Guía para la Gestión de Talento Humano

Transcripción

1 Página 1 de 6 ROL: Auxiliar de Pagaduría y Tesorería Recepción de Cuentas de Vigencia Actual y de Documentos Internos y Externos PROCEDIMIENTO EN QUE PARTICIPA: Recepción, Tramite, Pago y Archivo de Cuentas DEPENDENCIA JERARQUICA: Depende del (la) Director(a) de la Oficina de Pagaduría y Tesorería EDUCACIÓN FORMACIÓN HABILIDADES EXPERIENCIA Titulo Técnico o tecnólogo en cualquier área Conocimiento de la Norma ISO 9001:2000. Conocimiento de la Norma NTCGP 1000:2009 Conocimiento del Modelo Estándar de Control Interno (MECI). Conocimiento básicos de informática Conocimiento en el área relacionada. Atención al Cliente. Manejo Aplicativo TNS Compromiso institucional Honestidad Discreción Responsabilidad Buenas relaciones interpersonales Buena atención al cliente Confiabilidad Colaboración Oportunidad cooperativa Iniciativa Adecuada utilización de los recursos de la institución Un (1) año de experiencia. RESPONSABILIDAD AUTORIDAD COMUNICACIÓN Recepcionar y radicar las cuentas de vigencia actual, que se presentan para trámite de pago. Revisar que las cuentas de vigencia actual, tengan la documentación Se lleva a cabo a través de: Correo electrónico. Llamada Telefónica.

2 Página 2 de 6 completa. Elaborar y preparar Informes relacionados con las cuentas por pagar de vigencia actual. Devolver las cuentas, cuando no cumpla con los requisitos para su respectivo proceso. Organizar adecuadamente las cuentas en espera de la programación y autorización de pago. Tramitar para pago las cuentas autorizadas y registrar la entrega en el libro radicador de cuentas autorizadas para pago. Link Pagina Web institucional. Por escrito mediante Memorandos cuando se requiera. Servicio de Conversación en Línea Spark Instant Messenger. Reuniones de Grupo de Mejoramiento Otros medios de información institucionales. Presentar informe semanal del cuadro actualizado a la líder del proceso de las cuentas que se pagaron y que se recepcionaron. Recepcionar los soportes de pago de diplomados en el FGP-27 Reporte de Pagos Elaborar certificados de recaudo por concepto de ingresos en diplomados.

3 Página 3 de 6 Reportar los estudiantes que presentan deuda por concepto de diplomado para subir al sistema Academusoft. Atención personal y telefónica del público en general. Dar trato respetuoso al público, presentando un servicio adecuado y promoviendo buena imagen a la institución. Suministrar información oportuna a los diferentes clientes del proceso (estudiantes, docentes, administrativos, proveedores y demás). Relacionar los ingresos mensuales recibidos por cuenta bancaria por concepto de diplomados, congresos y cursos y rendir informe a la líder del proceso, para registro en conciliación bancaria. Entregar los certificados (en forma física) de ingresos y retenciones, a todos los docentes, administrativos, docentes ocasionales, cátedras y pensionados, proveedores, y requerir la firma de en el listado de recibido para

4 Página 4 de 6 constancia de entrega. Recepcionar la correspondencia interna y externa, dar a conocer al jefe inmediato y distribuirla a la persona encargada según el asunto. Soportar para dar respuesta a los derechos de peticiones relacionados con solicitudes que estén de acuerdo a las funciones a cargo. Informar sobre los inconvenientes generados en el sistema en el desarrollo de las funciones a cargo, proponer mejoras y elaborar requerimientos a gestión tecnológica y soporte, previo visto bueno del jefe inmediato. Llevar y mantener actualizado los registros de carácter técnico administrativo o financiero; verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes. Informar al superior inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con las tareas, elementos o documentos encomendados.

5 Página 5 de 6 Administrar y coordinar junto con el líder del proceso el Centro Interactivo de Quejas Reclamos y Sugerencias suministrando las solicitudes al personal competente para su respectiva gestión. Consultar permanentemente el correo pagaduría.proveedores@unipamplona.edu. co, con el fin de atender oportunamente las solicitudes, requeridas por el jefe inmediato o clientes del proceso. Participar en el cálculo y análisis de los indicadores de gestión del proceso. Participar activamente en la evaluación de la Medición de la Satisfacción del Cliente incluyendo sus quejas y reclamos y proponer acciones de mejora. Ejecutar las acciones correctivas y preventivas del proceso Gestión de Pagaduría y Tesorería. Colaborar en la elaboración de los planes de mejoramiento del proceso.

6 Página 6 de 6 Participar activamente en las reuniones del grupo de mejoramiento. Participar proactivamente en el desarrollo de las auditorias para el mejoramiento continuo del proceso. Elaborar y actualizar el inventario físico de la oficina. Las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato y que estén relacionadas con la naturaleza del cargo. OBSERVACIONES: