SISTEMA DE GESTIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO. Versión: 1.1 Fecha de Aprobación: 15/SEP/2017 Código: PA.GF.C1

Transcripción

1 PROCESO: GESTION FINANCIERA LÍDER ESTRATÉGICO DEL PROCESO: Vicerrector Administrativo y financiero LÍDERES ASOCIADOS: Director de Gestión Financiera, Director de contabilidad, Coordinador de compras y Coordinador de tesorería. ALCANCE: Comprende todas las actividades asociadas a los de compras, contabilidad, presupuesto, tesorería y financieros, requeridos por las diversas unidades de la institución y los entes externos. OBJETIVO: Gestionar de manera efectiva los recursos financieros de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali, para garantizar el cumplimiento de la misión. P - DIAN - MEN - DANE - TESORERIA MUNICIPAL - aprobado de ingresos, gastos e inversiones. - Decretos, resoluciones y circulares con las condiciones para la entrega de información. - Establecer el calendario contable para entrega de información y cierres. - Programar las actividades para el reporte de información a los entes gubernamentales. - Elaborar el plan de acción anual acorde con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas. - Calendario contable con las fechas de reporte y cierres. - Reportes para los entes gubernamentales. - Plan de acción anual - DIAN - MEN - DANE - TESORERIA MUNICIPAL - Lineamientos y Políticas Presupuestales. - Revisión de cuentas y cédulas al sistema de información ICEBERG- Local. - Comunicado fechas para la elaboración del presupuesto. Página 1 de 12

2 - Solicitudes de recursos mediante el sistema ICEBERG- Local. - Formular y pre-aprobar el presupuesto general de la Universidad de San Buenaventura Cali. - Criterios definidos para la aprobación de adiciones presupuestales. - Solicitudes de adiciones presupuestales. - Definir los criterios de aprobación para las adiciones presupuestales. - Plan de acción anual. - Elaborar el Plan de acción anual acorde con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas. - Nómina - Banrepublica, ANIF, portafolio - Programación de pagos de nómina. - de ingresos, gastos e inversiones anual. - Indicadores económicos. - Elaborar el flujo de caja. - Planear el portafolio de inversión. - Elaborar el Plan de acción anual acorde con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas. - Flujo de caja. - Portafolio de inversión propuesto. - Plan de acción anual. - Comité de compras - Acta de comité Institucional de compras. - Requisición de compras. - Planear las compras y suministros. - Programar la evaluación y la selección de proveedores. - Orden de compra. - Registro de evaluación y selección de proveedores. - Todos los Procesos Página 2 de 12

3 - Calendario contable con las fechas de reporte y cierres. - Definir el calendario de cierre de suministros y facturación. - Elaborar el Plan de acción anual acorde con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas. - Directiva con fechas de cierre y facturación - Plan de acción anual - Gestión Financiera - Rectoría - Resoluciones de Rectoría de Derechos pecuniarios, de Becas y de Cobros por créditos. - s aprobados - Parametrizar el sistema para los procesos de matrículas de pregrado, posgrado y Educación continua. - Elaborar el plan de acción anual acorde con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas. - Sistema apto para iniciar procesos de matrícula. - Correo de confirmación. - Plan de acción anual - Estudiantes - Oficina de Registro Académico - Gestión Relacional - Facultades H - Sistema Información Iceberg Web - Sistema de Información People Soft - Información Contable. - Preparar informe para presentar ante comité financiero. - Contabilizar en el sistema todos los documentos de las diferentes dependencias y procesos contables. - Gestionar la legalización y contabilización de los anticipos de gastos. - Informe para el comité financiero. - Causación de documentos. - Correo de anticipos pendientes para legalizar. - Estados financieros. - Rectoría General - municipal - Entidades Financieras Página 3 de 12

4 - Elaborar y analizar los informes y reportes financieros. - Formatos prevalidados. - Elaborar y prevalidar la información de medios magnéticos para la DIAN. - Anexo declaración de Renta. - Preparar la Declaración de Renta de la seccional. - Todos los Procesos - Consejo de Gobierno - Comité Financiero, VAF y presupuestos. - Indicadores económicos. - Lineamientos Vicerrectoría Administrativa y Financiera. - Acta de Aprobación de presupuesto de Consejo de Gobierno. - Aprobación de la adición según criterio. - Gestionar las modificaciones al presupuesto. - Ingresar Cédulas masivas - Consolidar el presupuesto general de la Universidad de San Buenaventura Cali. - Registrar las adiciones presupuestales en el sistema ICEBERG. - consolidado de la seccional. - Comunicado de Aprobación. - Adiciones presupuestales aprobadas. - Correo Electrónico de aprobación y/o rechazo. - Todos los Procesos - Consejo de Gobierno - Estudiantes - Relación de facturas y cuentas de cobro para pago, con sus respectivos soportes físicos. - Girar pagos programados - Comprobantes de pago, lotes de transferencias - Estudiantes Página 4 de 12

5 - Reporte de cuentas por cobrar. - Recibos de caja, consignaciones. - Realizar gestión de cobro de las cuentas a favor de la Universidad de San Buenaventura Cali. - Realizar cuadres de caja diarios. - Informe de gestión de cartera. - Formato de cuadre de caja. - Empleados - Recaudo de efectivo, cheques y/o tarjetas débito y crédito. - Elaborar recibos de caja. - Recibos de caja. - Información de saldos del portafolio. - Elaborar instrucciones de traslados entre bancos y fondos de inversión. - Cartas de traslados. - Órdenes de compra, suministros. - Realizar pagos con tarjeta de crédito. - Extractos. - Protocolo de seguridad para cheques. - Ejecutar el protocolo de seguridad para el giro cheques. - Cheque girado. - Lista de usuarios autorizados. - Reportar a los bancos y fondos de inversión las firmas y usuarios autorizados. - Tarjetas de firmas y cartas de condiciones de manejo. Adquisición de bienes y - Requisición de compras - y adición presupuestal aprobada. - Ejecutar la compra de bienes y. - Recepcionar y entregar los bienes y. - Orden de compra y/o Contrato enviado al proveedor. Página 5 de 12

6 - Formato de solicitud de contrato. - Registro de entrada y salida del bien o servicio. - Sistema de información People Soft - Estudiante - Sistema de información People Soft parametrizado. - Solicitud de devolución. - Registrar matrículas. - Realizar facturación de cobro de matrículas. - Realizar registro de Becas. - Generar devoluciones. - Matricula registrada. - Liquidación financiera de matrícula. - Cuenta por pagar al estudiante. - Sistema de información People Soft - Estudiante - Icetex V - Cronograma de inventarios físicos de bodegas. - Reembolsos y/o cuadres. - Listados de compras y dadas de baja del módulo de Activos Fijos. - Anticipo girados y/o contrato firmado. - Formato de solicitud de devolución. - Hacer seguimiento al cumplimiento del plan de acción anual propio del proceso y del Plan de Desarrollo Corporativo. - Inventarios físicos bodegas. - Arqueos de cajas (menores-general). - Reporte de novedades de activos fijos a la aseguradora. - Verificación de cumplimiento de requisitos de documentación de proveedores. - Acta de inventario. - Formatos de arqueos de caja. - Reporte de novedades. - Indicadores de gestión del proceso. - Compañía Aseguradora Página 6 de 12

7 - Conciliar el módulo contable con el módulo de propiedad, planta y equipo. - Verificación de conciliaciones bancarias, saldos de cuentas por pagar, saldos de cuentas por cobrar, de proyectos, de estudiantes y cuentas de nómina. - Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso. - Informes de ejecución presupuestal. - Histórico de las cedulas presupuestales. - Reportes ICEBERG- WEB. - Hacer seguimiento al cumplimiento del plan de acción anual propio del proceso y del Plan de Desarrollo Corporativo. - Analizar el cumplimiento del presupuesto ejecutado vs aprobado. - Verificar las cédulas Actuales Vs año anterior. - Informe para el comité financiero. - Informe comparativo presupuesto con años anteriores. - Comunicado a las unidades. - Comité Financiero - Realizar la medición del número de adiciones presupuestales por cédula. - Indicadores de gestión del proceso. - Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso. Página 7 de 12

8 - Reportes de contabilidad. - Reporte generado por el sistema iceberg. - Recibos de caja, efectivo y cheques. - Hacer seguimiento al cumplimiento del plan de acción anual propio del proceso y del Plan de Desarrollo Corporativo. - Revisión previa a los cierres contables de recibos de caja en grabación y cuentas por pagar pendientes por girar. - Recibos de caja confirmados o anulados. - Reporte de cumplimiento de días de pago. - Arqueo de caja - Gestión financiera - Validación de cumplimiento de días de pago. - Indicadores de gestión del proceso. - Realizar arqueo de cajas - Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso. Adquisición de bienes y Adquisición de bienes y Adquisición de bienes y Adquisición de bienes y Adquisición de bienes y - Sistema iceberg - Reporte de novedades. - Documentos para pago. - Hacer seguimiento al cumplimiento del plan de acción anual propio del proceso y del Plan de Desarrollo Corporativo. - Registro de evaluación y reevaluación de proveedores. - - Listado de órdenes de compra abiertas - Evaluación de proveedores. - Reevaluación de proveedores. - Relación de pago. - Listado de proveedores para hacer seguimiento. - Almacén Página 8 de 12

9 - Revisar el cumplimiento de requisitos de la documentación enviada por almacén del bien o producto adquirido. - Verificación de órdenes de compra en estado aprobado pendientes por recibir. - Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso. - Indicadores de gestión del proceso. - Oficina de Registro académico - Listado de matrícula académica y financiera. - Listado de cobros de matrícula, registro de becas y devoluciones. - Contratos de concesión y solicitudes de las unidades. - Hacer seguimiento al cumplimiento del plan de acción anual propio del proceso y del Plan de Desarrollo Corporativo. - Verificar el cobro de matrículas ejecutado. - Realizar la verificación de cobro de matrículas, registro de becas y devoluciones. - Cuenta de cobro, reembolso al estudiante o ajuste de matrícula. - Ajuste a las diferencias encontradas en la verificación. - Cuentas de cobro. - Estudiantes - Oficina de Registro académico - Clientes externos - Generar y enviar cuentas de cobro a terceros. - Indicadores de gestión del proceso. - Realizar la gestión de cobro de cartera a terceros. - Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso. Página 9 de 12

10 A Definir acciones de mejora y correctivas Plan de Acción de unidad RECURSOS HUMANOS RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Rector, Vicerrector Administrativo y Financiero, Contador, Analistas Contables, Coordinador de, Coordinador de Compras, Coordinador de Nómina, Coordinador de, Auxiliares Administrativos, Asistente de Ingresos, Secretarias Software ICEBERG, red institucional, internet, página web, equipos de cómputo, impresoras, teléfonos, fax, muebles de oficina, oficinas, sala de juntas, implementos de oficina, sellos, sello seco, protectógrafo, scanner, archivadores. Ver Matriz de Control Información Documentada PE.GC.F09 RIESGOS ASOCIADOS Ver Matriz de Riesgos y Oportunidades Código PE.GC.F08 REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS REQUISITOS NTC ISO 9001 Ver Normograma del Proceso Código PA.GF.N1 Transversales: Propios del procesos: 8.4 INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA Ejecución de presupuesto de ingresos Ejecución de presupuesto de costos y gastos Mide el porcentaje de ejecución del presupuesto de ingresos. Mide el porcentaje de ejecución del presupuesto de costos y gastos. ( de ingresos ejecutado en el período/total del presupuesto de ingresos del período) x 100 ( de costos y gastos ejecutado en el período/total del presupuesto de costos y gastos del período) x % Trimestral 100% Trimestral RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO Vicerrector Administrativo y Financiero Vicerrector Administrativo y Financiero Ejecución de presupuesto de inversiones Mide el porcentaje de ejecución del presupuesto de inversiones. ( de inversiones ejecutado en el período/total del presupuesto de inversiones del período) x % Trimestral Vicerrector Administrativo y Financiero Página 10 de 12

11 INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA Oportunidad en compras internacionales y líneas especiales Mide la eficiencia en las adquisiciones de bienes de producción internacional o líneas especiales requeridos por las distintas unidades de la Universidad. (Fecha de entrega del bien importado - Fecha de solicitud del bien importado)/total de bienes importados solicitados RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO 30 días Mensual Coordinador de Compras Oportunidad en compras Nacionales Mide la eficiencia en las adquisiciones de bienes de producción nacional o requeridos por las distintas unidades de la Universidad. (Fecha de entrega del bien nacional o servicio - Fecha de solicitud del bien nacional o servicio)/ Total de bienes nacionales solicitados 20 días Mensual Coordinador de Compras Cumplimiento en cronograma de cierres mensuales Medir el cumplimiento en la ejecución del cronograma de cierre mensual. (Número de cierres dentro de la fecha estipulada/total cierres al año) x % Anual Director de Cumplimiento en la entrega de conciliaciones de cuentas de balance Medir el cumplimiento de entrega de las conciliaciones. (Número de conciliaciones entregadas a tiempo/total de entregas al semestre) x % Semestral Director de Cumplimiento con las entidades de control Medir el cumplimiento en el envío de información para reporte a las entidades de control. (Número de entregas dentro de la fecha programada/total de requerimientos al año) x % Anual Director de Gestión de partidas conciliatorias Medir el seguimiento a las partidas conciliatorias. (Número de partidas conciliatorias superior a 30 días/ Total de partidas conciliatorias) 0% Mensual Director de Nivel de servicio en la atención a estudiantes Medir el tiempo promedio en la atención de solicitudes de los estudiantes. ( número de días para respuesta/número total de solicitudes recibidas) x días hábiles Trimestral Asistente de Vicerrectoría Administrativa y Financiera Página 11 de 12

12 Gestión de cartera INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA Pago de obligaciones Medir la efectividad en el cobro de cartera. Medir el cumplimiento en la programación de pago de obligaciones. (Número de cuentas de cobro recaudadas dentro del plazo establecido/ Total de cuentas de cobro) x 100 (Pagos realizados en la fecha establecida / total de pagos programados) x % Trimestral RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO Asistente de Vicerrectoría Administrativa y Financiera 100% Trimestral Coordinador de tesorería Rentabilidad del portafolio Medir la rentabilidad de las inversiones del portafolio (Rentabilidad obtenida / Rentabilidad meta) x % Mensual Coordinador de tesorería CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /ENE/2011 Versión inicial Vicerrector Administrativo y Financiero /SEP/2017 Se modificaron el alcance y el objetivo. Se estructuraron las actividades bajo la metodología PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar) y se actualizaron los indicadores de seguimiento como parte de la actualización de la información documentada bajo la norma NTC ISO Vicerrector Administrativo y Financiero Revisó: Paula Andrea Restrepo Ramírez Cargo: Directora Gestión Financiera Fecha: 15/SEP/2017 Firma: Aprobó: Andrés Pérez Flórez Cargo: Vicerrector Administrativo y Financiero Fecha: 15/SEP/2017 Firma: Página 12 de 12