por: María Luisa Carreño Sanguinetti Revisado por: Percy Delgado Valladares Aprobado por Victor Cuestas Olivos Version

2 Índice I. Objetivos II. Conceptos III. Operación y administración de los convenios y acuerdos. IV. Responsabilidades de las personas e instancias involucradas en los convenios. V. Criterios particulares. VI. Tipología de convenios y acuerdos. ANEXO I - Elementos básicos a tener en cuenta para el seguimiento de Convenios o Acuerdos

3 I OBJETIVOS Los Convenios y Acuerdos de Cooperación a nivel local, regional, nacional e internacional son instrumentos de la Asociación de Scouts del Perú diseñados con la finalidad de brindar a sus miembros debidamente registrados, un valor agregado por medio de beneficios de tipo educativo, de intercambio, de cooperación mutua, de descuentos en servicios infantiles y juveniles, de entretenimiento entre otros. A nivel institucional busca contribuir con los objetivos del Plan Nacional 1. Reforzar la Ley que respalda a nuestro movimiento y crea convenios que beneficien al Movimiento Scout. 2. Mejorar la imagen institucional de la Asociación de Scouts del Perú 3. Obtener alianzas con instituciones educativas para beneficiar a los miembros de la ASP. Los Convenios y Acuerdos plasman la decisión de cooperación mutua con otras instituciones, organismos públicos, entidades privadas, empresas, organizaciones, para el mejor logro de sus objetivos de desarrollo institucional. La Asociación de Scouts del Perú, a través de la Dirección de Proyectos y Convenios, tiene como política supervisar todos los Convenios y Acuerdos que se celebran, siendo la responsable de fortalecer el vínculo de ésta con las instituciones. El presente documento ha sido elaborado como resultado de la experiencia obtenida hasta la fecha y con el objetivo de sentar las bases de un sistema organizado o procedimiento que describen los pasos a seguir para la suscripción de convenios II CONCEPTOS 1. Los Convenios y/o Acuerdos de Apoyo suscriptos por la Asociación de Scouts del Perú, procurarán concretar el logro de los objetivos de Desarrollo Institucional a través de las líneas estratégicas establecidas en su Plan Nacional y conforme al Plan Estratégico vigente. 2. Registro de Convenios: Todos los Convenios y/o Acuerdos deben ser revisados, aprobados y registrados por la Dirección de Proyectos y Convenios. Los ejemplares originales de todos los convenios y/o acuerdos permanecerán bajo la custodia del Consejo Directivo, contando la dirección con un original para su consulta, difusión, monitoreo y evaluación permanente.

4 3. Responsable de la Revisión de Convenios: La Coordinación Nacional de Convenios es la responsable de la revisión de todos los convenios y/o acuerdos suscriptos por la Asociación de Scouts del Perú, serán elevados al Jefe Scout Nacional y al Presidente del Consejo Directivo para su respectiva aprobación y posterior firma. 4. Responsables de la Ejecución de Convenios: El Jefe Scout Nacional a través de la Coordinación Nacional de Convenios, evaluará y designará a los Coordinadores de cada convenio, los mismos que en relación directa con la Coordinación Nacional, son responsables de la promoción, instrumentación, seguimiento y evaluación de los convenios y/o acuerdos suscriptos por la Asociación de Scouts del Perú. 5. Convenios que impliquen Recepción de Fondos: Cuando un convenio y/o acuerdo requiera para su realización recursos financieros externos (donativos en dinero o en especie, patrocinios, créditos blandos, etc.) provenientes de Fundaciones, Agencias de Cooperación Internacional, ONGs, instituciones públicas o privadas, o personas físicas, deberá intervenir la instancia a la que correspondiera la gestión y tramitación oficial de dichos recursos, los que serán asignados en tu totalidad al cumplimiento del presupuesto de dicho convenio. Los fondos recibidos bajo dicha modalidad, no pueden ni deben, ser usados para otro tipo de gastos o compromisos económicos asumidos por la Asociación de Scouts del Perú. El Consejo Directivo Nacional a través del Tesorero se hará directamente responsable de la asignación de dichos recursos. 6. Erogación Económica: Cuando un convenio y/o acuerdo requiera la erogación de recursos económicos, se deberá contar con la asignación presupuestaria correspondiente y la disponibilidad inmediata de dichos fondos. 7. Suscripción de Convenios y Acuerdos Firmas Autorizadas: En el caso de los convenios y/o acuerdos de alcance nacional, sólo el Presidente del Consejo Directivo cuyos poderes se encuentras inscritos y reconocidos en los Registros Públicos, está autorizado a firmarlos en representación de la Asociación de Scouts del Perú. En el caso de que algún grupo, localidad o región se viera en necesidad de firmar un convenio de menor alcance, se hará previa aprobación del tenor del convenio por parte de la Coordinación Nacional de Convenios y mediante resolución interna que autoriza a la firma de dicho convenio. 8. A fin de contribuir al cumplimiento inmediato de los compromisos y generar instancias de cooperación tangibles, cuando se firme un Convenio Marco, en un lapso no mayor a 30 días calendario, se deberá elevar el Plan Anual de Acción con las acciones específicas del mismo, a las instancias respectivas de cada parte. III - OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS CONVENIOS Y ACUERDOS Los motivos para establecer un Convenio o Acuerdo con la Asociación de Scouts del Perú, tienen múltiples orígenes. En cualquiera sea el caso, es necesario completar el proceso, debiendo presentarse una primera comunicación a la Coordinación Nacional de Convenios

