PROCEDIMIENTO PARA PRÉSTAMO DE EQUIPOS DE AYUDAS AUDIOVISUALES

Transcripción

1 Aprobado: 29/09/2014 Página: OBJETIVO: Definir la metodología mediante la cual se prestará el servicio préstamo equipos ayudas 2. ALCANCE: Aplica para todos los funcionarios la Universidad l Pacífico. Inicia con la intificación los funcionarios activos para el período y termina con la implementación acciones preventivas, correctivas y mejora a las actividas la Oficina Ayudas. 3. DEFINICIONES: Equipo Ayuda Audiovisual: Se encuentran en esta categoría los vio beams, proyectores acetatos, proyectores diapositivas, televisores D.V.D, equipos sonido, fotocopiadoras, anilladoras y más equipos y accesorios que sirven apoyo a la labor docente. 4. CONDICIONES GENERALES: Las condiciones que aplican para este procedimiento, se encuentran consignadas en el Reglamento Institucional la Oficina Ayudas la Universidad l Pacífico. En el caso reserva equipos para sustentación trabajos grado, la reserva be estar a cargo l Director l programa académico o l Director l Comité Investigación l programa en cuestión. Si la actividad que requiere el equipo es Bienestar Universitario o Extensión y Proyección Social, la reserva be ser realizada por el funcionario la Institución encargado la actividad, el Director Bienestar Universitario o el Director Extensión y Proyección Social. Se presta el servicio fotocopiado y anillado, únicamente para asuntos institucionales, presentando el formato Orn fotocopias y anillado bidamente diligenciado y firmado por el Director programa, Jefe Depenncia o Directores Docencia, Investigación, Extensión y Proyección Social, según sea el caso.

2 Aprobado: 29/09/2014 Página: CONTENIDO/DESARROLLO: 1 Intifica funcionarios activos para el período Horario Clases Listado funcionarios 2 Realiza apertura la carpeta solicitus reserva y las carpetas semestral Carpeta solicitud reserva y Carpeta equipo. 3 Solicita reserva equipo ayuda audiovisual la Universidad o estudiante la asignatura Formato solicitud reserva FO12 AP-GA- 4 Registra la solicitud en el formato solicitud reserva equipos ayudas Formato solicitud reserva FO12 AP-GA- 5 Revisa la disponibilidad l equipo ayuda audiovisual en el horario solicitado. Si hay disponibilidad, sigue al paso 6; si no, lo registra en la carpeta solicitud reserva como servicio o atendido o no prestado. Formato solicitud reserva AP-GA- FO12 y Carpeta equipo APGAFO13

3 Aprobado: 29/09/2014 Página: Reserva equipo en la carpeta equipos Carpeta equipo AP-GA- FO13 7 Reclama equipo ayuda audiovisual en la Oficina Ayudas, según lo programado en la carpeta respectiva, verifica estado l equipo recibido y ja como respaldo el carné que lo intifica como funcionario la Universidad Carpeta equipo AP-GA- FO13 8 Verifica el correcto uso los equipos durante el sarrollo as clases en las cuales son utilizados. En caso novedas, las registra en la Bitácora Seguimiento al uso equipos ayudas. Bitácora Seguimiento al uso equipos ayudas. 9 Devuelve el equipo a la Oficina Ayudas Docente 10 Recibe y revisa equipo prestado, verificando estado equipo entregado. Si hay novedas, sigue al paso 11; si no, sigue al paso Consigna la novedad en el formato Deudas Equipos Ayudas, la hace firmar l funcionario que asume la uda y la archiva en la carpeta udores la Oficina Ayudas. Formato Deudas Equipos AP- GA-FO14 y Carpeta Deudores la Oficina Ayudas

4 Aprobado: 29/09/2014 Página: Cancela uda equipo antes terminar el semestre. 1. Si, se anula el formato uda. 2. No, sigue al paso Al finalizar el semestre, revisa carpeta udores la Oficina Ayudas, elabora listado udores y lo reporta a la Oficina Talento Humano. Listado Deudores 14 Entrega equipo referenciado como uda en la Oficina Ayudas y solicita paz y salvo la oficina 15 Recibe el equipo, reporta el pago la uda en el listado udores y emite paz y salvo Listado Deudores y Paz y Salvo Oficina Ayudas 16 Realiza seguimiento a las carpetas solicitud reserva, semestral y Bitácora seguimiento al uso equipos, elabora informe y lo envía al Director Administrativo y Financiero Informe 17 Implementa acciones preventivas, correctivas y mejora Director Administrativo Financiero y y Plan mejoramiento a Oficina Ayudas

5 Aprobado: 29/09/2014 Página: DOCUMENTOS DE Horario clases Solicitud reserva Bitácora seguimiento a uso equipos Solicitus paz y salvo Listado udores 7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción 11/09/ Primera edición 29/09/ Estructura l encabezado Tipo letra todos los documentos cambia a Calibri normal Se elimina la versión y la fecha aprobación l cuadro cierre Cambia scripción l alcance 8. ANEXOS Formato Solicitud reserva equipos AP-GA-FO12 Formato Reserva equipos ayudas AP-GA-FO13 Formato uda equipos AP-GA-FO14 Ítem Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO Nombre Wilber Portocarrero Mestizo Javier Celis Florencio Cánlo Estacio Cargo Experto Técnico SIG Rector