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Transcripción

1 PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y ABASTECIMIENTO : PA.06.GR Registrar, clasificar y programar la ejecución las actividas nto correctivo o preventivo planta física en el FORMATO DE PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTOS DE LA PLANTA FÍSICA PA.06.GR.F01 Formato programació n ntos correctivos la Planta Física La información a registrar en este formato correspon a las acciones ntos la planta física intificados a diario ya sea por solicitud los usuarios o por inspecciones l personal l Departamento Recursos Físicos. En este formato se be priorizar la atención las con base en el nivel impacto y riesgo asociado a la calidad en la prestación los académicos. Este formato se diligencia y almacena directamente en el archivo digital que contiene la hoja cálculo (Excel) intificada con el mismo nombre l formato el contenido l formato programació n ntos la planta física Equipo Computo reciba una solicitud o se intifique la necesidad nt os la planta física Asistente Servicios Generales / Coordinador Eléctrico Formato programación ntos la Planta Física código PA.06.GR.F01 Página 1 11

2 Para la elaboración l plan nto maquinarias y equipos se be tener en cuenta las maquinas, equipos cómputo, tecnológicos, mecánicos y laboratorios utilizados en el sarrollo todos los procesos la Universidad. Elaborar el plan nto a través l FORMATO DE PLAN DE MANTENIMIENTO DE MAQUINARIAS Y S PA.06.GR.F02 Plan nto preventivo Para los equipos cómputo y tecnológicos se elaborará un plan nto el cual será lirado por el Director Tecnología y berá incluir los ntos preventivos a computadores, servidores, UPS y más equipos apoyo tecnológico la Universidad Igualmente harán parte l plan nto maquinarias y equipos, los planes programados y ejecutados s el Departamento Recursos Físicos el cual relacionará las acciones necesarias nto maquinaria, herramientas y equipos mecánicos y el formulado s la Coordinación Laboratorios que incluirá las acciones nto para los equipos laboratorio el contenido l Plan nto maquinaria y equipo Equipo Computo elabore el plan nt o maquinarias y equipos Asistente Servicios Generales / Coordinador Eléctrico/ Coordinador Soporte Técnico/ Coordinador Laboratorios/Coo rdinador Medios Audiovisuales Plan nto maquinarias y equipos PA.06.GR.F02 Página 2 11

3 Solicitar los recursos e insumos necesarios para la ejecución las acciones nto respectivas en la boga nto o almacén general Realizar seguimiento a la ejecución las actividas nto correctivo y preventivo Solicitud insumos y recursos necesarios para el nto Acciones nto Los insumos y recursos necesarios para la ejecución las acciones nto correctivo y preventivo infraestructura, maquinaria y herramientas berán solicitarse a la boga nto. Los insumos y recursos necesarios para la ejecución las acciones nto preventivo equipos cómputo, tecnológicos o laboratorio berán solicitarse al almacén general Se be verificar que las acciones programadas a ejecutarse se realicen acuerdo con lo programado tanto para los ntos realizados por personal interno la universidad, como los realizados por contratistas externos. Se be verificar el cumplimiento los tiempos ejecución y la utilización eficiente los insumos y recursos empleados en los diferentes ntos tipo nto Realizando inspecciones en los sitios trabajo don se ejecutan los diferentes ntos requiera insumos o recursos para ejecutar las acciones nt o ejecuten los nt os Asistente generales/ Cordinador Electrico/ Coordinador Soporte Técnico/Coordina dor Laboratorios/Coo rdinador Medios Audiovisuales Asistente generales/ Coordinador Eléctrico/ Coordinador Soporte Técnico/Coordina dor Laboratorios/Coo rdinador Medios Audiovisuales Solicitus insumos o recursos para nto Formato programación ntos correctivos Planta Física PA.06.GR.F01 Formato Plan nto preventivo PA.06.GR.F02 Página 3 11

