PROCEDIMIENTO DE CAPACITACION

Transcripción

1 Aprobado: 29/09/2014 Página: OBJETIVO Establecer la metodología utilizada en la División Desarrollo la Universidad l Pacifico para atenr las necesidas capacitación, formación entrenamiento los servidores públicos, docentes administrativos (Empleados Libre Nombramiento remoción, carrera administrativa, provisional, trabajador oficial contratado) a través los programas sarrollados ejecutados en el proceso formación l Recurso Humano. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los empleados la Universidad l Pacifico. Inicia cuando se reciben las diferentes Depenncias las necesidas capacitación termina con la ejecución l programa capacitación. 3. DEFINICIONES Formatos diagnostico para intificar necesidas capacitación: Son formatos que se originan a partir una necesidad capacitación a los servidores públicos cada Depenncia. 4. CONDICIONES GENERALES Las penncias para diligenciar el formato diagnostico para intificar necesidas capacitación ben tener en cuenta: los cambios administrativos o legales, las necesidas propias rivadas la mornización tecnológica administrativa, los planes proectos, las competencias a sarrollar o fortalecer, las evaluaciones l sempeño los servidores, entre otros. Para elaborar el diagnostico las necesidas formación o capacitación, se ben tener en cuenta las siguientes fuentes: Plan Acción la Institución sus lineamientos estratégicos. Las competencias corporativas. Evaluación l perfil los cargos (comparación las necesidas con los requisitos responsabilidas los cargos). Resultados la Retroalimentación la Gestión. Resultados las evaluaciones sempeño anteriores a la fecha l diagnóstico Comunicaciones enviadas por servidores o jefes los mismos, don solicitan alguna

2 Aprobado: 29/09/2014 Página: 2 6 capacitación especial. Resultados reuniones formales con los Directores, jefes las diferentes penncias. Si en una vigencia no fueron resueltas todas las necesidas capacitación entrenamiento por falta presupuesto, éstas puen seguir vigentes en el plan diagnóstico necesidas capacitación la vigencia siguiente. De acuerdo a la disponibilidad presupuestal anual puen quedar necesidas capacitación sin programar, las cuales quedarán registradas en el informe diagnóstico se utilizarán como insumo para otros planes institucionales. La Universidad l Pacifico primero buscará internamente si ha talento humano competente, académicos administrativos, para ofrecer los diferentes programas antes hacer contactos con terceros. Si el servidor público tiene alguna incapacidad durante el período la capacitación, éste berá presentar justificación ante la División Desarrollo, la cual evaluará cada caso cidirá sobre la respectiva certificación, siempre cuando la inasistencia por incapacidad no exceda el 15% l programa. Una vez finalizado el cronograma anual capacitaciones, la Oficina Planeación seleccionará una muestra para la medición impacto las capacitaciones, en don se intificará la aplicación los conocimientos adquiridos por el servidor en el lugar trabajo. Dicha medición se realizará con los funcionarios seleccionados en la muestra, en compañía l jefe inmediato. 5. DESARROLLO 1. Solicita a todas las penncias administrativas académicas anualmente Asistente División Desarrollo Formato diagnóstico para en octubre, las Necesidas. intificar capacitación vía correo electrónico. necesidas 2. Recopila la información necesaria para construir el diagnóstico formación capacitación. capacitación Documentación

3 Aprobado: 29/09/2014 Página: El Capacitación con el Cronograma resultado l diagnóstico teniendo en Capacitaciones cuenta el Plan Institucional formación capacitación, prioriza las necesidas acuerdo con el presupuesto para la vigencia, que se reflejarán en el Cronograma Capacitación l respectivo año. 4. Socializa con las Depenncias Jefe División Cronograma Universitarias el Cronograma Desarrollo Capacitaciones Capacitaciones. 5. Aprobada la ejecución l cronograma Jefe División CDP solicita la reserva presupuestal para la Desarrollo ejecución los mismos.. 6. A medida que se realiza la programación Documento cada actividad, fine objetivos, alcance, público al que va dirigido, requisitos inscripción, intensidad horaria, fechas, lugar don será dictado. 7. Establece la disponibilidad interna l académico o administrativo, competente para ofrecer los diferentes programas. Si la ha, continúa con el paso 8. No la ha, continúa con el paso Solicita una propuesta académica la Depenncia que está en capacidad ofrecer el programa. 9. Analiza evalúa que la propuesta esté acor con los objetivos propuestos las necesidas la institución. 10. Gestiona los aspectos logísticos: Aulas, lugar, audas audiovisuales materiales, fecha, divulgación, entre otros. Secretario/ División Desarrollo Jefe Oficio solicitud Informe Oficios

4 Aprobado: 29/09/2014 Página: Realiza, invitación directa focalizada o divulgación masiva los programas a ofrecer según sea el caso acuerdo al programa se informa los requisitos para su inscripción. Continúa con el paso 15. Secretario División Desarrollo Invitación 12. Cuando no se cuente con el talento Invitación humano interno competente, se busca en el medio, proveedores servicios formación capacitación (Regional, Nacional /o Internacional según sea el caso ó el presupuesto), la empresa o persona natural idónea para ofrecer los programas mandados. 13. Recibe las propuestas, analiza da las Propuestas recomendaciones para la selección, al Rector o al Contratación, si el monto así lo requiere 14. Realiza el trámite correspondiente ante la DAF, acuerdo al procedimiento adquisición bienes servicios. 15. Ejecución los programas formación, capacitación o entrenamiento. 16. Realiza la instalación l evento el día inicio hace una introducción los aspectos que motivan el programa. 17. Realiza el seguimiento evaluación l cronograma capacitaciones 18. Indaga sobre el sempeño l programa mediante visitas periódicas al curso entrevistas con el facilitador con los asistentes. 19. Al final cada programa, realiza una encuesta para evaluar satisfacción cumplimiento objetivos l programa. Jefe División Desarrollo Jefe División Desarrollo. Jefe División Desarrollo Facilitador Contrato con sus soportes Formato encuesta

5 Aprobado: 29/09/2014 Página: Envía a la Oficina Planeación, para que Jefe División Formatos encuesta tabule analice los resultados las Desarrollo encuestas, con el fin tomar acciones en programas futuros. 21. Evalúa el impacto las capacitaciones, elabora informe teniendo en cuenta los formatos encuesta las evaluaciones impacto lo envía al comité Jefe Oficina Asesora Planeación Informe formación capacitación para planificación la próxima vigencia 6. DOCUMENTOS DE Plan Institucional formación capacitación Cronograma Capacitaciones Propuestas Capacitación 7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción 01 Primera edición 11/09/ /09/ Estructura l encabezado Tipo letra todos los documentos cambia a Calibri normal Se elimina la versión la fecha aprobación l cuadro cierre Se modifica /o eliminan actividas

6 Aprobado: 29/09/2014 Página: ANEXOS: Formato diagnóstico para intificar necesidas capacitación Item Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO Nombre Aníbal Segura Vanin Javier Celis Florencio Cánlo Estacio Cargo Jefe División Desarrollo Asesor SIG Rector