UCSG FACULTAD DE JURISPRUDENCIA Y CIENCIAS SOCIALES Y POLÍTICAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS INTERNAS DE LA FJ - 01

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1 PÁGINA: Pág. 1 / 10 UCSG FACULTAD DE JURISPRUDENCIA Y CIENCIAS SOCIALES Y POLÍTICAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS INTERNAS DE LA FJ - 01 ELABORADO POR: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA FECHA: REVISADO Y APROBADO POR: CONSEJO DIRECTIVO DE LA FJ FECHA:

2 PÁGINA: Pág. 2 / 10 CONTENIDO HISTÓRICO DE MODIFICACIONES OBJETO Y ALCANCE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS BIBLIOTECARIAS FUNCIONES DEL ENCARGADO DE LA SALA DE TRANSFERENCIA E INFORMACIÓN JURÍDICA DR. EDMUNDO DURÁN DÍAZ FUNCIONES SECRETARIA DECANATO FUNCIONES SECRETARIA DE DIRECCIÓN DE CARRERA FUNCIONES PERSONAL DE SECRETARÍA FUNCIONES ASISTENTE 1 DE LA COORDINACIÓN ACADÉMICA FUNCIONES AUXILIAR DE SECRETARIA TRABAJO SOCIAL FUNCIONES SECRETARIA INSTITUTO DE INVESTIGACIONES SERVICIOS Y ESTUDIOS JURÍDICOS SOCIALES Y PROFESORES A TIEMPO COMPLETO DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES PERSONAL DE INTENDENCIA... 9

3 PÁGINA: Pág. 3 / 10 HISTÓRICO DE MODIFICACIONES Versión Fecha Capítulo Causa de modificación Todos Primera emisión de Funciones Administrativas de la FJ

4 1. OBJETO Y ALCANCE PÁGINA: Pág. 4 / 10 Establecer e identificar las funciones que realiza el personal administrativo de la Facultad de Jurisprudencia y Ciencias Sociales y Políticas de la UCSG. 2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS BIBLIOTECARIAS Cargo: Asistente de la Sala de Lectura de Derecho 09h00 17h00 Planificar, organizar y gestionar los procesos técnicos. - Recepción e ingreso del material bibliográfico. - Fecha de ingreso del documento. - Identificación. - Descripción, clasificación y catalogación. - Digitalización de los datos de las obras al Sistema Intregado SIU. - Actualización anual y semestral de suscripciones. - Control y gestión con librerías para actualización de donación y compras. - Inventario por materias solicitadas por los docentes. - Archivo de documentos enviados y recibidos. - Canje de material institución por convenio. - Búsqueda de información requerida por los estudiantes y docentes. - Control del equipo informático para el uso de investigación. - Restitución y actualización de las obras de los Régimen de Ediciones Legales según sus reformas. - Corrección de base de datos - Mantener actualizada las obras bibliográficas por semestre - Procesos de inventario por año. Cargo: Auxiliar de la Sala de Lectura de Derecho 12h00 20h00 - Ingreso de las obras al inventario manual. - Proceso simplificado de recepción de texto como bolsillos, tarjetas, marbetes y sellos.

5 PÁGINA: Pág. 5 / 10 - Elaboración mensual de las obras actualizadas para la publicación del boletín jurídico que publica la facultad. - Digitalización de las obras de la Carrera de Trabajo Social al Sistema Integrado SIU. - Atención personalizada a usuarios. - Registro de estudiantes para el uso del material informático. - Publicación mensual de las obras ingresadas. - Mantenimiento del material bibliográfico. - Restitución de las obras de Ediciones Legales según sus reformas de actualización. - Envío de inventario del material bibliográfico cuando lo requieren los docentes vía FUNCIONES DEL ENCARGADO DE LA SALA DE TRANSFERENCIA E INFORMACIÓN JURÍDICA DR. EDMUNDO DURÁN DÍAZ. Cargo: Técnico encargado de la sala de cómputo. 09h00 17h00 - Mantener en buen estado el hardware y software de las computadoras. - Actualizaciones periódicas de los computadores de la sala. - Actualizaciones de antivirus. - Atención a los estudiantes en el horario establecido 09h00 a 19h00 horas. - Atención a los usuarios dentro de la sala y en el área administrativa. - Arreglo y revisión de computadores que se dañen en el transcurso del día, incluido el área administrativa. - Supervisión del uso adecuado de los sistemas como Fiel Magister, Silec Pro, y Cepnet. - Asesoría individual del manejo de los programas de leyes. - Supervisión del buen uso de la impresora. - Control de impresiones. - Mantenimiento periódico de las impresoras de la sala de cómputo y el área administrativa. - Revisión y mantenimiento semanal de los puntos de acceso a la red. - Verificación del acceso a la red. - Revisión de dispositivos como USB, discos duros portátiles, revisiones de PC portátiles para que tengan libre acceso a la red WiFi. - Supervisión de datos para ser impresos vía bluetooth o vía red inalámbrica.

6 PÁGINA: Pág. 6 / FUNCIONES SECRETARIA DECANATO 09h00 17h00 - Recibir y enviar diferentes comunicaciones, cartas, invitaciones, etc., por correo, físico y virtual. - Contestar y realizar llamadas telefónicas. - Organizar agenda del Decano. - Llevar trámites de recalificación, exámenes de gracia y tercera matrícula. - Organizar los diferentes eventos académicos y administrativos de la Facultad, elaborando invitaciones, coordinando cobertura con el Departamento de Comunicación y Marketing, confirmando asistencia de docentes y conferencistas, etc. - Organizar el préstamo del Auditorio y Sala de Audiencias para docentes, estudiantes y demás dependencias internas o externas que lo requieran. - Elaborar y despachar facturas por concepto de: Alimentos y bebidas de la Facultad. Renovación de registros oficiales y programas jurídicos. Compra de libros y publicaciones de la Facultad. Hoteles y boletos aéreos de conferencistas. Varios. - Receptar y despachar los requerimientos de: Directores de Carreras, Coordinadores, Posgrados, Profesores y Estudiantes. - Proporcionar información a estudiantes. - Transferencia de partidas. 5. FUNCIONES SECRETARIA DE DIRECCIÓN DE CARRERA 09h00 17h00 - Recibir y enviar diferentes comunicaciones. - Atención de llamadas telefónicas. - Organización de los eventos de la Carrera de Derecho. - Organización de la agenda del Director de Carrera. - Atención estudiantil.

7 PÁGINA: Pág. 7 / 10 - Ingreso al SIU de solicitudes estudiantiles previa autorización del Director de Carrera. - Ingreso al SIU de solicitudes de tercera matricula. - Ingreso de proforma presupuestaria. - Control de los roles de pago del personal y su envío a RRHH. - Trámite de pasantías (envió de cartas a las diferentes instituciones). - Seguimiento del proceso de egreso hasta ceremonia de graduación. - Ingreso de declaraciones de los estudiantes matriculados. - Archivo, seguimiento e ingreso al SIU de las pasantías y el Consultorio Jurídico realizado por los estudiantes. 6. FUNCIONES PERSONAL DE SECRETARÍA Cargo: Ventanilla 1 08h00 16h00 - Recepción de solicitudes estudiantiles. - Elaboración de certificaciones. - Ingreso de asistencias manuales. - Atención al público en general y telefónica. - Homologaciones. - Resciliaciones. - Entrega de facturas. Cargo: Ventanilla 2 09h00 17h00 - Responsable de I a IV ciclo. - Ingreso de horarios de clases y exámenes. - Sustitución de docentes. - Elaboración de formularios para Pro-secretaría. - Atención a estudiantes pertenecientes a esos ciclos. - Ingreso de certificados de inglés e informática. - Elaboración de certificaciones. - Entrega de facturas.

8 PÁGINA: Pág. 8 / 10 Cargo: Ventanilla 3 09h00 17h00 - Responsable de V a X ciclo. - Ingreso de horarios de clases, exámenes y clases extras. - Sustitución docente. - Elaboración de formularios para Pro-secretaría. - Atención a estudiantes pertenecientes a esos ciclos. - Ingreso de certificados de inglés e informática. - Elaboración de certificaciones. - Entrega de facturas. Cargo: Ventanilla 4 09h30 17h30 - Cursos de regularización (semestre C ) - Cursos de nivelación (invierno-verano Derecho) En época de matriculación todo el personal de secretaría inscribirá estudiantes con excepción de la ventanilla FUNCIONES ASISTENTE 1 DE LA COORDINACIÓN ACADÉMICA 09h30 17h30 - Reasignación y equivalencias de mallas curriculares. - Elaboración y envío de cartas a docentes. - Inscripción de los estudiantes X ciclo. - Tipeo de horarios de clases y de exámenes. - Elaboración de facturas docentes. - Atención estudiantil. - Contestar y realizar llamadas telefónicas. - Organizar agenda de la Coordinación Académica. - Informar sobre el estado de las solicitudes estudiantiles.

9 PÁGINA: Pág. 9 / FUNCIONES AUXILIAR DE SECRETARIA TRABAJO SOCIAL 10h00 18h00 - Recibir solicitudes estudiantiles. - Contestar y realizar llamadas. - Elaborar certificaciones. - Enviar formularios a Prosecretaria General. - Entregar facturas. - Ingreso de horario de clases y exámenes. - Atención a estudiantes. - Redacción de cartas. - Preuniversitario. - Autofinanciados. - Recibir y entregar diferentes comunicaciones, cartas, etc. - Ingreso de proforma presupuestaria. 9. FUNCIONES SECRETARIA INSTITUTO DE INVESTIGACIONES SERVICIOS Y ESTUDIOS JURÍDICOS SOCIALES Y PROFESORES A TIEMPO COMPLETO. 09H30 17H30 - Atender los requerimientos del Director y de los Profesores a tiempo completo. - Contestar y realizar llamadas. - Elaborar oficios, cartas y comunicaciones diversas. - Hacer el debido seguimiento a las investigaciones. - Coordinar la organización de los diferentes eventos. - Enviar y recibir diferentes comunicaciones por vía física o correo electrónico. 10. DISTRIBUCIÓN DE FUNCIONES PERSONAL DE INTENDENCIA Cargo: Responsable del Control de Cátedra 07h00-11h00 y 16h00 20h00 (1 hora extra de 20h00 a 21h00) - Manejo de equipos audiovisuales. - Entrega de materiales didácticos y comunicaciones a los docente.

10 PÁGINA: Pág. 10 / 10 - Reportar anomalías en las aulas y con los equipos dentro de las mismas (Coordinación Administrativa) - Reportar inconvenientes con los docentes (Coordinación Académica). - Sacar copias solo en la mañana. Cargo: Mensajería 09h00 17h00 - Manejo de equipos audiovisuales. - Responsable del Control de Cátedra (11h00 16h00) - Responsable de la Sala de Audiencias y Auditorio - Apoyo en diferentes tipos de eventos. - Publicar actas de exámenes en carteleras. - Sacar copia de exámenes - Reportar anomalías en las aulas y con los equipos dentro de las mismas (Coordinación Administrativa) - Retirar suministros y/o bienes de proveeduría. - Cuando hay eventos de la Carrera su horario se extenderá- Cargo: Asistente 1 10h00 18h00 - Responsable del mantenimiento e instalación de los equipos de computación. - Supervisión del funcionamiento de equipos informáticos e internet inalámbrico dentro de las distintas áreas de la Facultad. - Manejo de equipos audiovisuales. - Apoyo en diferentes tipos de eventos. - Responsable del Control de Cátedra (relevo). - Publicar actas de exámenes en carteleras. - Sacar copia de exámenes. Cargo: Responsable del mantenimiento del edificio 10h00 18h00 - Responsable del mantenimiento del edificio (gasfitería, electricidad, arreglos varios.) - Responsable de informar sobre daños existentes en el edificio. - Mensajería.