4 Ingresar el tipo espacio requerido al módulo Programación Horarios l Ingreso la información al módulo programació n Se be ingresar forma obligatoria el tipo espacio a requerido acuerdo con el listado parametrizado en el aplicativo para garantizar que el sistema asigne manera eficiente los espacios físicos disponibles. la información al ingresarla al sistema Equipo computo Cada que solicite la asignación espacios físicos Director la Unidad solicitante Registro asignación espacio físico en sistema Revisar la no asignación espacios e Informar a los responsables las unidas para que sean reprogramados nuevos horarios. Reporte horarios sin espacio físico asignado Se be verificar que se haya realizado la asignación total los espacios solicitados; existir espacios sin asignar se be revisar las causas que generaron la no asignación; en el caso que se evincia una mala distribución automática l sistema se procerá a realizar los ajustes forma manual, lo contrario se informará a la unidad solicitante la dificultad para atenr el requerimiento en las características solicitadas el reporte horarios sin espacio físico asignado Equipo computo Diariamente Asistente Espacios Físicos Reporte "Horarios sin Espacio físico asignado" Página 4 11

5 Registrar las recuperaciones clase en el "Modulo Control Asistencia Docentes" l. Intificar si el servicio requerido se pue tramitar a través la generación orn Seleccionar proveedor el Registro las recuperacio nes clase en el Proveedor Para asignar los espacios físicos para las recuperaciones be verificar que exista disponibilidad espacio físico requerido por la unidad y que ninguno los estudiantes que asistan a la recuperación, ni el docente tenga programada otra clase en el mismo horario solicitado. Se tramitaran por orn solamente los profesionales requeridos por las distintas unidas la Universidad cuyo valor no superen la suma equivalente a 4 Salarios Mínimos Legales Vigentes (SMLV) y cuya labor no supere un mes. Para los productos o consirados como alto impacto en la calidad l producto o servicio prestado por la Universidad se les be realizar la selección con base en los criterios establecidos en el formato Selección Proveedores PA.06.GR.F04 El proveedor a seleccionar be cumplir con los criterios establecidos en el formato selección proveedores PA.06.GR.F04 los cruces horarios a través l sistema al momento la asignación el valor y el tiempo l servicio requerido clasificación proveedor y tipo bien o servicio a adquirir Equipo Computo Cada vez que se ingresa una recuperación clases requiera un servicio seleccione al proveedor un bien producto Asistente Espacios Físicos Responsable Unidad Coordinador Compras / Responsable Unidad Registro clase recuperada en el sistema Servicio Formato inscripción Proveedores PA.06.GR.F03 Formato selección proveedores PA.06.GR.F04 Página 5 11

6 Elaborar orn compra u orn servicio a través l sistema Orn compra Orn u Para el registro los proveedores ocasionales productos impacto en el servicio, solo será necesario el formulario Inscripción proveedores diligenciado, Fotocopia Cámara Comercio y Rut. Para las más clasificaciones los documentos soportes para el registro serán los relacionados en el formato inscripción proveedores. La información la orn compra be coincidir con el requerimiento y la cotización recibida l proveedor o registrada en sistema Iceberg en módulo cotizaciones. Esta orn es elaborada por la secretaria compras a través l sistema modulo Adquisiciones, esta be ir firmada por el coordinador compras los documentos realicen compras o Coordinador compras / Responsable Unidad compra u Orn Servicio Para el caso las órnes estas se realizaran a través l sistema módulo cuentas por pagar. Elaborada por cada unidad que lo requiera. Página 6 11

7 Revisar las órnes compra u órnes y sus anexos Órnes compra u Órnes Servicios Las órnes compra adquisición libros para la biblioteca, activos fijos y todas las más compras que por montos superiores a diez y nueve (19) SMLV, berán estar firmadas por la Coordinación compras, la Coordinación presupuesto y Vicerrectoría Administrativa y Financiera; las ornes que no cumplan con estos requerimientos, serán aprobadas directamente por la coordinación compras y la coordinación presupuesto. Deben incluir los aspectos relacionados en la propuesta presentada por el proveedor e ir firmadas por el responsable la Unidad don se genera. En la Servicio se verifica que la secuencia presupuestal y el disponible sea el correcto y se comprometen los recursos. La penncia be tener una carpeta las órnes servicio emitidas con el soporte los documentos solicitados: copia l RUT, documento intificación, y copia afiliación a la EPS pertinente. En el caso las Órnes servicio para Postgrados y Educación Continua, vendrá las ornes y los documentos soportes Cada vez que se revise la orn compra o Coordinador Compras / Director presupuesto / Asistente presupuestos compra u Orn Servicio Página 7 11

8 con la firma l Director la penncia, la firma l docente a prestar el servicio y la cuenta cobro l servicio, estos documentos solo se ejecutan en el módulo presupuesto. Determinar la aprobación la orn compra u orn se servicio Órnes compra u órnes Servicios Las Órnes compra y que el Vicerrector Administrativo y Financiero, consire pertinente no procer, se anularan e informara a la penncia, Para las órnes compra y aprobadas se informara al proveedor para que proceda con el bien o el servicio. que el tipo compra o servicio sea pertinente Cada vez que se revise la orn compra o Vicerrector Administrativo y Financiero compra u Orn Servicio Verificar que el bien o producto recibido se encuentre acuerdo con las características solicitadas compra u Servicio En la orn compra se be verificar la entrega l suministro la cual be cumplir con las características solicitadas; si correspon a una entrega parcial los documentos originales pasan con la factura l parcial y el reporte ingreso almacén para pago, para las entregas siguientes y hasta completar la orn compra se be sacar la copia a toda la documentación que se tiene la negociación (orn compra, requisición compra y cotizaciones), el reporte Observación Cada que recibe un bien o producto Almacenista compra Página 8 11

9 ingreso almacén y la factura lo que están entregando. Toda Compra que se encuentre aprobada y que el documento cobro llegue por menor valor, es necesario reelaborar la compra por el menor valor y esta berá ir firmada por la Coordinación Compras y la Coordinación Presupuesto. Ingresar al sistema la información l bien o producto recibido. Producto o bien recibido La aprobada, se le adjunta la cuenta cobro con el Visto Bueno la persona responsable la penncia que solicito el servicio; el valor cobrado se ejecuta en el sistema Iceberg en el módulo presupuesto. La información todo bien o producto recibido como resultado una adquisición mediante orn compra berá ser ingresada al sistema a través l módulo Almacén. Para los bienes consirados con activos fijos adicionalmente al registro en el sistema se berán intificar con la placa inventarios correspondiente. orn compra Equipo Computo recibe un bien o producto en almacén Almacenista Registro en sistema ICEBEG Página 9 11

10 Entregar el bien o producto adquirido junto con el reporte salida almacén. Revisar el cumplimiento requisitos la documentación enviada por almacén l bien o producto adquirido Remitir los documentos a contabilidad para tramitar el pago a través l procedimiento Formato Entrega y Documentac ión l bien o servicio suministrad o Compra u Para la entrega los bienes o productos a los usuarios se be imprimir y hacer firmar por parte quien recibe el formato entrega que genera el sistema. Adicionalmente si el bien o producto entregado correspon a un activo fijo, se berá registrar en el sistema la información la persona responsable l activo y para su entrega, se berá imprimir y hacer firmar esta persona el documento llamado Acta Entrega el cual es generado a través l sistema Iceberg. Los documentos l suministro ben cumplir con lo solicitado en la orn compra, el reporte ingreso al almacén y la factura, amás, sus respectivas firmas autorizadas. La orn compra be tener todos sus soportes pertinentes: requisición compra, cotización, entrada almacén, salida almacén y el valor la factura be ser igual al costo la orn compra, todos estos documentos luego Ingresando al sistema que la documentaci ón l producto o servicio entregado este correcta Observación Equipo computo recibe un bien o producto en almacén Cada que recibe un producto o se recibido el servicio Cada que recibe un producto o se recibido el servicio Almacenista Coordinador compras/ Responsable Unidad Coordinador compras/ Responsable Unidad Entrada Almacén Acta Entrega Activos Fijos y referencia controladas Documentos soportes bien o servicio entregado Documentos soportes bien o servicio entregado Página 10 11

11 PAGO DE OBLIGACIONES PA.02.GF.P04 revisados se pasan relacionados en un formato llamado Relación documentos pasados a contabilidad. La aprobada, se le adjunta la cuenta cobro con el Visto Bueno la persona responsable la penncia que solicito el servicio; el valor cobrado se ejecuta en el sistema Iceberg en el módulo presupuesto y estos documentos son pasados a contabilidad. Elaboró: Rocio Ballesteros Flórez Cargo: Asistente Recursos Físicos Fecha: 04/MAY/2015 Firma: Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador Calidad Fecha: 05/MAY/2015 Firma: Aprobó: Carlos Alfonso Villegas Corey Cargo: Director Recursos Físicos Fecha: 08/MAY/2015 Firma: Página 11 11