PROCEDIMIENTO PARA DESEMBOLSOS

Transcripción

1 Aprobado: 29/09/2014 Página: OBJETIVO Establecer mecanismos en la oficina tesorería la Universidad l Pacifico, para el pago oportuno todas las obligaciones adquiridas por la entidad. 2. ALCANCE Este documento aplica para todas las actividas sarrolladas por la Universidad l Pacifico, que involucren la cancelación todos los compromisos adquiridos, con funcionarios la Institución o con proveedores. Inicia con la recepción los compromisos adquiridos y finaliza con el seguimiento a los pagos y la implementación acciones preventivas, correctivas y mejora. 3. DEFINICIONES Contrato y/o convenio: Instrumento legal en el que se establecen los rechos y obligaciones las partes. Orn Prestación Servicios: Documento don se congsina la información pertinente la persona que presta el servicio, objeto la orn, monto, vigencia, etc. Orn Compra: Documento don se consigna la información pertinente al proveedor, objeto, valor, talles la mercancía o elementos objeto la compra, etc. 4. CONDICIONES GENERALES Las cuentas bancarias serán manejadas bajo el sistema Firmas Conjuntas y Protectógrafo. Las firmas autorizadas son las l representante legal rector(a), la l tesorero(a) o su signado. Las chequeras la Universidad estarán bajo custodia en la caja fuerte que reposa en la Oficina, bajo un sistema clave, la cual conoce únicamente el tesorero(a). Los cheques no entregados a los beneficiarios, quedarán en custodia en la caja fuerte la Oficina.

2 Aprobado: 29/09/2014 Página: 2 6 Para la realización cualquier pago, se be enviar a la Oficina los soportes respectivos l causal l gasto, adjuntando los requisitos fiscales pertinentes. En caso que falte algún documento soporte, se tiene el trámite l pago, hasta que la penncia solicitante l pago, envíe los soportes pertinentes. Los pagos berán estar autorizados por el Ornador l Gasto, la Dirección Administrativa y Financiera o su legado. El Tesorero(a) be verificar que la fuente los recursos corresponda a lo asignado en el presupuesto anual la Universidad El aplicativo para la dispersión la nómina, tendrá como primer administrador al Tesorero(a) y como segundo administrador al Director(a) Administrativo y Financiero. Para los pagos con cheque a funcionarios o proveedores que se encuentren fuera la ciudad Buenaventura, se realizará consignación l cheque, se enviará vía fax o correo electrónico comprobante egreso y copia la consignación. Para la entrega cheques a personas distintas l beneficiario, éste be presentar un por autenticado con la copia cédula ciudadanía, tanto l beneficiario como l autorizado. El horario atención la Oficina es 8 a 11 a.m. y 2 a 4 p.m., lunes a viernes. Los pagos a los proveedores se realizarán los días jueves. Únicamente se permitirá el acceso a la Oficina, al personal que labora en esta penncia y/o a aquellos servidores que por alguna causa justificada y con previa autorización requieran ingresar a la misma. Todos los movimientos financieros que realice el tesorero(a) quedarán amparados por la respectiva póliza manejo.

3 Aprobado: 29/09/2014 Página: CONTENIDO/DESARROLLO Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE REFERENCIA Recibe Talento Humano la liquidación parafiscales y Contabilidad: la nómina, órnes prestación servicios liquidadas, órnes compra, contratos, resoluciones y las registra en el Libro Bitácora Ingresa información en la plantilla electrónica cuentas por pagar, finiendo tipo recurso presupuestal Genera el pago: 1. Si es por nómina, realiza abono en cuentas a través l programa OCCIRED y continúa con el paso Si son parafiscales, ingresa a la página web FEDECAJAS y a OCCIRED para realizar abono en cuenta, imprimiendo comprobante pago y continúa con el paso Si son órnes prestación servicios liquidadas, órnes compra, contratos y resoluciones: genera cheque, relación pagos, comprobantes egreso, entrega cheque al beneficiario y continúa con el paso 8 Verifica en su cuenta, el abono realizado: Satisfacción, continúa con el paso 11. Insatisfacción con el abono realizado, informa en la inconformidad y continúa con el paso 5 Verifica en la página OCCIRED e imprime la página electrónica, el documento Estado pagos a terceros: Aplica la inconformidad, continúa con el paso 6. No aplica la inconformidad, enseña el documento al funcionario, comprobando el abono correcto realizado. s Funcionario nómina y en Bitácora Plantilla Electrónica Comprobante pago FEDECAJAS, egreso, Relación pagos Recibo pago Estado Pagos a Terceros - Occired