5 mediante el formato CP 001, en el que se expresen las características básicas del Convenio y/o Acuerdo que se quiere establecer. Una vez recibida la comunicación, la Coordinación Nacional de Convenios, redactará un modelo de convenio que se ajuste a los objetivos y naturaleza del mismo, el mismo que será remitido para conocimiento y aprobación al Jefe Scout Nacional y al Presidente del Consejo Directivo nacional, quienes harán llegar sus aportes y sugerencias en un plazo no mayor a 3 días calendario, luego de los cuales se procede a realizar los ajustes necesarios y se remite a la contraparte. El convenio es revisado por las instancias correspondientes de la otra parte, quienes pueden aprobarlo en su totalidad, en cuyo caso se inician las coordinaciones para la firma del mismo. En el caso de que existiesen algunos aportes o sugerencias al mismo, se remitirá a la Coordinación Nacional de Convenios, instancia responsable de ejecutarlos y de remitirlos nuevamente para su aprobación. La Coordinación Nacional de Convenios colaborará con los representantes o interesados en todas las acciones pertinentes a la firma del convenio. Tras la firma del documento, el Coordinador responsable de dicho convenio, deberá elaborar con la contraparte el Plan Anual de Acción y elevarlo a las instancias correspondientes. A continuación se describen las instancias correspondientes para el establecimiento de los convenios y acuerdos. Pasos a seguir en la elaboración de los Convenios y Acuerdos: 1.- Presentación de la solicitud y ficha de términos para establecer un convenio, de acuerdo con los siguientes criterios: i. Objetivo del convenio ii. Fecha en que se espera el inicio de actividades del Convenio y/o Acuerdo. iii. Antecedentes: relación sucinta de las acciones efectuadas con antelación a la existencia de una propuesta para Convenio y/o Acuerdo(si la hubiera) o motivos por los cuales se considera beneficiosa la suscripción del mismo iv. Datos completos de las personas o instituciones con las que se realizará la vinculación (nombre, domicilio, teléfono, fax, dirección, electrónica). v. Beneficios entregados por ambas partes vi. Información complementaria que se considere importante. 2. La Coordinación Nacional de Convenios, analizará los aspectos institucionales, legales, financieros y asesorará respecto del tipo de convenio a suscribir y hará las observaciones

6 pertinentes que informará luego al Jefe Scout Nacional y al Presidente del Consejo Directivo. 3. La propuesta de convenio y/o acuerdo será remitida a la parte interesada a fin de que se revise y se incorporen las observaciones que considerara pertinentes, luego de lo cual la Coordinación Nacional de Convenios realizará una revisión final del documento y establecerá la fecha para la firma del mismo. 4. La Coordinación Nacional de Convenios, llevará un archivo virtual de los convenios y/o acuerdos suscritos, siendo responsabilidad del (a) Secretario(a) del Consejo Directivo Nacional el archivo físico de los mismos. Se remitirá la información necesaria al (a) Comisionado(a) Nacional de Comunicaciones para su publicación en la web y su difusión a nivel nacional. IV- RESPONSABILIDADES DE LAS PERSONAS E INSTANCIAS INVOLUCRADAS EN LOS CONVENIOS Y ACUERDOS 4.1 GESTION DEL COMISIONADO NACIONAL DE PROYECTOS Y CONVENIOS Revisar y sugerir alcances para mejorar los términos del convenio. DE LA COORDINADORA NACIONAL DE COOPERACION INTERINSTITUCIONAL Informar al Presidente el inicio de las gestiones para la firma convenio. Recepcionar y verificar los datos consignados en la solicitud de convenios y/o acuerdos presentados. Participar en el análisis de los convenios y/o acuerdos propuestos por otras organizaciones. Diseñar de acuerdo a las necesidades de cada convenio y/o acuerdo la propuesta de formato que se adecue a dicha realidad. Participar en el seguimiento y evaluación de las actividades y responsabilidades contempladas en los Convenios y/o Acuerdos de su área, conforme los criterios establecidos y considerados en el Anexo I. Elaborar informes sintetizando las actividades y resultados de los convenios y/o acuerdos trimestralmente Formular y evaluar los convenios y propuestas para su continuidad o modificación. Realizar las observaciones pertinentes sobre la propuesta de convenio y/o acuerdo según lo indicado por la contraparte o las instancias competentes de la Asociación de Scouts del Perú y enviar nuevamente el documento contraparte solicitante para su revisión. Recepcionar y revisar la versión definitiva del convenio y/o acuerdo devuelta por su autoridad promotora e iniciar las gestiones para la correspondiente firma.

7 Evaluar las actividades y responsabilidades propias de cada convenio y/o acuerdo conjuntamente con el(los) Responsable(s) Operativo(s) para proceder a la renovación, modificación, rescisión o finalización de los compromisos. Coordinar con el Comisionado Nacional de Protocolo para que organice el acto protocolario de firma de Convenio. Coordinar con la Comisionada Nacional de Comunicaciones para la invitación oficial a los actos protocolares de firmas de convenio, así como para garantizar la difusión por los canales oficiales del mismo. Evaluar del desempeño de los responsables operativos o coordinadores de cada convenio. 4.2 DE APROBACION DEL PRESIDENTE Autorizar, mediante firma, los Convenios y/o acuerdos. Presidir los actos protocolares de firma de convenios y/o acuerdos. Delegar mediante resolución la autorización para firma de convenio a nivel local o regional. DEL JEFE SCOUT NACIONAL Dar su visto bueno al inicio de las gestiones para la concreción de un convenio y/o acuerdo. Revisar y sugerir alcances para mejorar los términos del convenio. Designar a los responsables operativos o coordinadores de cada convenio. Asistir a los actos protocolares de suscripción de convenios. 4.3 DE REVISION DEL CONSEJO DIRECTIVO NACIONAL Revisar y sugerir alcances para mejorar los términos del convenio. 4.4 DE APOYO DEL TESORERO Velar por los recursos económicos recibidos de parte de las instituciones con las que se suscriben convenios. Asignar, conforme a presupuesto y procedimientos establecidos, los recursos financieros necesarios para la puesta en marcha de las actividades propias de los convenios y/o acuerdos.

8 DEL COORDINADOR NACIONAL DE PROTOCOLO Conducir los actos protocolarios de firma de convenios y/o acuerdos DE LA COMISIONADA NACIONAL DE COMUNICACIONES Realizar las acciones pertinentes para garantizar la comunicación a nivel nacional sobre la firma de los convenios. Difundir las invitaciones para la asistencia a los actos protocolares de firma de convenios y/o acuerdos. Realizar publicaciones periódicamente recordando los beneficios de los convenios suscritos. 4.5 DE EJECUCION DEL RESPONSABLE OPERATIVO O COORDINADOR DE CONVENIO Responsable del diseño, desarrollo, ejecución, supervisión y evaluación del Plan Anual de Acción. Instrumentar la ejecución de las actividades previstas en el Plan de Acción del Convenio y/o Acuerdo. Elevar periódicamente informe sobre el desarrollo de actividades en el marco del convenio a cargo y de los avances y logros alcanzados. V- CRITERIOS PARTICULARES SOBRE CONVENIOS Y ACUERDOS En caso de que la contraparte incumpliera con lo establecido en el convenio y/o acuerdo, la Coordinación Nacional de Convenios elevará el informe correspondiente al Jefe Scout Nacional recomendando la decisión de rescindir el compromiso. La Asociación de Scouts del Perú a través de la Coordinación Nacional de Convenios, de común acuerdo con la autoridad promotora de un convenio y/o acuerdo rescindirá los compromisos establecidos en el mismo si la evaluación parcial o final de resultados no fuera satisfactoria. VI- TIPOLOGÍA DE CONVENIOS Y ACUERDOS Para la asociación de Scouts del Perú, los convenios y los acuerdos son instrumentos de cooperación traducidos en documentos que reflejan los programas de colaboración acordados entre dos o más instituciones y en los que se establecen las bases para el desarrollo de objetivos que beneficien a ambas. Estos son de diversa índole considerando su impacto, trascendencia, pertinencia o naturaleza. Pueden considerar los siguientes tipos:

9 Convenio Marco: Establece un marco general para el desarrollo de programas y enuncia las condiciones básicas de cooperación, son firmado por un plazo mínimo de tres años. Acuerdo Específico: Documento emanado o no de un Convenio Marco que incluye responsabilidades específicas a las que se sujetarán las partes involucradas para llevar a cabo un proyecto determinado, por un periodo mínimo de un año. Convenio interinstitucional: Establece la cooperación mutua que realizan dos instituciones por un lapso mínimo de un año y que de acuerdo a evaluación son renovados anualmente.

10 ANEXO I - Elementos básicos que deben tomarse en cuenta para el seguimiento de convenios o acuerdos 1. Personal participante (Responsable Operativo y colaboradores). 2. Logro de objetivos del convenio y/o acuerdo. 3. Aspectos administrativos, financieros y logísticos de la operación del convenio y/o acuerdo. 4. Propuestas respecto de la continuidad de la relación y, en su caso, de mejora de la operación y ejecución del convenio y/o acuerdo. 5. Otros que se puedan considerar.