Como controlar el proyecto

Transcripción

1 Como controlar el proyecto

2 Objetivos O Comprenr las bases para contralar efectivamente el proyecto a través : O Seguir el Plan Proyecto O Controlar el programa, el costo y la calidad O Reportar avances utilizando la técnica l valor ganado O Mantener al día el control cambios y documentar las lecciones aprendidas.

3 Introducción O Esta fase implica el comparar lo ejecutado contra el Plan. O Se revisa cómo llevar a cabo el control junto con la ejecución, reportando los avances, intificando las sviaciones al Plan, documentando preventivamente los cambios acuerdo con el Plan, proponiendo estrategias para corregir, y llevándolas a cabo haciendo participar al equipo l proyecto, así como registrando las lecciones que aprendimos.

4 Introducción O Controla implica comparar la ejecución con la planeación. O Si encontramos sviaciones, siguiendo la flecha control a planeación, prevemos la acción correctiva necesaria, para ejecutarla. O Si en dicha comparación no intificamos sviaciones, seguimos la flecha control a ejecución continuando como habíamos previsto.

5 Comunicación Rec. Humanos Alcance Herramientas que apoyan al Control A Herramienta Cómo servirá durante la Ejecución? WBS Para intificar todo el trabajo ejecutado y compararlo contra lo planeado Al momento ejecutar seguiremos esta estructura para confirmar el Alcance realizado. En caso ajuste al alcance, estos berán ser registrados para actualizar el WBS. Matriz Roles y funciones Para monitorear el sempeño los participantes en el proyecto y ajustar roles y funciones, según sea requerido. Matriz Comunicación Para distribuir la información l proyecto en pro una comunicación efectiva. Calendario Eventos Estatus semanal/ Reporte mensual Para monitorear el apego al programa reuniones, pagos y otros eventos periódicos y hacer los ajustes necesarios según convenga al proyecto. Como estándar para reportar el avance semanal y mensual según sea el caso. Así mismo, beremos ajustar este documento según las necesidas los participantes para asegurar la comunicación efectiva.

6 Calidad Costo Tiempo Herramientas que apoyan al Control A Herramienta Cómo servirá durante la Ejecución? Programa Proyecto l Para monitorear el apego al programa l Proyecto e intificar sviaciones, proponiendo estrategias para corregir y llevándolas a cabo, haciendo participar al equipo l proyecto. Presupuesto Base Para monitorear el apego al presupuesto l proyecto e intificar sviaciones, proponiendo estrategias para corregir y llevándolas a cabo con la participación l equipo l proyecto. Programa erogaciones Análisis precentes Para comparar las erogaciones reales contra el plan, tomar las acciones requeridas respecto a la asignación fondos para el proyecto. Para comparar el trabajo ejecutado contra el estándar establecido. Listas verificación Nos ayuda a ejercer el control calidad requerido en el proceso aseguramiento calidad.

7 Integración Abastecimiento Riesgos Herramientas que apoyan al Control A Herramienta Cómo servirá durante la Ejecución? Matriz administración riesgos Para confirmar el seguimiento a la Matriz Administración Riesgos y tomar la acción requerida. Matriz abastecimiento Para comparar los abastecimientos reales contra la Matriz Abastecimientos en pro actuar anticipadamente. Estado cuenta contrato Requisición pago l Sistema control cambios Lecciones aprendidas Para monitorear el Estado Cuenta cada contrato y asegurar su cumplimiento. Para integrar el control presupuestal. Para integrar y monitorear el Estado Cuenta cada contrato y asegurar su cumplimiento. Como estándar y procedimientos para manejar los cambios que aparezcan en el proyecto Para documentar las lecciones aprendidas siguiendo el formato establecido en la planeación.

8 Herramientas adicionales para el control l Proyecto Herramienta Control Presupuestal Cómo servirá durante la Ejecución? Nos servirá para monitorear el presupuesto y compararlo contra el costo, y así intificar ahorros o sobrecostos, tanto actuales como proyectados. Valor ganado Nos servirá para evaluar el sempeño l proyecto integrando medidas tiempo y costo.

9 Control l Programa l Proyecto O Durante la planeación establecimos el Programa l Proyecto don incluimos la finición todo el trabajo por sarrollar, sglosando los entregables (WBS) en tareas. O Se finió la duración las actividas y sus interpenncias, estableciendo las fechas inicio o terminación l proyecto, basándonos en el método la Ruta crítica.

10 Programa Base Autorizado O Al igual que se finió el presupuesto base partiendo l estimado costos autorizado, se be finir el programa base una vez autorizado. O Este nos sirve como referencia contra la cual comparamos el avance real para actuar oportunamente al intificar las sviaciones.

11 Programa Base Autorizado O Ciclo Control l Programa: O Revisar el avance a la fecha corte O Comparar los logros actuales contra el programa base O Analizar las actividas en la ruta crítica y con poca holgura O Centrarse en el corto plazo sin perr la visión global O Proponer estrategias en equipo O Implementar cambios que aceleren las actividas para poner al día el programa l proyecto.

12 Ciclo control Actividas terminadas o Fecha Real inicio o Duración Real o Fecha Real término Actividas en proceso o Fecha Real inicio o Fecha Revisada Término (pronóstico en función la información disponible en ese momento). o Duración Revisada (pronóstico en función la información disponible en ese momento). Actividas por ejecutar o Fecha Revisada inicio (pronóstico en función la información disponible en ese momento). o Fecha Revisada Término (pronóstico en función la información disponible en ese momento). o Duración Revisada (pronóstico en función la información disponible en ese momento). Documentación eventos fuera l Plan o o o o Retraso en asignación recursos (pagos, personal, equipo, etc) Desfase en toma cisiones Órnes cambio aprobadas Cambio al alcance original l proyecto

13 Control l Programa Erogaciones Flujo efectivo O Nos permite visualizar cómo utilizar los fondos a escala global y así tomas las previsiones financieras durante el proyecto. O Se establece la importancia optimizar su utilización a lo largo l proyecto. O Nos permite comparar las erogaciones reales contra el Plan, para tomar las acciones requeridas en relación con la asignación fondos para el proyecto.

14 Control l Programa Erogaciones Flujo efectivo O En la práctica las erogaciones cotidianas penn : O Presentación facturas por parte los proveedores O Revisión éstas y autorización pagos. O Puen presentarse diferencia importantes entre lo planeado y lo real. Una vez autorizada la factura recomendamos establecer un periodo pago, que permita disponer ornadamente los fondos. O Utilice el calendario eventos establecido en el plan proyecto.