4 Aprobado: 29/09/2014 Página: 4 6 Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE REFERENCIA 6 Elabora Cheque y nota aclaratoria elaboración cheque Nota aclaratoria elaboración cheque 7 Entrega cheque a funcionario reclamante, solicitando su firma en la nota aclaración elaboración cheque como comprobante recibo y envía la nota aclaratoria a contabilidad para su registro. Nota aclaratoria elaboración cheque firmada por funcionario 8 Verifica conformidad en el pago: si, continúa con el paso 11. No, informa en la tesorería y continúa con el paso 9. Proveedor Funcionario o 9 Verifica liquidación la cuenta revisando la inconformidad planteada: Aplica, genera cheque por la cantidad faltante, generando comprobante egreso, relación pago y continúa con el paso 10. No aplica, enseña al reclamante, la correcta liquidación la cuenta. s y egreso AP- GA-FO17, Relación pagos 10 Entrega cheque al reclamante, haciendo firmar el comprobante egreso respectivo egreso AP- GA-FO17 firmado 11 Envía a contabilidad comprobantes egreso legalizados para su scargue contable y firma egreso AP- GA-FO17 legalizados

5 Aprobado: 29/09/2014 Página: 5 6 Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE REFERENCIA 12 Recibe contabilidad comprobantes egreso scargados y firmados, envía copia a la Oficina presupuesto, a la Dirección Administrativa y Financiera (en el caso los contratos) y archiva en la tesorería. egreso AP- GA-FO17 firmado 13 Recibe los bancos, los extractos bancarios Extractos Bancarios 14 Realiza conciliación bancaria Contabilidad Libro Bancos y Extracto Bancario 15 Realiza seguimiento a las notas aclaratorias elaboración cheques, a la relación pagos, a la conciliación bancaria, al Libro Bitácora y a las actividas l procedimiento. Informe seguimiento 16 Implementa acciones preventivas, correctivas y mejora a las actividas l procedimiento Plan mejoramiento 6. DOCUMENTO REFERENCIA Liquidación parafiscales Nóminas Órnes prestación servicios Órnes compras Contratos Resoluciones Extractos bancarios

6 Aprobado: 29/09/2014 Página: CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción 11/09/ Primera edición 03/08/ En las condiciones generales, a las firmas conjuntas autorizadas para el manejo las cuentas bancarias, amás la firma l representante legal y el tesorero(a), se adiciona o su signado. Se elimina la condición l reenvío l comprobante egreso, por parte l beneficiario l pago, para la legalización l mismo. Es suficiente con la consignación con sello l banco. Para la autorización pagos, amás l Ornador l gasto, se adiciona la autorización l Director(a) Administrativo y Financiero o su legado Se adiciona un segundo administrador para el aplicativo dispersión nómina 29/09/ Se reglamenta la verificación por parte l tesorero(a) la fuente los recursos en el presupuesto anual Modifica tipo letra y relación tamaño los escudos, según el Manual Intidad Visual 8. ANEXOS egreso AP-GA-FO17 Item Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO Nombre Sonia Piedad Montaño R Javier Celis Florencio Cánlo Estacio Cargo Experto Técnico SIG Rector