Manual de Procedimientos

Transcripción

1 1 de 13 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Oficina de de Secretario General TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Actividades Corel Listado Logros Paper NORMATIVIDAD POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL PROCEDIMIENTOS Comunicación con Integrantes de la Comunidad Universitaria Distribución de Comunicados para la Comunidad Universitaria Administración de Medios de Comunicación - Escritura de Artículos de Periodismo Científico y periódico Campus Administración de Medios de Comunicación - Mantenimiento y Actualización de Páginas Web... 9

2 2 de Administración de Medios de Comunicación Administración de listas de base de datos Asignación de Fotógrafos para Eventos Distribución de Notas Periodísticas Publicadas en Medios Locales y Nacionales Manejo de las redes sociales Atención a medios para entrevistas a profesores o investigadores PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS DOCUMENTOS EXTERNOS ANEXOS... 13

3 3 de OBJETIVO Establecer una guía metodológica para generar procesos de comunicación que faciliten conocer la imagen real de la Universidad con el propósito de provocar un cambio de actitud en la comunidad y generar comportamientos positivos de la comunidad hacia la Universidad. 2. ALCANCE Comprende todas las actividades necesarias para la planeación, realización y divulgación de los servicios que se ofrecen por parte de la Oficina de a la comunidad universitaria. 3. DEFINICIONES 3.1. Actividades Congresos, seminarios y conferencias 3.2. Corel Programa avanzado de edición gráfica con funciones básicas de composición de página, utilizado en el ámbito de las artes gráficas, parte del paquete de software Corel Graphics Suite Listado Listado con las direcciones de correo electrónico de los integrantes de la comunidad universitaria Logros Becas, premios, reconocimientos o distinciones Paper Articulo de investigación, producto de una investigación.

4 4 de NORMATIVIDAD POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Normatividad Acuerdo 001 del Consejo Superior de Febrero 10 del "Por la cual se reestructura la Rectoría y las Dependencias adscritas y se establece la Planta de Cargos definitiva" Acuerdo 003 del Consejo Superior de Febrero 10 de Por la cual se adoptan las Políticas y Estrategias de Información y Comunicación para la Universidad del Valle. Condiciones Generales Libro Imágenes de la Universidad del Valle, versiones de diversos sectores sociales. Estudio Regional y nacional.

5 5 de DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL Comunicación con la Comunidad Universitaria Administración de Medios de Comunicación

6 6 de 13 Atención a medios para entrevistas a profesores o investigadores 6. PROCEDIMIENTOS : Actividad de Control 6.1. Comunicación con Integrantes de la Comunidad Universitaria 1. Recepción A- Recibir información de interés para la comunidad universitaria. 2.Corrección A- Enviar al comunicador de oficina o comunicadores contratistas Técnico en sistemas Correo Electrónico

7 7 de 13 B- Revisar la redacción de la información recibida. C- Realizar correcciones de gramática y redacción. 3. Editar A- Editar los documentos si son muy extensos, se prefija a las páginas de la Oficina de y se envía a la base de datos, el enlace correspondiente a la ubicación del documento. de 4. Distribución A- Distribuir información a quien corresponda. 5. Archivo A- Archivar el documento digital. Correo Electrónico Documento Digital 6.2. Distribución de Comunicados para la Comunidad Universitaria 1. Generación comunicado 2. Clasificación y corrección A- Enviar comunicado al correo de la Oficina de. A- Recibir y revisar redacción, ortografía y decidir a que listado se debe enviar. Secretario General de B- Consultar con el Secretario General, las correcciones, si hay algún problema con la de redacción o la ortografía. C- Enviar Comunicado a través de la base de datos establecida por la Oficina de y la OITEL 3. Impresión A- Adicionar al Comunicado logo de la Universidad y líneas de separación. B- Diligenciar el formulario Orden de Impresión ante la Coordinación de la Rectoría. C- Llevar formulario a la imprenta de Ciencias. D- Enviar documento a la Imprenta de Ciencias por correo electrónico y verificar que fue recibido telefónicamente. Correo Electrónico Formulario Orden de Impresión Correo Electrónico

8 8 de 13 E- Acondicionar Comunicado a formato predeterminado e imprimir. 4. Distribución A- Coordinar con la Sección de Correo la distribución del Comunicado. 5. Archivo A- Archivar Comunicado de manera digital Imprenta Ciencias Comunicado Impreso administrativa 6.3. Administración de Medios de Comunicación - Escritura de Artículos de Periodismo Científico y periódico Campus 1. Planeación A- Buscar temas relacionados con Investigaciones. B- Escoger el tema de investigación para escribir el artículo. de de C- Obtener información detallada sobre el tema seleccionado. 2. Entrevista A- Ubicar al investigador o investigadores. 3. Redacción y corrección B- Entrevistar al investigador o investigadores. C- Conseguir fotógrafo para obtener imágenes. A- Escribir el artículo. B- Entregar artículo escrito sobre el tema de investigación. de de 4. Evaluación A- Leer y evaluar el artículo. de Artículo

9 9 de 13 B- Realizar las modificaciones indicadas si el articulo no es aprobado y se regresa a la actividad A. C- Presentar al investigador para su visto bueno, si el artículo es aprobado. D. Revisar artículos para campus Comunicadora Contratista Rectoría 5. Publicación A- Publicar articulo en la página B- Enviar artículo a listado de personas inscritas en la base de datos o publicar en Campus. Comunicadora Contratista Rectoría C- Promocionar el artículo en medios de comunicación. de Comunicadora Contratista Rectoría 6.4. Administración de Medios de Comunicación - Mantenimiento y Actualización de Páginas Web 1. Recepción A- Recibir información concerniente a la página. 2. Diseño A- Poner texto e imágenes de forma virtual según formatos predeterminados de cada página. B- Pasar archivo virtual a formato PDF. 3. Publicación A- Subir archivos a la página, creando enlaces adicionales para el texto completo en PDF. 4. Mantenimiento A- Clasificar archivos desactualizados y crear enlaces según fecha.

10 10 de Administración de Medios de Comunicación Administración de listas de base de datos 1. Recepción A- Recibir solicitud, en el correo de agenda, de suscripción o eliminación de correo electrónico a una o varias listas de correo. 2. Autenticación A- Solicitar a OITEL la actualización de la base de datos B- Ingresar a la lista para el envío de información. de 6.6. Asignación de Fotógrafos para Eventos 1. Envió y recepción A- Enviar solicitud de asignación de fotógrafo para evento B- Recepcionar la solicitud de servicios de fotografía para eventos. / Rectoría /Otras Dependencias administrativa 2. Asignación A- Revisar base de datos de fotógrafos aprobados y comprobar disponibilidad. 3. Recepción y archivado de fotográficas administrativa Oficina de B- Asignar fotógrafo al evento solicitado. administrativa Oficina de A- Enviar fotografías tomadas al correo electrónico ([email protected]), o en su defecto llevarlas en medio magnético directamente a la oficina de comunicaciones. B- Archivar fotografías en medio magnético por facultades. 4. Publicación A- Enviar para publicación. (Periódico Campus, Medios locales de comunicación). Fotógrafo Asignado Oficina de Oficina de Fotografía Fotografía

11 11 de Distribución de Notas Periodísticas Publicadas en Medios Locales y Nacionales 1. Revisión notas de prensa 2. Recorte y pegar notas de prensa A- Revisar periódicos locales y nacionales (El País, ADN, Diario Occidente, El Tiempo, El Espectador). B- Identificar notas relacionadas con la Universidad del Valle. A- Recortar la nota del periódico donde se identificó. B- Pegar nota recortada en formato de recortes de prensa. 3.Consolidación A- Consolidar mensualmente los formatos de recortes de prensa. de de administrativa Oficina de B- Fotocopiar consolidado del mes de los recortes de prensa. C- Revisar el consolidado del mes. de 4. Distribución A- Enviar copia de consolidado del mes para revisión de miembros del Consejo Académico (Rector, Vicerrectores, Secretario General). 5. Archivado A- Archivar consolidado original de recortes de prensa. Nota recortada Formato de Recortes de prensa F-02- Copia de consolidado de mes y memorando Manejo de las redes sociales 1. Actualización y publicación A- Recolectar los boletines publicados por la Oficina B- Crear notas o el resumen (en Facebook) y enlaces (en Facebook y twitter) a las noticias que a diario se producen en la Oficina de y que se publican en la página de la Universidad. contratistas

12 12 de 13 C- Atender preguntas, inquietudes y comentarios de los seguidores de las páginas y redes sociales en relación a procesos y actividades propios de la Universidad del Valle. D- Realizar el control a las publicaciones Atención a medios para entrevistas a profesores o investigadores 1. Atención y ubicación de la cita A Atender la solicitud del medio para la entrevista. B Localizar al profesional o investigador referente al tema solicitado por el entrevistador C Acordar con el profesor o el investigador la entrevista D Enviar al entrevistador la información para el desarrollo de la entrevista. de de de de 7. PROCESOS RELACIONADOS Todos los procesos de la Universidad del Valle 8. FORMATOS No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN 1 F-01- Formato Control de Servicios Prestados por Grupo de Fotógrafos 2 F-02- Formato de Recortes de prensa

13 13 de DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO EXPEDIDO POR: 10. ANEXOS No Aplica CONTROL DE CAMBIOS No. DESCRIPCIÓN FECHA 1.0 Versión Inicial del Manual Dic Adición del Acuerdo 003 del Consejo Superior de Febrero 10 de 2010 a la Normatividad, Políticas y Condiciones Generales Actualización de procedimientos (separación de procedimientos de la versión anterior) y adición de procedimientos 6.7, 6.8 y 6.9. Ajuste según versión actualizada de Control de Documentos y Registros Diseño diagrama de flujo Cambio del Objetivo del manual, se ajusta el diagrama de flujo y se incluye el procedimiento de Redes Sociales Cambio en el procedimiento de Redes Sociales, Administración de Medios de Comunicación - Escritura de Artículos de Periodismo Científico y periódico Campus. Introducción del nuevo procedimiento de Atención a medios para entrevistas a profesores o investigadores. Modificación al diagrama de flujo. Mayo 2010 Agosto 2010 Noviembre 2013 F-04-MP V Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional