PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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1 Página 1 8 PROCESO: Gestión Bienes y Servicios SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO.: 1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la acuada aplicación l manual contratación para lograr tener un óptimo control las actividas que se ben sarrollar para adquirir oportunamente bienes y servicios que cumplan con las especificaciones requeridas. 2. ALCANCE: Aplica para todos los funcionarios que participan directa o indirectamente en el proceso compras bienes y servicios, s la solicitud hasta la recepción la mercancía o el servicio. 3. DEFINICIONES: Bienes: Todos aquellos elementos físicamente apreciables, es cir que se puen tocar y ocupan un espacio. Servicios: Actividas intificables, intangibles y pereceras que producen un hecho, un sempeño o un esfuerzo que implican generalmente la participación l cliente y que no es posible poseer físicamente. Solicitud Adquisición y Suministros: Formato ubicado en el software ERP JPS7 para la compra bienes, en el que se ben tallar todas las especificaciones técnicas necesarias los artículos a comprar, amás se ben tallar las fechas en las que se requiere el bien, el uso que se le dará a los mismos y el centro costos. Con esta información se generara la orn compra. Solicitud Servicio: Formato ubicada en el software ERP- JPS7, en el que se ben tallar el servicio solicitado, especificando la fecha en la cual se prestara el mismo, tiempo prestación l servicio, nombre l proveedor, Nit, valor a pagar y razones por las cuales se requiere el servicio y el centro costos. Órnes Compra: Documento mediante el cual se solicita al proveedor el suministro los artículos requeridos por la Cámara Comercio Cartagena y este se compromete con la entidad, en la entrega los mismos en el tiempo establecido y a presentar una factura por su venta. Órnes Servicios: Documento mediante el cual se contrata a un proveedor para la prestación un servicio requerido por la Cámara Comercio Cartagena y este se compromete con la entidad, en la entrega y/o prestación los servicios que en ella se talla en el tiempo establecido y a presentar una factura y/o cuenta cobro por su venta. 4. GENERALIDADES El podrá procer a realizar el proceso compras para un bien o servicio una vez llegue la solicitud firmada por el Jefe o Director Área solicitante a través l Software ERP JSP7.

2 Página 2 8 Las solicitus berán ser firmadas a través software ERP JSP7 por el Jefe o Director Área solicitante con mínimo 48 horas hábiles (5.65 días) previas a la necesidad l bien o servicio, teniendo en cuenta la especificidad l bien o el servicio. (Ver tabla tiempos firmas por instancias). La selección proveedores para la adquisición bienes, incluidos artículos para artes gráficas y/o impresos son seleccionados por el, quien berá tener en cuenta los criterios citados en el manual contratación la entidad para el sarrollo sus actividas. o Excepción: Para las compras refrigerios, almuerzos y cenas los funcionarios las otras áreas estarán facultados para seleccionar el proveedor siempre y cuando estén registrados en la base datos proveedores o que cumplan con los requisitos si es un proveedor nuevo, y negociar lo correspondiente a dicha solicitud, por lo cual en la solicitud berán colocar el nombre l proveedor, Nit, valor a pagar y evento al que corresponn el suministro. No se realizara orn compra para las compras que son hasta 1 SMLV, estas berán diligenciar el formato para Suministro Refrigerios firmado por el Jefe o Dirección Área. Las órnes compra no tienen límite montos. Para las órnes servicios, la selección proveedores es realizada por el área solicitante, la cual be tener en cuenta los criterios citados en la manual contratación la entidad para el sarrollo sus actividas, para el caso Personas Naturales igual forma verificar previo a la realización la solicitud que el proveedor seleccionado cumpla con los requisitos legales para la prestación sus servicios (pago Planilla Integral De Liquidación Aportes EPS, FPS y ARL) estos soportes podrán ser solicitados por el Coordinador De para dar trámite a la solicitud y continuar con la elaboración la orn servicio. Las órnes servicio se podrán realizar por montos hasta 25 SMLV, para sumas superiores a este berán solicitar contratos. No está permitida la utilización órnes servicios para la contratación personal que laborara por un periodo terminado al interior la entidad. MONTOS PARA FIRMAS DE ÓRDENES DE COMPRA Y DE SERVICIOS Cargo Monto Director Administrativo y Financiero * 0 a 10 SMLV Presinte Ejecutivo 10 a 150 SMLV Junta Directiva 150 a SMLV *La Dirección Administrativa y Financiera fue lgada por la Presincia Ejecutiva para aprobar y firmar órnes compras y servicios hasta por 10 SMLV a través l memorando l 12 Octubre 2012.

3 Página 3 8 Para las compras que superen los 100 SMLV pasaran a Comité tal y como lo estipula el manual contratación. TIEMPO PROMEDIO DE FIRMAS POR INSTANCIAS Orn Servicio Usuario Autorizador Días Hábiles Solicitud Jefe o Director Área 1 Jefe Financiero 1 Orn Trabajo < 10 SMLV Dir. Administrativa 2 Orn Trabajo > 10 SMLV Dir. Administrativa 2 Presincia Ejecutiva 3 Orn Compra < 3 SMLV Usuario Autorizador Días Hábiles Solicitud Jefe o Director Área 1 Cotización 1 Requisiciones Jefe Financiero 1 Orn Compra < 10 SMLV Dir. Administrativa 3 Orn Compra > 3 SMLV Usuario Autorizador Días Hábiles Solicitud Jefe o Director Área 1 Cotización 2 Cuadro Comparativo Director Administrativo 1 Jefe Financiero 1 Orn Compra < 10 SMLV Dir. Administrativa 2 Orn Compra > 10 SMLV Dir. Administrativa 2 Presincia Ejecutiva 3 Una vez firmadas las órnes compras se pactaran tiempos entrega con los proveedores acuerdo a la especificidad los artículos 5. FLUJOGRAMA Tipo Adquisición Días hábiles entrega Adquisición y Suministro 3 Artes Graficas 5 Activos Fijos 4 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Compra Adquisiciones y Suministros

4 Página 4 8 Se realiza la solicitud compras por 1. ERP- JSP7 tallando las Elaboración especificaciones técnicas los Usuario Solicitud solicitud artículos a comprar, cantidas, fechas Solicitante compra compra en que se necesita el producto, centro costos, etc Solicitud Firmada por autorizador l gasto Verificación solicitud firmada Invitación Cotizar Recepción cotización a Elaboración la Elaboración cuadro comparativo Se realiza la aprobación por parte l usuario autorizador l gasto, la solicitud compra realizada en el aplicativo ERP JSP7 Se proce a verificar toda la información tallada en la solicitud, necesaria para iniciar el proceso compra. Se proce a invitar a cotizar uno o varios proveedores, pendiendo los montos la compra, cumpliendo con lo estipulado en el manual contratación. Se reciben las cotizaciones físicas o vía correo electrónico, las cuales se radican para luego anexarlas al flujo gestión en ERP- JPS7 Se procesa la información en el sistema, spués tener los precios en los artículos cotizados, se realiza cuadro comparativo si la cotización supera los 3 SMLV. Si no hay necesidad cuadro comparativo, se genera la requisición para firma l Jefe Financiero y se pasa a la actividad 10 Se ingresa al sistema los datos las cotizaciones realizadas para generar un cuadro comparativo, don se talla el precio, la forma pago, el tiempo entrega y otras observaciones, el cuadro es enviado por el sistema a la Dirección Administrativa para la aprobación, sugiriendo la mejor cotización. Se adjuntan las cotizaciones recibidas al Jefe o Director Área Solicitud compra firmada Solicitud Firmada Cotizaciones Cotizaciones Cuadro Comparativo

5 Página 5 8 flujo gestión y que soportan el cuadro comparativo realizado Revisión Cuadro Comparativo Cuadro Comparativo Asignación cuenta presupuestal Asociación cuentas Aprobación Generación Orn 14. Firma Ornes Firma Ornes > 10 SMLV Envío la Orn Compra Revisión l cuadro comparativo enviado por el sistema, con la opción aprobarlo o rechazarlo, también se pue revisar las cotizaciones recibidas que se adjuntaron en el paso 7 Una vez firmado el cuadro comparativo, se proce a enviar la requisición con la cotización seleccionada al jefe financiero para la asignación cuentas. Este paso se realiza exista o no cuadro comparativo para que el proceso siga su curso Se revisan las requisiciones y se asigna el rubro presupuestal, pue cambiar según el criterio l Jefe Financiero el centro costos tallado en las solicitus, el cual es colocado por el usuario solicitante. Se recibe la notificación asignación rubro, se proce a ingresar a la requisición y se asocia la cuenta que le fue estipulada por el área financiera Se aprueban las requisiciones una a una en el sistema ERP JSP7 Se genera la orn compra en el sistema, ingresando los datos ya acordados con el proveedor en la cotización, fecha entrega, forma pago, pólizas, etc. Se firma la orn a través l aplicativo si la orn es hasta 10 SMLV, si supera este monto coloca un visto bueno para que pase a firma Presincia Ejecutiva Se firma la orn a través l aplicativo si esta supera los 10 SMLV, si la orn supera los 150 SMLV pasa a otras firmas Presincia Una vez se recibe la notificación la firma la orn, se proce a enviar Directora Administrativa Cuadro Comparativo Firmado Jefe Financiero Dirección Administrativa Presincia Ejecutiva Aprobada Orn Orn Firmada y/o Orn Firmada Orn Compra

6 Página 6 8 por correo electrónico la orn al proveedor para por spachar los artículos solicitados. enviada por correo Recibo Mercancía Evaluación Proveedores Se chequean la mercancía y/o artículos enviado por el proveedor, que cumplan con lo acordado en la orn compra y se realiza el RM en el sistema Se realizan las evaluaciones proveedores en el formato establecido para esta actividad, a los proveedores críticos la entidad. Recibo Mercancía RM Evaluación Proveedores Servicios y Trabajo En el software ERP JPS7, el área solicitante fine el proveedor servicios acuerdo a las necesidas l área, ben especificar nombre l proveedor, NIT, valor a pagar, fecha en que se prestaran los servicios. Estos proveedores ben estar previamente 1. registrados en el sistema, si las Elaboración cotizaciones se pasan los (3) SMMLV Usuario Solicitud solicitud berán realizar cuadro comparativo Solicitante compra servicio y/o colocar anotación en la solicitud explicando por qué el servicio se be realizar con un terminado proveedor, este cuadro be ser enviado al coordinador compras para anexarlo al flujo gestión. Se podrán solicitar al área cambios en caso no cumplir con los requisitos l manual Solicitud Firmada por autorizador l gasto Verificación solicitud firmada Elaboración la Se realiza la aprobación por parte l usuario autorizador l gasto, la solicitud servicio realizada en el aplicativo ERP JSP7 Se proce a verificar toda la información tallada en la solicitud, necesaria para iniciar el proceso compras. Procesa la información en el sistema realiza Ingresa el cuadro comparativo al Jefe o Director Área Solicitud servicio firmada Solicitud Firmada

7 Página 7 8 sistema enviado por el arrea solicitante. Se genera requisición para firma jefe financiero. 5. Asignación cuenta presupuestal Asociación 6. A cuentas Aprobación Generación Orn 9. FFirma Ornes Firma Ornes > 10 SMLV Envío la Orn Servicio Recibo a Satisfacción l Servicio Evaluación 13. R Proveedores Se revisan las requisiciones y se asigna el rubro presupuestal, pue cambiar según el criterio l Jefe Financiero el centro costos tallado en las solicitus, el cual es colocado por el usuario solicitante. Se recibe la notificación asignación rubro, se proce a ingresar a la requisición y se asocia la cuenta que le fue estipulada por el área financiera Se aprueban las requisiciones una a una en el sistema ERP JSP7 Se genera la orn compra en el sistema, ingresando los datos ya acordados con el proveedor en la cotización, fecha entrega, forma pago, pólizas, etc. Se firma la orn a través l aplicativo si la orn es hasta 10 SMLV, si supera este monto coloca un visto bueno para que pase a firma Presincia Ejecutiva Se firma la orn a través l aplicativo si esta supera los 10 SMLV, si la orn supera los 150 SMLV pasa a otras firmas Presincia Una vez se recibe la notificación la firma la orn, se proce a enviar por correo electrónico la orn al proveedor para la prestación l servicio Se verifica que los servicios pactados se hayan llevado a cabo y se realiza el RS en el sistema una vez el proveedor facture. Se realizan las evaluaciones proveedores en el formato establecido para esta actividad, a los proveedores críticos la entidad. Jefe Financiero Dirección Administrativa Presincia Ejecutiva y/o Usuario Solicitante Usuario Solicitante o Usuario que Aprueba Usuario Solicitante Aprobada Orn Orn Firmada y/o Orn Firmada Orn Servicio Recibo a Satisfacción RS Evaluación Proveedores

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